企業物資計劃管理在集中采購中的作用

劉宗偉

[開灤（集團）有限責任公司物資分公司]

新時期發展背景下，市場競爭變得愈加激烈，很多企業出現同質化現象，為了規避以上問題，提高企業的市場綜合競爭力，應該從物資計劃管理的角度出發，認真分析企業內部各部門的實際需求，針對性制定切實可行的采購計劃。同時，增強供應商管理意識，加強與優質供應商的溝通合作，建立長期合作機制，確保物資供應質量、數量能夠滿足生產經營要求，為企業綜合發展水平的提升奠定良好基礎。

一、企業物資計劃管理在集中采購中發揮的重要作用

1.有利于實現對采購數量的整合，激發供應商的合作積極性

物資計劃管理工作的落實有利于強化企業相關部門基本需求的標準化，立足于操作程序的角度進行規范，有助于進一步提升企業的計劃編制水平。針對計劃不科學或者缺乏計劃意識的情況，需要積極創新傳統的采購方式，避免出現一物一談的采購模式，不僅浪費資源，還容易因物資供應不及時影響生產經營。采用物資計劃的方式可以實現對企業不同部門物資需求的集中整合，且能夠達到良好地優化的目的。物資計劃要求包含對采購數量的整合，通過構建規模化采購模式，能夠拓展采購渠道，在供應商資源不斷增加的過程中，可以逐步形成完整的物資采購鏈條，進一步提升供應商的服務水平，推動企業的穩定發展。

2.有助于實現對資源配置的優化，避免造成企業的資金浪費

社會經濟建設中，企業是重要的基礎力量，尤其是一些龍頭企業，在行業發展中發揮著重要的引導作用。部分企業的生產經營中，涉及種類繁多、構成復雜的物資，如材料及設備等，其中一些物資無法實現大量儲備，為此，需要提高對定期集中采購的重視。而針對物資采購而言，涉及大量資金的啟用，為了避免出現資金資源浪費的情況，應該結合實際情況制定詳實的采購計劃。在缺少采購計劃的情況下，相關工作無法找到合理依據，導致采購工作效率低、資金浪費嚴重，由此可見，科學可行的物資采購計劃能夠幫助企業合理化配置資金及資源，以免發生嚴重超預算的情況，有助于提高企業內部資金及資源的利用率，為企業創造更多經濟效益。

3.有利于強化監督管理的實效性，減少違規違法行為的發生

開展企業物資計劃工作不僅可以節約采購成本，還能夠為監督管理水平的提升奠定良好基礎，以防企業采購部門出現違法違規行為。通常情況下，企業的采購行為需要完善的監督管理制度進行約束，而落實采購計劃工作的過程中，能夠在一定程度上實現對監督管理實效性的強化。首先，信息技術與物資采購工作的結合，有利于達到信息資源共享的目的，不僅有利于提高采購信息的透明度，還有利于企業掌控每一筆資金的流向，有助于提高采購人員的工作效率及質量；其次，完成集中采購工作后，采購人員可以針對采購的物資種類及數量進行核對，綜合評判相關的采購行為，及時發現存在的不合規問題；最后，在物資采購信息共享度不斷提高的過程中，可以達到綜合化管理相關部門的目的，進一步凸顯監督管理工作的實效性，不斷拓展企業內部監督管理范圍。

4.有助于實現對企業庫存的調節，有效解決物資積壓的問題

針對企業中的部分物資而言，無法進行長時間的存放，因此，需要嚴格控制物資數量，以能夠滿足實際生產需求為采購依據。而物資計劃管理有利于實現采購過程中對采購數量、資金調配等方面的協調，可以避免物資采購數量過多占用大量資金，且可以在一定程度上降低庫存管理工作難度。同時，采購人員通過物資計劃管理，能夠有效減少企業生產經營中的物資積壓問題，進一步強化物資利用系統的平衡性，強化材料、設備等物資庫存的合理性。

5.有利于實現對計劃管理的創新，維持零散物資的供需平衡

企業經營管理中的零散物資具體指生產作業中品種繁雜且低價易耗的產品，此類物資體現出標準難以統一以及預測困難的特點，與普通物資相比，零散物資的社會化程度較高。針對此類物資的采購而言，傳統的采購方式為生產單位逐級上報需求計劃，最終交由物資部門完成采購工作，在環境及人為等復雜因素的影響下，避免不了會出現物資供應不及時的情況，導致企業始終處于被動位置。為了在保證物資需求得到滿足的情況下，減少物資積壓，需要增強科學規劃意識，做好計劃管理的適當延伸，充分發揮物資供應商的主觀能動性，結合企業需求及市場動態變化，構建物資超市化管理模式，逐步形成零散物資訂單式采購體系，進而強化零散物資采購與利用的平衡性。

二、企業集中采購中存在的物資計劃管理問題

1.缺少健全的供應商管理體系

供應商是企業集中采購鏈條中的重要構成部分，占據十分關鍵的地位，為了提高物資質量，確保其能夠滿足實際的生產需求，應該加強對供應商的監督，不斷加大管理力度。而通過分析部分企業的實際運營情況，存在采購內容多元化、采購時間不固定的情況，且多數企業與供應商的合作僅局限在短期范圍內，缺乏長期合作意識，導致企業實際發展中缺少健全的供應商管理體系。此種運行背景下，不僅難以保證企業與供應商之間的信任度，還容易引發企業生產經營中的物資短缺問題。除此之外，部分企業針對物資開展招標采購工作時，受到市場供求變化的影響，容易出現供應商不斷發生變化的情況，由于供應商資質無法得到保證，不利于物資的順利投入使用。

2.采購物資與實際需求不相符

綜合分析現階段企業的實際發展，普遍缺乏采購工作前的物資計劃意識，容易出現盲目采購及隨意采購的情況。采購人員應該提高對內部材料及設備等物資的重視，做好日常清點與檢查工作，增強與管理人員的溝通意識，了解設備的使用年限及存在的質量問題，明確各類材料及設備的需求量，并做好詳實記錄工作，針對性編制采購計劃，嚴格落實計劃內容，進而減少因物資不足而中斷生產的情況。但是部分企業的采購人員缺少對內部物資的統計，在不重視與其他崗位人員溝通的情況下，無法獲得完整的技術標書，導致采購人員開展物資采購工作的過程中，很難找到準確的參數作為參考依據，引發采購物資與需求物資不相符的問題，不利于企業各類生產經營活動的落實，無法保證生產經營質量。

3.缺少完善的采購評估體系

對于企業的日常經營發展來說，采購是不可或缺的物資保障環節，而采購評估是控制采購成本的關鍵方式。一些企業的采購部門沒有設置采購評估崗位，在人力資源不充足的情況下，采購方案很難得到全面的理論支持，由于傳統的物資采購計劃通常依據不同部門的物資報告進行明確，之后落實集中采購工作，待物資到達企業后，再由工作人員進行派發，避免不了存在少領及冒領的情況，難以保證部門運行過程中，物資類型及數量的充足。雖然部分企業不斷提高對采購評估的重視，也設置了相關崗位及人力資源，但是缺少科學完善的評估機制，很難形成健全的供應商及物資評估體系，不利于物資采購工作質量的提高。此外，企業缺乏獎懲意識，在缺少行為約束的情況下，容易弱化采購人員的積極性，導致工作效率無法得到保證。

4.采購人員綜合素質有待提高

采購人員是企業開展物資采購工作的基礎力量，采購人員的專業能力及綜合素質直接影響采購工作質量及時效性。部分企業缺少統一的采購人員聘用標準，在選擇采購人員的過程中，體現出很強的隨意性，缺少對采購人員學歷、理論知識、實踐經驗等方面的考察，導致很多采購人員在實際工作中僅按照部門需求采買物資，無法滿足企業的實際生產經營需求。同時，采購人員缺乏市場調查意識，不僅很難保證物資質量，還容易出現資金浪費的情況。為此，企業需要制定嚴格的采購人員聘用標準，配合進行崗前培訓，強化采購人員的成本控制、質量保證意識，為企業的穩定有序發展奠定良好基礎。

三、解決企業物資計劃管理問題的有效措施

1.合理規劃集中采購，健全供應商管理體系

供應商是企業的物資保障源頭，為了凸顯企業物資采購的合理性、科學性，應該在制定科學完善采購計劃的基礎上，加強供應商管理，逐步形成健全的供應商管理體系。首先，企業內部的采購人員應該增強物資集中采購定額計劃制定意識，有序落實定額編制及物資信息分析工作；其次，結合物資采購內容合理確定固定的采購時間，配合進行市場調查，選擇優質的供應商進行長期合作；最后，加強與供應商的溝通交流，結合實際生產需求規定物資供應時間，以免出現物資短缺的情況，減少對企業日常生產經營造成的不良影響及阻礙，確保供應商資質能夠滿足實際發展要求，進而保證物資質量及供應數量。

2.統計物資使用情況，強化物資采購針對性

為了保證采購的物資能夠滿足企業實際生產需求，避免因內部供需不平衡引發資金浪費、生產停擺等問題，采購人員應該加強對各類設備、配件使用年限及實際狀態的分析，結合實際的采購時間，做好事先的報備與申請工作。針對企業內部一些消耗型的設備、配件以及材料，管理人員應該積極配合采購工作，及時提供全面的技術標書，有利于強化物資采購計劃的完善性、科學性。除此之外，應提高對專業性較強設備的重視，安排專門的管理人員落實相關的分析計算工作，進而保證物資采購數量及儲備方案的合理性，讓企業的生產經營得到基礎保障。

3.建立采購評估機制，有效約束企業采購行為

部分企業開展物資集中采購工作時，為了簡化管理流程，通常會給予一些工作人員過多權力，引發權力過于集中問題，主要因為權力分配缺乏合理性、公平性。為此，企業需結合實際情況，建立民主化的權力分配機制，有效約束不同崗位的員工，避免出現違規操作。同時，建立科學完善的采購評估機制，設置專門的采購評估崗位，合理配置崗位人力資源，配合完善獎懲機制，目的是激發采購人員的主觀能動性，有利于提高采購工作效率。此外，通過對供應商的綜合評估，可以形成可靠的物資供應鏈，確保企業內部的生產經營活動能夠得到有序落實，推動企業的快速穩定發展。

4.加強人才培訓引進，提高企業采購計劃能力

物資采購人員是各項物資采購工作的組織者與執行者，為了進一步提高采購工作質量，提升物資計劃水平，應該立足于采購人員的角度進行分析，定期組織其參加專業化培訓，認真學習采購相關的理論知識，掌握最新的行業發展動態，實時了解市場變化，并學會將理論知識應用于實踐，逐漸形成健全的物資規范化采購體系。同時，加強對采購崗位人才需求的分析，制定合理可行的人才引進計劃，不斷提高對采購專業人才的要求，不僅需要具備與崗位相符的學歷水平及專業能力，還應該擁有豐富的市場調查及采購經驗，能夠綜合化分析市場動態及供應商資質，幫助企業從源頭控制物資質量，在滿足生產經營需求的基礎上，提高企業資金、資源利用率，進而創造更多經濟效益。

四、進一步提升企業集中采購中物資計劃管理水平的路徑

1.構建高效的信息化管理系統，強化物資計劃管理的技術支撐

信息技術在很多行業得到廣泛應用，有助于提高企業生產經營、綜合管理效率。為進一步保證企業物資計劃管理的實效性，應加強對ERP 系統的運用，有序落實精細化管理工作，結合實際發展情況及不同部門的物資需求，構建高效的物資計劃管理信息系統，合理設置各類功能模塊，逐步實現不同部門間的信息共享，有利于強化部門間的溝通交流，進而形成協同化物資計劃管理模式。因為多數企業的物資需求多元化，同時采購流程繁瑣性強，涉及很多崗位的工作人員，所以，需要強大的技術支撐，而ERP 系統的應用，能夠實現規范化管理目標，不斷拓展物資計劃管理范圍，強化物資供應的及時性，使得企業的生產經營需求得到滿足。此外，企業的管理人員可以通過ERP 系統及時發現物資計劃中存在的實際問題，進而調整及優化采購方案，可以節約采購成本，提升企業的成本控制水平。

2.明確統一物資采購規范要求，健全物資計劃管理標準化體系

對于企業的集中采購來說，物資采購標準化是重要基礎，同時也是企業進行物資采購信息化建設的必要前提。為此，企業應該加強物資標準通用設備與通用設計相關信息的銜接，在企業綜合物資計劃管理中，融入物資采購標準運用理念及物資主數據各項要求，有利于實現物資集中采購及集約化管理目標。在此基礎上，需統一設定物資計劃規范要求，明確相應的計劃報表格式，不斷提高采購部門的執行力，構建健全的物資采購標準化體系。

3.積極樹立現代化管理理念，提升物資采購現代化管理水平

物資計劃管理方法直接影響工作質量，企業應該在構建物資計劃管理信息系統及健全標準化管理體系的基礎上，轉變傳統的思想觀念，樹立現代化發展理念，加強對管理方式的創新，強化合同管理、庫存管理等相關工作的規范性。同時，為了減少企業采購工作中的暗箱操作行為，應該合理優化管理流程，明確物資計劃管理要點，不斷提高生產技術要求及物資采購技術要求，幫助企業塑造良好的行業形象，提高上游供應商及下游合作方對企業的信任度，融合先進的高新技術，進一步提升企業物資采購現代化管理水平。

五、結語

針對企業的實際運營來說，物資采購是重要的基礎性工作，能夠為各部門的運行提供保障。而物資計劃管理是不可或缺的關鍵工作內容，直接影響企業內部物資的供需平衡，為此，需要提高對物資計劃管理的重視，加強與集中采購的融合，構建高效的采購模式。通過管理理念及方式的創新，逐步形成健全的物資計劃管理體系，在保證物資質量的基礎上，嚴格控制物資采購過程中的資金利用，以免出現資金浪費、資金閑置等問題，有利于強化企業物資管理的實效性，推動企業的穩定有序發展。