基于優(yōu)化庫房系統(tǒng)模塊提升耗材管理水平的研究

趙躍，林振威，陸奇鵬，姚東

浙江省腫瘤醫(yī)院 a. 采供部；b. 醫(yī)保物價(jià)部門；c. 醫(yī)學(xué)工程部，浙江 杭州 310022；

引言

隨著醫(yī)療改革相關(guān)政策的推廣，醫(yī)院期望通過降低醫(yī)院運(yùn)行成本，降低人力、物力和財(cái)力不必要的耗費(fèi)，因此將醫(yī)院耗材精細(xì)化管理作為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重點(diǎn)之一[1]。劉同柱[2]運(yùn)用SPD物流管理模式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院物流資源的合理配置和物流管理水平的提升。徐向天[3]提出運(yùn)用信息技術(shù)構(gòu)建信息共享資源管理平臺(tái)，為醫(yī)院成本的精細(xì)化控制提供參考依據(jù)。陳越等[4]利用醫(yī)院大數(shù)據(jù)資源，為醫(yī)院經(jīng)營管理提供科學(xué)決策和有益幫助。越來越多的醫(yī)院運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材的精細(xì)化管理。浙江省腫瘤醫(yī)院于2017年上線HRP庫房信息管理系統(tǒng)，對(duì)接浙江省藥械采購平臺(tái)耗材目錄，推行信息流、商流、資金流“三流合一”[5]的配送模式，對(duì)物流訂單進(jìn)行實(shí)時(shí)追蹤，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)用耗材內(nèi)外管理系統(tǒng)的聯(lián)通。但耗材管理中仍會(huì)出現(xiàn)以下問題：① 領(lǐng)用人員對(duì)耗材的不熟悉導(dǎo)致耗材每周領(lǐng)用次數(shù)過多，以及出現(xiàn)錯(cuò)領(lǐng)、誤領(lǐng)的現(xiàn)象；② 耗材周轉(zhuǎn)過程中因人為操作不當(dāng)導(dǎo)致庫房賬物不實(shí)；③ 未及時(shí)調(diào)整耗材采購量導(dǎo)致耗材周轉(zhuǎn)天數(shù)過長；④ 固有的辦公模式導(dǎo)致耗材相關(guān)審批流程較慢。本研究擬在系統(tǒng)中升級(jí)優(yōu)化部分耗材管理模塊，以提高耗材管理水平，對(duì)從事耗材管理的工作人員有借鑒意義。

1 醫(yī)用耗材庫存管理模塊

1.1 采購管理

在常用耗材庫存管理模塊下設(shè)置耗材的最低庫存量（低儲(chǔ)量），一般參考耗材一周的消耗量。在采購計(jì)劃功能模塊上添加庫存量/低儲(chǔ)量比，可直觀反映當(dāng)前醫(yī)用耗材最低庫存量和庫存余量的滿足程度，將比值按照大小排序可以確定耗材是否納入采購計(jì)劃。手術(shù)室常用高值耗材庫存量與低儲(chǔ)量比<0.7時(shí)生成采購計(jì)劃，其他多科、公用備庫耗材庫存量與低儲(chǔ)量比<0.5生成采購計(jì)劃，單次采購量為最低庫存量。由于耗材的消耗量受代替品、病人數(shù)量、醫(yī)生使用習(xí)慣等因素的影響，并非固定不變，在采購計(jì)劃功能模塊上設(shè)置一列低儲(chǔ)量與出庫量比，可通過最低庫存量與近一周消耗量的比值大小了解當(dāng)前醫(yī)用耗材的滿足程度[6]，手術(shù)室高值耗材滿足度約為1.2，其他多科、公用備庫耗材滿足度約為2.2，對(duì)不在滿足度范圍內(nèi)的耗材最低庫存量進(jìn)行調(diào)整以提高耗材周轉(zhuǎn)率，減少資金占有率，見圖1。

圖1 采購計(jì)劃下耗材的低儲(chǔ)與出庫比

1.2 入庫管理

采購員通過庫房HRP系統(tǒng)提出采購計(jì)劃，配送企業(yè)收到短信提醒，在第三方平臺(tái)上填寫發(fā)票號(hào)碼、實(shí)發(fā)數(shù)量、批號(hào)、失效期等信息，并打印對(duì)應(yīng)配送單。庫管員對(duì)配送單的訂單號(hào)進(jìn)行掃碼入庫，自動(dòng)生成耗材的入庫信息，避免了因人為因素的介入可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)付款、庫房庫存的失真[7]。隨著電子發(fā)票的普及，醫(yī)院在原有供應(yīng)鏈信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上與配送企業(yè)電子發(fā)票信息進(jìn)行對(duì)接，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)電子發(fā)票是否與送貨信息相符，在后期逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)電子發(fā)票的統(tǒng)一管理，避免貨票不同行現(xiàn)象的出現(xiàn)。另外，在入庫單據(jù)界面新增了供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，工作人員根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量、送貨及時(shí)性等方面予以評(píng)分，繼而以評(píng)價(jià)體系為依據(jù)，構(gòu)建動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，形成對(duì)供應(yīng)商的長效激勵(lì)機(jī)制和具有競爭性的選擇淘汰機(jī)制[8]，在招標(biāo)談判中作為依據(jù)，見圖2。

圖2 耗材采購入庫流程圖

1.3 領(lǐng)用管理

由于醫(yī)用耗材具有品型繁多、專業(yè)性強(qiáng)、應(yīng)用量大等特點(diǎn)[9]，臨床科室在耗材的請(qǐng)領(lǐng)上易出現(xiàn)錯(cuò)領(lǐng)現(xiàn)象，且每周申領(lǐng)次數(shù)過多，增加使用者與管理者的工作負(fù)擔(dān)。為提高人員工作效率，醫(yī)院采用云平臺(tái)模式[10]的部署架構(gòu)，由供貨商將耗材的相關(guān)圖片、證件資料、預(yù)期用途等信息上傳至云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息共享。醫(yī)院管理人員對(duì)上述信息進(jìn)行初審、認(rèn)證，主要是形式審查[11]，并將圖片信息導(dǎo)入使用科室請(qǐng)領(lǐng)界面，臨床人員通過圖片信息提升自助選購體驗(yàn)度，見圖3。對(duì)于臨床上領(lǐng)用的備庫耗材，系統(tǒng)根據(jù)科室實(shí)際使用習(xí)慣與需求可建立請(qǐng)購耗材套包，臨床人員只需在套包上進(jìn)行勾選完成耗材的請(qǐng)領(lǐng)。對(duì)于臨床請(qǐng)領(lǐng)的非備庫耗材，系統(tǒng)規(guī)定最小請(qǐng)領(lǐng)數(shù)，以減少領(lǐng)用頻次。

圖3 科室醫(yī)用耗材申領(lǐng)界面

1.4 出庫及盤點(diǎn)

庫管人員對(duì)科室請(qǐng)領(lǐng)的耗材進(jìn)行制單、揀貨、出庫。每周定時(shí)配送到科室，由科室專人簽收、再進(jìn)入科室?guī)旆俊Ｓ捎诤牟囊?guī)格型號(hào)過多，人工對(duì)照出庫單上的名稱、規(guī)格進(jìn)行揀貨時(shí)會(huì)出現(xiàn)疏漏，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，導(dǎo)致耗材盤點(diǎn)時(shí)易出現(xiàn)賬物不實(shí)的現(xiàn)象。針對(duì)上述問題，管理人員通過設(shè)立耗材庫位碼，遵循貨位碼的唯一性原則，在打單的過程中按庫位碼進(jìn)行排序揀貨，減少了揀貨時(shí)間，提高了準(zhǔn)確率。在對(duì)耗材進(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)，貨架責(zé)任人按庫位碼對(duì)耗材進(jìn)行清點(diǎn)，簡化耗材盤點(diǎn)的工作流程。

2 醫(yī)用耗材信息維護(hù)模塊

2.1 耗材字典目錄

醫(yī)院根據(jù)新修訂的《醫(yī)療器械分類目錄》[12]對(duì)耗材進(jìn)行分類，查看耗材的預(yù)期用途和產(chǎn)品描述確定Ⅰ、Ⅱ級(jí)產(chǎn)品類別，添加Ⅲ級(jí)分類編碼。通過耗材的核心詞與特征詞將同類比的產(chǎn)品以通用名定義，在業(yè)務(wù)查詢界面實(shí)現(xiàn)耗材的橫向?qū)Ρ取檫m應(yīng)浙江省“三流合一”藥械采購新平臺(tái)的采購模式，醫(yī)院管理系統(tǒng)新增招標(biāo)口徑、平臺(tái)屬性、省標(biāo)代碼等管理屬性，實(shí)現(xiàn)與省藥械采購平臺(tái)的互聯(lián)互通。工作人員在入庫時(shí)通過耗材管理屬性信息判斷與省平臺(tái)的對(duì)接操作，以提高工作效率，見圖4。

圖4 “三流合一”采購模式流程圖

此外，系統(tǒng)將自動(dòng)記錄每次修改的耗材價(jià)格、供貨單位、管理屬性等信息，便于后續(xù)追蹤、分析，見圖5。

圖5 醫(yī)用耗材修改記錄界面

2.2 耗材審批流程

傳統(tǒng)模式下，采供部在HRP系統(tǒng)中進(jìn)行耗材價(jià)格的維護(hù)時(shí)，需在PC端遞交醫(yī)用耗材調(diào)價(jià)、新增通知單，由采供部領(lǐng)導(dǎo)審批后遞交至醫(yī)保物價(jià)部進(jìn)行耗材物價(jià)維護(hù)，審批過程中有各種原因耽擱工作的進(jìn)展[13]。醫(yī)院以事項(xiàng)數(shù)據(jù)共享需求和數(shù)據(jù)共享接口需求為導(dǎo)向，梳理部門業(yè)務(wù)，搭建移動(dòng)端應(yīng)用組件[14]，運(yùn)用釘釘處理耗材相關(guān)審批通知單。管理人員在HRP系統(tǒng)中發(fā)起請(qǐng)求即可在釘釘中生成通知單，這種辦公模式讓耗材審批流程具備時(shí)效性、便捷性，應(yīng)用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的新模式打破PC辦公時(shí)代的空間限制。

2.3 耗材失效期、證件信息預(yù)警

經(jīng)營企業(yè)將耗材三證及相關(guān)信息上傳云平臺(tái)后，管理人員對(duì)證件資料進(jìn)行審核查看并維護(hù)[15]。在HRP系統(tǒng)的信息管理模塊中可顯示30 d后失效證件的信息，方便工作人員對(duì)即將過期的證件進(jìn)行維護(hù)。另外，在信息管理模塊中，可查看30 d內(nèi)即將失效的耗材信息，庫房盤點(diǎn)時(shí)確認(rèn)醫(yī)用耗材是否存在即將過期的現(xiàn)象。

3 基于優(yōu)化庫房系統(tǒng)模塊的應(yīng)用結(jié)果

3.1 研究資料

將浙江省腫瘤醫(yī)院2019年8月5日至2020年2月2日庫房系統(tǒng)模塊優(yōu)化前的數(shù)據(jù)納入對(duì)照組，2020年8月3日至2021年1月31日庫房系統(tǒng)優(yōu)化后的數(shù)據(jù)納入觀察組。對(duì)上述時(shí)間段內(nèi)的耗材分別進(jìn)行出庫匯總，共計(jì)223種同類耗材，手術(shù)室備庫高值耗材51種，多科備庫耗材172種。

3.2 評(píng)價(jià)指標(biāo)

備庫耗材周轉(zhuǎn)天數(shù)（d）：統(tǒng)計(jì)計(jì)算備庫耗材單次采購入庫到下次再入庫的時(shí)間差。

耗材揀錯(cuò)次數(shù)（次）：統(tǒng)計(jì)每周耗材配送時(shí)，使用科室反饋耗材與配送單不符次數(shù)。

非備庫耗材請(qǐng)領(lǐng)次數(shù)（次）：統(tǒng)計(jì)每周采購計(jì)劃中使用科室非備庫耗材采購次數(shù)。

耗材錯(cuò)領(lǐng)次數(shù)（次）：統(tǒng)計(jì)每周使用科室在用耗材錯(cuò)領(lǐng)次數(shù)。

耗材盤庫時(shí)間（h）：統(tǒng)計(jì)兩名庫管員每周從盤庫開始到盤庫結(jié)束的時(shí)間間隔。

審批時(shí)間（d）：統(tǒng)計(jì)臨時(shí)耗材采購申請(qǐng)及醫(yī)用耗材調(diào)價(jià)新增通知單從流程發(fā)起日到流程結(jié)束時(shí)的時(shí)間間隔。

3.3 統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果

采用IBM SPSS 26.0軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)學(xué)分析，計(jì)量資料為正態(tài)分布時(shí)以均值±標(biāo)準(zhǔn)差（±s）表示，組間比較采用獨(dú)立樣本t檢驗(yàn)，以P<0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。由表1可知觀察組的耗材周轉(zhuǎn)天數(shù)、錯(cuò)領(lǐng)次數(shù)、請(qǐng)領(lǐng)次數(shù)等方面數(shù)據(jù)均優(yōu)于對(duì)照組，且多科常用備庫耗材周轉(zhuǎn)天數(shù)、非備庫耗材請(qǐng)領(lǐng)次數(shù)、耗材審批時(shí)間的數(shù)據(jù)方差較對(duì)照組更穩(wěn)定。

表1 系統(tǒng)優(yōu)化前后耗材管理效果比較

4 討論

隨著科學(xué)技術(shù)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，全程信息化監(jiān)管已成為醫(yī)院管理的必然趨勢[16]。本研究根據(jù)在耗材采購、保管、維護(hù)等實(shí)踐操作中體現(xiàn)出的矛盾，改善庫房管理基礎(chǔ)模塊。首先在耗材庫存管理層面上，優(yōu)化耗材采購流程，簡化繁雜的入庫操作過程，建立配送企業(yè)評(píng)價(jià)體系，通過引入競爭機(jī)制，在招標(biāo)過程中擇優(yōu)選擇服務(wù)較好的供應(yīng)商進(jìn)行集中配貨[17]。其次在耗材信息維護(hù)層面上基于浙江省“三流合一”的藥械集中采購新平臺(tái)模式[18]，對(duì)醫(yī)用耗材信息維護(hù)界面進(jìn)行重新整理，新增招標(biāo)口徑、平臺(tái)屬性、省標(biāo)代碼等管理屬性，推動(dòng)醫(yī)用耗材管理進(jìn)一步發(fā)展。在對(duì)模塊優(yōu)化前后測評(píng)評(píng)估階段，醫(yī)用耗材的周轉(zhuǎn)天數(shù)、非備庫耗材領(lǐng)用次數(shù)、耗材錯(cuò)領(lǐng)次數(shù)、耗材盤庫時(shí)間、揀貨出錯(cuò)的情況均呈下降趨勢，提高了耗材管理員工作效率。

后續(xù)，醫(yī)院庫房管理系統(tǒng)將圍繞耗材管理的兩個(gè)重點(diǎn)工作進(jìn)行升級(jí)改善：① 在浙江省實(shí)施耗材零差率的背景下[19]，推進(jìn)院內(nèi)耗材智慧物流的上線，利用智能化管理體系對(duì)醫(yī)用耗材實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，進(jìn)一步保障患者安全、解放醫(yī)護(hù)勞動(dòng)力、提高管理效率、降低運(yùn)營成本；② 通過“互聯(lián)網(wǎng)+”、區(qū)塊鏈等技術(shù)解決醫(yī)療機(jī)構(gòu)與配送企業(yè)、生產(chǎn)企業(yè)之間信息不對(duì)稱的現(xiàn)象[20]，提高醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈配送有效利用率，從而及時(shí)了解到物流狀態(tài)，能做到車輛合理調(diào)度以及貨物集散，將運(yùn)力作用發(fā)揮到最大，令配送企業(yè)減少物流運(yùn)輸成本，改善臨床上的耗材配送速度。

5 總結(jié)

本研究通過對(duì)庫房管理系統(tǒng)功能模塊的優(yōu)化，利用對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”、云平臺(tái)和移動(dòng)組件等技術(shù)整合，實(shí)現(xiàn)了對(duì)工作人員、醫(yī)用耗材、發(fā)票信息等資源的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，提高了醫(yī)用耗材的周轉(zhuǎn)率，盡可能避免了耗材使用過程中出現(xiàn)的信息失真現(xiàn)象，提高了管理者的工作效率，在低成本的條件下優(yōu)化醫(yī)院的資源配置，促使醫(yī)院的經(jīng)營管理取得最佳的綜合效益。