基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的科研試劑耗材采購管理平臺的設(shè)計和應(yīng)用

吳絲瑀，楊越,2，顧偉

1. 上海市胸科醫(yī)院（上海交通大學(xué)附屬胸科醫(yī)院） 采購中心，上海 200030；2. 上海交通大學(xué)中國醫(yī)院 發(fā)展研究院后勤管理研究所，上海 200030

引言

根據(jù)醫(yī)學(xué)科研基礎(chǔ)研究的特點,科研試劑耗材分為通用試劑耗材和特殊試劑耗材，通用試劑耗材是指科研過程中使用頻率較高且用量較大的試劑耗材，特殊試劑耗材指的是根據(jù)科研項目的特殊性而定制的試劑耗材[1]。

隨著我國的醫(yī)藥事業(yè)的蓬勃發(fā)展，醫(yī)療體制的逐步完善，醫(yī)院科研項目也在不斷增加。近年來，國家提出健全科研管理制度，加強臨床醫(yī)學(xué)研究，提高醫(yī)療技術(shù)水平[2]。2020年，我院共申請國家自然科學(xué)基金項目164項，較去年同期增長149%。然而，科研試劑耗材存在采購監(jiān)管缺位的現(xiàn)象[3]，如何基于“互聯(lián)網(wǎng)+”構(gòu)建一套科研試劑耗材采購管理平臺并應(yīng)用，以科學(xué)規(guī)范的管理科研試劑耗材，提升科研工作效率，推進醫(yī)院精細化管理，是本文重點研究的內(nèi)容。

1 現(xiàn)狀分析

由于科研試劑耗材的特殊性，我院以往通過自主選擇、隨買隨用的分散采購管理模式，由科研人員與供應(yīng)商溝通確認所需產(chǎn)品，通過OA信息化系統(tǒng)（Office Automation System，以下簡稱“OA系統(tǒng)”）提出采購申請，經(jīng)采購中心審批后，由采購員聯(lián)系供應(yīng)商送貨，科研人員自行簽收（圖1）。

圖1 原科研試劑耗材采購流程

但傳統(tǒng)的采購管理方式存在著采購難、監(jiān)管難、核算難等問題[4-5]。這一局面的出現(xiàn)主要有三方面原因：① 管理方面存在空白，缺乏科學(xué)、有效地指導(dǎo)和成套、規(guī)范的采購流程；② 制度監(jiān)管方面存在疏漏。加強廉政風(fēng)險防控雖已成共識，但由于采購程序的簡化，導(dǎo)致缺乏對采購人員和供應(yīng)商有效的監(jiān)督和管理；③ 科研市場環(huán)境復(fù)雜。采購價格不透明、品種繁多、渠道混亂、價格參差不齊、配送方式不規(guī)范。

2 科研采購平臺的研發(fā)

我院積極推行智能化、服務(wù)化的“互聯(lián)網(wǎng)+”管理體系，提升醫(yī)療衛(wèi)生現(xiàn)代化管理水平，鼓勵醫(yī)療工作者提升業(yè)務(wù)素質(zhì)[6]。管理科研試劑耗材是一項繁瑣且復(fù)雜的工作，“互聯(lián)網(wǎng)+”為科研管理的創(chuàng)新、發(fā)展提供了更廣闊的網(wǎng)絡(luò)平臺，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”構(gòu)建科研試劑耗材采購管理平臺，能夠規(guī)范采購流程，實現(xiàn)信息處理的功能，做到全程管控。

2.1 建設(shè)目標

我院決定通過信息化手段，打造陽光、規(guī)范的科研試劑耗材采購管理平臺（以下簡稱“科研采購平臺”），以提供更人性化、科學(xué)化的服務(wù)，方便日常使用，加強科研經(jīng)費管理、審批管理、出入庫管理。

鑒于我院的OA系統(tǒng)已經(jīng)運行得較為成熟，物資采購都是通過OA系統(tǒng)提出申請流程，若通過外網(wǎng)構(gòu)建科研試劑耗材采購管理平臺會增加職能部門及科研人員的工作量，無法同時兼顧流程，可能導(dǎo)致審批進展緩慢，影響科研工作。在滿足醫(yī)院現(xiàn)有流程，科研采購平臺在保證院內(nèi)信息安全的條件下，與院內(nèi)OA系統(tǒng)進行對接，消除信息孤島的問題，形成數(shù)據(jù)共享[7]。

2.2 科研采購平臺的設(shè)計

2.2.1 基礎(chǔ)架構(gòu)

科研采購平臺的運行條件：阿里云配置為3顆四核CPU，32 GB內(nèi)存，240GB硬盤3塊；操作系統(tǒng)為Windows Server 2016數(shù)據(jù)中心版64位中文版；數(shù)據(jù)庫為SQL SERVER 2008R2。

科研采購平臺采用模塊化設(shè)計，架構(gòu)如圖2所示。課題組使用的為表觀層，主要包括產(chǎn)品搜索、訂單中心、用戶中心、項目管理、物料管理和線上尋貨六個模塊。為實現(xiàn)這六個和用戶交互的模塊，構(gòu)建了應(yīng)用層，主要包括物料搜索系統(tǒng)、訂單系統(tǒng)、物料管理系統(tǒng)和用戶管理系統(tǒng)。在應(yīng)用層下還包括支撐層和緩存層，由于表現(xiàn)層、應(yīng)用層和支撐層都屬于外網(wǎng)部分，出于安全考慮配備防火墻，內(nèi)網(wǎng)部分的數(shù)據(jù)層和基礎(chǔ)設(shè)施則有內(nèi)外網(wǎng)隔離以保證底層數(shù)據(jù)的安全。數(shù)據(jù)信息最終部署在云端，院內(nèi)的接口對接數(shù)據(jù)請求都通過科研采購平臺的內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器做轉(zhuǎn)發(fā)，借助4G通信技術(shù)實現(xiàn)醫(yī)院端和科研采購平臺的數(shù)據(jù)交互。

圖2 設(shè)計架構(gòu)圖

2.2.2 OA系統(tǒng)與科研采購平臺協(xié)同運作

OA系統(tǒng)與科研采購平臺之間的數(shù)據(jù)交互通過數(shù)據(jù)中間表的形式進行傳輸和抓取，需在OA系統(tǒng)建立OA中間表。OA系統(tǒng)與科研采購平臺數(shù)據(jù)交互流程如下：① 科研人員登錄OA系統(tǒng)，創(chuàng)建采購申請流程，并填寫相關(guān)信息；② 跳轉(zhuǎn)到科研采購平臺，選擇所需物料加入購物車下單；③ 科研采購平臺將訂單信息存入到OA系統(tǒng)中間表；④ OA系統(tǒng)從中間表獲取訂單信息并展示到流程中，科研人員確認流程信息提交流程；⑤ 流程審批結(jié)束，OA系統(tǒng)將審批結(jié)果寫入OA中間表；⑥ 科研采購平臺從OA中間表獲取有效訂單并開始相關(guān)的訂單處理，如果訂單大于等于3萬元，自動生成合同模板文件上傳到文件服務(wù)器，同時將文件訪問地址回寫到OA中間表中供OA系統(tǒng)后續(xù)使用如圖3所示。

圖3 OA系統(tǒng)與科研采購平臺的數(shù)據(jù)傳輸流程

2.3 科研采購平臺的實現(xiàn)

2.3.1 采購模塊

科研采購平臺集合上百萬種科研試劑耗材產(chǎn)品并且所有產(chǎn)品均符合國家相關(guān)法規(guī)規(guī)定，并受到嚴格監(jiān)管，采購來源、渠道清楚，采購各環(huán)節(jié)責(zé)任明晰，產(chǎn)品質(zhì)量得到保障。產(chǎn)品價格以目錄價、折扣、現(xiàn)價三種形式展現(xiàn)如圖4所示，并關(guān)聯(lián)產(chǎn)品官方網(wǎng)站，科研人員通過科研采購平臺可查詢到想購買的試劑品牌和價格，直觀了解所需產(chǎn)品信息。

圖4 科研采購平臺產(chǎn)品信息顯示

2.3.2 物流模塊

下單后可實時查看訂單進程，經(jīng)過職能部門的審批，科研采購平臺就能收到訂單并安排發(fā)貨（圖5），開通了科研采購平臺的微信公眾號，可登錄微信實時跟蹤訂單信息（圖6）。采購訂單可全程進行管理和監(jiān)督，有效把控采購、審批、驗收等各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)公開透明，達到陽光采購的目的，滿足醫(yī)院科研試劑耗材的采購需求。2.3.3 出入庫管理模塊

圖5 科研采購平臺訂單信息顯示

圖6 科研采購平臺訂單查詢功能

根據(jù)醫(yī)院的出入庫管理特性，出入庫信息添加儲存溫度、批號及有效期等選項，實現(xiàn)規(guī)范化統(tǒng)一管理（圖7～8）?？蒲腥藛T訂購的產(chǎn)品發(fā)貨后，出入庫信息自動同步到科研采購平臺，院內(nèi)工作人員可根據(jù)信息進行核查和驗收，提高管理水平。

圖7 入庫單

3 應(yīng)用效果

為進一步分析科研采購平臺的應(yīng)用效果，使用SPSS 25.0統(tǒng)計軟件對2020年8—12月使用科研采購平臺訂購的產(chǎn)品金額與同一時期此產(chǎn)品官網(wǎng)價格進行t檢驗[8]。

圖8 出庫單

如圖9所示，產(chǎn)品官網(wǎng)采購金額為（91.75±52.35）萬元，構(gòu)建科研采購平臺后降低至（63.79±37.68）萬元，差異有統(tǒng)計學(xué)意義（t=4.242，P=0.013）。

圖9 2020年8—12月科研試劑耗材采購情況

如表1所示，服務(wù)響應(yīng)時間降低（P<0.05）；送貨準確率、三方驗收覆蓋率及配送滿意度評價提高（P<0.05）。

表1 構(gòu)建科研采購平臺前后其他指標變化情況

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”將原先線下分散采購的模式，統(tǒng)一通過線上集中采購、線下統(tǒng)一集中配送的方式對科研試劑耗材的申請、審核、采購及出入庫等進行有效管理，降低使用成本，使科研人員把時間和精力回歸到有價值的工作中，提高管理效率。

4 討論

當(dāng)前，專家學(xué)者對科研試劑耗材的管理已進行了一些研究，李俊龍等[9]針對制度化建設(shè)存在的問題及風(fēng)險點建立目錄化試劑耗材采購管理模式；胡玉嬋[10]利用分類管理的方式，達到科研資金控費的功能 ；劉金巖等[11]采取競爭性談判的方式，有效降低采購成本?，F(xiàn)有研究大多是對制度的建設(shè)、針對性管理措施、采購分類管理以及精細化管理等[12-14]，而對于科研試劑耗材采購過程控制以及信息化采購平臺建設(shè)的研究較少。

本文借助4G網(wǎng)絡(luò)、云端服務(wù)等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建科研采購平臺，通過OA中間表，使OA系統(tǒng)與科研采購平臺協(xié)同運作，對醫(yī)院現(xiàn)有的科研試劑耗材管理模式進行流程再造和優(yōu)化。利用信息獲取、傳遞以及再生等功能，做到全程信息處理，使采購流程更透明，實現(xiàn)科研試劑耗材采購流程的可控化管理。

目前，我院科研人員申請采購科研試劑耗材可分為兩種情況，一是申請購買通用試劑耗材，可通過OA系統(tǒng)進入科研采購平臺提交采購申請；二是申請購買特殊試劑耗材、服務(wù)類項目等科研采購平臺無法購買的產(chǎn)品，科研人員可在線下采購，并直接通過OA系統(tǒng)申請?zhí)峤徊少徤暾垼瑢崿F(xiàn)科研試劑耗材分類分級管理（圖10）[15]。

圖10 “互聯(lián)網(wǎng)+” 科研采購平臺采購模式示意圖

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”構(gòu)建的科研采購平臺在我院應(yīng)用至今使管理效率有一定的提升，但在實際運行中仍有以下兩點待完善：① 開發(fā)服務(wù)類項目管理。增加服務(wù)類項目功能，為院內(nèi)無條件完成的檢測服務(wù)項目提供參考，并承擔(dān)一些簡單的服務(wù)類項目；② 增加采購中心權(quán)限?？蒲胁少徠脚_提供供應(yīng)商資質(zhì)查看功能、采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能、歷史采購價格查看功能，便于采購中心管理。

5 總結(jié)與展望

我院基于“互聯(lián)網(wǎng)+”構(gòu)建科研試劑耗材采購管理平臺已經(jīng)基本完成，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”將傳統(tǒng)OA系統(tǒng)的采購流程與科研采購平臺更緊密地聯(lián)合，使一個個單獨的系統(tǒng)相連接，實現(xiàn)操作靈活便捷，審批流程規(guī)范，規(guī)避了采購風(fēng)險，有助于科研采購平臺更快地推廣應(yīng)用。

通過科研采購平臺將分散采購模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧胁少?、集中供?yīng)[16]，控制采購成本，提高采購效率，提升售后服務(wù)質(zhì)量，保證采購工作的透明、公開，以達到“陽光采購”的目的，在實現(xiàn)醫(yī)院信息化管理的同時滿足科研人員的需求。

下一階段科研采購平臺計劃與醫(yī)院科教系統(tǒng)對接，實現(xiàn)線上報銷，減輕科研人員的負擔(dān)，不再為線下報銷流程“跑斷腿”[17]。采購數(shù)據(jù)由科研采購平臺傳輸給科教系統(tǒng)，科教系統(tǒng)自動扣除課題組相應(yīng)經(jīng)費金額，科研人員能實時線上查看剩余科研經(jīng)費，方便統(tǒng)籌規(guī)劃經(jīng)費的使用，避免出現(xiàn)科研項目臨近結(jié)題時，由于科研人員未能提前合理安排科研經(jīng)費，使經(jīng)費預(yù)算與開支存在差異而導(dǎo)致大批量緊急采購的現(xiàn)象[18]。

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”構(gòu)建科研試劑耗材采購管理平臺，突破了傳統(tǒng)科研試劑耗材采購流程，打破了采購空間、時間的局限性，能夠滿足醫(yī)院對科研試劑耗材的管理需求。我院堅持采購服務(wù)與過程監(jiān)管相結(jié)合，及時了解科研人員的采購需求以及對科研采購流程的滿意度，避免由于科研采購平臺的漏洞，為科研人員帶來不必要的風(fēng)險，實現(xiàn)“下單-采購-驗收”責(zé)任明晰、有據(jù)可查，為科研人員提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[19-20]。

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”科研采購平臺的采購方式是科學(xué)規(guī)范的，擁有可靠的數(shù)據(jù)庫，具有可追溯性、安全性、高效性等特點，有助于提升醫(yī)院的科研水平，助推醫(yī)院精細化管理進程，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。