軌道交通檢修企業ERP的實施建設

李志堅 趙世峰 張寧

（中車青島四方機車車輛股份有限公司，山東青島 266111）

1.軌道交通檢修企業建設ERP的必要性

隨著城市軌道進入檢修業務高峰期，對城軌及市域車輛和相關裝備的維修、售后服務、翻新改造、技術升級、裝備、零部件研發和檢測等業務信息化日趨迫切。ERP系統的建設可以重塑企業業務流程、管理模式和制度，從“基建改造、設備、技術工藝、質量策劃、人員、物料”六大方面對企業資源進行管理，不斷提高軌道檢修企業內部管理水平，將企業資源高效整合，給予企業管理層強力的數據支持，為軌道交通檢修企業的發展保駕護航。

軌道檢修業務生產周期短、生產任務重、質量要求高等因素，一切以生產為中心的傳統業務管理模式，加之部分環節的審查機制并不完善，導致財務控制力度不強。業務數據和財務數據出現差異性、生產成本高，庫存周轉率低，財務數據失真等情況發生。借助ERP系統建立企業的“數據標準化、流程標準化、報表和表單”的標準化，提高各職能部門和流程之間關系的協調性，確保業務流程執行更加有序和高效，從而提高生產效率，將生產成本控制在合理范圍內。同時將整個供應鏈管理全部固化到ERP系統，涵蓋著供應商、制造商以及客戶等，可以不斷提高信息共享水平，確保檢修項目交付。

2.ERP系統功能介紹

ERP系統功能在軌道檢修行業主要包括：項目管理（PS）、采購和倉儲管理（MM）、檢修管理（PM）、質量管理（QM）、銷售管理（SD）、財務會計（FI）和成本管理（CO）。

（1）項目管理（PS）。主要有項目結構、項目時間計劃、項目資源計劃、項目物料需求計劃、項目成本計劃、項目預算管理、項目進度管理、項目成本管理和項目決算管理。（2）采購和倉儲管理（MM）。主要包括物料主數據管理、供應商主數據管理、采購價格庫管理、采購合同管理、采購訂單管理、采購執行管理、采購入庫管理、采購合同結算管理和倉儲管理。（3）檢修管理（PM）。主要包括構型，維修BOM、維修工單、預防性維修和工單結算管理。（4）質量管理（QM）。主要包括檢驗類型、檢驗特性、檢驗計劃、檢驗方法、采樣方案、采購源檢驗、采購入庫檢驗、生產過程檢驗、生產入庫檢驗和生產退庫檢驗等。（5）銷售管理（SD）。主要售前活動、銷售訂單處理、庫存資源、裝運、開票、付款等。（6）財務管理：財務會計（FI）和財務控制（CO）。其中主要有財務預算、生產成本控制、費用管理、項目的全程管控、獲利能力分析等是企業持續發展的根本保證。ERP系統對于賬目的處理，財務的各項成本費用控制、資金管理等模塊都有嚴格的流程控制，并與物料、銷售、資金管理、生產計劃、成本控制、應收應付賬款、工廠維護、項目管理等模塊集成，為決策者提供強有力的數據支持。

3.軌道檢修企業ERP應用提升點

3.1 建立學習型企業

在ERP實施和應用過程中，涉及很多企業流程變更、優化、重組、組織部門的調整等工作，獲得企業管理層的支持非常重要。ERP系統實施藍圖，必須要符合信息化發展目標，基于發展戰略視角出發，將ERP項目實施落地[1]。同時，在項目規劃過程中，應注重企業內部環境、外部環境的合理規劃，旨在明確企業未來發展方向。在企業中應該提升每個員工的學習熱情，敢于使用先進的管理技術，構建學習型企業。

3.2 數據資產化

數據是ERP系統實施和應用的重中之重，必須將數據收集工作落實下去，為ERP的有效運行奠定基礎。制定數據標準，編寫數據規范，完善數據管理流程，落實數據監控，建立數據考核制度，真正實現數據的企業固化，形成企業準確有效的數據資產，為企業發展真正實現數據的企業固化，形成企業準確有效的數據資產，為企業發展運營提供強有力的數據基石。

3.3 業財一體化

通過ERP系統實施與應用，在軌道檢修企業中實現“業務財務一體化”，首先，要注重多方參與監督，做到相互制約、相互促進。其次，應合理安排ERP系統財務管理的職務，防止“不相容職務”現象的發生。而且還要加強多種不同角色的設置，充分激發企業員工的自覺性。與此同時，要加強溝通與監督機制的構建，企業內部各個部門之間要保持密切的聯系、溝通，做好相互監督、相互制約，此外，還要基于跨部門視角，不斷完善其監督體系，實現多方監督氛圍的順利構建，進一步強化財務管理與控制力度。

3.4 構建項目驅動業務管理模式

軌道檢修業務其生產過程比較復雜，需企業多個部門進行協同設計和協同制造，同時軌道交通資本密集型和勞動密集型行業，借鑒大型裝備制造行業資產管理的最佳實踐，因此有必要在軌道交通企業以項目維度管理業務全過程，從而實現檢修業務全項目生命周期管理。以項目驅動的業務管理模式如圖1所示。

圖1 以項目驅動的業務管理模式

在軌道交通行業構建以項目管理為核心，將檢修業務項目準備、項目執行和項目收尾等和核心業務納入ERP系統管理，實現對檢修業務投資控制、生產執行、財務管理、采購及庫存管理等項目管理相關業務進行全方位控制；針對軌道交通的業務特點將全部業務均可以通過項目管理模塊進行核算管理。

4.項目實施階段

4.1 項目準備階段

4.1.1 詢價與報價

項目初始對業主有詢價、報價和銷售合同簽訂的過程，在這個過程中，項目是基于與業主檢修業務銷售的詢價、報價和合同處理的過程，這些業務將通過ERP系統銷售管理模塊的詢價、報價和訂單處理功能來實現，在此階段需對產品的設計成本、生產成本和相關的經營費用作出預期評估，利用ERP系統的簡易成本估算模型或項目初級成本計劃對項目的開票金額作出評估。

成本計劃的核心是成本模型（Costing Model）。對于成本結構相似且經常重復出現的任務，通過定義成本模型，在對WBS元素核算計劃成本時，只要提供相關的物料信息和人工與加工定額工時等參數，可計算出各個工作分解結構的成本計劃。例如，某個項目含有涂裝的WBS元素就可以使用這個成本模型，根據基礎技術參數以及用料的類型就可以計算出涂裝生產的材料成本，根據涂裝工序的工時消耗和單位工費費率計算相關人工和加工成本。利用間接費用率方法計算相關的管理費用和營銷費用，從而得出該部分工序的報價。

業主銷售合同簽訂后，可參考報價單的相關信息在ERP系統中創建銷售訂單，該銷售訂單直接與項目管理模塊的WBS關聯觸發一個項目的建立，并通過銷售管理模塊與財務管理模塊的集成傳遞項目的計劃成本。

4.1.2 項目建立與項目定義

根據業主銷售合同選擇合適的細度創建項目定義，在項目定義中限定計劃的開工時間和完工時間，同時實現計劃成本測算和制定項目預算。為了能在項目進行期間控制所有的明細任務，在項目定義中通過項目參數文件明確與設計、生產、采購等業務相關的企業代碼、工廠、利潤中心相關的組織數據。

在ERP系統的項目管理模塊中，可根據項目類型及其監控重點，使用工作細分結構和網絡結構將項目結構化。工作細分結構和網絡結構是構建整個項目的基石。其中，工作細分結構是從項目控制和財務預算控制角度對項目進行細分的標準，從項目角度看，建議初步分為營銷階段、設計階段、生產階段、交付階段和服務階段。而網絡結構用于跟蹤項目具體進展情況，如設計和生產進度管理、物料采購管理、外包管理、質量管理等。項目結構如圖2所示。

圖2 項目結構示意圖

工作細分結構和網絡結構是項目邏輯化的體現，有助不同用戶從不同層面對項目進行全面的理解。同時，細分的結構保證了用戶可以同時操作同一項目的計劃順序，建立不同類別產品的標準的工作細分結構和標準的網絡結構，即標準項目結構，以規范項目管理。所謂標準項目結構，是為了方便最終用戶在系統中維護新項目且這些新項目有很大的相似性而設立的。一個標準項目結構就是一種類型項目的標準模板，包含有項目的基本組織結構、基本進度等信息，項目管理部門的業務人員在立項時，僅需要從標準項目結構拷貝一個新項目，修改項目名稱、文本信息和時間跨度等基本信息，即可以在系統中生成一個新項目。

4.1.3 準備階段-計劃（時間和成本）

通過設定項目總體和具體任務的開始和結束時間，為整個項目的進度控制設立了總體計劃。通過項目管理模塊和其他模塊的集成可以提供更好的設備維護、采購、制造的計劃管理。在準備階段，通過項目管理模塊的WBS元素可以衡量、平衡所有因數，編制生產計劃；提出項目的人工工時、材料費用初步預算及進度要求，并安排和參加外委的合同洽談，從而使得生產和采購計劃真正在系統內編制、規劃和實施。通過生產計劃的展開，系統會將所需要物料的品名、數量、時間等信息實時地反映在采購計劃上，從而提高整體工作效率和管理水平。這能滿足優化原材料、物料的采購和庫存管理的流程，提高采購的及時率和減少庫存資金的占用的需求。

4.2 項目執行階段

執行階段是項目管理過程中最復雜也是最靈活的部分。首先從項目的授權開始，系統提供了項目啟動的批準功能，由具有該批準權限的業務人員在系統上激活該項目。項目激活后，進入執行階段才可以進行設計、領料、發生費用等實際操作。生產過程中的發料都與項目的工作分解結構下各節點下的的網絡的內部活動元素關聯，實現項目直接材料消耗與財務記賬的集成。人工成本和制造成本通過確認網絡各節點階段性完工的工作量來確認成本，其成本為實際工作時間，成本中心計劃費率，月末根據成本中心的實際費用發生評估實際成本中心的實際費率，在月末通過評估項目的實際作業成本更新每個項目的實際的人工成本和制造成本[2]。

4.2.1 外包任務的管理

外包工程涉及合同管理，包含工程費用、材料劃分、價格的確定、工程量變更等引起的費用及設計的確認，項目外包有設計外包、生產外包等。用工作分解結構下的網絡的外部活動元素來觸發外包服務采購的申請，在外包項目批準后轉化成采購訂單，項目過程中或項目結束后財務通過發票校驗形成應付。

4.2.2 物料管理

企業可以在其倉庫中設立與項目相關的項目庫存，項目庫存與具體的產品生產項目相關。通過物料管理模塊和項目管理模塊的集成對項目中使用的物料的產生為一個具體項目的預留、生成針對項目的清單。通過物料管理模塊的采購模塊的功能可以對項目中發生的采購費用和過程進行全程跟蹤，提供詢報價，訂單情況、到貨情況等采購信息。通過物料管理模塊的庫存模塊可以對項目中實際發生的材料費用進行跟蹤，提供項目的各個層次中發生的材料清單等信息。在ERP系統中可以從項目管理角度分析已經訂出、已經到貨、已經領用等相關物料信息。從而做到物料從計劃、采購、庫存、領用、結算等階段均與項目緊密相關。一方面提高了采購部門規劃物料采購的工作效率；另一方面通過項目庫存的設立，將一般生產用料與項目用料分開，專物專用，強化了管理。同時加強了項目中對物料的管理，而且由于從物料采購開始，項目庫存就會影響項目的資金使用狀況，項目管理人員可以更好地控制項目費用。

4.2.3 采購與財務管理

ERP系統把項目資金分為已使用、未使用和已承諾使用，已經完成支付行為的費用歸屬于已使用，已承諾使用的成本指已發生采購行為還未發生支付行為但確定會支付的成本。項目庫存的采購就是屬于這一種。因此，在審閱項目進度時，通過已使用、未使用和已承諾使用的區別可以直接了解到項目庫存采購的進度，而其具體狀況可以通過簡單的點擊已承諾使用數量得到結果。同時，項目庫存的采購也根據項目進度的安排進行。物料管理模塊通過從項目管理模塊取數，指導具體項目庫存的使用時間，經過采購周期的計算，系統提示采購員應在何時下達采購指令，以保證滿足項目進程的需要，同時最大幅度地降低資金占用率，提高資金的周轉速度。

4.2.4 項目的日程管理

項目的日程控制（時間管理）是項目成敗的關鍵。在ERP系統中，可以結合工作細分結構和網絡來管理項目中各項活動日程和執行順序，并且能夠以圖形方式幫助生產管理用戶管理項目日程，如甘特圖。在圖形化界面下，如果某項任務的時間進度進行了調整，或某項任務沒有按時完成，系統會以特定的顏色標記受到影響的其他任務，也可以設置預警郵件，設定預警提前期，根據項目預警發送預警郵件，及時完成項目計劃。企業可以根據這些預警信息調整任務的安排，確保項目實施的進度。

4.2.5 項目預算執行相關的管理

項目的預算執行情況是生產部門和財務部門都相當關心的問題。項目執行階段可以實現多層次、多角度、實時監控的管理。多層次是預算可以在總體或具體的工作細分結構的每一個要素上進行，同時進行不同費用性質的費用控制。例如，可以針對銷售合同進行總額為XXX元的預算，同時，設備購置費用為YYY元，外包加工費用為ZZZ元。這樣，其中任何一部分接近或超過批準概算，系統都會有所提示。而系統實現的管理也是多樣化的。如實際成本達到95%的預算時，系統給出警告，并發電子郵件給相關業務人員；達到100%時另發電子郵件給項目經理相關主管人員；而超過10%則通過具體分析落實費用來源（如動用預備費等），可以繼續實施操作。以此保證項目預算始終在控制之中。在實際生產過程中，對于各種費用發生與進度，項目管理模塊在執行階段可以提供多種信息，如訂貨、到貨情況、費用發生情況、生產組裝進度等。

4.3 完工階段

4.3.1 結算解決方案

完工階段分為財務和業務兩部分。從生產管理的業務部門角度看，確認所有的任務完成以后，整個項目就已經完成，不能夠繼續輸入新的業務和費用。而財務部門在每個月都進行生產成本的結算，如果項目沒有完工，系統自動將成本結轉到產品中，如果項目完工后，系統自動將成本結轉到主營業務成本。項目結束后可以及時從系統中取得相關的成本清單，并提供使用的物料清單，供財務人員進行核算使用。

4.3.2 收入與開票解決方案

對于業主項目，除了成本，項目還會產生收入。通過銷售模塊和項目模塊的集成自動復制銷售訂單至項目收入計劃。同時將銷售開票計劃、開票金額等納入計劃中。在開票計劃中，詳細維護每次開票的日期，開票的百分比和金額，是否凍結和項目里程碑等信息。里程碑開票在業主項目中被廣泛采用。系統將根據項目進度的任何變化自動調整收入計劃。當相關的項目里程碑被確認時，系統可以自動將開票計劃中的某次開票下達。開票計劃還可以包括預收款，當然預收款只影響項目收付款而不影響收入。當預收款下達后，系統可以生成預收款請求，和發票一樣可以打印出來遞交給業主。隨后收到的預收款會指向相關的請求，并將它清帳賬。

5.結語

對于軌道交通檢修企業來說，要想獲得較高的競爭優勢，必須加強ERP系統的靈活運用，高度符合企業管理內在需求，不斷提高企業管理質量，借助ERP系統的靈活運用推動企業走向信息化、可持續化發展之路。