大數(shù)據(jù)背景下關(guān)于檔案管理的探討

路瑤

摘 要：當今時代是一個信息量爆炸的時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的橫空出世使信息科學往前邁進了一大步作為新興的信息科學技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為世界各國相互競爭的一項前沿技術(shù)。能否在數(shù)量十分龐大的信息大海里快速、準確地找到對自己有價值的信息是當今計算機科學界十分關(guān)鍵的問題。為了順應社會發(fā)展，檔案管理工作應該進行改革，改變傳統(tǒng)的管理方法，還要重視對管理理念的改變，在日常的工作中使用先進的信息技術(shù)進行檔案的管理，提高管理工作效率以及質(zhì)量，同時，也有利于降低管理人員的工作壓力，促進檔案管理工作向信息化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;探討

引言

計算機互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展為人們帶來了極大的便捷，面對大量增長的數(shù)據(jù)信息，如何對其進行整合處理，從而使其成為對人們而言更具有價值的信息，是當前所面臨的重點問題。檔案管理作為一項社會性公共服務工作，是現(xiàn)代化建設與發(fā)展過程中極為重要的組成部分，不僅與人們的生活和工作密切相關(guān)，也關(guān)乎著社會的和諧穩(wěn)定發(fā)展。檔案管理主要包括檔案數(shù)據(jù)的存儲與獲取利用，采集、搜索和儲存等各個環(huán)節(jié)都是非常關(guān)鍵的， 隨著社會不斷地進步與發(fā)展，每天都會新增大量的數(shù)據(jù)資料，也增加了工作人員的工作量。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，針對當前存在的檔案管理問題，要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，從而保障檔案管理工作高效有序進行，最大限度發(fā)揮檔案資源的作用和價值。

1大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作的影響

1.1信息技術(shù)的發(fā)展改變了檔案形成的方式

自計算機技術(shù)廣泛應用以來，人類社會經(jīng)歷了幾千年的文件材料記錄方式發(fā)生了根本性改變，從可直讀的文字、圖形、符號等到肉眼不可識讀的計算機代碼，從傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)、照片、實物等“實體檔案”到信息化載體的“電子文件”，文件的記錄方式和記錄載體發(fā)生了顛覆性變化。網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展，也促使電子文件從電腦單機走進網(wǎng)絡，文件的形成、審核、簽發(fā)、傳輸、辦理可以全部在網(wǎng)絡環(huán)境下完成。特別是近幾年，大數(shù)據(jù)、云計算、移動網(wǎng)絡、區(qū)塊鏈等技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，使政府部門積極推進網(wǎng)上政務服務，大量的政務活動記錄保存在云端的各類政務信息系統(tǒng)當中，更加方便利用和數(shù)據(jù)共享。這些活動記錄的形式多樣，早已不是傳統(tǒng)的文件特征，僅以數(shù)據(jù)的形式存在。可以說，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，已經(jīng)完全顛覆了傳統(tǒng)檔案的記錄和形成的方式[1]。

1.2檔案管理理念發(fā)生變化

計算機技術(shù)的普及使得各行各業(yè)也發(fā)生了巨大變化，越來越重視信息化建設，檔案文件的記錄方式及載體有了巨大的變化，大量的檔案文件資料都逐漸被電子形式所替代，各種格式也越來越多樣化，檔案管理也從以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體形式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案形式。長期以來的檔案管理理念和方式已經(jīng)不再適用于當前社會的發(fā)展需求。因此，必須要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，傳統(tǒng)載體形式，使得信息與載體是不可分離的，兩者也是統(tǒng)一的，因此，大部分情況下，都是對檔案載體的管理。但是電子檔案文件的特質(zhì)發(fā)生了巨大的變化，檔案信息與載體能夠分離，并且信息載體也可以進行轉(zhuǎn)換，因此，也更加注重檔案信息內(nèi)容的管理。信息技術(shù)和社會生產(chǎn)生活已經(jīng)融為一體，彼此之間相互作用、相互影響，越來越多的領域及生產(chǎn)活動逐漸應用到網(wǎng)絡計算機技術(shù)，從線下逐漸走向線上，現(xiàn)在的人們進行網(wǎng)絡社交，參與各項活動，通過網(wǎng)絡可以完成幾乎所有的日常活動，滿足所有的需求。在大數(shù)據(jù)背景下，必須要針對當前存在的問題，不斷地調(diào)整與優(yōu)化檔案管理方式，更新管理理念，積極采用先進的信息技術(shù)手段，不斷提升檔案管理水平及效率，同時，也能夠更加安全的保存檔案文件數(shù)據(jù)，最大程度上滿足大眾日益增長的檔案信息利用需求。

2檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案管理水平不高

當前檔案管理工作開展過程中，雖然相關(guān)部門有逐步完善檔案管理機制，但是大部分依然是傳統(tǒng)檔案或者是相對比較簡單的檔案文件管理，檔案文件的收集、整理及開發(fā)等一系列工作也都以傳統(tǒng)形式進行，缺乏大數(shù)據(jù)背景下的信息化檔案管理體系。尤其是經(jīng)濟水平相對落后的區(qū)域，檔案管理信息化建設程度不高，對于大數(shù)據(jù)、云計算和區(qū)塊鏈等新興技術(shù)而產(chǎn)生的政務活動，缺乏統(tǒng)一的檔案管理機制與方法。信息技術(shù)的高速發(fā)展為人們帶來了極大的便捷，人們可以通過多樣化的渠道獲取數(shù)據(jù)信息，傳統(tǒng)檔案管理形式也變得落后，檔案信息開發(fā)利用效率也不高。其次，各級單位、機關(guān)檔案數(shù)字化、信息化建設工作有待進一步加強，對于載體形式的轉(zhuǎn)換及利用方式，仍有待逐步完善，需要更新相關(guān)措施及方法，大量工作有待推進[2]。

2.2檔案管理方法有待創(chuàng)新

檔案管理的方法有待更新，面對新的發(fā)展，我們必須要采取有效的方式來針對性地進行解決，融入新的發(fā)展觀念，解決其中的問題，適應現(xiàn)在的工作需求，滿足人們不斷提升的愿望，在實際的發(fā)展中發(fā)揮更好的作用，根據(jù)現(xiàn)在市場發(fā)展的情況來進行相關(guān)的調(diào)整。

3大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的應對策略

3.1充分利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，提升檔案管理水平

檔案管理工作也必須要不斷地更新與優(yōu)化，積極順應時代發(fā)展潮流， 做到與時俱進，才能夠保障相關(guān)工作的高效有序開展。首先，應當逐步優(yōu)化傳統(tǒng)管理方式，不斷地開拓與創(chuàng)新，才能夠進一步推進檔案信息化建設與發(fā)展，提升檔案管理水平與整體工作質(zhì)量。全面落實檔案電子化、數(shù)字化建設戰(zhàn)略方向，可通過集中優(yōu)勢力量攻堅推進檔案館數(shù)字化建設。尤其是要對民生檔案資料進行收集整理，同時對其加以開放利用，對于民生檔案數(shù)據(jù)應當優(yōu)先接收與建檔，并優(yōu)先提供使用，惠及廣大群眾。檔案管理工作應當符合群眾的需求，是群眾了解國家政策方針的重要窗口，也是群眾與政府之間聯(lián)系的樞紐，要維護廣大群眾的合法權(quán)益。全面推進檔案信息化與現(xiàn)代化建設，在保障檔案文件信息安全的基礎上，滿足各級單位對于檔案資源的利用需求，最終實現(xiàn)檔案資源實時共享，更好地服務于廣大人民。

3.2建立健全檔案規(guī)范體系

要想在信息化時代使用信息技術(shù)做好檔案管理工作，健全的檔案規(guī)范體系是一切工作的基礎，能夠統(tǒng)一管理工作的各項標準。在傳統(tǒng)的管理工作中有很多缺陷，管理工作質(zhì)量較低，檔案管理工作的作用沒有得到充分發(fā)揮，現(xiàn)如今，檔案管理工作缺少統(tǒng)一標準，信息化技術(shù)的覆蓋不徹底，所以，我們必須要有一個健全的管理規(guī)范體系，提高檔案管理工作的質(zhì)量[3]。

3.3開展檔案技術(shù)培訓工作

為了提高文書檔案管理工作的有效性，解決文書檔案管理工作的現(xiàn)實問題，要積極組織開展由檔案管理人員為主體的檔案技術(shù)培訓升級工作， 在機構(gòu)內(nèi)部選拔樂于從事檔案管理工作的技術(shù)人才。例如，完善文書檔案人才引進交流機制，強調(diào)引進具有信息技術(shù)背景的檔案管理人員。積極開展文秘人員的檔案技術(shù)培訓工作，要求掌握檔案數(shù)字化操作方法，強調(diào)提高非專業(yè)檔案管理人員的檔案技術(shù)工作能力。

結(jié)語：現(xiàn)代化檔案管理工作必須要加強信息化與數(shù)字化建設，這也是當前檔案管理工作的核心重點。相關(guān)從業(yè)人員必須要逐漸打破傳統(tǒng)思維的枷鎖，做到與時俱進，不斷地創(chuàng)新開拓，從而不斷提升檔案管理整體水平，更好地適應現(xiàn)代化社會的發(fā)展，在最大程度上發(fā)揮檔案信息資源的作用和價值，從而更好地服務于社會經(jīng)濟發(fā)展，服務于廣大群眾。

參考文獻：

[1]李媛. 信息時代綜合檔案室數(shù)字化管理問題及對策[J]. 辦公室業(yè)務， 2021，（06）：111-112.

[2]鮑倩.城建檔案管理數(shù)字化建設的途徑探討[J].辦公室業(yè)務，2021，（06）：135- 136.

[3]蘭楠楠. 文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及策略分析[J]. 技術(shù)與市場，2021， 28（03）：165-166.