大數(shù)據(jù)背景下中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理信息化的實現(xiàn)路徑

趙吉鵬

（甘肅省甘南藏族自治州教師培訓(xùn)學(xué)校，甘肅 甘南藏族自治州 747000）

隨著大數(shù)據(jù)時代的降臨，對于中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理的信息化建設(shè)提出更為嚴格的要求，而對于大數(shù)據(jù)帶來的信息技術(shù)優(yōu)勢如何有效運用，將中專學(xué)校綜合檔案管理水平全面提升，已經(jīng)成為當(dāng)今中專學(xué)校持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展所面臨的突出問題。為了順應(yīng)時代發(fā)展潮流，保持自身發(fā)展，中專學(xué)校就需要對自身檔案管理思維進行全面拓展，加強對于專業(yè)人才的引進，最終有效實現(xiàn)中專學(xué)校綜合檔案管理水平的全面提升。

1 大數(shù)據(jù)背景下中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 有助于順應(yīng)時代發(fā)展需求

信息技術(shù)飛速發(fā)展，對于信息化建設(shè)國家一直給予其極大的關(guān)注，為確保信息化建設(shè)的全面發(fā)展提出了一系列創(chuàng)新改革方案，并且對于網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也在不斷加強，從而確保信息化建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。在這種全新的時代發(fā)展背景之下，中專學(xué)校必須要對綜合檔案標(biāo)準管理信息化建設(shè)所帶來的影響有一個清晰的認知，依據(jù)時代發(fā)展需求，全面推動中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理信息化的建設(shè)發(fā)展，并不斷加強對于綜合檔案管理信息化建設(shè)的各項資源的投入力度，最終確保中專學(xué)校綜合檔案管理實現(xiàn)標(biāo)準化與數(shù)字化的發(fā)展目標(biāo)，通過將各種紙質(zhì)與影像資料進行數(shù)據(jù)化的存檔，來為后續(xù)的教學(xué)與科研提供有效服務(wù)，推動中專學(xué)校的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

1.2 滿足學(xué)生長遠發(fā)展需求

學(xué)生管理、行政管理、教學(xué)管理與科研管理等諸多方面的信息資料都是中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理所包含的主要內(nèi)容。中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理通過信息化建設(shè)，能夠確保校內(nèi)外檔案資源實現(xiàn)有效的信息互通，進而將中專學(xué)校綜合檔案利用效率全面提升。除此之外，以學(xué)生有效發(fā)展的角度出發(fā)，中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)⑾嚓P(guān)的檔案信息資源有效上傳至網(wǎng)絡(luò)之中，而學(xué)生就可以依靠網(wǎng)絡(luò)途徑對自身所需的相關(guān)資料進行查詢、下載與利用。而以教師的教學(xué)角度出發(fā)，中專學(xué)校綜合檔案教學(xué)數(shù)據(jù)庫的有效創(chuàng)建，能夠?qū)⒏黝惤虒W(xué)資源進行整合，而教師就可以通過對數(shù)據(jù)庫教學(xué)資源的借鑒，將教學(xué)水平進一步的提升。最后以學(xué)生持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的角度出發(fā)，對于綜合檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在降低紙質(zhì)檔案所占用資源的同時，也在無形之中將學(xué)校的管理成本有效減低，并且對于信息化的建設(shè)，也能夠依靠檔案參數(shù)的對比，對學(xué)校發(fā)展進程進行全面深入的了解與分析，幫助中專學(xué)校對未來發(fā)展方向進行明確，為學(xué)校管理人員相關(guān)政策的制定提供重要的參考依據(jù)。

1.3 有助于中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理效率提升

中專學(xué)校綜合檔案包含了眾多具備重要價值的信息，而對于這些重要價值信息的綜合利用，已經(jīng)成為了當(dāng)前中專學(xué)校發(fā)展所面臨的主要問題。中專學(xué)校通過對綜合檔案標(biāo)準管理的信息化建設(shè)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有效轉(zhuǎn)化成為儲存更加方便的電子檔案，有效解決資源的占用問題，還實現(xiàn)了檔案標(biāo)準管理流程的進一步簡化，全面提升學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理，在降低學(xué)校檔案管理人員工作量的同時，也使得學(xué)校管理者、教師與學(xué)生能夠?qū)ψ陨戆l(fā)展所需資料進行有效的提取與利用，確保各項工作的有效開展。

2 大數(shù)據(jù)背景下中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理信息化建設(shè)所面臨的困境

2.1 信息化思想意識淡薄

現(xiàn)階段，中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得了階段性的進步，但是在實際運行過程中，其依然存在著一定的問題，嚴重地限制了中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)的有效發(fā)展。首要問題就是信息化思想意識淡薄，部分中專學(xué)校相關(guān)檔案管理人員并未對綜合檔案信息化建設(shè)的重要性有清晰的認知，只是片面地認為信息化建設(shè)就是在硬件層面的提升，對于信息化建設(shè)的最終目標(biāo)與實際的操作步驟和作用，并沒有進行全面且深入的了解，并主觀認為購置電腦與掃描設(shè)備，將所有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息之后進行存檔，就算是完成了信息化建設(shè)的任務(wù)，對于中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)的本質(zhì)、價值與作用并未進行全面深入的分析了解。除此之外，部分中專學(xué)校管理人員對于綜合檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足，所以也未能給予其足夠的支持，最終造成綜合檔案管理信息化建設(shè)的進程受到嚴重限制。

2.2 數(shù)據(jù)存儲技術(shù)落后

現(xiàn)階段中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理信息化建設(shè)過程中，綜合檔案信息化管理還是存在著諸多的問題，由于發(fā)展時間尚短，重視不足，所以就導(dǎo)致各種軟硬件配套設(shè)施的欠缺，這也就導(dǎo)致中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)，難以有效適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的處理要求。此外，對于數(shù)字化開發(fā)與運行方面的高新人才也十分稀缺，這就造成數(shù)據(jù)存儲技術(shù)落后。與此同時，部分中專學(xué)校也并未對相應(yīng)的信息化管理制度進行有效制定，如此一來就導(dǎo)致在空間與時間上信息資源無法相匹配。這就導(dǎo)致信息化管理水平不能得到有效的提升。

2.3 缺乏統(tǒng)一的共享平臺

中專學(xué)校綜合檔案管理包含學(xué)校內(nèi)部所有職能部門，學(xué)校在穩(wěn)定發(fā)展過程中所形成的檔案、教師在教學(xué)過程中所形成的教學(xué)檔案、科研部門的研究檔案等都是綜合檔案標(biāo)準管理所包含的內(nèi)容，并且這些檔案會隨著時間的推移在不斷增加。雖然部分中專學(xué)校已經(jīng)創(chuàng)建了相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，但是在實際運行過程中，學(xué)校內(nèi)部各部門并未給予有效的配合，并且共享平臺也未形成統(tǒng)一的標(biāo)準，最終造成中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展無法有效提升。

3 基于大數(shù)據(jù)的中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理信息化建設(shè)路徑

3.1 樹立大數(shù)據(jù)管理意識，實現(xiàn)思維轉(zhuǎn)變

在大數(shù)據(jù)時代背景之下，中專學(xué)校需要給予綜合檔案標(biāo)準管理信息化建設(shè)足夠的重視，并對數(shù)據(jù)管理意識有效確立，對自身思維方式進行科學(xué)合理的轉(zhuǎn)變，依靠互聯(lián)網(wǎng)思維來充分引導(dǎo)中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，中專學(xué)校還需加強對于綜合檔案標(biāo)準管理信息化建設(shè)的資金投入與政策支持，推動綜合檔案標(biāo)準管理信息化技術(shù)研發(fā)力度，并對更加科學(xué)完善的綜合檔案標(biāo)準管理信息化進行制定，將現(xiàn)有的綜合檔案管理平臺優(yōu)化完善，最終確保中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理信息化建設(shè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。為了全面完成這一重要發(fā)展目標(biāo)，就需要通過以下舉措來有效完成。首先要樹立大數(shù)據(jù)管理意識，對自身固有思維進行轉(zhuǎn)變，中專學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要給予檔案管理工作足夠的重視，轉(zhuǎn)變自身思維，對大數(shù)據(jù)所帶來的影響有一個清晰的認知。全面增強互聯(lián)網(wǎng)思維，對現(xiàn)有的中專學(xué)校綜合檔案管理思維進行有效轉(zhuǎn)變，從而創(chuàng)建與大數(shù)據(jù)時代發(fā)展相契合的管理模式，依靠對大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理運用，實現(xiàn)檔案管理中收集、整理與歸檔等各主要環(huán)節(jié)的優(yōu)化創(chuàng)新。此外，中專學(xué)校管理人員需要充分了解綜合檔案信息化建設(shè)所帶來的重要意義，并在學(xué)校工作日程之中，將綜合檔案信息化建設(shè)納入其中。

3.2 檔案人員樹立信息化意識

中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)工作需要大數(shù)據(jù)與云計算技術(shù)的有效支撐，通過龐大的信息系統(tǒng)才能夠有效將各種紙質(zhì)檔案完成最終的數(shù)字化處理與存儲，有效確保紙質(zhì)檔案管理平穩(wěn)過渡到信息化檔案管理。除此之外，需要明確的是綜合檔案管理人員是中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)的核心主體，樹立信息化意識，才能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)信息技術(shù)進行有效學(xué)習(xí)，進而提升自身的信息技術(shù)應(yīng)用能力與水平，最終全方位地投入到綜合檔案管理信息化建設(shè)之中，并依據(jù)中專學(xué)校實際發(fā)展需求，將相關(guān)檔案信息系統(tǒng)進行全面的優(yōu)化完善，確保綜合檔案管理效率穩(wěn)步提升。

3.3 對檔案信息化體系進行建設(shè)

作為一項系統(tǒng)性工程，對于中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理信息化建設(shè)現(xiàn)在仍處于一個不斷探尋摸索的階段。為了尋求更好的發(fā)展，就需要以中專學(xué)校的實際需求出發(fā)，創(chuàng)建更加科學(xué)完善的檔案信息化管理體系，并將相關(guān)技術(shù)標(biāo)準進行完善，以此將檔案信息化建設(shè)水平全面提升。除此之外，還需加強對于硬件基礎(chǔ)設(shè)施的有效建設(shè)，作為綜合檔案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，基礎(chǔ)設(shè)施包含軟件設(shè)施、硬件設(shè)施與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等。為此，就需要中專學(xué)校要對其加強資金的投入，購進全新的基礎(chǔ)設(shè)備，如計算機、打印機與掃描儀等，從而為綜合檔案標(biāo)準管理信息化建設(shè)提供重要的保障。作為綜合檔案標(biāo)準管理信息化高效管理的重要依據(jù)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也是十分重要的，將各種信息資源依托網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器與計算機進行有效的連接，最終創(chuàng)建全新的檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并以此將傳統(tǒng)檔案管理的不足進行彌補，將綜合檔案的使用價值大大提升。除此之外，還需對綜合檔案信息平臺進行創(chuàng)設(shè)，中專學(xué)校對于綜合檔案標(biāo)準管理信息化建設(shè)的本質(zhì)目標(biāo)就是為了對檔案資源進行科學(xué)合理的運用，為此中專學(xué)校還需對共享平臺進行建設(shè)，確保對于相關(guān)檔案資源的有效收集、上傳、整理與開發(fā)，將檔案資源的利用效率全面提升。

3.4 創(chuàng)建電子檔案管理數(shù)據(jù)庫

電子檔案管理數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。為了完成這一重要建設(shè)要求，中專學(xué)校就需要依據(jù)自身發(fā)展的實際需求，對第三方專業(yè)機構(gòu)進行引入，以此來創(chuàng)建與自身發(fā)展相契合的綜合檔案管理數(shù)據(jù)庫，為綜合檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)提供重要的開發(fā)與存儲條件。除此之外，對于電子檔案管理數(shù)據(jù)庫的有效建設(shè)，能夠確保綜合檔案管理人員進行有效的后臺管理，并依靠對于云計算與大數(shù)據(jù)的運用，將檔案管理效率全面提升。值得注意的是，數(shù)據(jù)庫進行搭建過程中，需要對信息的安全性給予足夠的重視，需要對管理權(quán)限進行設(shè)置，并將數(shù)據(jù)庫準入門檻適當(dāng)提升，以此來有效避免無關(guān)人員隨意進入后臺。最后就需要將檔案信息的檢索與跟蹤系統(tǒng)進行優(yōu)化，將工作效率有效提升，確保廣大師生能夠?qū)?shù)據(jù)庫檔案信息資源進行更加充分的利用。

3.5 規(guī)范學(xué)校綜合檔案標(biāo)準信息管理，實現(xiàn)動態(tài)化發(fā)展

提升中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)效率與質(zhì)量，需要加強優(yōu)秀人才隊伍的培養(yǎng)。首先，要定期組織培訓(xùn)，以此來將檔案管理人員的分析、檢索與篩選等必備計算機技能進行掌握，使其在之后的工作中能夠快速有效分類歸檔各種審計檔案。最后，中專學(xué)校還需要加強對于檔案管理人員的思想教育工作，將其思想政治站位不斷提升，使其能夠勇于承擔(dān)自身的責(zé)任與義務(wù)，并將主觀能動性全面激發(fā)，最終保證綜合檔案管理工作能夠高效率與高質(zhì)量地完成。在教育部門與檔案部門的正確引導(dǎo)下，中專學(xué)校需要將現(xiàn)有的綜合檔案管理制度進行完善，對綜合檔案管理標(biāo)準進行明確，并確保中專學(xué)校綜合檔案管理崗位權(quán)限有效落實，制定綜合檔案管理人員的管理與監(jiān)督制度，確保中專學(xué)校綜合檔案管理的有序運行。

3.6 檔案資源動態(tài)化、平臺化管理

動態(tài)化發(fā)展應(yīng)該作為中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理信息化建設(shè)的基本原則，尤其是在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，中專學(xué)校需要緊跟時代發(fā)展需求，對于自身的綜合檔案管理、檔案開發(fā)與社會化服務(wù)等相關(guān)內(nèi)容，進行綜合且全面的研究與判斷，對于與當(dāng)前綜合檔案管理需求相違背的規(guī)章制度進行科學(xué)合理的調(diào)整，如此才能夠?qū)⒕C合檔案管理的針對性全面提升。并且通過對綜合檔案資源的動態(tài)化與平臺化管理，也能夠?qū)⒅袑W(xué)校檔案管理人員的工作量有效降低，通過對檔案管理步驟的有效縮減，將綜合檔案管理的效率全面提升。

4 結(jié)束語

中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準管理信息化建設(shè)是一項十分重要的基礎(chǔ)性工作，也是中專學(xué)校持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要組成部分。但是在實際的運行過程中，中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)工作還是存在著諸多的問題。為了能夠更好地發(fā)揮綜合檔案信息化管理的功能價值，保證其能夠高質(zhì)量地完成服務(wù)工作，就需要通過科學(xué)有效的對策對問題進行解決。通關(guān)轉(zhuǎn)變發(fā)展思想、樹立信息化意識、創(chuàng)建電子檔案管理數(shù)據(jù)庫等有效措施，最終全面提升綜合檔案信息化管理工作的科學(xué)性、完整性與規(guī)范性。