辦公自動化系統在高校中的推廣與應用探討

□孫海玲

社會經濟結構的調整下，對社會應用型人才、綜合型人才的供給提出更高需求。從高校教育事業來講，其是承接社會人才供給的重要載體，伴隨著教育體制的改革，教育目標以及各類教育任務呈現出多元化特點，傳統的教育管理模式以及辦公機制，難以滿足新時代下教育事業的發展需求。辦公自動化系統的建設及應用，可為高校教育工作開展提供信息存儲路徑，以及通過數據指標的設定，增強信息處理能力，為后續教育管理工作的落實提供數據支撐。高校教育管理實現辦公自動化推進的過程中，可將原有的機械式辦公體系逐漸轉變為效率型、集群型相結合的管理格局，以此來提升高校信息處理能力。本文則是針對辦公自動化系統在高校中的推廣與應用進行探討，僅供參考。

一、高校中推廣辦公自動化系統的意義

辦公自動化系統的建設可依據網絡功能、存儲功能等對數據信息進行一次采集、二次存儲與加工，保證通過內部數據模型的數字化整合功能，為系統承接載體提供決策信息。在辦公自動化的實現下，可有效將數字服務進行多元化拓展，進而提高事務處理能力。對于高校教育工作來講，學生檔案信息教育管理事務、教學工作開展等產生的大數據，將加大固有信息系統的運行壓力，而通過辦公自動化系統的實現，則可有效將數據信息管理模式轉變為扁平化管理結構，通過數據頂層與數據底層之間的有效聯動，增強信息的彈性，進而為相關業務的拓展提供基礎保障。

此外，辦公自動化系統在高校教育管理中進行應用及推廣時，可充分發揮出數據信息的決策功能，為教育管理行政管理提供科學性的數據支撐，以避免行政管理與教育管理中產生因數據信息不對稱而造成的教育管理錯位問題。在綜合化辦公系統的實現下，也可有效簡化教育管理事務的運行流程，通過數字化體系的支持，真正令各項事務可在系統平臺內進行高效率處理，且系統平臺所具備的數據追蹤功能，可進一步將數據信息進行權責化界定，這樣便可有效對相關教育管理任務的建設及落實起到約束效果。

二、高校辦公自動化系統實施中存在的問題

(一)系統功能與實際應用存在權重失衡問題。辦公自動化系統在高校教育管理中起到的價值不言而喻，其通過數據信息整合功能，可進一步對相關數據化業務提供解決平臺，以實現信息管理功能與教育管理工作之間的精準對接。然而，從辦公自動化系統的實際應用形式來看，大部分高校在普及辦公自動化系統時，過于注重其功能性，這就間接削弱辦公自動化系統與其他管理職能之間的聯動效果。例如高效管理部門與技術部門在應用辦公自動化系統時，受到兩者之間的職能差異問題，在使用過程中，如果兩個部門之間呈現出各自為政的工作屬性，則必然導致辦公自動化系統所產生的技術屬性與實際應用存在缺位現象，進而喪失的部分使用功能，降低辦公自動化系統的實際應用價值。

(二)人員專業能力難以支撐辦公自動化系統的多功能運行需求。從技術角度來講，辦公自動化系統的組成具有復雜特點，其在具體應用過程中所呈現出的信息功能具有較大差異性，這就需要操作此類系統的人員具有相應的專業技能，確保各類技術在運行過程中可精準地按照指令完成相關操作。然而，從大多數高校辦公自動化的實現進程來看，專門負責系統操作以及檢測維修的人員配比度不足，一旦辦公自動化系統出現問題時，學校需要對外單獨招聘網絡中心維護人員進行兼職處理。當操作人員的專業技能與系統功能呈現出不配比的情況，將削弱辦公自動化系統的使用效能。此外，在辦公自動化系統推廣過程中，盡管高校已經設定相對應的規范類服務，但部分工作人員并未認識到辦公系統自動化對自身崗位工作所呈現出的重要性，這就出現工作表面化、工作形式化的特點，導致推廣工作與相關建設工作存在不對接的問題。高校辦公自動化系統的泛性實現屬于持續推進過程，當操作人員專業意識并沒有從原有的辦公系統中轉變出來時，其資身操作能力將呈現出一定的技術滯后現象。而對于辦公自動化系統而言，其內部多元性功能將即時響應信息指令，如果工作人員對系統進行誤操作，必然造成整類工作程序呈現出無序現象，間接降低整體辦事質量。

(三)辦公自動化系統存在的問題。辦公自動化系統是一個固定型產品，其通過內部模塊化構件的組裝，保證系統在功能實現時具有一定的規范性特點。但此類辦公自動化系統在功能設定時偏向于企業數據管理，盡管部分功能具有一定的拓展性及可更改性，但在高校教育管理中應用時，其仍存在功能實現與預期目標設定不對接的問題，這就造成數據在傳輸過程中無法精準落實到職能部門中，令數據信息在傳輸過程中呈現出不同步問題，甚至部分數據參數的計算與整合需要進行人工修改，在一定程度上加大工作人員的壓力。

三、高校辦公自動化系統的建設策略

(一)加大崗位人員專業素質的培訓力度。辦公自動化系統可有效增強高校教育管理效率及質量，但在其功能實現過程中，受限于人員技能操作問題將部分功能無法實現其應有的價值。對此，為進一步增強辦公自動化系統的應用質量，必須加大工作人員的培訓力度，保證人員在操作過程中可依據不同功能的界定，發揮出其在相關職能部門中應有的效用。與此同時，可針對辦公自動化系統的實現類別，對不同操作人員進行權限設定，這樣便可有效保證人員在具體操作過程中不會產生越權的現象。同時，在逐步了解辦公自動化系統的功能時，可以進一步通過信息整合，對自身工作職能進行精確定位，以此來提高人員與系統之間的對接性，提高辦公自動化系統在教育管理中的價值。在操作人員進行培訓時，應充分結合教育管理人員的職能效用，界定出不同培訓形式，以模塊類、程序類的培訓機制，對工作人員進行專業技能的教導，令工作人員具備實際操作能力，進而為高校辦公自動化的推廣提供基礎保障。

(二)軟件安全問題的建設策略。辦公自動化系統屬于計算機軟件，其在聯網過程中時，依據網絡傳輸結構對相關信息進行云端存儲，以此來提高數據處理能力。隨著網絡結構的優化調整，辦公自動化軟件也面臨著升級問題，此過程則需要人員具備專業能力，可正確操縱系統后臺對軟件進行升級處理，以有效規避升級過程中產生的數據丟失、系統故障等問題。此外，辦公自動化系統在實現數據存儲時，必須充分利用云端存儲環境，對數據本體進行備份存儲，同時應針對數據信息的安全等級設定相應的權限管理，以保證當承接辦公自動化軟件系統運行的物理服務器受到損壞時，可及時在云端環境中進行云存儲資源調用，查證出相對應的數據，強化信息管理的安全性。

四、辦公自動化系統在高校中推廣的方法

(一)建構推廣框架。辦公自動化系統在推廣過程中必須建構出一定的推廣框架，然后以相關帶頭人為導向，對辦公自動化系統的實際應用性能進行肯定，然后以頂層中層底層的理念傳輸，進一步提高辦公自動化系統在高校教育管理中的影響力。一是承接高校教育管理的負責人，應對辦公自動化系統進行應用，此過程中通過系統功能性的實現，了解到此類系統與教育管理工作之間的關聯性。當管理人員可通過自動化系統對各項功能進行認同，了解到辦公自動化系統在高校教育管理中所起到的實際價值，則可進一步為后續系統軟件的推廣提供基礎保障。二是優化處理內容軟件功能。辦公自動化系統需對內部軟件功能進行實時優化處理，當校內基本實現辦公自動化體系的建設時，則應以全體人員在應用過程中呈現出的問題為切入點，了解到教職人員的操作訴求，然后對自身軟件功能進行更新處理，這樣便可進一步強化教職人員對軟件的認可度。

(二)建立智能手機終端。辦公系統軟件可建立智能手機的終端，APP應用通過數據互聯互通，令教職人員可在線上完成實時辦公，這樣便可有效突破傳統校園空間與工作時間的局限，進一步提高教育管理質量。

(三)遵循由淺及深的遞進原則。辦公自動化系統的推廣應遵循由淺及深的遞進原則，整個自動化體系的實現必須對高校教育管理起到逐層功能加深的效用，例如在對沒有辦公自動化系統的高校來講，則必須先以基礎功能實現為主，通過簡單工作令學校教育管理人員對軟件產生認可行為，然后再接下來教育管理工作開展過程中，將軟件本身所具備的多元功能。逐步滲透到教育管理中可通過軟件在日常使用過程中出現的問題為切入點，做成詳細資料下發到軟件平臺操作人員手中以模塊化建設，對不同職能進行有效分工，崗位教職人員在潛意識中對此類軟件的應用產生認同感，以此來提高辦公自動化系統的推廣效用。

五、高校使用辦公自動化系統后的工作轉變

從現有的辦公自動化系統，在高校教育管理中的實現程度來看，其對教育管理工作轉型發展具有較高的促進效用。

(一)可有效提高教育管理工作效率。例如通過辦公自動化系統實時信息傳輸功能，可提高相關部門的響應效率，將任務頂層直接下發到基層，以減少傳統辦公的信息傳輸時間，這樣可有效提升數據處理效率，進一步降低教育管理成本。

(二)辦公自動化系統的實現，令教育管理工作開展具有一定的規范性特征。例如通過系統內相關參數指標的界定，可有效將數據信息與工作人員的操作行為進行捆綁，一旦某一類信息指令下達或者是相關教育任務操作呈現出一定的錯誤現象時，則可通過系統對此類信息進行全過程跟蹤，以及時找到相關教育任務的負責人。其可有效對關聯型部門的職能交叉現象進行分化處理，明確責任義務，提高教育管理的規范性。

六、結語

綜上所述，辦公自動化系統在高校教育管理體系中的應用，可進一步提高信息整合及處理效率，強化數據信息與相關教育事務之間的關聯性。為此，辦公自動化系統在高校中的應用與推廣必須結合技術發展屬性、教育管理態勢等，積極推動自動化教育辦公的實現，以節約教育資源，提高高校教育轉型效率。