醫院評審與檔案的標準化管理

趙洪波，孫志強

（1.青州市婦幼保健院，山東 濰坊 262500；2.濰坊市益都中心醫院，山東 濰坊 262500）

1 醫院評審概述

醫院評審是國際上近幾年來非常流行的一種評估醫院質量的體系制度，在國際上，將這種質量評估體系稱為“醫療機構評審”。

醫院評審，主要指的是醫院按照相關的規定要求，根據醫療衛生機構的標準以及醫院評審工作的具體標準，展開自我內部評價，不斷地優化改進醫院日常的各項工作內容，并且接受上級衛生管理部門對醫院規劃級別功能任務完成的狀況展開對應的評價，以此來明確醫院的等級的一個過程。

根據相關辦法規定，評審結果范圍有三種：甲等、乙等、不合格。一般來說是由省級衛生行政管理部門，發給醫院統一格式的等級證書，或者是標識。衛生行政管理部門也需要根據評審結果對不合格的醫院下達相應的整改通知書，一般來說，收到通知書都會有至少3個月，至多半年的整改周期。醫院需要在整改周期滿三個工作日內，向衛生行政管理部門申請再一次展開評審。如果說評審依然不合格，那么就根據具體的情況，調低醫院的級別或者是直接撤銷醫院的級別。如果說在評審的過程中，發現醫院曾有違法違紀、浪費醫療資源等行為，需要立即停止評審工作，并且直接做出不合格的結論。相應的醫院的行政負責人，也需要接受一定的行政或者紀律處分。一般來說，評審工作會采用多元化的方式來展開。在周期性的評選過程中，除了需要將材料與現場評審結合在一起，還需要根據電子病歷、醫院信息系統作為前提和基礎，充分反映出醫院的醫療質量以及服務質量，還有運行的效率，對這些相關的信息數據進行全方位的綜合分析，更加客觀、精準地反映出醫院目前的運行狀況，確保整個評審過程的科學性和精準性。

2 醫院檔案的標準化管理概述

近些年來，社會經濟的進一步發展，推動了現代信息科學技術的不斷更新、進步，現代化信息技術比較方便、快捷、高效、精確的優勢，直接影響著醫院的檔案管理工作，不僅給檔案管理工作帶來了非常大的機遇，同樣也使得傳統的檔案工作面臨著以前從沒有過的挑戰，所以從這個角度來說，醫院需要強化檔案管理的標準化建設，讓整個檔案信息資源的作用與效果能充分發揮出來。這對于規范和建立健全整個醫院檔案管理工作而言，具有非常重要的現實意義。

2.1 醫院檔案管理標準化的具體內容

醫院檔案管理的標準化，是將醫院的醫療服務，科研教學管理標準化、規范化有機組合在一起，是檔案管理標準化的一個小的系統，主要包括了檔案管理的標準和具體工作的標準。這兩部分管理方面的標準，主要是以特定的程序和方式所頒布的統一的規律和要求，主要包括各種檔案文件材料的歸檔，以及歸檔的具體要求、保管期限、資料質量標準、檔案建立標準等等，所以說標準在相應的條件下和一定的時間段，同樣會保持高度的統一工作標準，主要包括醫院檔案管理部門，還有每一個職能單位以及工作人員的標準。與此同時，還包括了對檔案內容的要求和程序的標準，以及檔案工作網絡化建設的要求。

通過很多實踐活動顯示，檔案標準化管理能夠使醫院的檔案工作步入一個標準化的階段，將醫院的檔案管理事業與現代化社會科技進步融合在一起，不斷地推動醫院檔案工作管理的科學化。

2.2 醫院檔案的標準化管理現狀

現如今，醫院在檔案管理的標準化建設中，存在以下幾方面的問題：

首先，整個標準化的建設水平較低，檔案資料管理數據庫的建設比較落后，國內的醫院檔案標準化建設，相對于其他國家來說，起步是比較晚的，整體技術水平也比較低，由于體系制度建設不夠優化完善，所以導致醫院整體的思想理念比較落后，現如今雖然說已經研發出來了很多的檔案系統，但是這些系統的應用軟件功能較為單一，數據儲存不夠完整，導致很多檔案沒有共享效果，雖然說很多醫院檔案管理部門在發展的過程中，都建立了規模不等的數據庫，但是由于整體上缺乏一定的標準化，整體的類型較為單一，所以沒有辦法進行規范化的控制。再加之絕大多數的檔案資料數據庫，更是無法滿足醫患的實際需求，所以這就需要醫院的管理部門和檔案管理工作人員共同努力，盡快制定出一套完整的規劃標準，保證在發展的過程中有參考的依據。

其次，缺乏統一的信息化協調組織。現如今，因為受到醫院管理體制和運行體系的影響，醫院內部的檔案管理工作不夠統一。雖然說，絕大多數的醫院檔案管理部門都已經意識到了資源信息共享的重要性，但是還是缺乏檔案管理部門和其他各個科室以及職能部門之間的聯系，而且政府也沒有一個統一的組織來協調，所以說這方面還存在一定的問題。

最后，檔案管理團隊人員的綜合素質較低，內部職責劃分結構不夠合理。在醫院檔案的標準化管理建設過程中，不僅需要有懂得檔案管理的人才，還需要有計算機人才、網絡技術人才。現如今，醫院檔案管理工作部門的人員團隊綜合素質較低，而且在學術研究方面，缺少一定的能力，無法適應計算機的工作應用，這也限制了醫院檔案事業的進一步發展。

2.3 醫院評審與檔案的標準化管理分析

（1）挖掘檔案管理資源能夠為醫院的評審工作提供堅實的依據。根據醫院評審相關規定要求，要想查詢三年內可以進一步反映出醫院整體管理能力，以及服務資料的檔案信息資料，圍繞著醫院評審工作的核心內容，首先需要院級領導和科室領導，將絕大多數的精力都用于整個醫院的管理和科室內部的管理工作，將所有的醫療資源更加有效地協調、應用在一起，不斷地推動醫院管理的科學化進程。評審工作展開的目的就是要進一步通過評審，來推動醫院管理標準化的進程，而不是為了評審去準備評審。如果說評審工作結束了，那么規范行為也結束了，四年之后再來評審，那么又再繼續“補課”，這就違背了醫院評審展開的初衷。醫院檔案管理工作是評價醫院運營的基礎依據，需要充分發揮檔案的各項資源，為醫院各個部門的職能活動更好地服務，發揮檔案工作的記錄作用。檔案資源是日常豐富的工作，實踐中積累而來的。評審的資料，也離不開這個積累的過程，所以說一定要重視原始資料的收集和記錄，一定要將醫院平時的各項指標所涉及到的檔案信息全部收集齊全，并且科學地對其進行分類、整理、應用。

醫院評審的各項指標涉及到醫院內部管理工作的各方面，除了有行政管理方面，還有醫療質量管理、護理管理、后勤管理、財務管理等等，包括了醫療衛生安全重大事件、職業執法、重點專科、醫護人員的配備比例、科學研究成果、手術等級、收費等各個項目，所以從這個角度來說，醫院內部的各個科室一定要按照具體的指標、要求來配合評審專家提供相應的檔案資料，比如說：檔案部門要提供醫療職業許可執照注冊登記以及辦公會議記錄、值班記錄、排班表、查房記錄、檢查制度體系、病人滿意度等調查資料、院級領導的日程記錄、目標管理責任書、會議記錄、醫院的發展規劃、獎金的分配方法等所有的相關資料。除此之外，還需要有醫院的編制資料、醫院工作人員的花名冊、醫師的執業證書，作風的建設狀況，勞動合同等等。醫療資料方面需要提供如科研檔案、業務報表、病床使用狀況、手術等級、新技術檔案、病歷歸檔、護理病歷、備案管理、質量監控小組狀況、手術搶救記錄、技術檔案、設備維修運行分析報告、健康教育宣傳活動資料、藥品采購等。

（2）規范檔案的標準化管理建設，更好地收集醫院評審所需要的各項材料。首先，建立健全檔案工作管理體系制度，各部門負責人需要做好評審資料的收集整理應用，這才是確保評審工作能夠達到標準的關鍵所在，為了能夠進一步保障醫院評審工作順利進行，在內部更好地協調評審各方面的工作，醫院需要建立健全相應的工作制度體系，成立評審領導小組成員，由各個職能部門的負責人及醫院的黨組織、行政領導構成，參與負責所有材料的收集、整理、利用等各項工作，除了要保證評審指標涉及到的內容是完整的統一的，也需要能夠確保檔案的作用能夠在平常工作中充分發揮出來。

其次，將監督和管理同步化進行，不斷地規范標準。為了能夠確保檔案資料的規范化、標準化。檔案管理部門應該按照相關的責任要求，將所有的管理內容分解到每一個職能科室中，建立健全檔案管理體系制度，還有業務規范以及技術標準，強化醫院評審材料的收集管理，不僅要明確收集資料的范圍，還需要全方位參照臨床工作的實際狀況和各方面的管理信息，在檢查和督導管理中及時發現問題。除此之外，需要定期收集醫療技術的相關檔案，以及科研項目的資料。一般來說，這些檔案資料規模比較大，分布比較廣，所以說檔案管理人員需要和醫院的科學研究人員高度配合，嚴格履行自身的職責，將這兩樣工作緊密結合在一起，將技術文件的歸檔體系直接納入到技術管理的制度中，將科研計劃與科技文件歸檔。在收集資料的過程中，一定要確保資料的完整性。領導小組需要對資料的完整性進行監督指導，嚴格把關，平時所采購的醫療儀器設備以及物品的說明書檔案，一定要保證這些資料的完整，更好地為醫院的各項管理工作而服務。

最后，保證檔案資料的質量，做好開發利用工作。按照相關的實施辦法，一般情況下醫院的評審工作展開的過程中，所需要的材料部分，分別是醫院的管理，醫療、質量管理、醫療安全、醫療服務、績效管理、科學研究技術水平。從這個角度來說，領導小組的工作人員一定要及時提供給評審工作展開所需要的全部資料，并且嚴格按照標準對其進行分類，從文件資料制作的開始，就一定要按照檔案管理工作的具體要求，確保檔案的質量以及內容的完整性，資料在形成紙質稿的過程中，要統一要求采用標準的A4紙，所有的字體也必須要統一，確保檔案資料的系統性、完整性和真實性。

（3）充分意識到檔案工作在醫院評審以及各項管理中的主要作用。醫院評審主要是為醫院整體的管理水準，還有醫療質量以及服務水準的整體功能的一次總體的檢驗，也是對醫院檔案工作的全方位檢查，在迎接醫院評審的過程中，醫務人員一定要意識到檔案工作在整個醫院各項管理工作中的重要意義。無論是病歷檔案還是科研檔案，或者是設備檔案，都一定要將其作為重要的部分進行收集、整理、應用，確保檔案管理資料的完整性和統一性。

3 結束語

總的來說，時代的進步、社會經濟的發展，推動了國內醫療衛生事業的不斷發展，醫療水平也有了一定程度的提升，醫院的檔案工作也逐漸邁向了標準化和信息化，只有全體醫護人員都能夠明確檔案工作對于醫院評審工作的重要性，才能夠意識到檔案資源在醫院各項管理中的重要作用，無論是從思想還是理念、行動上，都需要重視檔案管理，只有這樣，才能夠提升醫院檔案管理的水準，才能夠推動醫院的持續發展。