從一則案例看出口訂單執行前后的風險防范

蔡午萍

（廣東創新科技職業學院，廣東 東莞 523960）

加入WTO（世界貿易組織）以來，中國參與了世界自由貿易的進程，對外貿易發展迅速。2020年，中國正式簽署了Regional Comprehensive Economic Partnership（《區域全面經濟伙伴關系協定》），揭開了世界經濟新秩序的序幕。這是一個經濟總量和貿易總量占全球30%的最大自貿區，極大地促進了成員國之間商品和技術等的自由流通，推動中國進入了對外經濟發展新階段。在中國，占企業總數的90%以上的中小型企業，為了拓展業務，越來越多地進入國際市場，由于從業人員的經營管理水平和業務能力有限，對出口訂單條款不重視，且在執行過程中沒有跟進，產生投訴后處理方式不對，引發了一些不必要的風險，乃至損失。

一、案例簡介

2021年3月，東莞某小五金出口公司外貿業務員小徐經過了一個多月的交易磋商，終于與新加坡某進口商達成一筆鋁制墊圈（Aluminum Washer）的出口訂單，直徑為48.2mm。鑒于金額不大，確定付款方式為后T/T。新加坡進口商提供圖紙，小徐在自家工廠下達生產訂單，由于工廠經營了二十幾年，產品質量可以控制，因此沒有過多跟進。產品屬于小五金，重量較輕，按照生產車間的出倉時間，直接采用國際快遞方式寄送貨物。

新加坡某進口商收到貨物后，致電外貿業務員小徐，技術有問題，質量不過關，無法使用，要求取消訂單。小徐查詢賬戶，相關剩余款項至此仍未入賬，于是質疑客戶故意對質量問題說三道四逃避付款；客戶則懷疑原材料是否有假，造成雙方溝通一度陷入僵局。

因為小徐認為工廠機器都是精密儀器，機器生產都是按照系統參數設定，不應該出現誤差。由于發貨時，工廠并沒有留存發貨樣品，無法后續核實，只有等待對方提供證據。而后對方展示圖片測量結果，對方使用千分尺測量直徑為48.18mm；而工廠出貨前質檢使用量規測量，測為48.2mm，符合要求。經過多方排查，問題出在增加啞光處理（客戶后續要求）；工廠在后期處理亞光效果掛點時拉扯產品，導致產品變形，出現誤差。

東莞小五金出口公司老板認為工廠有誤，考慮國際業務剛剛拓展，影響信譽和排名，而客戶又不愿意寄回產品，因為寄回的運費較貴。最終東莞小五金出口公司決定棄貨，重新生產發貨，損失3000美元。

二、案例分析

（一）訂單執行前忽視質量條款的準確性

此案例下，與新加坡進口商為第一次合作，交易的產品為精密小五金配件。查閱之前的即時通信往來，東莞小五金公司以新加坡進口商提供的圖紙為依據生產表示質量沒有問題。但是遺憾的是，未提及精確的單位和約定測量工具，片面地以國內慣用單位和測量工具為準，造成了產品質量的風險。交貨時，雙方使用的測量工具不一致，精密度產生了差異。工廠質檢時采用國內通用的量規測量，符合交貨要求；而新加坡進口商采用了千分尺測量，產生誤差0.02mm，不符合交貨要求。

（二）訂單執行前忽視打樣和留樣的必要性

在實際業務中，由于制作工藝不同，假如無法確定生產的商品是否符合圖紙規范時，可以結合使用以實物表示中的憑樣品成交。對于進口商只提供圖紙的，出貨前，最好按照圖紙，結合自身生產技術和制造時間，制作樣品，提前寄送對方確認。對于確認樣品應該要妥善保存，維持品質不受破壞，必要時可交公證機構封存。東莞某小五金出口公司明知新產品定制，對自己產品質量過分自信，外貿業務員和外貿跟單員在訂單生產過程中，均沒有與生產技工充分溝通，更沒有考慮后期的啞光處理可能造成產品精密度有誤。作為慣例，新加坡進口商所下訂單的產品屬于第一次定制，批量生產前沒有打樣。生產完畢后，也沒有留存樣品。因此對方投訴時也無法核實，只能聽信對方的一面之詞，毫無疑問看出東莞小五金出口公司的員工業務能力有限，甚至給進口商造成不專業的印象。

（三）訂單執行后確認到賬的及時性

此案例下，東莞某小五金出口公司在發貨后未及時確認對方剩余貨款是否到賬，認為阿里巴巴的信保單安全，輕易地將貨物寄送出去。殊不知，一旦進口商以質量不符合，取消訂單，一樣要面對錢貨兩空的風險。付款方式選擇后T/T，其實也不是安全的付款方式。

（四）訂單執行后處理問題方式不當

面對客戶投訴質量問題時，小徐首先質疑對方故意找碴，是不對。因為在沒有核實具體情況，質疑容易引起雙方沖突，也無益問題的解決。在收到客戶投訴時，應該用心平氣和的態度傾聽，在沒有十足把握之前，不與客戶爭辯，更不要去質疑客戶投訴內容的真實性。可以讓客戶冷靜后補發一封電郵陳述問題，這樣對方不會受到情緒的影響，客觀地描述問題，也不至于在后期溝通時陷入僵局。小徐可以及時與生產部門和質檢部門取得聯系，分析問題。找到原因，告知上級等待解決方案。同時耐心地與客戶保持聯系，匯報進度。好的服務也是出口企業的口碑和招牌，可以化解雙方矛盾，解決問題，恢復客戶的信賴。

此案例下，之所以造成質量不符合，雙方都有問題。在交易磋商環節，雙方都沒有詳細地規定質量條款；生產過程中，出口商沒有制作樣品和留存樣品。東莞某小五金出口公司經營管理者將全部責任攬下，自行承擔損失，恰恰反映了中小企業在訂單執行后，面臨問題時處理方式的不專業性，缺乏法律意識。雙方都有過錯下，應該共同協商，咨詢進口商這筆訂單是否可以降價轉賣或者分攤損失又或是分攤運費寄回，把損失降到最低。

三、幾點啟示

（一）重視質量條款

訂單在執行前，應該檢查各項基本條款是否缺失。因為訂單一旦確認，并進行生產備貨，雙方合同即告成立，不得隨意撤銷。質量條款是最容易發生爭議性和欺詐行為的條款。聯合國《國際貨物銷售合同公約》第三十五條規定，賣方交付的貨物必須與合同所規定的質量和規格相符合。從此條可以看出，質量條款屬于基本條款。

如此案例下的直徑精確到千分位，肉眼是無法獲知的。因此，針對技術性較強的產品，通常采用文字說明中的憑說明書或圖紙等說明其具有的質量特征，如有必要還可結合使用憑樣品成交。為了防止糾紛，質量條款在擬定時，要盡量明確具體，不要含糊不清。比如說按照行規，因為在不同的國家行業標準其實大不相同。對于質量不好掌握的產品，出口商應該主動標注質量機動幅度或質量公差，交貨質量在公認的范圍內認為符合。因此，訂單執行前，交易雙方應該對貨物質量標準做出明確而詳細的規定，同時對貨物質量的檢測也要約定，比如檢測的工具和檢測的機構選擇達成一致。一旦發現貨物質量與約定不符合時，可以提交給第三方機構進行檢測，那么檢測的報告對雙方都有效力，作為證據的信服力也更高。出口商質量條款規定的越詳細，將來處理和應對訂單執行中出現的質量問題就越有利。

（二）重視打樣和留樣

產品質量風險是指提供的產品與客戶需求不一致，從而導致客戶可能取消訂單或者退貨的風險。其實這種風險通過前期的一些準備工作完全是可以提前發現，從而避免的。在實際業務中，樣品其實是訂單確認的前奏，外貿業務員不僅要準確理解國外客戶對產品質量的要求，還要全面理解客戶對生產廠商、產品輔料、環境保護是否有要求，并將這些專業術語準確地傳達給生產部門，確保具體信息在溝通傳遞過程中不失真。控制定制產品的樣品完成時間，因為這不僅僅體現出口企業實力，也體現了出口企業的工作效率。樣品寄送時間要在規定之前，特別是預留充足時間，因為考慮不滿足質量要求時，需要重復打樣，延遲時間甚至影響最終的發貨時間。

對于新產品的打樣，建議出口企業打樣數量要多于客戶要求的數量。一是保留復樣，作為外貿業務人員將來與客戶溝通的基礎，出現爭議時備查。二是方便出口商業務的拓展，開發其他新客戶。樣品是否需要收費，實際業務當中并沒有統一的做法，根據客戶類型和樣品價值確定。假如樣品價值較低，無論是新客戶還是老客戶，可以免收。假如樣品價值較高，對新客戶收??；對老客戶可以根據是否下單決定是否先收取后退費或者共同分攤費用或免費。樣品在寄送出去前，需要業務人員再次核實樣品規格型號等，制作樣品標簽，有必要給出出廠檢報告單。樣品寄送完畢后，應立即告知進口商，并提供快遞單號，以便進口商及時查收，在獲知對方收取樣品后，需要詢問客戶的反饋意見，這體現了出口商企業對客戶的重視和服務水準。

（三）實踐標準，保護權益

中國國家標準化管理委員會發布新國家標準《國際貿易業務流程規范訂單處理》自2021年6月1日起生效實施?！秶H貿易業務流程規范訂單處理》第五大點提到客戶與供應商達成訂單后，客戶可以選擇“由客戶發起的訂單變更協作”，“客戶發起的訂單變更協作可能會導致訂單變更或恢復到現有訂單”等條。此案例下，東莞某小五金出口公司即是供應商，新加坡公司則為客戶。雙方初次在外貿平臺交易并達成訂單，后新加坡公司提出了新工藝，即是“由客戶發起的訂單變更協作”，那么此訂單變更協作，“供應商可以使用響應訂單/變更交易（訂單響應消息格式）接受或拒絕或反駁客戶的更改建議”。由此可知，只要供應商拒絕訂單變更，那么就按照原來的訂單條件交貨即可，也就不存在后來的質量之爭了。

（四）選擇安全的付款方式

在出口貿易中，有三種主要付款方式，分別是匯付、托收和信用證。匯付主要使用T/T（電匯），對資信可靠或者已經建立多次業務關系的客戶，是最高效和安全的結匯方式。對于出口商而言，前T/T是最有利和最簡單的方式，特別是中小企業本身資金有限；后T/T，是目前國際流行的付款方式，提前預付部分款項，剩余部分根據貨運單據復印件付清余款。但是電匯是商業信用，一旦發貨，遇到進口商拒付，或者某些國家不需要正本貨運單據，也能提貨，因此出口商也可能遭受錢貨兩空的風險，因此要謹慎使用。

托收中主要采用D/P（付款交單），出口商發貨后，在一定程度上失去了貨物和資金的主動權，假如遇到進口商出現資金問題或者市場發生變化，進口商可能不會去銀行贖單收貨；出口商則面臨貨物抵達目的港產生存倉、轉售或不得已運回出口地的費用和損失。D/A（承兌交單），出口商通過銀行交單給進口商銀行，與D/P不同的是，進口商只需要承兌匯票就可以取得貨運單據，然后等到匯票到期日再行付款。由此看出，風險最大，現在一般不采用D/A了。L/C是銀行信用，而不是商業信用，相對更安全，但是前提開證行信譽一定要好。

出口商認真審核信用證，仔細研究各條款能否接受，特別是審核軟條款。軟條款是進口商在申請開證時，為了保護自己的利益，加上的各種限制性條款。有時出口商千方百計也無法完成的，造成銀行信用形同虛設，因此軟條款又被稱為陷阱條款。為了不踩坑，要及時識破并提出改證要求。

發貨后，出口商根據信用證要求，嚴格仔細制作單據，做到“單貨一致、單單一致、單證一致”，避免出現單據不符合。第一會增加出口商的費用（如處理不符合點費用），二是失去了開證行或付款行的信用保護，有可能發生拒付，面臨錢貨兩空的尷尬境地。

對于中小企業，特別是剛剛拓展海外業務的企業，選擇恰當的付款方式，規避風險，收妥貨款。生存賺錢，是所有中小型企業追求的目標。但是在最簡單的道理上，出口商經常犯一些自身實力無法承受的錯誤。隨著對外貿易市場競爭日趨激烈，經過了與進口商數輪的討價還價，害怕失去眼前看似賺錢的機會，加上某些外貿業務員急于求成的心理，盲目地答應外商苛刻的付款方式，殊不知讓企業處于風險之中，不要讓有風險的付款方式將出口企業夾在縫隙中生存，一旦幾單收不回款，出口企業就倒閉了。

在眼下全球新冠疫情影響下，規避風險的最好方式就是采用前T/T，讓客戶能夠預付部分貨款，貨物生產后，付清尾款，再發貨。對于已有的老客戶，想要改變付款方式很難，只能慢慢勸說。但是對于新客戶，一定要采用安全的付款方式。只要出口企業能夠提供好的產品、好的質量、好的服務，那么真正的客戶是不會放棄一個好的供應商的。假如沒有好的服務和產品，一旦出現質量問題，客戶會利用付款方式來挽回損失，最直接的就是拒付款項。

（五）加強外貿從業人員知識和素質，確立本企業的產品標準

其實，本案例下無論是質量條款擬定、產品批量生產前的打樣和留樣還是最后損失的全部承擔都與外貿從業人員的知識水平和專業素養有關。外貿從業人員不僅要掌握基本的英語和網絡平臺基礎知識，還要熟悉相關的國際貿易知識，如進出口貿易流程、合同的基本條款的擬定和履行、外貿單證知識、國際貿易管理和外貿法規政策，外貿從業人員要從此次案例損失中吸取教訓。作為中小企業一樣需要規范管理，參考國家標準或行業標準，制定本企業的各項產品標準，加強對質量和風險的控制，維護自身企業利益。