新形勢下如何強化機關事業單位檔案數字化管理

王雨飛

（北京公共交通控股（集團）有限公司檔案中心，北京 100055）

眾所周知，機關事業單位內部管理工作較為復雜，其中檔案管理是一個非常重要的環節，是影響機關事業單位的運轉效率的直接因素，而新形勢下，傳統檔案管理已經無法滿足機關事業單位發展的需要。對此，機關事業單位要力爭走在時代發展的前沿，積極探索卓有成效的管理方法，為檔案管理效率與質量的提升助力。近些年來，現代信息技術迅速普及，數字化管理成為一種大勢所趨，在各行各業中得到了越發廣泛的應用，機關事業單位也不例外，各個地區的單位都積極投身于檔案數字化管理措施的探索中。但在實際機關事業單位檔案數字化管理過程中仍然存在諸多問題，需要相關人員深入研究與分析，采取針對性改進策略，加強檔案數字化管理建設。

1 新形勢下強化機關事業單位檔案數字化管理的意義

（1）有助于提升檔案運行的效率。當前階段我國形勢步入了新的發展階段，基于此背景，機關事業單位采取全方位、全過程的檔案數字化管理模式，對檔案管理運行效率的提升起著促進作用。通過更新完善檔案數字化體系，加強檔案改進工作，有助于保證檔案信息的完整性。構建有效的數字化管理模式，可以極大減少檔案管理的輸出，構建科學、高效的檔案運行系統，為機關事業單位、服務對象等不同主體之間的順暢溝通提供平臺，從而使各個機關與人民群眾對檔案的使用需求得到有效的滿足，從根本上緩解檔案管理人員的工作壓力，同時切實提升檔案管理質量。

（2）有助于提高機關事業單位經濟效益。隨著市場競爭的愈演愈烈，機關事業單位的發展迎來了一定挑戰，在機關事業單位高速度跨越式發展的背景下，檔案信息量保持爆發式增長的態勢，而傳統落后的檔案管理方式很大程度制約著檔案作用的充分發揮，工作方式與信息量逐漸出現了巨大沖突。在傳統檔案管理中，更多是采取人工方式，長時間采取這種粗放式管理模式，不利于檔案管理工作效率的提升，還會大大提高投入的管理成本，對機關事業單位的經濟效益造成一定阻礙。而加強檔案數字化管理，能夠很好地彌補傳統紙質檔案管理方式存在的弊端，極大降低儲存空間，有效節省大量保管紙質檔案的開支，提高檔案查閱的便捷性、高效性。另外，采取傳統檔案管理方式，需要支出一部分費用用于影音原檔案，而采取數字化管理方式就能減少紙張浪費，也不會因為反復查看檔案而造成損壞，從整體上提高了機關事業單位的經濟效益。

（3）有助于檔案資料的統一管理。在傳統檔案管理模式中，檔案主要使用的紙質材料，當周圍環境潮濕或高溫時，增加了受到損壞的可能性，而且需要安排一定的人力完成檔案資料的保存與整理工作，而通過檔案數字化管理方式就能很好地改善這一現狀。借助于計算機工具，能夠實現對所有檔案信息的收集、整理、編目等工作，大多數情況下，還能利用計算機的自動化工具，大幅提升信息存儲密度。而且，機關事業單位中的檔案類型多樣，在年限、形態以及保密權限等方面有所差異，管理起來需要采取針對性的處理方式，而將數字化技術應用到檔案管理中，能夠將檔案信息上傳到統一的檔案管理平臺，系統會科學合理地分類管理不同類型的檔案資料，提高檔案查閱、保存的便捷性，從根源上避免在查閱過程中對檔案造成的損害。

2 新形勢下機關事業單位檔案信息化管理中存在的問題

（1）制度化管理有待加強。檔案管理并不僅僅是對檔案資料進行整理與保存，既要本著對歷史負責的態度，還必須要服務于現實，也要為未來做好準備與打算，最大限度發揮出檔案管理的現實意義與長遠價值，切切實實開展好檔案保管、統計與鑒定工作。在數字化管理成為主流趨勢的今天，越來越多的機關事業單位積極推動檔案數字化管理，但是，仍有部分機關事業單位尚未對檔案數字化管理的內涵形成深入理解，對數字化管理的內容與范圍模糊不清，并未深層次地研究怎樣科學開展檔案數字化管理，一定程度制約到檔案管理的成效。正是因為缺乏科學的制度標準，導致檔案數字化管理質量參差不齊，難以達到規范化的統一管理目標。

（2）現代化管理設備不足。數字化技術在機關事業單位檔案管理中的有效應用，對于檔案管理質量的提升起著促進作用。縱觀當前機關事業單位檔案管理情況發現，對于數字化技術的應用缺乏全面性，不少機關事業單位采取的管理技術具有滯后性，無法滿足實際的檔案管理工作需求。在數字化技術的應用方面，大多數機關事業單位投入的資金遠遠不夠，無法做到第一時間更新升級檔案管理設備，導致設備陳舊情況越來越突出，無法達到當前階段檔案管理的應用標準，嚴重阻礙到檔案數字化管理的整體效率。當前階段，很多機關事業單位檔案管理中，計算機檢索至今尚未得到廣泛的普及，主要的方式仍然是手工檢索，增加了檔案管理的工作量，降低了檔案管理的效率。例如，機關事業單位人事部門在整理人員檔案時，由于檔案數量龐大，手工檢索方式耗時長，導致檔案管理效率較低，對檔案管理的高效推進帶來不利影響。

（3）檔案管理人員經驗不平均。隨著檔案數字化管理進程的加快，對檔案管理者提出了更加嚴格的要求，必須要具備較高的綜合水平。在機關事業單位當中，檔案管理人員通常人數比較少，年齡普遍偏高，而且大多非專業出身，主要是依靠自身工作經驗來進行管理，導致對數字化技術的掌握程度不高。從機構編制角度來看，機關事業單位對于這方面的管理非常嚴格，導致檔案管理人員的替換無法滿足工作需求，對檔案數字化管理成效產生了直接影響。雖然檔案業務培訓有助于提高檔案管理者的管理水平，但是無法解決深層次的專業問題，所以實際工作中急需專業管理水平、專業素養兼具的綜合型人才。只有具備了專業性強的管理團隊，才能增強機關事業單位的檔案數字化管理成效。

（4）檔案數字化管理具有安全隱患。不可否認的是，數字化技術在機關事業單位檔案管理中的合理應用，確實可以顯著提升檔案管理效率，但人民群眾普遍關注的問題依舊是互聯網安全。在機關事業單位日常運轉中，如果檔案管理系統被病毒控制，亦或者是遭遇到黑客攻擊，將會對檔案管理信息帶來巨大的威脅。再加之檔案管理人員專業能力有待提升，自身專業知識水平不足，對檔案管理的作用缺乏全面的了解，加劇了機關事業單位檔案數字化管理信息暴露的風險。

3 新形勢下強化機關事業單位檔案數字化管理的策略

（1）建立規范化制度，讓檔案管理有據可循。基于新形勢背景下，檔案數字化管理作為一種先進的管理模式，要想將其有效地應用于檔案管理中，需要從檔案管理部門實際情況出發，從硬件設施的采購環節上下功夫，深層次研究檔案管理系統的開發與運營。與此同時，針對檔案數字化管理工作，建立科學性、合理性的規章制度，做到管理有規章制度作為行為依據，一切工作的開展嚴格按照規章開展，從而有效避免檔案信息泄露、遺失等問題的發生。檔案數字化管理工作具有復雜性、繁瑣性，基于此，可以將檔案數字化管理系統劃分為多個職能不一樣的模塊，主要目的在于緩解檔案管理人員的工作負擔，主要包括檔案分類管理、檔案錄入管理、檔案密集管理等模塊，將工作中出現失誤的可能性降至最低，從而逐步提升檔案管理的效率。

機關事業單位的檔案類型具有多樣性，可以從檔案屬性入手，對不同類型的檔案采取分類管理措施。針對普通檔案資料，以數字化管理系統為載體，能夠對信息資源進行有效共享。目前，在評判檔案數字化管理體系是否有效的過程中，最關鍵的衡量標準有兩個，分別是檔案管理效率、準確性。顯而易見的是，通過發揮數字化管理系統的優勢與作用，檔案管理效率得到了極大的提升，但是要想提高檔案信息的準確性，還必須保證信息來源的可靠性、準確性，所以，檔案管理人員需要做好檔案信息的定期維護，及時發現并完善信息缺失、錯誤的內容。

（2）加大資金投入，提升裝備技術水平。先進性的檔案管理設備，能夠為檔案數字化管理建設提供硬件支撐。因此，為了不斷提高機關事業單位檔案數字化管理的效率，必須要不斷優化檔案信息管理設備，促進檔案信息安全性的提升。首先，檔案數字化管理具有突出的系統性特點，涉及到十分豐富的內容，所以，這項工作的開展需要投入大量的財力、物力與人力。因此，檔案數字化管理的推進，需要機關事業單位加大投入力度，以提供充足的資金支持。其次，為了精準地分析機關事業單位檔案數字化管理中出現的問題，必須要立足于機關事業單位運行的實際情況，在分析檔案數字化管理問題的基礎上，不斷優化與完善檔案管理方案，同時積極引入與時俱進的數字化技術與設備，為強化檔案數字化管理提供技術與設備支撐。最后，檔案數字化管理設備主要分為兩大類，分別為硬件設備、軟件設備，這些設備需要較多的資金來進行采購，所以，機關事業單位要認真做好前期預算工作，最大限度提高資金利用率，適當節省資金的投入。引入檔案數字化管理設備后，相關檔案管理人員要對設備有一個全面、明確的認識，做好設備的定期保養工作，為檔案數字化管理工作有條不紊地推進提供保障。

（3）打造高水準檔案管理隊伍，提高檔案管理水平。現如今經濟社會發展已步入快車道，為了提高機關事業單位檔案管理的核心競爭力，加快檔案數字化管理建設是十分有必要的。檔案管理人員綜合素質的高低，是影響事業單位檔案數字化發展的關鍵性因素。因此，打造一支知識化、高效率、高素質的檔案管理隊伍是非常重要的，只有這樣才能發揮出檔案管理工作的作用，進而為社會發展提供更好的服務。目前在機關事業單位檔案管理隊伍中，團隊人員在理論水準、專業技能以及文化素養等方面存在一定差異，影響到檔案數字化管理水平的提升。針對此，機關事業單位應該采取行之有效的措施來培訓檔案管理人員，加強檔案管理隊伍的建設，為檔案數字化管理注入動力。首先，多措并舉開展多樣化培訓。面向檔案管理人員，不斷拓展與延伸培訓內容與范圍，做到主次分明，提供更加廣泛的培訓內容。相比于傳統檔案管理方式，在復雜性、危險性方面檔案數字化管理方式更加突出，所以，要根據檔案數字化管理特點與工作實際情況，完善培訓管理的要點，強化培訓的效果。檔案管理人員也應該不斷加強學習，增強對計算機的熟悉程度，提高自身的計算機操作水平，擴充自身數據管理知識儲備庫，循序漸進提升自身對信息化數據的整合、分析、編研等綜合能力。其次，積極引進高水準、專業性強的檔案管理人員，并組建相應的管理團隊，更好地輔助檔案數字化管理的各項工作，為檔案數字化管理提供技術人才支撐。最后，進一步細化檔案管理崗位職責，將責任落實到每個檔案管理人員身上，增強檔案管理人員的責任意識，打造一支紀律嚴明、技術過硬的綜合性檔案管理團隊，逐步提升檔案管理工作水平。

（4）轉變檔案數字化管理方式，提高檔案信息質量。當前階段，借助于互聯網技術，還不能實現對機關事業單位檔案內容的更新，這也使一些不法分子鉆了漏洞，做出了一些違規行為，對檔案信息系統的安全性帶來了極大的威脅。例如，為了謀取私利，有些工作人員擅自修改自己的人事檔案，如學歷、參加工作的時間等，但是檔案系統無法有效地證實這些違法行為。因此，為了全方位、有效性管理機關事業單位檔案信息，需要不斷提升檔案管理人員的識別能力，定期全面檢查檔案數據信息，一旦發現違反檔案管理標準的情況，要第一時間采取有效措施進行處理，并嚴格懲處擅自篡改檔案信息的不法分子。除此之外，在檔案數字化管理過程中，可以制定完善的電子檔案管理方案，并落實到紙質檔案中，對其做好保管等各項工作，從而有效地實現不同部門之間檔案信息的共享。同時，還能匯總不同部門的檔案信息，提升檔案管理系統的信息量，不斷優化檔案信息的質量，為機關事業單位檔案信息化的開展奠定基礎。

4 結語

綜上所述，機關事業單位檔案數字化管理適應信息化時代的要求，是提高檔案運行效率、整體經濟效益的有效途徑。檔案數字化管理工作效率的高低，是機關事業單位能否實現可持續發展的關鍵，要認清當前機關事業單位檔案信息化管理中存在的問題，重視檔案管理制度規范化，投入資金優化設備技術，加強檔案管理人才隊伍建設，完善檔案管理中的保密建設，轉變檔案數字化管理方式，為機關事業單位穩定可持續發展助力。