ERP環(huán)境下工程咨詢公司業(yè)務(wù)往來賬管理路徑研究

○國網(wǎng)福建省電力有限公司建設(shè)分公司 郭 欣

往來款管理是工程咨詢公司營運管理的重要環(huán)節(jié)。往來款的全過程管控直接關(guān)系到公司的資金周轉(zhuǎn)、運營能力和資產(chǎn)保值增值，也是構(gòu)建多維精益管理體系的重要基礎(chǔ)。進一步厘清往來款流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)和主體責(zé)任、加大往來款清理力度、創(chuàng)新往來款管理方法，無疑是當(dāng)前提質(zhì)增效大環(huán)境下財務(wù)管理的重要突破點。

一、F工程咨詢公司應(yīng)收款項情況分析

(一)應(yīng)收款項賬齡情況分析

截至2020年12月31日，F(xiàn)工程咨詢公司“應(yīng)收賬款”賬齡分解：1年以內(nèi)的占比79.08%；1～2年的占比20.92%?！捌渌麘?yīng)收款”賬齡分解：1年以內(nèi)的占比30.46%；1～2年的占比53.04%；2～3年的占比8.80%，剩余7.7%掛賬超過5年?！邦A(yù)付款項”賬齡分解：1年以內(nèi)的占比99.4%,賬齡為2～3年為0.6%。無備用金余額。

(二)應(yīng)付款項管理情況分析

截至2020年12月31日，F(xiàn)工程咨詢公司“應(yīng)付賬款”：9.2%未付款賬齡為1～2年，其余未付款項賬齡均在一年以內(nèi)?！捌渌麘?yīng)付款”：其中，投標(biāo)保證金賬齡全部為1年以內(nèi)；代理費中有25.45%賬齡為1～2年，其余74.55%賬齡為1年以內(nèi)；未退代繳社保押金中33.74%賬齡為2-3年，其余66.26%賬齡在1年以內(nèi)；其余暫收應(yīng)付款項的賬齡均在1年以內(nèi)。“預(yù)收賬款”：其中，78.67%為預(yù)收招標(biāo)代理費，賬齡均為1年以內(nèi)；其余21.33%為預(yù)付貨款，賬齡均為2-3年。

由以上分析數(shù)據(jù)可以看出，F(xiàn)工程咨詢公司具有往來款項類別多、金額大、余額跨年滾存，客商、供應(yīng)商類型豐富、數(shù)量眾多的特點，隨著公司市場化改革的深入往來款項的管理將面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

二、難點和痛點分析

(一)財務(wù)信息系統(tǒng)方面

1. ERP系統(tǒng)平臺暫不能完全滿足公司系統(tǒng)外單位業(yè)務(wù)往來核算管理要求。目前F咨詢公司往來款管理難度最大的部分是招標(biāo)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的投標(biāo)保證金及代理費掛賬，存在投標(biāo)單位眾多、單筆金額小但筆數(shù)多，大量金額相同的特點。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)產(chǎn)生大量公司系統(tǒng)外客商、供應(yīng)商，目前僅依靠落后的應(yīng)付款臺賬管理，容易出現(xiàn)管理紕漏。由于絕大部分為系統(tǒng)外供應(yīng)商，入賬時在ERP系統(tǒng)無法匹配到準(zhǔn)確的供應(yīng)商選項，只能通過一次性供應(yīng)商核算，線下財務(wù)人員用手工臺賬進行登記金額，這種方式一是效率較低容易出錯，二是對交易頻繁余額滾存的供應(yīng)商不容易區(qū)分標(biāo)次，三是在人員變動移交時往往由于熟練程度、工作習(xí)慣不同容易出現(xiàn)差錯，增加了信息維護成本。

2. ERP平臺賬齡分析功能未能充分開發(fā)應(yīng)用。賬齡分析在往來款項管理中占據(jù)十分重要的地位，進行往來款項的賬齡分析，對提升財務(wù)工作效率、反映財務(wù)業(yè)績方面的作用都是舉足輕重的。但目前計算應(yīng)收款項賬齡，主要由財務(wù)人員人工逐筆查詢憑證、匯總分析進行賬齡分析，這種方式極容易出現(xiàn)遺漏或計算出錯，無法根據(jù)賬齡情況形成及時預(yù)警處理，也不利于風(fēng)險管控。

(二)業(yè)財融合方面存在業(yè)務(wù)進度與往來款不同步問題

現(xiàn)在F咨詢公司涉及的業(yè)務(wù)進度信息由各業(yè)務(wù)部門填報，存在著填報不夠及時的現(xiàn)象。業(yè)務(wù)與財務(wù)信息的共享及過程管控手段不足，造成計劃經(jīng)營、財務(wù)核算、業(yè)務(wù)管理各自為陣，未形成口徑統(tǒng)一、核對一致的信息，導(dǎo)致少數(shù)交易歷史漫長、開票回款頻繁、余額跨年滾存的掛賬單位往來款管理長期存在核對不清的灰色地帶。

(三)風(fēng)險管理無法及時識別和處置問題

F咨詢公司根據(jù)《往來款管理辦法》，初步形成對往來款風(fēng)險管理機制，定期召開風(fēng)險管理委員會會議，但是目前主要依靠人工核對進行過程管控，在債權(quán)債務(wù)全方位常態(tài)化風(fēng)險管理以及對債權(quán)債務(wù)形成、存續(xù)的風(fēng)險識別方面還有較大的改進空間。特別是F咨詢公司對系統(tǒng)外單位的往來款風(fēng)險還無法做到及時有效地識別、防范和監(jiān)測。

因為沒有形成往來款的預(yù)警系統(tǒng)平臺，憑借業(yè)務(wù)部門和財務(wù)人員人工進行核對，容易出現(xiàn)遺漏和出錯，更談不上能完全及時跟進往來款項處理。

三、管理改進及應(yīng)對路徑

(一)彌補信息系統(tǒng)不足

1.細(xì)化往來賬電子臺賬和合同明細(xì)臺賬，強化資金管控，確保往來款“應(yīng)收盡收、應(yīng)付盡付”。通過按照客商、供應(yīng)商明細(xì)逐筆登記往來款項電子臺賬，確保公司往來款款項明細(xì)到戶、到項目、到標(biāo)次，并對往來款項進行賬齡劃分，以彌補賬務(wù)系統(tǒng)的功能不足。

2.定期核對和溝通相關(guān)資料。充分利用線上資源和數(shù)據(jù)平臺，每月及時核對賬目。財務(wù)對賬、業(yè)務(wù)管理加強與掛賬客商、供應(yīng)商的溝通，系統(tǒng)內(nèi)單位提醒其主動發(fā)起對賬或者明確賬務(wù)處理方式不同造成的對賬差異。

(二)強化業(yè)財深度融合

每月月初財務(wù)對賬專責(zé)、計劃經(jīng)營專責(zé)、業(yè)務(wù)部門臺賬管理專責(zé)形成聯(lián)動協(xié)同機制，共同核對臺賬與財務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)的一致性，保證當(dāng)年實際發(fā)生額三方對賬完全一致。明確各部門職責(zé)，明確催收責(zé)任人[1]，及時催收應(yīng)收款和支付應(yīng)付款，特別對系統(tǒng)外客商、供應(yīng)商、民營企業(yè)以及賬齡超過半年的往來款重點跟蹤，避免前清后亂現(xiàn)象發(fā)生。

(三)提升風(fēng)險管控力度

一方面，通過加強與業(yè)務(wù)部門的配合，及時了解業(yè)務(wù)開展的形象進度及階段成果，同時加強賬齡分析，并與合同中的收款條款進行比對，形成預(yù)警信息和提示信息，推送給相關(guān)業(yè)務(wù)部門。另一方面，定期評估客商應(yīng)收賬款的風(fēng)險，尤其系統(tǒng)外客商。引入信息技術(shù)手段構(gòu)建往來賬款風(fēng)險管理數(shù)據(jù)庫[2]，推進業(yè)務(wù)部門制定項目責(zé)任制，研討回款與業(yè)務(wù)簽章聯(lián)動機制，做到早評估、早發(fā)現(xiàn)、早監(jiān)控，最大程度降低壞賬風(fēng)險。

(四)在現(xiàn)有ERP系統(tǒng)平臺中增加相應(yīng)模塊

1.開發(fā)和利用ERP系統(tǒng)中的賬齡分析功能，實現(xiàn)系統(tǒng)能自動根據(jù)賬務(wù)系統(tǒng)處理維度進行分項目往來賬的賬齡分析，同時能與風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)進行鏈接。

2.在ERP系統(tǒng)中增加“項目動態(tài)信息”，項目中標(biāo)、簽訂合同及業(yè)務(wù)開展進度相關(guān)有權(quán)人可以隨時查看。合同付款信息與相對應(yīng)的形象信息綁定，否則無法開展下一步工作。加強信息互通，建立信息共享通報機制，加快信息的水平流動效率，消除信息孤島。