制藥企業(yè)存貨內部控制體系優(yōu)化思考

◎章潔

（作者單位：杭州中美華東制藥有限公司）

一、緒論

（一）研究背景

近年來，隨著的社會和經(jīng)濟的高速發(fā)展，醫(yī)療行業(yè)也進入了發(fā)展的快車道，尤其是制藥企業(yè)的廠家和規(guī)模迅速壯大，競爭也日趨激烈。為了推動醫(yī)改，國家也加大了對藥企和監(jiān)督和管控，相繼出臺了包括集中議價采購、醫(yī)保改革等措施，這進一步加劇了醫(yī)藥行業(yè)的競爭。另外，隨著深化改革開放的進行，外資醫(yī)藥企業(yè)也越來越多的進入中國市場，給國內的醫(yī)藥企業(yè)帶來新的挑戰(zhàn)。國內醫(yī)藥企業(yè)國際化也刻不容緩。我國制藥企業(yè)的內部管理大多遵循權責分離的原則，這就導致企業(yè)在運營中會出現(xiàn)信息傳達、溝通不及時的情況。因此，為了提高制藥企業(yè)的競爭力和提升運營質量，必須注重存貨內控優(yōu)化。

（二）研究意義

存貨控制是制藥企業(yè)內部控制中重要的一環(huán)，因此，為了更好的降低存貨成本，提升藥品質量，提高企業(yè)的市場競爭力，制藥企業(yè)首先要加強存貨管理。存貨管理涵蓋了企業(yè)產、銷、購、存等多個環(huán)節(jié)。因此。制藥企業(yè)依據(jù)自身情況、行業(yè)特點，探索出符合企業(yè)發(fā)展的一套存貨內部控制體系，打通各環(huán)節(jié)的壁壘，提高企業(yè)的經(jīng)營效益和競爭力，推動整個醫(yī)藥行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進一步發(fā)展奠定基礎。

二、制藥企業(yè)存貨的特點分析

（一）藥品研發(fā)投入大，存貨占用成本高

存貨是企業(yè)運營的載體，是制藥企業(yè)內部控制的重要組成部分，其占用了很大一部分企業(yè)資金，并直接影響企業(yè)的資金周轉效率。藥品是一種較為特殊的商品，對管理和流通有著更高的要求，又因為藥品的的研發(fā)需要多層審批和臨床試驗，這就導致藥品的研發(fā)周期十分漫長，研發(fā)成本也居高不下。對于制藥企業(yè)而言，存貨對資金的占用率較高，主要是因為制藥企業(yè)往往面對的客戶不是直接的消費者，而是醫(yī)院、連鎖藥店、康復中心等醫(yī)療機構；而這些機構經(jīng)常因為資金不足、財政撥款審批周期長等原因不能及時結清貨款，雖然國家在藥品招標的回款期限限定在2個月以內，但是制藥企業(yè)的實際結算周期往往在3 到6個月，這進一步加劇了存貨資金的占用，使得企業(yè)的存貨資金成本增高。

（二）質量標準相對嚴格

藥品的質量與人民的健康息息相關，如果藥品質量不合格，就會給用藥者帶來生命危險，這導致制藥企業(yè)的質量風險往往較高，藥品相對于其它，對存貨質量要求更嚴格。普通的存貨，可以根據(jù)質量劃分等級，但是國家對藥品的存貨出臺了專門的法律，《藥品管理法》明確規(guī)定藥品質量應安全性、有效性、均一性，沒有所謂的一等、二等以及等外之分，只有合格與不合格。所有不合格的藥品只能按規(guī)定銷毀，不得以任何形式二次流入市場。藥品質量要求更嚴格，存貨檢驗量也要采取較高的抽樣檢測，這加大了藥品的檢驗損耗，每年都有大量的藥品因為檢驗被消耗。

（三）倉儲管控環(huán)境要求嚴格，流轉成本偏高

倉儲條件直接關系藥品質量。為有效控制藥品質量風險，強化質量管控，國家出臺了藥品存儲的相關法律規(guī)定，要求制藥企業(yè)和相關機構嚴格遵守執(zhí)行，并依照不同藥品的特點進行倉儲管理，具體對倉庫的物理結構、通風條件、溫濕度控制、光照強度等都有明確要求；除此之外，在藥品存貨倉儲管理過程中還要做好防蟲害、污染等措施，以避免影響藥品質量。藥品流轉也是倉儲管理的重要一環(huán)，相較于其它存貨，藥品因其自身的特殊性，對轉運工具和條件都有獨特的要求，藥品存儲的條件高，倉儲環(huán)境要求嚴，使得藥品流轉成本高居不下。

三、制藥企業(yè)內部控制過程中面臨的主要風險點

（一）原材料采購環(huán)節(jié)存在風險

原料采購是成本控制和質量控制的源頭，是企業(yè)降本增效的第一環(huán)，是內部控制的重要方向。原材料采購是企業(yè)存貨管理的第一步，大多數(shù)制藥企業(yè)的原材料都來源于相對固定的下游供應商，制藥企業(yè)必須把好這一關，通過控制采購質量來實現(xiàn)對藥品質量和生產效益的雙重管控。在原料采購過程中，要通過相應的程序和流程來規(guī)避采購人員違規(guī)操作，防止不達標的原料進被采購入庫，明確對應人員的權、責、利，以保證采購到質優(yōu)價廉的原料，從源頭保障藥品的質量。

原材料采購環(huán)節(jié)存在以下風險點，需要注意：

1.采購計劃與實際需求不相符。

制藥企業(yè)通常都是根據(jù)生產科的排產規(guī)劃來制定采購計劃，而生產規(guī)劃往往是根據(jù)市場預估銷售來制定的，市場的反饋有很大的滯后性，銷售預估也存在不準確性，這就導致生產計劃的不準確性，進而導致采購計劃與實際需求不相符。

2.采購監(jiān)管不到位。

采購監(jiān)管不到位主要表現(xiàn)在部分采購人員沒有嚴格執(zhí)行采購審批流程，擅自通過采購計劃，這些未按流程的采購有可能導致采購量與需求量、需求品類采購品類相背離，甚至出現(xiàn)質次價高的情況，這些都將影響企業(yè)的運用成本和生產效益。

3.原料供應商篩選機制不健全。

由于制藥企業(yè)的原料大多是通過下游供應商來提供的，因此優(yōu)質的供應商在原料采購中的作用至關重要。優(yōu)質的供應商是采購到質優(yōu)價廉的原料的基礎，不合格的供應商沒有及時剔除，尤其是一些信譽低、資質差、甚至財務狀況都存在問題的劣質供應商，會大大影響采購的時效、成本，甚至會影響企業(yè)的產品質量，給企業(yè)帶來損失。

4.驗收標準沒有嚴格執(zhí)行。

制藥企業(yè)一般會制定相應的驗收標準，但是往往不能嚴格落實到位。由于驗收人員的工作態(tài)度不負責，或者欠缺相應的辨別能力，或者保管不當，導致采購的原料質量不達標，或造成原材損毀，賬實不符。

5.缺乏合理的采購退回機制。

權、責、利不明確，沒有與供應商簽訂相應的退貨協(xié)議，出現(xiàn)不達標的原料或物資，不能及時處理，供應商推諉、逃避責任，缺乏追責機制，給公司帶來不必要的損失。

（二）藥品倉儲保管環(huán)節(jié)存在風險

由于藥品的特殊性，制藥企業(yè)需要制定與之相匹配的倉儲制度，并形成定期檢查機制。為防止或減少意外風險帶來的損失，制藥企業(yè)要結合自身的情況，建立相應的存貨保險制度。存貨的日常管理也是非常必要的，要定期對存貨進行質量抽檢，清點庫存，做到保質保量，賬實相符。

制藥企業(yè)藥品存儲還有如下風險：

1.藥物存儲條件不達標。

溫度、濕度、光照等倉庫條件和庫存管理都會直接影響藥品的質量和保質期，而藥品對質量要求又非常高。因此，要建立合格的專業(yè)的藥品存儲倉庫是必要的，嚴格的庫存管理制度也是不可或缺的。在存儲管理過程中，要做好庫管員的選拔和培訓工作，確保庫管人員責任心、工作能力雙達標。此外，庫房內藥品未按劃分區(qū)域分類上架，造成合格藥品、不合藥品、待效驗藥品等擺放混亂等問題。

2.出入庫管理不到位。

藥品和往來人員的出入庫審查登記落實不到位，容易造成質量不合格藥品入庫、藥品滅失、被掉包等問題。

3.庫房維護員能力欠缺。

合格的倉儲環(huán)境是藥品保質存放的前提，由于庫房維護人員的工作技能或工作態(tài)度出現(xiàn)問題，導致倉庫沒有及時、準確的按時按需調節(jié)倉庫的溫濕度的參數(shù)，或者沒有及時對倉庫驚醒維護和保養(yǎng)，使的倉儲環(huán)境不達標，從而影響藥品質量。

（三）藥品出庫環(huán)節(jié)存在風險

藥品出庫主要針對生產部門和銷售部門。倉儲部門向生產部門發(fā)放原料藥、輔料等生產資料，或是向銷售部門發(fā)放成品藥，出庫時，都要仔細核對領料單、發(fā)貨通知單上的品類、數(shù)量、規(guī)格、計量單位等詳細參數(shù)，并認真審核，確保數(shù)量準確、手續(xù)齊全、當面核對、點清交付，簽字留檔。大額貨品、危險品等發(fā)出時，要特事特辦，落實授權制度。

存貨出庫環(huán)節(jié)風險點主要有：

1.授權審批制度落實不到位。

在存貨的領用、出庫時，有時會存在沒有對應的授權審批，出庫單據(jù)不全或不合格等問題。例如，出庫單未加蓋出庫專用蓋章，經(jīng)辦人、復核人沒有簽字確認；隨貨同行單與實物不符。

2.庫管員能力不足。

庫管員沒有嚴格執(zhí)行出庫流程，對熟人簡化出庫手續(xù)，出庫商品沒有及時下賬，或記錄錯誤，或單據(jù)不全，導致賬目混亂不清。庫管員盤庫不及時，出庫單據(jù)核對不認真等都會造成貨品賬實不符。部分庫管員推卸責任，對有質量存疑的藥品、賬目問題等隱瞞不報。此外，出庫時，未按要求搬運擺放、違規(guī)暴力裝卸都會影響藥品質量。

四、制藥企業(yè)存貨內部控制體系優(yōu)化的有效策略

（一）注重強化原材料采購管控

隨著醫(yī)院帶量采購、國家醫(yī)保議價采購政策的相繼實施，導致藥品出廠價越來越低，企業(yè)進入微利潤期。原材料采購的質量不僅是藥品質量的保障，也對企業(yè)的經(jīng)營利潤至關重要。這就要求企業(yè)必須強化原材料的采購管控。

制藥企業(yè)的原材料采購，大多是針對下游的原料供應商，因此，建立健全良好的供應商篩查制度是高質量采購的前提。根據(jù)供應商的資質、規(guī)模、信譽、結算方式、供貨周期等建立供應商檔案，及時更新供應商信息，按照各項指標的權重值，對供應商進行星級評定，為采購提供依據(jù)。

準確、及時、全面的市場調研是高質量采購的前提。采購定價是采購的核心，因此要建立對應的市場價格調查體系、詢價議價制度、形成競價采購模式，結合公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，制定原材料采購定價表，交由相關部門審核督查。

采購計劃是采購的依據(jù)，在制定采購計劃時，要從兩方面進行著手，一是強化審批，二是準確的市場預估。采購計劃的制定要結合財務部門資金情況、研發(fā)部門的研發(fā)規(guī)劃、生產部門生產計劃、銷售部門市場需求以及現(xiàn)有庫存數(shù)量來綜合考慮，所以需要會同多部門，積極協(xié)商，強化審核。市場需求是采購計劃和生產計劃制定一個重要指標，準確的市場預估直接關系到企業(yè)的庫存周轉率和資金周轉率，因此，制藥企業(yè)應聘請專業(yè)的市場咨詢機構、結合自身的市場調研，形成可行性報告，為采購計劃提供科學依據(jù)。

（二）注重強化藥品庫存保管

1.優(yōu)化盤點流程。

制藥企業(yè)的存貨數(shù)量通常比較龐大，占用資金多，且易損壞，因此，及時準確的盤點是企業(yè)管理的一個重點。盤庫是減少差錯、確保庫存量合理化的重要措施。科學合理的盤點流程有助于提高盤點效率，及時發(fā)現(xiàn)解決問題，應結合自身特點，持續(xù)優(yōu)化盤點流程。確定合理的盤點頻率，如月盤、季盤、年盤。提前做好盤點計劃，并落實全盤、抽盤等盤點方法的交叉運用，提高盤點效率。其中，在月度盤點時，要明確倉管部門責任，由其做好盤點監(jiān)管；在季度盤點時，財務部門人員要與倉管部門聯(lián)合盤點，做好盤點監(jiān)督工作；在年度大盤點時，要求多部門協(xié)同監(jiān)督，倉管部門做好配合工作，需要注意的是，在盤點過程中，應采取盲盤的方式，禁止事前出具賬面庫存，以保障盤點的規(guī)范性和精準性。

2.建立專門的近效藥管理制度。

藥品質量管理有著嚴格的有效期要求，而近效期藥品的價格往往比正常效期的藥品的低很多，這直接影響企業(yè)的經(jīng)營效益。采取先進的保管措施延長藥品的有效期、依據(jù)藥品效期建立滾動庫存管理制度、優(yōu)化庫存環(huán)境，是比較常見的、有效的藥品效期管理方法，可以很好的提升藥品效期管理水平。具體操作如下：第一，加大藥品的效期檢查。根據(jù)入庫批次、生產批次，結合出庫情況，建立藥品效期臺賬，做到心中有數(shù)，及時上報處理近效藥。第二，延長近效期管理范圍。藥品的有效期往往是2年，6個月的近效期藥品，尤其是3個月臨效期藥品的價值已所剩無幾了，處理難度也大，管理也為時晚矣。因此在藥品效期剩余9個月，甚至1年時，就應該積極解決，采取措施消化庫存，縮短藥品庫齡。第三，注重藥品的循環(huán)質量檢查，在循環(huán)周期界定方面，以季度來進行劃分，分三個月規(guī)范執(zhí)行“334”標準，在對藥品進行質量檢查過程中，應做好檢查記錄，對于制藥企業(yè)的主營藥品以及往期出現(xiàn)問題的藥品，要作為重點進行養(yǎng)護，可制定藥品養(yǎng)護檔案。

3.注重加強藥品出庫管控。

為強化制藥企業(yè)藥品存貨內控，應注重藥品出口關口控制。第一，強化培訓。企業(yè)員工需要具備與崗位相匹配的知識技能和情感態(tài)度。制造企業(yè)可定期組織系統(tǒng)化的培訓，幫助員工實現(xiàn)能力提升。庫管員是藥品庫存管理的重要責任者，制造企業(yè)應建立完善的績效考核評估機制，并把考核結果與薪酬、獎金、崗位晉升等掛鉤，以調動員工積極性，確保每一個崗位上都是合格的人才。第二，強化出庫手續(xù)審查。藥品出庫必須手續(xù)齊全，出庫單、隨貨同行單、出庫專用章、審核人和、出庫人簽字等完備無誤，不得隨意簡化，并做好記錄存檔，審計部門要嚴格審查，確保賬實相符，記錄準確，手續(xù)完整。第三，強化倉庫智能化管理。制造企業(yè)應采用智能化、數(shù)字化的門禁系統(tǒng)，防止非庫管人員出入庫房，全方位安裝監(jiān)控設備，安保人員及時監(jiān)督，審計部門定期核查，及時維護檢查門禁和監(jiān)控，確保正常運行。第四，提升操作規(guī)范性。藥品出庫裝卸、入庫上架都要嚴格遵守操作規(guī)范，按照正確的要求搬運、擺放。按照藥品的不同品類，擺放至相應的庫區(qū)，并確保存儲條件達標，并建立相應的獎懲機制。第五，強化信息交流。庫管人員要時刻警惕，檢查貨品，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給相應的負責人，不得隱瞞，做到日清日結，不留隱患。第六，強化互相監(jiān)督。建立不同部門、不同崗位監(jiān)督舉報獎懲制度，落實各環(huán)節(jié)負責制，形成各部門、各環(huán)節(jié)的互相監(jiān)督制衡機制。

五、結語

綜上所述，目前，醫(yī)藥行業(yè)競爭日趨白熱化，我國醫(yī)藥公司面臨要抵擋外資藥企的沖擊和走向國際的雙重任務，但是國內藥企的內部管理水平還不高，內部控制也存在諸多問題，這已對我國藥企的發(fā)展壯大帶來諸多不利影響。而存貨控制是內部控制管理的重要的一環(huán)，因此，做好存貨內部控制體系的優(yōu)化，對提升我國藥企的管理水平和經(jīng)營效益至關重要。