港口集團全面預算管理信息化系統建設探討

夏超賢

（天津港（集團）有限公司，天津 300461）

集團公司全面預算管理信息化系統（以下簡稱“預算管理系統”）的建設過程中，如何利用信息化技術的應用，提高集團公司全面預算管理的編報效率及編報質量，是長期研究及探索的問題。同時，在實現信息化預算編報、審批、分析、調整及考核的基礎上，持續提高全面預算的時效性及準確性，也是為集團公司搭建世界一流的財務管理體系、提高全面預算管理水平打下了堅實的基礎。

一、集團公司全面預算管理的現狀

集團公司重視全面預算管理，制定了健全的管理制度，確定了預算管理體系，整體來看全面預算管理工作取得了一定的成果。但是目前仍主要以線下預算報表填報及現場審核的方式進行預算編報，手工進行預算管理的模式已經無法滿足集團公司及各所屬單位對預算編制自動化、預算管控實時化、預算分析智能化的管理需要。同時，預算編制以財務部門為主，財務預算與業務預算的銜接不夠緊密，缺少必要的預算過程控制，預算分析及考核依賴Excel 表格處理，準確性及時效性難以滿足要求，亟需智能化并提高考核效率。基于當前的管理模式和現狀，集團公司在全面預算管理方面存在的主要問題和管理難點有以下幾方面。

（一）預算編制難

集團業務廣泛、成員單位眾多，預算管理比較粗放，缺少有效的預算管理工具，每年編制年度預算工作整體效率不高，具體表現如下：

依靠Excel 表格傳遞完成預算手工編制上報，難以控制整體格式完全統一規范，編制效率低；數據上報、匯總過程繁瑣，工作量大，手工處理數據準確性不高；預算審批線下處理，流程復雜、周期長；“兩上兩下”編報數據版本多，不易管理，容易造成數據的交叉和遺失。

（二）預算管控難

沒有信息化工具，不能與公司主要業務系統、財務核算系統等生產經營管理信息系統有機集成，缺少業務協同，無法實時有效地控制成本費用，過程控制、事后分析未能形成有效的信息共享與利用機制。具體表現如下：

執行數據仍靠手工錄入，未與相應的收入、財務、計費等相關業務系統集成，數據準確性、一致性、及時性難以保證；缺乏事前預警和事中控制，無法實施切實有效的預算管控機制；事后手工分析工作量大，無法滿足全過程、多方位、多維度的統計分析需要。

（三）目標落地難

集團預算編制到年度預算，未分解細化到月份，考核也僅在年末進行年度考核，缺少月度考核及年中考核管理，不利于集團戰略目標的落地推進，具體表現如下：

通過Excel 報表進行數據收集及匯總整理工作，并手工進行考核表的計算評分，通常耗時較長，且報送過程中存在的錯誤需人工進行核對，預算編報實時性相對較差，預算數據準確性不高，執行數來源依據不足；預算考核期間粒度較粗，不能按月及時分析及考核，各項預算指標執行情況不能及時掌握，且無法以可視化的方式向集團公司主要領導展示其關注的各項預算信息，集團戰略目標貫徹執行落地較難。

二、構建預算管理系統的意義和必要性

開發建設預算管理系統，是集團公司提高預算編報質量、提升預算管理水平、確保發展戰略得到落實的必然要求，也是建設世界一流財務體系的重要保障；是落實集團公司管理要求，強化預算管控，實現預算控制到具體項目的有效手段。

（一）提高全面預算編報效率，保證預算信息質量。通過預算管理系統的建設，可以規范集團公司統一的預算報表、預算編報及審批流程，將編報職責明確到具體執行人，有力提高預算編報效率；通過相關表格間勾稽關系的搭建，消除相關數據的重復錄入，減少填報錯誤的發生，提高了預算信息的質量。

（二）強化預算剛性管理，為集團公司科學決策提供數據支撐。通過細化預算執行管控顆粒度，強化預算執行管控，將預算指標分解至具體項目，并以具體項目為基礎實施預算管控，真正落實“無預算不開支”的管理要求，確保預算執行落地；通過預算分析功能的使用，按月自動將各項目預算執行情況進行歸集，快速、準確地形成集團公司月度預算執行情況，為后續針對性改進預算執行效果、確保年度經營目標的實現提供了有力的數據支撐。

三、預算管理系統的創新點

建設預算管理系統必須與業務系統及財務核算系統實現集成，支持自定義預算剛性、柔性控制，通過預算管理系統對實際發生業務的控制，提高企業預算的事前申請、事中控制能力，并可實時查詢預算編制及執行情況，助力集團公司做出預算方面的經營決策。

實現以業務為起點編報預算。針對集團公司目前預算管理的現狀，集團公司通過總結其他企業集團的預算管理經驗，結合自身管理需求，采取“數據歸集、統一管理”的運營模式，將預算管理系統與業務系統及財務核算系統進行集成，以業務預算為根本，通過業務量預算編報營業收入預算，并在此基礎上測算形成年度利潤總額預算，實現全面預算的源頭管控。

實現預算精細化管控。強化全面預算的剛性約束，優化完善預算執行監控及預警機制，細化預算執行精度，在以成本費用科目為預算管控目標的基礎上，進一步加強全面預算管控力度，對于重點項目，如投資項目、咨詢費、審計費等，將預算管控精度細化到具體項目，確保預算執行有效管控。同時，將各項目的年度預算細化分解至各月份，并以月度預算為基礎實施管控，突出全面預算的剛性，確保各項預算指標管控到位。

四、預算管理系統的實施步驟

集團公司預算管理系統建設，核心要解決的是為集團公司建立分層分級的全面預算體系，逐步實現“目標下達→預算編制→過程管控→執行分析→考核評價”的一體化全面預算管控流程，為集團公司構建一套面向各層級單位的全面預算管理信息化平臺。

(一)明確工作思路，確定建設方向。

在深入調研、診斷和剖析集團公司現有預算管理體系現狀的基礎上，結合全面預算管理先進理論以及國內外優秀企業的預算管理成功實踐經驗，形成“基于統一管理和戰略引導，以組織和制度為保障，建立區分不同層級、覆蓋所有板塊、涵蓋預算管理全部流程、體現從業務到財務有效銜接、運用信息化工具落地的全面預算管理體系”的設計思路。

預算管理系統應既支持集團公司財務預算、資金預算、資本預算管理需要，又支持集團公司按管理需要實現對不同產業板塊、不同業務類型的業務預算的全面信息化管理。預算管理系統同時又是集團公司發展戰略落地的重要途徑，集團公司可以通過預算管理系統和集團財務管理系統、資金管理系統、財務共享等系統集成應用，一方面推動預算目標落地，嚴格控制預算執行，增加集團管控能力，同時又自動采集各預算項目的執行情況，實時分析預算進度，自動警示預算風險，切實推動集團戰略落地。因此，應以集團公司《全面預算管理辦法》為基礎，進一步梳理、完善集團全面預算管理體系，優化預算業務流程，調整預算表樣結構，強化全面預算的業務邏輯，加強預算控制，提高系統自動化能力，滿足集團公司對全面預算的管理要求。

(二)梳理審批流程，明確管理職責。

為簡化預算審批流程，提高預算編報效率，集團公司預算管理過程中采取“集團本部—所屬單位—三級單位”的管理架構。應強化預算管理，明確集團公司各預算分管部室對于所屬單位專項預算指標以及各所屬單位對于其投資單位的預算管理職責，并將審批流程、痕跡嵌入到管理系統中，確保預算管理職責橫向到邊，縱向到底。為做好此項工作，應以集團公司《全面預算管理辦法》中明確的預算管理職責為基礎，梳理明確集團公司各預算分管部室的管理要求，據此對專項預算指標的預算報表內容進行修改，并在此基礎上梳理相關審批人員信息，在系統中配置預算審批流程。同時，組織集團公司相關單位財務骨干召開座談會，明確各單位預算管理需求，梳理單位內部各部室的職責，以及各部室負責具體填報的預算報表，據此收集整理各單位具體預算管理人員的信息，并在系統中進行構建。同時，根據管理需求，統籌考慮預算管理系統與相關管理系統間的集成，確保系統功能的完善及可執行，打好預算管理系統開發建設的基礎。

(三)組織開發建設，落實管理要求。

在做好前述預算管理需求、預算審批流程梳理工作的基礎上，組織系統開發項目組根據集團公司要求，將全面預算報表及對應的預算審批流程嵌入到預算管理系統中，并做好與其他管理系統/模塊（如費用報銷系統）的集成，確保預算執行進度的實時統計及顯示。同時，強化預算剛性管理，以具體費用支出項目為目標實施預算管控，在預算模塊中增加預算填報的下沉層級，由目前的科目匯總級次填報下沉至事項級進行填報，同時在費用報銷模塊增加經審核批復后的預算明細項供報銷人員勾選。

具體實施方案主要包括兩個部分：

1.在預算模塊建立公有預算維度字典，同時啟用下級組織增加功能。在營業收入、總成本費用支出明細表等需要進行事項級控制的預算表中建立公有預算維度字典，啟用下級組織增加功能，使各單位預算編制人員在預算表樣編制過程中可以在表樣各費用項目下級增加明細項，明細項目保存至各單位的私有預算維度字典中，通過表間公式審核并履行審批程序后固定字典內容。調整后與原有預算編制方法最大的變化在于：原有預算編制方式在編制經營預算過程中，只需填報科目匯總金額即可，預算明細項在批注或預算編制說明中列示；調整后在編制預算時，需在預算科目下逐項列示預算項目及對應金額，預算科目對所有下級具體事項進行金額匯總。

2.在共享模塊報銷單中新增預算項目及對應的預算剩余金額。通過將上述各單位對應的明細私有預算維度字典引入財務共享單據中作為新增字段供報賬人員選擇，填報報銷單據時報銷人員可選擇對應的預算項目及預算項目剩余金額。調整后與原有預算控制方式不同點在于：原有預算控制方式可選擇預算科目總金額控制或月度預算額度控制，對科目內具體預算事項不做嚴格要求；調整后增加了預算控制維度，報銷時需對應具體預算事項，同時可對預算剩余金額實時顯示，讓報銷人員對預算具體事項的實時余額做到心中有數。

（四）正式上線運行，完善系統功能。

在上述系統開發建設的基礎上，在滿足條件時正式上線運行，推動集團公司各預算分管部室、各所屬單位通過預算管理系統進行“兩上兩下”預算報表的編報工作，以消除原線下編報過程中的填報錯誤，提高集團公司預算編報效率。在系統運行過程中，持續收集各預算分管部室及單位反饋的問題，組織系統開發項目組逐一進行解決，持續完善系統功能。同時，通過持續對預算執行情況的跟蹤，分析對比系統預算執行進度與實際執行情況的差異，并及時查找原因，對預算執行進度進行修正，確保預算執行進度真實、準確。

結束語

通過集團公司預算管理系統的搭建，實現集團公司發展戰略及年度經營目標的有效落實，推動年度預算編報、預算指標審核及預算執行分析的全面提速，確保落實預算剛性約束，通過對具體管理項目的月度管控，使得集團公司預算執行實現精細化管理，推進集團公司財務體系工作重心全面轉移，實現“核算型財務”向“管理型財務”的轉變和優化，助力集團公司建設與世界一流港口相適應的現代化的財務服務和管控體系。