財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下高校核算管理優(yōu)化研究

陸賽鈺 劉凝 許雪嬌（江南大學(xué) 江蘇無錫 214122）

一、引言

基于高校建設(shè)“內(nèi)涵式發(fā)展”的驅(qū)動(dòng)，以及在“雙一流”建設(shè)的背景下，高校傳統(tǒng)的分散網(wǎng)狀的財(cái)務(wù)管理模式逐漸難以適應(yīng)新時(shí)代的財(cái)務(wù)環(huán)境變化趨勢，當(dāng)前高校亟需改變現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理工作模式，將分散的業(yè)務(wù)單元集中化，加強(qiáng)資源優(yōu)化配置，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)財(cái)融合，從而提高財(cái)務(wù)管理水平。財(cái)務(wù)核算管理是財(cái)務(wù)管理中基礎(chǔ)且核心的一個(gè)環(huán)節(jié)，完善的財(cái)務(wù)核算管理模式能夠降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，減少不必要的費(fèi)用，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與信息的完整、及時(shí)和準(zhǔn)確。

近年來，財(cái)務(wù)共享服務(wù)這一理念已經(jīng)率先實(shí)踐于企業(yè)，并逐步普遍應(yīng)用于國內(nèi)外各大企業(yè)之中，取得了良好的效果。其應(yīng)用模式為高校財(cái)務(wù)核算管理改革指引了新的研究方向。本文引入財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，對(duì)高校財(cái)務(wù)核算管理體系的構(gòu)建展開探討。從理論層面來看，本研究為高校財(cái)務(wù)管理變革和會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)型提供了一定的理論支持；從實(shí)踐層面來看，對(duì)于提高高校財(cái)務(wù)工作效率、服務(wù)質(zhì)量、財(cái)務(wù)管理水平等也具有重要意義。

二、高校財(cái)務(wù)核算管理的困境分析

目前高校的財(cái)務(wù)核算工作已經(jīng)借助于信息化系統(tǒng)進(jìn)行了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷等，但核算管理仍未達(dá)到理想狀態(tài)，總體效率較低，報(bào)銷流程繁瑣，目前高校財(cái)務(wù)核算管理面臨的困境主要包括：

（一）固有角色產(chǎn)生沖突

財(cái)務(wù)工作具有監(jiān)管和服務(wù)兩大職責(zé)，高校財(cái)務(wù)審核人員必須依據(jù)規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)管職能。而報(bào)銷人員特別是科研人員對(duì)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用在理解上有時(shí)會(huì)產(chǎn)生偏差，財(cái)務(wù)人員在執(zhí)行財(cái)務(wù)制度的過程中，也可能會(huì)遇到各類規(guī)章制度中沒有具體規(guī)定的細(xì)小問題，由于個(gè)人理解的差異導(dǎo)致報(bào)銷口徑的不一致，核算上存在隨意性，降低了師生對(duì)于報(bào)銷服務(wù)的體驗(yàn)感。財(cái)務(wù)人員基于制度的監(jiān)管與師生的服務(wù)期望之間產(chǎn)生了一定程度的矛盾，從而出現(xiàn)財(cái)務(wù)核算管理中的預(yù)期偏差。

（二）部門信息缺乏共享

隨著高校多校區(qū)、多元化的發(fā)展，各校區(qū)之間、各職能部門之間存在信息不共享，制度銜接、工作流程等不順暢的問題。行政部門往往采用獨(dú)立的信息管理系統(tǒng)，未構(gòu)建必要的數(shù)據(jù)對(duì)接渠道，未形成體系化的集成，互為孤島的系統(tǒng)導(dǎo)致信息流未能高效流轉(zhuǎn)，資源無法有效整合共享，數(shù)據(jù)難免會(huì)發(fā)生偏差。例如財(cái)務(wù)核算中職工出差級(jí)別的判定與人事系統(tǒng)、科研經(jīng)費(fèi)的入賬與科研系統(tǒng)、資產(chǎn)折舊報(bào)廢的核算與資產(chǎn)系統(tǒng)以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的報(bào)送與相關(guān)教育、財(cái)政部門的系統(tǒng)等，未形成系統(tǒng)之間的信息共享與集成，導(dǎo)致報(bào)銷審批簽字存在困難，財(cái)務(wù)服務(wù)與監(jiān)管效率較低。

（三）核算工作負(fù)荷過重

高校財(cái)務(wù)資金量逐年上升，而財(cái)務(wù)人員特別是核算人員數(shù)量與資金量的增長不匹配，特別是在某些特定時(shí)間段，時(shí)間緊任務(wù)重。繁重的核算工作不但會(huì)在一定程度上降低審核業(yè)務(wù)的正確率，而且核算人員專注于繁瑣、重復(fù)度高的基礎(chǔ)性工作，被低附加值的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算工作占據(jù)大量時(shí)間，難以依據(jù)學(xué)校的財(cái)務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)分析及有效的風(fēng)險(xiǎn)管控，無法為學(xué)校的有效決策提供數(shù)據(jù)支持。

三、高校財(cái)務(wù)核算管理引入財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的必要性

對(duì)于高校目前財(cái)務(wù)核算管理中面臨的困境，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式可以在一定程度上化解這類問題，基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式研究如何解決高校財(cái)務(wù)核算管理問題，對(duì)于提高工作效率、促進(jìn)信息共享、改進(jìn)財(cái)務(wù)管理模式等都具有重要意義。

（一）有助于促進(jìn)管理服務(wù)有效平衡

高校財(cái)務(wù)核算管理引入財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式后，標(biāo)準(zhǔn)化流程的智能運(yùn)行、業(yè)財(cái)之間深度融合將極大地提高財(cái)務(wù)工作效率，高效的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理保障了高質(zhì)量的財(cái)務(wù)核算，消除了主觀因素導(dǎo)致的口徑問題，也從根本上緩解了財(cái)務(wù)管理與服務(wù)兩大職能的固有矛盾，彌合師生對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷服務(wù)的期望與感知之間的差距，從而尋找到管理與服務(wù)的平衡點(diǎn)。

（二）有助于實(shí)現(xiàn)高校信息高度共享

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下數(shù)據(jù)信息在不同部門乃至多校區(qū)之間得到及時(shí)整合，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)協(xié)同化，打破了信息壁壘，以業(yè)務(wù)源頭為輻射點(diǎn)，以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理為終結(jié)點(diǎn)，重新進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組，依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段，搭建起新的業(yè)務(wù)流程處理模塊，打破現(xiàn)有的直線型審批機(jī)制，實(shí)現(xiàn)多部門并行審批的新模式［1］，有助于規(guī)范財(cái)務(wù)管理、優(yōu)化資源配置，實(shí)現(xiàn)不受時(shí)間和空間限制的無接觸且無障礙溝通。

（三）有助于推進(jìn)財(cái)務(wù)管理模式快速轉(zhuǎn)型

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下會(huì)計(jì)核算實(shí)現(xiàn)重塑，組織架構(gòu)、人員職能的細(xì)分使得管理更加精細(xì)化，同時(shí)將核算工作從財(cái)務(wù)管理中剝離出來，高校財(cái)務(wù)人員將逐步向管理型人才轉(zhuǎn)變，有利于將關(guān)注點(diǎn)集中于財(cái)務(wù)管理帶來的價(jià)值增值、資源整合、風(fēng)險(xiǎn)管控等核心領(lǐng)域，推進(jìn)財(cái)務(wù)管理模式快速轉(zhuǎn)型，提高高校的整合能力和核心競爭力。

四、基于財(cái)務(wù)共享模式的高校核算管理體系構(gòu)建

在高校財(cái)務(wù)核算管理優(yōu)化建設(shè)的過程中，本文汲取財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念，規(guī)劃出以“流程、技術(shù)、人力”為全線的解決高校核算管理問題的路徑（見圖1），通過流程標(biāo)準(zhǔn)化促進(jìn)服務(wù)與管理的平衡，有效緩解固有角色的沖突，通過技術(shù)智能化實(shí)現(xiàn)部門之間信息的高度共享，打破信息壁壘，通過人力集約化推進(jìn)財(cái)務(wù)人員職能轉(zhuǎn)型，降低核算工作負(fù)荷。

圖1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式解決高校核算管理問題的路徑

本文提出以流程標(biāo)準(zhǔn)化、技術(shù)智能化、人力集約化為手段的財(cái)務(wù)共享服務(wù)“三化”模型（見圖2），其中流程標(biāo)準(zhǔn)化是核心環(huán)節(jié)，技術(shù)智能化是關(guān)鍵支柱，為流程標(biāo)準(zhǔn)化提供數(shù)據(jù)與手段支撐，人力集約化是配套支持，對(duì)流程標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施落實(shí)提供保障，三者缺一不可，并借助區(qū)塊鏈技術(shù)、影像識(shí)別系統(tǒng)、RPA管理系統(tǒng)等對(duì)財(cái)務(wù)核算管理優(yōu)化路徑設(shè)計(jì)提供多方位共同支撐，解決財(cái)務(wù)核算管理面臨的困境，以實(shí)現(xiàn)高校核算管理體系的構(gòu)建目標(biāo)。

圖2 基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的高校核算管理體系

（一）流程標(biāo)準(zhǔn)化，緩解固有沖突

從傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程分析，主要流程全部依托于人工，均為重復(fù)低效益的機(jī)械活動(dòng)，缺少精準(zhǔn)性和靈活性。基于尋求管理與服務(wù)的平衡點(diǎn)、更好地服務(wù)師生的原則，應(yīng)將分散、重復(fù)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行模塊管理和流程再造，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和流程，精細(xì)化分工，從而打造與時(shí)俱進(jìn)、合理高效的整體優(yōu)化新流程［2］。

流程標(biāo)準(zhǔn)化主要分為三個(gè)階段：（1）搭建核算制度框架。流程源于制度，每一流程的有理有據(jù)需要制度的優(yōu)化與完善，這就要求搭建核算制度框架。應(yīng)根據(jù)高校財(cái)務(wù)管理制度現(xiàn)狀，分層、分級(jí)、分類搭建核算制度框架，確保制度覆蓋到每條業(yè)務(wù)管理?xiàng)l線及每個(gè)管理層級(jí)，以根本制度穩(wěn)定、基本制度完備、具體制度配套為基礎(chǔ)，從而逐步形成完整性與有效性兼?zhèn)涞暮怂阒贫瓤蚣荏w系，進(jìn)而固化嵌入財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)中。（2）構(gòu)建核算流程體系。根據(jù)學(xué)校財(cái)務(wù)管理需求，重構(gòu)組織架構(gòu)，梳理業(yè)務(wù)流程，搭建標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的核算業(yè)務(wù)流程體系。依據(jù)核算管理職能，圍繞財(cái)務(wù)核算管理核心業(yè)務(wù)，將相關(guān)財(cái)務(wù)工作分為以下幾大業(yè)務(wù)模塊，主要包含會(huì)計(jì)核算模塊、資金管理模塊、影像識(shí)別模塊、銀校互聯(lián)模塊、商旅管理模塊等。為了確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)運(yùn)行高效、穩(wěn)定、規(guī)范，需對(duì)模塊下的具體經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、業(yè)務(wù)情況設(shè)立層級(jí)流程逐步細(xì)化，盡可能考慮到流程的最小單位、最低層級(jí)。（3）會(huì)計(jì)核算流程再造。核算流程再造旨在對(duì)現(xiàn)有的報(bào)銷流程重新梳理優(yōu)化，制定統(tǒng)一、精簡，有利于在財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化流程。在核算流程體系中，以歸并同質(zhì)流程、簡化繁雜程序、提高流程效率為原則，形成包含流程圖、流程描述、制度文件、風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)和賬務(wù)處理等流程再造環(huán)節(jié)。根據(jù)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的不同，核算流程再造可以分為費(fèi)用核算再造、收入核算再造、酬金核算再造等。其中費(fèi)用核算重復(fù)性高、業(yè)務(wù)量大，易于標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，下面以費(fèi)用核算流程再造為例分析財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的流程設(shè)計(jì)，如圖3所示。

圖3 基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的費(fèi)用報(bào)銷流程圖

第一，經(jīng)辦人收集、整理原始票據(jù)及相關(guān)附件，將整理后的附件拍攝、上傳至高校財(cái)務(wù)門戶信息網(wǎng)站中的票據(jù)庫，實(shí)時(shí)進(jìn)行發(fā)票查驗(yàn)；經(jīng)辦人在線上預(yù)約報(bào)銷單，選擇支出的項(xiàng)目，在票據(jù)庫選擇需要報(bào)銷的原始票據(jù)，據(jù)實(shí)填寫報(bào)銷內(nèi)容后提交報(bào)銷單。第二，通過審批流，將報(bào)銷單推送給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以通過計(jì)算機(jī)或手機(jī)等設(shè)備接收并查看報(bào)銷單和相關(guān)票據(jù)，實(shí)現(xiàn)線上審批；需要由相應(yīng)職能部門、學(xué)院審批的各類業(yè)務(wù)，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分別推送至各職能部門、學(xué)院進(jìn)行審批。第三，經(jīng)審批后的報(bào)銷單進(jìn)入財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)，推送至各個(gè)根據(jù)業(yè)務(wù)細(xì)分的核算組進(jìn)行審核，若不通過則退回流程修改補(bǔ)充。第四，初審?fù)瓿珊笥蓮?fù)核組進(jìn)行復(fù)審，通過后通知各校區(qū)與紙質(zhì)版票據(jù)進(jìn)行核對(duì)，導(dǎo)入系統(tǒng)生成記賬憑證，完成審核的最后一步。第五，由財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接銀校互聯(lián)系統(tǒng)，通過網(wǎng)銀完成支付，并將電子銀行回單回傳至財(cái)務(wù)系統(tǒng)以便報(bào)銷人員核對(duì)［3］。第六，將電子和紙質(zhì)版票據(jù)進(jìn)行歸檔，形成會(huì)計(jì)檔案，整個(gè)費(fèi)用報(bào)銷流程結(jié)束。

（二）技術(shù)智能化，打破信息壁壘

當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)主要是為了滿足政府會(huì)計(jì)平行記賬的要求，報(bào)賬、繳費(fèi)、開票等子系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，各部門與財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間的共享化程度不高。高校可借助區(qū)塊鏈技術(shù)，將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與其他部門信息系統(tǒng)進(jìn)一步對(duì)接，保證數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步，整合信息流，持續(xù)傳輸數(shù)據(jù)，打破部門壁壘，內(nèi)外部交互合作，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合［4］。經(jīng)辦人通過影像識(shí)別技術(shù)，將紙質(zhì)版票據(jù)以數(shù)據(jù)化的形式寫入?yún)^(qū)塊鏈，系統(tǒng)自動(dòng)審核票據(jù)的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性，有效避免虛構(gòu)原始憑證、更改業(yè)務(wù)金額等虛假經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)。還可以利用RPA管理系統(tǒng)，由自動(dòng)化的軟件機(jī)器人代替人工操作，使報(bào)銷的各個(gè)環(huán)節(jié)都在互聯(lián)網(wǎng)上操作，簡化規(guī)范核算流程，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理。以線上審批代替人工簽字為例，數(shù)字簽名可從根本上解決簽名造假、頻繁簽字或找不到負(fù)責(zé)人簽字等常見的情況，同時(shí)將報(bào)銷工作的事中、事后控制變?yōu)槭虑翱刂疲蟠筇岣吡素?cái)務(wù)監(jiān)督水平。依托各類信息化智能技術(shù)可以更好地優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，極大地精簡審批流程，避免信息不對(duì)稱的情況，解決信息孤島問題。

（三）人力集約化，減輕核算負(fù)擔(dān)

隨著財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的引入，科學(xué)化、精細(xì)化、智能化的管理模式正被越來越多的高校所重視。信息化使得財(cái)務(wù)核算工作重點(diǎn)發(fā)生了改變，繁重的會(huì)計(jì)核算負(fù)擔(dān)得到改善，基礎(chǔ)性低附加值的財(cái)務(wù)崗位逐漸被取消，財(cái)務(wù)人員能夠?qū)⒂邢薜木ν度氲礁吒郊又档墓ぷ髦校蚬芾頃?huì)計(jì)轉(zhuǎn)型，減少了人力資源的浪費(fèi)，以便快速適應(yīng)管理要求的變化。人力資源配置日趨集約化，靈活細(xì)分管理型、業(yè)務(wù)型與服務(wù)型人員，強(qiáng)化財(cái)務(wù)服務(wù)的響應(yīng)機(jī)制，最終實(shí)現(xiàn)高效化服務(wù)。各崗位人員的配置可依據(jù)個(gè)人能力進(jìn)行選擇，負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌安排，充分挖掘人員潛力，激發(fā)工作積極主動(dòng)性、提升創(chuàng)造能力。管理型人員主要由高校原有的高層財(cái)務(wù)管理人員與財(cái)務(wù)共享服務(wù)的核心技術(shù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行總體決策，具體包括核算制度的研究、系統(tǒng)的開發(fā)維護(hù)、業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)、質(zhì)量管理等。業(yè)務(wù)型人員主要是指高校現(xiàn)有的核算崗位等相關(guān)人員，根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的核算管理需求、會(huì)計(jì)核算模塊中的具體流程再造安排細(xì)分職能，分為應(yīng)收應(yīng)付組、資金結(jié)算組、費(fèi)用核算組、復(fù)核組、制單組、檔案組等，其中費(fèi)用核算組又可根據(jù)業(yè)務(wù)流程分為國內(nèi)外差旅費(fèi)報(bào)銷組、會(huì)議費(fèi)報(bào)銷組、薪酬發(fā)放組、日常業(yè)務(wù)報(bào)銷組等。服務(wù)型人員主要考慮核算業(yè)務(wù)服務(wù)外包，是對(duì)業(yè)務(wù)型人員的補(bǔ)充，借助專業(yè)化的財(cái)務(wù)公司為高校的基礎(chǔ)性核算工作提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而優(yōu)化原有的人力資源配置，助推財(cái)務(wù)人員的職能從會(huì)計(jì)型向管理型轉(zhuǎn)變。管理型、業(yè)務(wù)型與服務(wù)型人員精細(xì)劃分，優(yōu)化人員類型配比，推進(jìn)財(cái)務(wù)人員職能轉(zhuǎn)型，集合人力資源專業(yè)優(yōu)勢，細(xì)化崗位職責(zé)與分配，可以提高核算工作的效益和效率，從而減輕核算工作負(fù)擔(dān)。

五、結(jié)語

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式是新時(shí)代高校轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)管理模式的嘗試，本文以“流程、技術(shù)、人力”三個(gè)角度展開分析，高校通過引入財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，可以減少重復(fù)勞動(dòng)，優(yōu)化服務(wù)流程，創(chuàng)新業(yè)務(wù)模式，擴(kuò)大信息化覆蓋范圍，加強(qiáng)部門間合作，增強(qiáng)人員服務(wù)意識(shí)，推進(jìn)高等教育快速發(fā)展。將來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，通過不斷地改進(jìn)和完善財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，可以在保證財(cái)務(wù)工作規(guī)范透明標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，促使高校財(cái)務(wù)管理朝著精簡易的方向不斷邁進(jìn)。