檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略研究

◎北京強度環(huán)境研究所 高珂佳

一、紙質(zhì)化檔案管理存在的弊端

當前在檔案的管理中，檔案的編寫、保存、管理、交接這幾個主要的方面都存在一些弊端，會出現(xiàn)管理混亂、工作效率低下等問題。當前社會發(fā)展迅速，高新技術層出不窮，傳統(tǒng)檔案管理的紙質(zhì)化模式受到了許多挑戰(zhàn)，紙質(zhì)化的弊端也漸漸浮現(xiàn)，典型的弊端主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）紙質(zhì)檔案種類繁多導致錯誤頻出

國內(nèi)各類企業(yè)的檔案管理部門涉及的資料種類繁多，導致以紙質(zhì)形式保存公司檔案時容易出現(xiàn)遺漏的問題。另外，目前大部分企業(yè)的檔案涉及的學科非常廣泛，而檔案管理的工作人員又不可能對每個學科的檔案都深入了解，所以在檔案歸檔或者編寫時常常會出現(xiàn)比較低級的錯誤。

（二）紙質(zhì)檔案管理工作量繁重

在日常工作中，各企業(yè)與其它企業(yè)之間的文件資料交往十分頻繁，每天都會產(chǎn)生大量的文件起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等工作，這些工作對于紙質(zhì)檔案來說就十分不友好，其中最主要的原因是這些工作會產(chǎn)生很大的檔案管理工作量，每次的檔案存取都會耗費大量時間，浪費了大量的人力與時間成本。

（三）紙質(zhì)檔案保存壽命有限

現(xiàn)實工作中，有些文件會經(jīng)常被存取、翻閱，每一次的存取都要經(jīng)歷重新核對、檢驗等操作流程，這不僅僅增加了檔案管理的工作量，還會造成紙質(zhì)檔案不可逆的損壞。另外，在檔案借出之后會出現(xiàn)很多不可控的因素，如：檔案紙張破損、部分內(nèi)容丟失、掉頁、涂改、沾染污漬等問題，導致紙質(zhì)檔案受損。因此紙質(zhì)檔案不利于提升文件的保存壽命。

通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前大多數(shù)傳統(tǒng)企業(yè)的檔案主要還是采用紙質(zhì)檔案保存的方式，本文所提出的紙質(zhì)檔案種類繁多導致錯誤頻出、紙質(zhì)檔案管理工作量繁重、紙質(zhì)檔案保存壽命有限等問題在各大企業(yè)的檔案管理中頻繁出現(xiàn)。因此，迫切需要開展企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作，引入信息化技術和設備，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化機讀檔案的轉(zhuǎn)換，通過開展企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作，節(jié)省紙質(zhì)檔案保管的財務成本和空間成本，同時有效提升檔案管理的效率，對于企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重要的推動作用。

二、當前企業(yè)數(shù)字化檔案管理推廣中存在的問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術不斷成熟，數(shù)字化檔案管理工作已經(jīng)在很多企業(yè)中初步開展，但是尚未全面推廣開來，目前在企業(yè)數(shù)字化檔案推廣過程中，主要存在以下幾方面問題：

（一）相關人員沒有認識到數(shù)字化管理的優(yōu)勢

目前，存在企業(yè)檔案管理人員數(shù)字化管理意識不到位的問題，部分企業(yè)的檔案管理人員尚未認識到數(shù)字化檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的關鍵作用和優(yōu)勢，對紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)習以為常，認為沒有必要對檔案管理工作進行改革。加之紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變必然要經(jīng)歷前期大量的信息錄入、掃描等工作，眾多檔案的重新錄入會造成更大的工作量，使得很多人不愿去接受這一新的工作變化。

（二）檔案數(shù)字化管理人才短缺

檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式向數(shù)字化管理方式轉(zhuǎn)化的過程中，兩種方式在檔案管理的主體流程上存在的差異不大，但是在具體的實際操作中，兩種管理方式存在著較大的不同。紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變過程中，操作方式也將發(fā)生極大的轉(zhuǎn)變，原來的工作人員大多數(shù)很難不適應這一轉(zhuǎn)變，工作人員的不適應問題就會為數(shù)字化檔案管理工作的落實帶來較大的問題與阻礙，迫切需要大量的專業(yè)人才進行補充。這樣的現(xiàn)實需求就帶來了企業(yè)檔案數(shù)字化管理專業(yè)人才不足的問題，嚴重影響我國企業(yè)的檔案管理數(shù)字化進程。

（三）專業(yè)的檔案數(shù)字化管理設備不足

專業(yè)的信息化檔案管理設備是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化改革的途徑與手段，需要下大力氣進行檔案數(shù)字化管理基礎實施的準備工作。目前我國各企業(yè)的數(shù)字化檔案管理工作剛剛開始，需要投入大量的人力、物力與財力去建設檔案數(shù)字化管理基礎設施，主要包括各類數(shù)字化檔案管理的軟硬件設備和基礎支撐環(huán)境。但是，通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在目前各企業(yè)的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，由于檔案管理工作的即時效益不明顯，大多數(shù)的企業(yè)都不愿意將自己的發(fā)展成本投入到數(shù)字化檔案管理基礎設施的建設中，這就造成了企業(yè)數(shù)字化檔案管理缺乏專業(yè)、基礎設備設施的問題，成為了企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的極大障礙，嚴重阻礙了數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化管理流程

數(shù)字化檔案管理是隨著信息技術不斷發(fā)展產(chǎn)生的新型檔案管理模式，在數(shù)字化檔案管理過程中，將充分利用高速掃描技術、圖像分類技術、文字識別技術、基于大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)采集、處理與存儲技術等新興技術，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、光盤等檔案載體和資源進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字化檔案資源，構(gòu)建企業(yè)數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)庫，利用分布式存儲、云存儲等手段對數(shù)字化資源進行存儲和管理，通過便捷的查詢、利用手段，實現(xiàn)對企業(yè)檔案資源的科學管理和有效利用。企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程包括檔案領取、檔案分類、檔案拆分、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量檢驗、原件整理等，如下圖1所示。

圖1 檔案數(shù)字化管理流程圖

1、檔案領取：由數(shù)字化檔案管理人員領取本單位發(fā)展過程中形成的具有存價值的文件、聲像材料等紙質(zhì)實體檔案。

2、檔案分類：按照企業(yè)內(nèi)部的檔案分類標準對企業(yè)檔案進行分類，一般分為技術檔案、人事檔案、行政檔案、財務檔案等。

3、檔案拆分：將企業(yè)檔案按照統(tǒng)一標準進行標號，按順序?qū)⑷繖n案編制頁碼也編號，在此基礎上，根據(jù)企業(yè)實際需要對檔案進行拆分，尤其是將不需或者不允許進行掃描的檔案進行單獨標注與管理。

4、檔案掃描：檔案掃描是紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)型為數(shù)字化檔案管理的核心步驟，是實現(xiàn)數(shù)字化的關鍵。在檔案掃描的過程中按照國家檔案管理標準要求對原件進行掃描處理。借助先進的圖像掃描軟件對原始檔案進行掃描，在掃描的過程中依據(jù)原始檔案的質(zhì)量定義掃描線系統(tǒng)的相關參數(shù)，實現(xiàn)自動傾斜校正、自動去污、自動分文件等批處理功能。在完成自動掃描的同時，檔案管理人員可根據(jù)檔案的實際紙張大小、紙張薄厚等情況對圖像的分辨率、明亮度等進行調(diào)整和設置，保證檔案掃描工作高質(zhì)量地完成。

5、圖像處理：在掃描完成后，利用圖像處理軟件對掃描獲得的檔案圖像進行處理，通過自動校對功能確保圖像的正確性，同時通過去斑點、去污漬、去黑邊等處理，確保獲得的檔案圖像清晰、準確，符合檔案管理的要求。

6、質(zhì)量檢查：質(zhì)量檢查的工作主要是對圖像進行自動校對和全面檢驗，及時將不符合要求的檔案圖像進行修復處理，通過質(zhì)量檢查保證掃描處理的數(shù)字化檔案圖像符合國家檔案標準的關鍵。

7、原件整理：在完成檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作后，需要專門的檔案管理工作人員，按照國家檔案管理的標準，對企業(yè)的原始檔案進行卷整理與歸還。

四、數(shù)字化檔案管理具備的獨特優(yōu)勢

隨著科學技術的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都逐漸朝著數(shù)字化方向發(fā)展，以謀求更好的經(jīng)濟效益和更優(yōu)質(zhì)的社會服務。企業(yè)檔案管理數(shù)字化也同樣具備諸多優(yōu)勢，具體表現(xiàn)如下：

（一）延長和保證檔案的保存周期

企業(yè)檔案管理部門管理的人事、科技檔案隨時都會添加新的材料，存取頻繁，容易引發(fā)檔案的破損，紙質(zhì)檔案保存生命周期有限。采用數(shù)字化技術將企業(yè)檔案數(shù)字化、信息化，可以提高檔案的保存容量，延長企業(yè)檔案的保存生命周期。

（二）提高檔案管理的工作效率

以往對于各種檔案的管理，往往采取的是人工進行采編、整理、歸納、存取，不僅工作效率低下而且可能會出現(xiàn)紕漏。采用數(shù)字化管理就可以大大降低人工工作的工作量，減少由于人工操作引入的漏洞。利用先進的計算機與大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化的管理，可以有效提高檔案管理的工作效率，大大縮減檔案數(shù)據(jù)采集、檔案歸檔、檔案編制的時間。還可以保障檔案資料的完整全面和準確無誤，并極大地減少企業(yè)檔案管理需要的財務成本和空間成本，實現(xiàn)對檔案的更好、更全面的管理。

（三）提高檔案管理的安全性

在以往的檔案管理工作中對檔案的保密工作重視不夠高，導致容易出現(xiàn)失泄密風險。數(shù)字化檔案管理可有效解決這一問題，對加密性檔案的管理再也不是依靠封條進行保密管理，而是通過數(shù)字加密手段極大地提高檔案管理的保密性與安全性。在數(shù)字化檔案管理中，也將引入密碼技術、防火墻技術等信息安全技術，信息安全技術的引入對于提升數(shù)字化檔案管理的安全性具有重要作用。在實際的操作中，可以對企業(yè)的檔案管理工作進行獨立管理，根據(jù)企業(yè)保密管理的相關要求，對數(shù)字化檔案進行保密分級管理。并將進行檔案管理的電腦接入檔案管理專網(wǎng)，引入專業(yè)加密、數(shù)字化備份、添加水印等功能，最大限度地保護檔案資料的安全。

五、企業(yè)推廣檔案數(shù)字化管理的應對策略

（一）全方位提高企業(yè)對數(shù)字化檔案管理的認識

需要加強企業(yè)的思想引領，讓領導和員工的思想與時俱進，認識到檔案管理數(shù)字化工作的重要性。在以前的企業(yè)檔案管理中,僅僅是將檔案進行管理,但是在現(xiàn)代這個信息化快速發(fā)展的時期,單純的管理檔案已經(jīng)沒有辦法滿足企業(yè)對檔案管理的需求，企業(yè)對檔案資料可利用性和便捷性需求越來越高。在這種大背景之下,現(xiàn)代企業(yè)一定要結(jié)合自身情況,改變以往檔案管理的思想,建立新的檔案服務理念,通過信息化的手段,為使用檔案的人提供更加豐富完善的檔案,提供優(yōu)質(zhì)的檔案資料服務。

（二）校企合作加大相關人才培養(yǎng)力度

企業(yè)應該加強與具有檔案數(shù)字化管理相關專業(yè)的高校的合作，為學校提供相關專業(yè)學生進入企業(yè)學習實踐的機會，并從高校招聘符合企業(yè)用人要求的數(shù)字化檔案管理人才，為企業(yè)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供人才保障。同時，在招收新型人才的過程中，也可聘請專業(yè)的講師對老員工進行業(yè)務知識培訓，著力提升已有檔案管理工作人員的數(shù)字化管理能力與水平，推動企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的穩(wěn)步推進與健康發(fā)展。

（三）建設數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)

企業(yè)數(shù)字檔案信息資源建設，有助于開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源。第一，建設數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，以構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫為基礎，利用數(shù)據(jù)挖掘、機器學習等新興信息技術對檔案資源進行深度挖掘與處理，激活傳統(tǒng)檔案資源的信息活力，提升檔案資源的潛在價值。第二，建設數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，以業(yè)務為導向、具備滿足日常使用所需各項功能，同時可以兼容各種類型的軟件端口，實現(xiàn)與不同檔案信息庫的連接和共享。第三，建設數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，以快捷的網(wǎng)絡傳輸為基礎，通過構(gòu)建檔案信息傳輸網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的異地傳輸和使用，從而打破檔案利用上的時間和空間的限制，及大地提高檔案使用的廣泛性與時效性。第四，建設數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，設計豐富、便捷的查詢、檢索、智能問答、知識圖譜等功能，促進各種高新技術在高效的檔案管理中的應用，實現(xiàn)檔案信息的集成、融合、利用與共享，為企業(yè)的管理者和相關檔案管理工作人員提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案信息與服務。

六、結(jié)語

本文通過分析紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字化檔案管理的利弊，提出企業(yè)數(shù)字化檔案管理流程，探討了推動檔案數(shù)字化管理的應對策略，從而解決現(xiàn)有檔案管理工作中出現(xiàn)的管理混亂、工作效率低下等問題，確保企業(yè)檔案管理的高效和安全。檔案管理是每一個現(xiàn)代企業(yè)的基礎工作,完善的檔案管理是單位持續(xù)發(fā)展的基石。隨著信息化技術的發(fā)展,很多現(xiàn)代社會的管理工作已經(jīng)建立在數(shù)字化的基礎上。在這樣的背景下,現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作也發(fā)生著巨大的變化,傳統(tǒng)的手工登記管理方式已經(jīng)逐漸被現(xiàn)代化檔案管理所代替。我們應該緊跟時代的潮流，運用信息化手段推動紙質(zhì)化檔案管理向數(shù)字化檔案管理邁進。