國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)工程檔案歸檔實(shí)踐

付宏燕

（國家信息中心公共技術(shù)服務(wù)部，北京 100045）

0 引言

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄［1］。電子政務(wù)項(xiàng)目檔案是在電子政務(wù)項(xiàng)目建設(shè)全過程中形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄［2］。檔案對(duì)于信息系統(tǒng)工程的作用概括為兩個(gè)方面［3］。①憑證作用。檔案是自然形成的，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，是歷史的真憑實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用。②參考作用。檔案不僅真實(shí)的記錄和反映了信息系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)的全過程，而且反映了工程項(xiàng)目建設(shè)與運(yùn)行維護(hù)活動(dòng)的深度和廣度，為深入理解信息系統(tǒng)提供了正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)，便于后續(xù)信息系統(tǒng)的建設(shè)過程進(jìn)行參考并尋找答案，但目前已有文獻(xiàn)中結(jié)合國家電子政務(wù)項(xiàng)目檔案的歸檔總結(jié)與深入探索依然較少。

國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)是落實(shí)《國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈整合建立統(tǒng)一的公共資源交易平臺(tái)工作方案〉的通知》（國辦發(fā)〔2015〕63號(hào)）文件要求的重要舉措，為國家級(jí)電子政務(wù)工程項(xiàng)目，依托國家電子政務(wù)外網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)與31個(gè)省（自治區(qū)、直轄市）和新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)公共資源交易服務(wù)平臺(tái)，以及財(cái)政部、自然資源部、國資委等主管部門公共資源交易數(shù)據(jù)的采集，并將所匯集的全國范圍內(nèi)交易信息，為市場(chǎng)主體、社會(huì)公眾和監(jiān)管部門提供服務(wù)。平臺(tái)一期工程于2019年12月完成竣工驗(yàn)收，本人作為工程建設(shè)的主要人員和竣工驗(yàn)收組織者，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)完成了紙介質(zhì)檔案、電子化檔案的全部歸檔，形成了完整的案卷清單和文件清單。特梳理出歸檔過程，為電子政務(wù)工程的檔案歸集和驗(yàn)收工作提供借鑒或參考。

1 國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)建設(shè)特點(diǎn)

1.1 建設(shè)內(nèi)容多、覆蓋面廣、文檔量大

國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)一期工程的建設(shè)內(nèi)容較多，包括一網(wǎng)（全國公共資源交易信息共享網(wǎng)絡(luò)）、兩門戶（政務(wù)外網(wǎng)門戶、互聯(lián)網(wǎng)門戶）、五庫、15個(gè)應(yīng)用、四大類29個(gè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、配套基礎(chǔ)設(shè)施等，交易數(shù)據(jù)覆蓋九個(gè)交易領(lǐng)域、全國600多個(gè)地方交易平臺(tái)和多個(gè)國家部委。項(xiàng)目按照層次關(guān)系簡(jiǎn)單劃分為集成、單項(xiàng)、配套，對(duì)應(yīng)56個(gè)合同。參與角色除項(xiàng)目建設(shè)單位和指導(dǎo)單位外，涉及監(jiān)理、總集成商、設(shè)備供貨商、設(shè)備原廠商、安全集成商、單項(xiàng)應(yīng)用開發(fā)商、標(biāo)準(zhǔn)制定商、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)商、運(yùn)維接手單位等，各參與方即為相關(guān)文檔的責(zé)任方，文檔量大。

1.2 工程建設(shè)分階段實(shí)施

從可行性研究報(bào)告（代項(xiàng)目建議書）開始，國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)按順序共經(jīng)歷了項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)、開工令、設(shè)備采購供貨、調(diào)研與詳細(xì)設(shè)計(jì)、開發(fā)與集成、單項(xiàng)初驗(yàn)、集成初驗(yàn)、試運(yùn)行、單項(xiàng)終驗(yàn)、集成終驗(yàn)、整體工程初驗(yàn)、竣工驗(yàn)收等里程碑關(guān)鍵點(diǎn)。從電子政務(wù)項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施的組織角度，我們將單項(xiàng)初（終）驗(yàn)、集成初（終）驗(yàn)、整體工程初驗(yàn)、竣工驗(yàn)收做為四個(gè)大的建設(shè)階段。

關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)中，項(xiàng)目立項(xiàng)上報(bào)、招投標(biāo)由建設(shè)單位完成，確定了工程建設(shè)內(nèi)容和投資，以及項(xiàng)目監(jiān)理和參建廠商；開工令由監(jiān)理簽發(fā)，代表工程正式開始建設(shè)，乙方介入項(xiàng)目；調(diào)研與詳細(xì)設(shè)計(jì)指應(yīng)用開發(fā)商在立項(xiàng)的初步設(shè)計(jì)報(bào)告、合同要求基礎(chǔ)上，進(jìn)一步調(diào)研和需求分析，形成詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔；單項(xiàng)初（終）驗(yàn)、集成初（終）驗(yàn)是對(duì)應(yīng)用開發(fā)商、集成商負(fù)責(zé)內(nèi)容的驗(yàn)收；整體工程初驗(yàn)和竣工驗(yàn)收需完成工程、技術(shù)、財(cái)務(wù)和檔案四個(gè)分項(xiàng)的驗(yàn)收，形成分項(xiàng)驗(yàn)收審查意見、竣工驗(yàn)收專家審查意見和總的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，是對(duì)建設(shè)單位的驗(yàn)收。

各階段均會(huì)形成對(duì)應(yīng)的文件，或指導(dǎo)本階段工作的實(shí)施，或總結(jié)本階段的工作成果，或?yàn)楹罄m(xù)階段工作提供參考。紙介質(zhì)文件材料的收集、整理、歸檔應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步實(shí)施，同時(shí)電子文件的形成、積累、收集、鑒定、和定期歸檔要進(jìn)行全過程的管理，保證電子文件的真實(shí)、完整、有效和安全，應(yīng)將所采集的相關(guān)元數(shù)據(jù)一并保存［4］。

1.3 工程文件分階段歸檔要求

與建設(shè)階段相對(duì)應(yīng)，國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)的文件歸檔也分階段完成：①單項(xiàng)和集成通過初步驗(yàn)收后進(jìn)行一次歸檔，重點(diǎn)為實(shí)施文件。②單項(xiàng)和集成通過終驗(yàn)后，進(jìn)行二次歸檔，整改一次歸檔文件并增加終驗(yàn)文件。③整體初驗(yàn)前進(jìn)行三次歸檔，整改終驗(yàn)文檔并增加綜合管理類、等保測(cè)評(píng)類、財(cái)務(wù)類及竣工圖、竣工報(bào)告等文件。④竣工驗(yàn)收前進(jìn)行四次歸檔，修正所有歸檔文件并增加整體初驗(yàn)文件。⑤竣工驗(yàn)收后進(jìn)行五次歸檔，增加竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件。歸檔文件應(yīng)完整、成套，真實(shí)記錄并準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過程和完成情況。

2 歸檔范圍及歸檔文件分類體系

2.1 歸檔步驟

國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)的歸檔步驟如下：①工程建設(shè)每個(gè)階段收尾時(shí)，由參建角色梳理所負(fù)責(zé)的最終版紙介質(zhì)、電子版文件，保持對(duì)應(yīng)一致，如應(yīng)用開發(fā)商梳理出該階段的項(xiàng)目實(shí)施文件，建設(shè)單位梳理出立項(xiàng)和招投標(biāo)文件、本階段的綜合管理文件。②建設(shè)單位提出文件歸檔范圍、保管期限，編制Excel的歸檔分類體系表，填寫責(zé)任者、形成時(shí)間、頁碼等文檔屬性，同時(shí)提出檔案的編碼規(guī)則。③依據(jù)歸檔范圍、分類體系表核查文件，進(jìn)行文件編碼和軟件著錄，同時(shí)裝盒組卷并做標(biāo)記。④統(tǒng)一打印脊背、目錄、備考表，根據(jù)標(biāo)記粘貼或放置合適位置，審核調(diào)整每卷文檔或脊背等信息。⑤形成案卷清單、檔案文件清單。

2.2 確定歸檔范圍

國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)檔案的歸檔依據(jù)，包括《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》，以及《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》等國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)依據(jù)《國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)一期工程初步設(shè)計(jì)》及批復(fù)、項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)文件、合同文件。結(jié)合本工程項(xiàng)目的建設(shè)特點(diǎn)，確定歸檔范圍和保管期限見表1。

表1 國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)歸檔范圍和保管期限

續(xù)表1

2.3 歸檔文件分類體系

歸檔文件采用三級(jí)分類體系，第一級(jí)（大類）包括立項(xiàng)文件、項(xiàng)目管理文件、項(xiàng)目實(shí)施文件、財(cái)務(wù)管理文件、監(jiān)理文件和驗(yàn)收文件6大類，歸檔范圍中的設(shè)計(jì)文件、硬件和基礎(chǔ)軟件采購歸到項(xiàng)目實(shí)施文件類；第二級(jí)分類中，項(xiàng)目管理文件的二級(jí)類分為綜合管理文件、招投標(biāo)文件和合同文件，其余的二級(jí)類都是按照合同進(jìn)行分類；第三級(jí)分類（小類）按照建設(shè)階段或里程碑節(jié)點(diǎn)劃分，對(duì)應(yīng)具體的歸檔文件名稱。每一類編碼由由不超過4個(gè)大寫英文字母的縮寫構(gòu)成，如XMGL代表一級(jí)的項(xiàng)目管理、ZHGL代表二級(jí)的綜合管理，JGZD代表三級(jí)的機(jī)構(gòu)制度，每一類下的文件均按照時(shí)間先后順序排列。以一級(jí)分類的項(xiàng)目管理文件、實(shí)施文件為例，見表2所示。

2.4 歸檔文件編碼規(guī)則設(shè)計(jì)

國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)歸檔文件的編碼規(guī)則，需要體現(xiàn)出平臺(tái)名稱GGZY、所屬大類和小類，以及在小類中的排序等信息。我們?cè)O(shè)計(jì)文件編碼由五部分組成，前四部分用2到4個(gè)縮寫字母表示，第五部分為2位數(shù)字，各部分之間用“-”連接，即：GGZY-一級(jí)分類編碼-二級(jí)分類編碼-三級(jí)分類編碼-文件序號(hào)，如建立項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)文件所屬項(xiàng)目管理一級(jí)類、綜合管理二級(jí)類、機(jī)構(gòu)制度三級(jí)類下時(shí)間最早的第1份文件，則文件編碼為GGZY-XMGL-ZHGL-JGZD-01。

3 檔案的組卷和編目

3.1 組卷

組卷需要把歸檔范圍內(nèi)的政務(wù)工程文件按照分類規(guī)律和文件相互關(guān)系組成工程項(xiàng)目案卷。國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)以檔案盒為單位進(jìn)行檔案保管，一盒為一卷。每一卷有唯一的檔號(hào)標(biāo)識(shí)，檔號(hào)由全宗號(hào)、分類號(hào)和案卷號(hào)組合而成。其中，全宗號(hào)是固定的，與平臺(tái)名稱縮寫一致設(shè)為GGZY，分類號(hào)由表2歸檔文件分類體系表中各級(jí)分類的編碼組成，案卷號(hào)是指檔案盒在該類別按一定順序排列的流水號(hào)。案卷清單示例見表3。

表2 國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)歸檔文件分類體系表示例

表3 國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)一期工程檔案案卷清單

組卷應(yīng)按照項(xiàng)目文件成套性的特點(diǎn)進(jìn)行，具體要求包括：對(duì)每一小類下的文件進(jìn)行組卷，不能跨類組卷；同一保管期限的文件可組成一卷，不同保管期限的文件不能組成一卷；同一小類下的文件較多時(shí)，可按照主題、階段等組卷，如果同一主題下的文件仍然不能裝入一個(gè)檔案盒，例如**投標(biāo)文件，可設(shè)成**投標(biāo)文件一、**投標(biāo)文件二等不同的卷；組卷的順序應(yīng)按歸檔文件分類體系中列出的文件名稱順序依次排列；未中標(biāo)的投標(biāo)文件單獨(dú)組卷，可不裝入檔案盒。

3.2 編目

編目是指按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程，作用主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是固定案卷整理成果；二是揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，便于保管和利用。對(duì)于電子政務(wù)工程，應(yīng)具備案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄，同時(shí)形成備考表、案卷封面和背脊。完成單個(gè)文件著錄的基礎(chǔ)上，利用檔案管理軟件打印卷內(nèi)文件目錄、案卷脊背和備考表等信息。

其中，卷內(nèi)文件目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前，以表格形式體現(xiàn)，由檔號(hào)、件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等內(nèi)容，方便開卷即可看到該卷全部關(guān)鍵信息。其中，件號(hào)為卷內(nèi)文件排列的順序號(hào)，責(zé)任者填寫文檔生成單位或第一責(zé)任者，題名為文件標(biāo)題，示例見表4。

表4 國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)卷內(nèi)目錄

備考表排列在卷內(nèi)文件之后，說明案卷內(nèi)文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題,有固定的印刷體格式，需手工簽寫立卷人、檢查人，以及檢查日期。

4 歸檔質(zhì)量要求

高質(zhì)量的歸檔文件才能保證項(xiàng)目檔案的高質(zhì)量。歸檔文件應(yīng)達(dá)到如下要求：①真實(shí)、齊全、完整、成套，且為原件。②字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，且無破損。③手工簽字、蓋責(zé)任方紅章等手續(xù)完備。④有效頁面均應(yīng)編寫頁碼。⑤電子文檔載體可讀，與紙質(zhì)文檔的組卷、排列方式保持完全一致。

5 歸檔注意事項(xiàng)

由于建設(shè)內(nèi)容多且復(fù)雜，在國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)歸檔全過程中，清晰、成體系且易查詢的案卷排列問題貫穿始終，如下的處理原則得到了事半功倍的效果：認(rèn)真梳理歸檔文件分類體系表，案卷以此為基礎(chǔ)順序排列；對(duì)于數(shù)量最多的項(xiàng)目實(shí)施文件，按集成項(xiàng)目、軟件開發(fā)項(xiàng)目（數(shù)據(jù)庫開發(fā)在前，業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)在后）、設(shè)備采購項(xiàng)目（統(tǒng)一采購在前，自行采購在后）、其他項(xiàng)目的順序排列；在同一個(gè)小類或主題下，視情況可按階段、重要程度或時(shí)間先后排列。對(duì)于卷內(nèi)文件排列，綜合管理文件、財(cái)務(wù)管理文件和監(jiān)理文件卷內(nèi)按照問題、時(shí)間或重要程度排列；其他卷內(nèi)文件應(yīng)按歸檔文件列表中文件名稱列出的順序排列。

6 結(jié)語

國家公共資源交易服務(wù)平臺(tái)共形成檔案146卷、1489件、59213頁，其歸檔全過程具有電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案形成的普適性，具有參考價(jià)值。雖然電子政務(wù)工程歸檔工作繁雜、瑣碎，但是以文件分類體系表為基礎(chǔ)開展整理，充分利用著錄軟件的排序、查詢功能進(jìn)行文檔信息的審核和修改，可節(jié)省大量的時(shí)間成本和人力成本。