新形勢下事業單位電子檔案管理存在的問題及對策

高雪瑩

摘要：在全新的歷史時期，我國檔案管理工作逐漸從傳統的管理模式向信息化管理模式轉變。電子檔案管理是一個新興的領域，可借鑒的經驗不多，因此，在日常的電子檔案管理中不可避免會出現許多傳統檔案管理沒有的問題。本文結合工作實際，通過分析在電子檔案管理工作中存在的問題，提出行之有效的解決對策。

關鍵詞：事業單位;電子檔案管理

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A

引言

作為一項重要憑據，檔案資料記載著不同主體在不同階段的各類型信息，具有不可替代的作用。事業單位是我國社會經濟發展中的一類重要主體，在運行過程中產生了大量的檔案資源，隨著信息化時代的全面到來，事業單位檔案管理必然走向電子化發展道路。就目前而言，事業單位急需做好電子檔案的歸檔工作，不斷強化檔案的信息化建設并及時優化調整，在提高檔案管理工作效率的同時確保檔案信息資源的合理配置。

一、電子檔案的優勢

與傳統的紙質檔案管理相比，電子檔案管理能夠有效縮減管理過程當中的人、財、物的成本。首先，可節約大量的空間。據了解，很多單位在最初的建設規劃中，并沒有設置獨立的檔案庫房，檔案一般存放于辦公室內的柜子。隨著國家對檔案的重視，為了檔案的安全，要求各單位必須配備專用的檔案庫房，并且要求檔案庫房、閱覽室、辦公用房分開。很多單位空間局促，電子檔案則可以規避由于空間不足給帶來的問題。其次，可有效減少成本開支。檔案庫房的配置要求比一般的辦公用房要高，必須符合國家對于檔案庫房建設的相關要求，在設施的配置上，必須符合“八防”要求，配置各種安全設施。在大數據信息化發展的背景下，不斷優化電子信息檔案管理可以提高員工的整體素質和工作效率，推動事業單位管理現代化。電子信息管理在企事業單位的應用，可以及時、高效地檢查文件，實現對丟失文件的快速補充。此外，電子檔案管理水平的不斷提高，使企事業單位的檔案管理實現了計算機的統一標準化，提高了智能化管理水平，為各項任務的具體實施打下了良好的基礎，促進了企事業單位管理的科學化、規范化發展。

二、新形勢下電子檔案管理存在的問題

2.1缺乏明確的歸檔程序

考慮到事業單位的特殊性質，在實施電子檔案歸檔管理時務必要保證檔案資源能夠精準到位地進行歸檔。而當前事業單位電子檔案歸檔管理工作中最普遍的問題就是歸檔程序不明確，導致具有重要價值的檔案信息不能被正確歸檔。事實上，借助計算機對電子檔案進行歸檔是建立在對檔案信息進行嚴格篩查以及合理分類的基礎上，如果沒有明確的歸檔程序，計算機在搜索檔案信息時必然會陷入低效的狀態，同時也影響到檔案信息的準確性，這樣就違背了建立電子檔案的初衷。良好的歸檔程序還要考慮存儲載體的問題，這是因為電子檔案歸檔管理工作所涉及的檔案信息大都是需要保密的文件資料，普通的計算機硬盤在安全性上無法保障，很容易出現信息泄露，為此一定要具備安全高效的存儲載體。

2.2信息化技術應用問題

全面事業單位的人事檔案管理在向電子信息化管理方面轉型的時候，其實是存在較多問題的，雖然小有成就，但是其管理并沒有落到實處。究其根源，還是事業單位在展開人事檔案管理的時候，信息化程度并不夠深，信息化技術的使用并不夠全面，部分人事檔案管理仍舊處于人工操作模式。并且有些事業單位雖然配備了相關的信息化管理機器，但是在實際工作的時候并沒有應用，只是為了應付上級的檢查。還有一些事業單位在展開信息化檔案管理的時候，不注重優化管理軟件功能，這樣也會直接影響人事檔案工作的效率和質量。。

3、新形勢下事業單位電子檔案管理對策

3.1實現檔案系統與電子政務系統銜接

據了解，大部分事業單位的電子政務系統和檔案部門的檔案信息系統是分開建設的，而且電子政務系統要早于檔案信息系統，最初建設電子政務系統是為了方便辦理公文，沒有考慮到電子文件的整理歸檔問題，因此早期的電子文件基本上已經丟失，無法保證電子檔案的齊全和完整。筆者建議在建設電子公文系統的同時，要充分考慮到與檔案信息系統的銜接問題。筆者所在的單位，已經實現了電子公文系統與檔案信息系統的高度融合。每個人將自己辦結的文件經過初步鑒定后及時歸入預歸檔庫 （中間庫），檔案管理人員對在預歸檔庫里的電子文件進行二次鑒定后，補充完整電子文件的相關信息，賦予符合要求的電子檔號后，可直接形成電子檔案。因此，通過兩個系統的互相聯接，可實現在線歸檔，在線查閱，通過對每個人的角色權限、對每份文件的權限設置，可實現對每一份檔案的有效安全利用，最大程度上保證檔案信息的安全。系統的建設和使用，不僅能提高檔案工作效率，也實現了檔案資源共享和檔案的快速利用[2]。

3.2優化會計檔案電子化的環

境針對會計檔案電子化對環境的要求較高這一點，相關事業單位應在預算范圍內采取對應的改進措施。新的《會計檔案管理辦法》將原規定的會計憑證管理期限從原來的15年調整到現在的30年;已經到保管期限15年的檔案，按照新規定經鑒定予以繼續保管的，要繼續保管15年。保管年限的增加，意味著對保管的要求需要更加嚴格。首先，需要選擇一個適宜存放電子存儲設備的檔案室，保證存儲環境防火防潮的同時，還要防磁，避免陽光直射，造成電子數據毀損等;其次，盡可能購買優質磁盤或者其他質量比較好的存儲裝備作為介質，將備份數據與正常存儲數據分開放置并妥善保存。電子檔案要按照順序分門別類擺放在特定防護的存儲柜中，防止發生雙套數據全部丟失或者毀損等難以補救的風險。最后，定期和不定期地對存儲電子檔案進行抽查，對電腦進行軟件升級和病毒查殺，不斷升級防火墻和數據庫，盡量從源頭上防止電子數據檔案的丟失和盜取[2]。

結束語

將電子信息技術應用于事業單位的檔案管理工作，是新時代辦公改革的必然趨勢。對于事業單位而言，必須要保證在新形勢的發展背景下，通過建設檔案信息系統、保護電子檔案安全、優化電子檔案管理方法和提高信息化水平等方式，實現電子檔案管理的快速發展，全面提升我國檔案管理水平[3]。

參考文獻

[1]楊會.新形勢下事業單位電子檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺內外，2020（33）：31-32.

[2]張瀚文.淺談新形勢下事業單位會計檔案電子化存在的問題及解決措施[J].納稅，2020，15（33）：129-130.

[3]胡妍妍.機關事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].城建檔案，2020（09）：99-100.