大數(shù)據(jù)思維下高校校友檔案的開發(fā)與策略研究

朱玥樺， 林 露， 張 琪， 吳保根

(東華大學 發(fā)展聯(lián)絡處，上海 200051)

校友是高校的寶貴財富，是能為高校教育事業(yè)發(fā)展帶來潛在的人力、物力、財力、信息、社會關系與美譽度等的重要資源。20世紀末以來，我國越來越多的高校意識到校友工作的重要性，開始嘗試開發(fā)和利用校友資源，依托校友的力量助力學校發(fā)展。作為高校與校友聯(lián)絡溝通的基礎性工作和有效工具，校友檔案顯得尤為重要，可以說校友檔案越完善，與校友的聯(lián)絡溝通越高效，越有利于校友資源的開拓。然而，目前國內(nèi)高校校友檔案開發(fā)工作可供推廣的好的做法并不多，對校友檔案的理論研究時間也不長，筆者在中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫中按“主題”分類搜索“校友檔案”，最早的研究論文發(fā)表于2007年且后期的研究成果也難以對現(xiàn)實工作提供實質(zhì)性支撐。如何及時高效地獲取校友信息，促進高校與校友的有效溝通，是校友工作者面臨的難題，也是本文研究的意義所在。

一、高校校友檔案的內(nèi)涵

1.高校校友檔案的界定

目前，高校校友檔案的研究人員以檔案工作者居多，多是從檔案角度出發(fā)，對校友的內(nèi)涵把握有失偏頗。比如將校友檔案定義為“高校各類在校生、應往屆畢業(yè)生在校期間及畢業(yè)后形成的對個人、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”[1]。該定義中的校友在狹義內(nèi)涵即一所學校的各類學歷教育畢業(yè)生的基礎上向前延伸到了在校生。而廣義上的校友是指在同一所學校學習、工作過的學生、教職工或擔任過學校各種名譽職務者的統(tǒng)稱。校友身份獲得的時間點不是“畢業(yè)”，而是“離校”，畢業(yè)只是離校的一種原因，此外退學、肄業(yè)、離職、退休等均可以導致離校，從而成為校友。為了凝聚更多的校友力量，在實際工作中一般也都采用廣義上的校友定義。因此，高校校友檔案的內(nèi)涵可以拓展為在一所高校學習、工作過的學生、教職工或各類名譽職務者在校期間及離校后形成的對個人、學校和社會具有保存價值的歷史記錄。

2.高校校友檔案開發(fā)的意義及內(nèi)容

校友檔案開發(fā)的內(nèi)容應以“對個人、學校和社會是否有保存價值”作為主要判斷標準[2-5]。這三者是一個遞進包含關系，對社會有保存價值的必然值得學校保存，對學校有保存價值的也必然是校友個人檔案中較為重要的內(nèi)容。因此，保存對校友個人有價值的信息資料是校友檔案內(nèi)容開發(fā)的關鍵一環(huán)，對校友工作的服務能力、效率、質(zhì)量乃至后期由服務到反哺的轉化都有著深遠的影響。

建立完備的校友檔案，可以尋之有道，有助于快速獲得聯(lián)系校友的有效途徑，提升服務能力；可以言之有物，通過事先全面了解校友的相關信息，快速消除前期聯(lián)系過程中的疑慮，提高溝通效率；可以用之有方，通過深入挖掘校友性格特征、興趣愛好、社交偏好、事業(yè)發(fā)展等個性化信息或需求，有針對性地提供個性化定制的校友服務，提高服務質(zhì)量，用服務催生校友對母校的反哺行動。

要建立完備的校友檔案，需要采集海量的數(shù)據(jù)加以支撐。在當前的大數(shù)據(jù)時代，判斷“對個人是否有保存價值”的標準不宜過于刻板，要不拘一格，從校友個人的角度換位思考，除了常規(guī)的學籍檔案、人事檔案、榮譽檔案登記的信息外，還應考慮采集那些能觸景生情引起校友共鳴的信息。如校友在校園生活的印記實物、師生書信往來、班級或教研活動信息、校園媒體上的作品、社團或社會實踐活動等記錄校友成長成才的信息；校友畢業(yè)之后與母校、老師或同學之間互動方面的信息；校友事業(yè)發(fā)展歷程、終身教育方面的信息記錄；校友的性格特征、興趣愛好、社交偏好等各種個性化信息等。總之，“對個人是否有保存價值”本身就是因人而異，建立完備的校友檔案，需要盡可能多渠道、不間斷地搜集更新校友信息。只要技術成熟、條件上許可，與校友相關的信息都有保存價值。

二、高校校友檔案的開發(fā)現(xiàn)狀與存在問題

筆者對國內(nèi)多個地區(qū)的50多所高校官網(wǎng)進行了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)目前還沒有一所高校將校友檔案單列進行系統(tǒng)開發(fā)。廈門大學檔案館官網(wǎng)上設置有“校友檔案”欄目，但登載的主要是校友捐贈的新聞報道。部分高校將“知名校友”“杰出校友”納入“人物檔案”進行開發(fā)，如中南大學2016年開展了以知名校友為主的信息征集活動并建立校友人物檔案。值得關注的是，部分高校已開始從傳統(tǒng)的學籍、榮譽等檔案管理轉向關注校友在校期間的生活、學習和社會活動，如上海交通大學2018年發(fā)起面向畢業(yè)生的檔案信息征集活動，征集內(nèi)容包括課堂筆記、日記、與家人及師友的往來書信、有意義的贈禮、在讀期間有意義且保存完好的生活物品等；華北電力大學分別在2012和2013年頒布了《華北電力大學學生組織社團檔案管理辦法》和《華北電力大學學生班級檔案管理實施辦法》，注重對學生組織社團和學生班級在校期間的紙質(zhì)、實物和電子聲像檔案的收集。總的來說，我國高校校友檔案的開發(fā)工作尚處于起步探索階段，在實際工作中還存在諸多問題。

1.缺乏規(guī)范的制度支撐

目前，檔案館和校友會是高校涉及校友檔案工作的主要部門。高校檔案館依據(jù)《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案管理辦法》，負責學生的學籍檔案管理，但這兩個辦法中均沒有設置校友類目，僅在10個一級類目中涉及部分與校友相關的信息。校友會則主要管理校友檔案信息。校友會一般都會建設校友信息數(shù)據(jù)庫作為工作支撐，但由于缺乏規(guī)范的指導意見和管理制度，在校友檔案的卷宗分類上也沒有形成統(tǒng)一的認識，導致無論從收集、整理到歸檔都存在很大的盲目性和隨意性。

2.缺乏有效的數(shù)據(jù)采集方式

主要管理校友檔案信息的校友會采集信息的方式仍較為傳統(tǒng)，比如:通過教務處或研究生院(部)等部門采集新生入學的基礎信息，構建基礎校友信息數(shù)據(jù)庫；通過二級校友組織登記備案理事會成員及會員信息、班級校友秘書采集提交班級同學的基礎信息、校友活動采集參與校友的報名信息、電話或郵件問候校友核對其相關信息等途徑更新校友信息數(shù)據(jù)。通過以上方式采集到的多為學生入學或畢業(yè)時登記的基礎信息，且多為靜態(tài)數(shù)據(jù)，無法完成自主更新。隨著時間的推移，校友的工作單位、職務、聯(lián)系電話和聯(lián)系地址等基礎信息也在不斷發(fā)生變化，而數(shù)據(jù)庫中的這些靜態(tài)數(shù)據(jù)都將成為無效信息。雖然實際校友工作中每年都會有一定比例的數(shù)據(jù)更新，但與高校動輒數(shù)十萬的校友數(shù)量以及每年成千上萬的增長數(shù)字相比，幾乎忽略不計。因此，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集方式已難以滿足校友工作的實際需求。

3.缺乏合理的人員配置

除了幾個規(guī)模較大的校友會，如清華大學校友會、浙江大學校友會等，國內(nèi)高校校友會大多存在人員編制緊張的問題，一般編制數(shù)為1～5人，有些高校校友會甚至尚未獨立成部門，幾乎沒有能力去做好大體量的校友檔案開發(fā)工作。同時，數(shù)據(jù)采集、挖掘和智能應用是一項專業(yè)性很強的工作，需要配置專業(yè)的人才加以支撐，才能從海量的數(shù)據(jù)中獲取有價值的信息，而這在現(xiàn)實中也是普遍缺乏的。

三、大數(shù)據(jù)與人工智能技術在校友檔案開發(fā)中的應用

1.應用可行性分析

首先，大數(shù)據(jù)是指無法在一定時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，具備數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)類型多樣化，數(shù)據(jù)呈碎片狀態(tài)廣泛分布、價值密度低，具有較強時效性四大特征[6]。校友檔案的信息明顯符合大數(shù)據(jù)的特征：(1)數(shù)據(jù)量大。高校一般都有數(shù)萬至數(shù)十萬校友，并且每年都以數(shù)以千計的數(shù)量增加，僅基礎信息就已數(shù)目可觀。(2)數(shù)據(jù)類型多樣化。除了文字、表格外，校友檔案的信息還包括聲像視頻、對話記錄、實物掃描件等。(3)數(shù)據(jù)價值密度低。校友的很多信息廣泛地分布在各類網(wǎng)頁和社交媒體中，比如使用網(wǎng)絡時留下的地理位置、班級微信群中的對話記錄、電子相冊里的老照片掃描件、新聞報道中的聲像視頻等，這些碎片信息單獨看似乎并無太大意義，但多條結合往往隱藏著巨大的信息價值。(4)數(shù)據(jù)時效性強。無論是校友的地理位置、工作信息還是社交偏好，都是隨時可能發(fā)生變化的，如果不及時采集并加以分析，那么掌握的數(shù)據(jù)很可能會成為無效數(shù)據(jù)。

其次，大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)存儲技術的突飛猛進使得海量信息的存儲不再成為問題，而人工智能(AI)技術的飛速發(fā)展可以改變校友檔案的采集方式，變被動等待信息提交為主動挖掘有效信息。比如通過抓取技術全網(wǎng)搜索知名校友，采取與基礎數(shù)據(jù)庫智能比對的方式，挑選其中匹配的信息關聯(lián)至校友個人檔案；開發(fā)微信機器人管理員，及時傳達有效信息，實現(xiàn)實時互動，并智能過濾將群中有價值的信息自動關聯(lián)至校友檔案；利用人工智能的快速反應代替人工服務，為校友提供全天候的答疑解惑服務，及時送上母校的關懷，并挖掘校友興趣點和行為習慣等，針對性地推送母校資訊和活動信息等[7]。

2.校友檔案云平臺開發(fā)思路

(1)實現(xiàn)校內(nèi)信息的互通互聯(lián)。參照政府政務大廳“一窗受理、集成服務”的“一站式”開發(fā)理念，提升高校校友工作的地位，將校友檔案云平臺嵌入高校辦公自動化(OA)系統(tǒng)進行開發(fā)，打通與高校教務、學工、團委、科研、就業(yè)、人事、檔案等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享通道，消除內(nèi)部信息壁壘，做到校內(nèi)信息數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，避免信息“碎片化”、數(shù)據(jù)“孤島化”等現(xiàn)象。在校友檔案云平臺中，可通過大數(shù)據(jù)和AI技術實現(xiàn)對高校OA系統(tǒng)中各條塊海量數(shù)據(jù)的有效駕馭，最終可在平臺上集成校內(nèi)部門登記或發(fā)布與校友相關的在校期間或離校后的信息，并憑預設的識別標識(比如學號/工號、姓名等)實現(xiàn)快速對校友信息進行檢索利用。

(2)根據(jù)校友的共性需求或興趣愛好，開發(fā)有特色的模塊化網(wǎng)絡社交互動服務，如尋找校友、學籍證明、校友雜志訂閱、校友活動發(fā)起與管理、校友商店等，吸引校友主動在平臺上注冊更新個人信息，通過在線獲取服務、參與線上線下活動等舉措增加校友用戶的黏度，從而實現(xiàn)從被動收集數(shù)據(jù)向主動提供數(shù)據(jù)的轉變。常見的網(wǎng)絡社交互動服務模塊見表1。

四、高校校友檔案的開發(fā)策略與展望

1.從高校戰(zhàn)略發(fā)展層面推進校友檔案開發(fā)工作

從某種意義上說，校友是高校發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源，校友資源的開發(fā)可惠及教學、科研、就業(yè)等諸多方面，所以校友工作應從校級層面統(tǒng)一規(guī)劃和推進。具體來說，校友檔案開發(fā)工作的首要目標是校友會以最終需求為切入點，聯(lián)合信息化辦公室，以打通現(xiàn)有的教務、學工、團委、科研、就業(yè)、人事、檔案等系統(tǒng)或網(wǎng)站數(shù)據(jù)共享通道為抓手，盡快實現(xiàn)校內(nèi)信息的互聯(lián)互通，提高數(shù)據(jù)信息共享和利用的效率；同時，要圍繞所提供的網(wǎng)絡社交互動服務模塊，與相關部門共同規(guī)劃、共同論證、共同開發(fā)，確保所開發(fā)的每一個服務模塊都能從學校層面推進并真正落地，所提供的服務能真正體現(xiàn)學校的人文關懷并具有足夠的吸引力。

表1 校友檔案云平臺網(wǎng)絡社交互動服務模塊

2.配置必要的專業(yè)人員

由于校友檔案的數(shù)據(jù)采集、挖掘和智能應用是一項專業(yè)性很強的工作，必須配備既懂大數(shù)據(jù)技術又懂AI技術的專業(yè)人員，才能有效地駕馭校友檔案云平臺。因此，有條件的高校可直接引進相關專業(yè)人才，條件尚不成熟的高校也可尋求與第三方專業(yè)公司合作；同時要積極構建數(shù)據(jù)價值標準體系，加強校友工作人員的業(yè)務能力培訓，提高對大數(shù)據(jù)和AI技術的認知水平。

3.強化信息安全責任意識

人民網(wǎng)的一項網(wǎng)絡調(diào)查結果顯示，90%的被訪網(wǎng)民表示曾遭遇個人信息泄露，89%的被調(diào)查者表示不堪個人信息泄露之擾[8]。顯然，校友檔案云平臺的信息安全問題是懸在校友工作人員頭頂?shù)倪_摩克利斯之劍。一旦出現(xiàn)隱私泄露等信息安全問題，不僅高校的社會聲譽會受損，更會失去廣大校友的信任，從而造成無法彌補的損失。因此，校友檔案云平臺的開發(fā)要納入高校信息化統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫平臺建設，統(tǒng)一納入高校網(wǎng)站服務器和網(wǎng)站信息安全保障工作。為確保數(shù)據(jù)的完整和安全，應盡可能將服務器架設在高校內(nèi)部物理空間并及時備份，避免使用第三方云存儲空間造成的數(shù)據(jù)丟失或泄露等風險。

五、結語

未來，數(shù)據(jù)科學必將成為一個專門學科，被越來越多的人所認知。而基于大數(shù)據(jù)思維和技術的校友檔案云平臺建設，也必將成為各高校校友工作核心競爭力的關鍵一環(huán)。工欲善其事，必先利其器。高校應對校友檔案建設給予足夠的重視，從學校戰(zhàn)略發(fā)展層面進行推進，打通校內(nèi)各部處、學院的信息共享通道，重視大數(shù)據(jù)專業(yè)人才的培養(yǎng)、引進及合作，設計信息安全保障機制，早規(guī)劃、早啟動、早實施、早受益。