借助信息化手段管理殯葬檔案的幾點思考

張旭

摘要：生老病死是自然規律，所以，其中的關乎“死”的方面，就自然也物化為現代殯葬工作。我們的殯葬部門也順理成章地成為了我國民政工作中的重要組成部分之一。而殯葬工作的檔案管理工作更成為殯葬管理工作的主要環節。由于目前殯葬檔案管理工作涉及到內容繁雜、工作量巨大，所以，借助現代信息化手段參與我們的檔案管理工作也就成為現實而迫切的問題。

關鍵詞：殯葬檔案管理;信息化;思考

當人類告別了茹毛飲血的蠻荒時期，殯葬文化就與人類文明息息相關。尤其是到了現代，殯葬文化更成為承載為民眾提供優質喪葬服務的重要使命。隨著時代的進步、廣大民眾思想意識的提高，我們的殯葬工作的方式方法與手段也在不斷地更新發展中。如何提升殯葬服務水平、提高服務質量就成為我們殯葬服務行業面臨的具體而重要的課題，而這一切也都與檔案管理工作息息相關。傳統的檔案管理都是人工手自筆錄，工序繁瑣并且極易出現誤差，這也是我們檔案管理人員比較頭疼的問題。現代信息技術的介入，為我們殯葬檔案管理工作注入了源頭活水，讓我們建立信息技術手段下的現代信息庫成為可能。

一、信息化條件下殯葬檔案管理工作中存在的幾點問題

社會的發展，文明的進步，殯葬行業也越來越被人們所重視，隨之而來的也就給殯葬檔案管理工作帶巨大的挑戰，因為傳統的檔案管理模式顯然無法適應時代的需求，以現代信息化手段介入到殯葬管理中來也就成為了必然。就目前實施的現狀而言，其效果是顯而易見的，但也存在著一些明顯的問題：

首先是檔案從業者的素質問題

傳統的殯葬行業在管理形式上比較粗放，檔案管理工作，自然也缺少規范化、科學化、專業化，尤其是檔案管理從業人員成分復雜，專業化水平普遍不高，甚至在很多殯葬管理部門的從業人員，其專業與殯葬管理根本不搭界，殯葬檔案管理的從業者要想找到真正的對口專業人員更是鳳毛麟角。究其原因，自然有各級各類院校對相關專業教育配比不足有關，也存在著相關領導對檔案管理人員重視程度不足的問題，要想在短期內建立起一支專業的信息化檔案管理隊伍顯然是前路漫漫、任重道遠。

其次是信息化帶來的安全隱患問題

現代信息化手段對檔案信息存儲的巨大優勢自然是顯而易見的，因為它可以取代紙質媒介降低資源成本和勞動力成本;壓縮檔案信息的存儲空間;提高檔案信息的存儲量和傳輸效率;便于相關信息的查詢與整理。但我們在享受諸多信息化手段便捷優勢的同時，我們也應注意一個極為現實的問題，那就是現代信息技術也極易受到外界的干擾和沖擊，一些不法之徒利用他們所掌握的現代技術手段，惡意侵入政府網站和私人網絡空間，盜取政府信息、行業技術、個人隱私等等，以滿足個體或某些組織的貪欲與私利。如果我們在這些方面防范意識淡漠，一旦中槍，也勢必給我們單位乃至個人造成難以挽回損失。

第三，檔案管理共享不足問題

信息化時代也是個資源共建共享的時代，它打破了地域、時空的局限，使不同膚色、不同族群、不同國別的人們可以通過網絡實現信息的即時溝通和共建共享。這在眾多的行業早已成為現實，然而在我們所從事的殯葬行業，姑不論與其他政府部門之間的聯系相對來說比較少，即使是在殯葬行業之間也普遍匱乏。當然這里有本行業特殊性的原因，更主要的是檔案管理從業者自身缺乏這方面的意識，行業管理部門對此重視不夠也一定程度上影響著檔案管理信息化建設的發展進程。

第四，檔案資源利用低效問題

時下，各地殯葬管理部門都在大力推進信息化管理建設的力度，然而在具體實施過程中缺乏科學的規劃和有效的管理規范，這也就導致檔案信息資源開發能力不足，利用率低下的問題。

運用信息化管理殯葬檔案的幾點想法

1.更新管理理念，提高人員素質

當今社會，各行各業都面臨著管理規范化、科學化、制度化的問題，我們的殯葬行業也自然不能例外。我們的檔案管理要想滿足上述幾點要求，我認為首先要從提高相關人員的檔案管理理念入手，讓他們走出傳統的手工作坊式檔案建設、管理的象牙之塔，搭乘上信息化的光速之舟，開啟我們檔案建設的信息化旅程。與此同時，我們更要加強從業人員的學習，提升檔案管理工作者的綜合素質，尤其是提高信息化操作和利用能力，以確保相關人員在實際工作中能夠駕輕就熟地借助利用現代信息技術開展信息搜集、整理、歸類、建檔，以及為大眾提供高效便捷的信息化檔案查詢服務等。

2.強化檔案管理信息化認知水平

就整個殯葬檔案管理而言，無論是從政府職能部門還是具體的從業者，都存在著對信息化在檔案管理中的重要性認識不足的現象，他們可能會在購置先進的技術設備上肯下本錢，但往往在信息化管理人才培養方面卻成為他們的盲區，從而導致先進的設備被束之高閣，檔案建設與管理始終在原地踏步。所以，我們的檔案建設與管理不僅僅是需要“鳥槍換炮”的問題，而是在將“鳥槍”改為“大炮”后，相關人員要提前摸清“大炮”的功用、操作技能乃至掌握必要的維護能力，同時更要確保“彈藥”的充足供給，這樣我們檔案信息化管理的效率和質量才能得到有效地提升。

提高檔案管理信息化的服務水平

任何檔案的建設都是以服務社會、服務人民為宗旨的，所以，我們要始終把為人民提供優質的檔案服務放在第一位，提高我們的服務質量和服務水平。隨著現代信息化的“遍地開花”，廣大人民群眾對我們所提供的檔案服務質量和水平也提出了更高的要求，過去的紙媒時代，人民群眾查閱相關檔案要經過申請、審批、人工調閱等繁瑣的程序，其間還有交通、時間、人力等各項成本，往往查詢的檔案信息還存有不夠完整或不夠具體的問題。我們通過信息化手段建立的檔案系統，可以借助現代化技術設備，實現各類信息“一鍵”精準檢索，既省時又省力;必要時還可以為用戶提供遠程信息服務，讓他們足不出戶，就能查詢到他們所需要的檔案信息，自然也就極大提高了我們殯葬檔案的服務水平。

總之，現代信息技術給傳統的殯葬檔案管理工作帶來了巨大的影響，殯葬檔案管理部門應該抓住機遇、迎接挑戰，充分利用現代信息技術，不斷創新檔案信息管理方式，提高檔案管理信息化水平，使檔案更好地服務于社會，服務于民眾。

參考文獻：

[1]記者 賈西平;我國檔案管理加速邁向信息化[N];人民日報;2000年

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