醫(yī)院審計部門如何有效發(fā)揮緊急采購過程中的監(jiān)督作用

丁 媛

（云南省腫瘤醫(yī)院 云南·昆明 650118）

醫(yī)院在不可抗力之緊急采購情況下，主要因為不可抗力造成的嚴峻形勢，面臨大量緊迫醫(yī)療設(shè)備、防護物資、后勤保障物資等醫(yī)療物資的緊急采購需求。不少醫(yī)院在實施緊急采購時對緊急采購事項辦理的合法合規(guī)性，采購方式、采購價格的合理性無法把握，客觀上造成了緊急采購醫(yī)療物資采購時效和采購量的遲滯。針對當(dāng)前緊急采購過程中醫(yī)療行業(yè)存在的主要問題，如何有效發(fā)揮內(nèi)部審計的監(jiān)督作用，確保醫(yī)院在緊急采購過程中的采購時效、采購質(zhì)量、減少采購風(fēng)險、提高資金使用效益，是當(dāng)前醫(yī)院緊急采購過程中應(yīng)該思考的重要問題。

1 醫(yī)院在緊急采購過程中面臨的現(xiàn)狀和問題

1.1 缺乏統(tǒng)一的緊急采購制度規(guī)范

根據(jù)《政府采購法》第八十五條規(guī)定“對因嚴重自然災(zāi)害和其他不可抗力事件所實施的緊急采購和涉及國家安全和秘密的采購，不適用本法。”目前在國內(nèi)乃至全球范圍內(nèi)發(fā)生的新型冠狀病毒肺炎疫情屬于不可抗力事件，因此針對此次新冠肺炎疫情防疫物資實施的緊急采購不適用于《政府采購法》。

目前我國國家層面尚未建立統(tǒng)一完整的緊急采購制度，雖然部分省市陸續(xù)出臺緊急采購管理規(guī)定或預(yù)案等地方性規(guī)范制度，但大部分地區(qū)仍沒有制定緊急采購的相關(guān)制度，緊急采購如何實施，在當(dāng)前我國政府采購相關(guān)法律規(guī)定中尚有規(guī)定不明晰之處 ，緊急采購活動仍處在一個“摸著石頭過河”的狀況中。

1.2 市場供應(yīng)情況、采購方式特殊

在不可抗力情況下實施緊急采購，原有采購秩序被打破，采購市場呈現(xiàn)緊急與短缺并存的現(xiàn)象。以此次新冠肺炎疫情為例，疫情暴發(fā)正值春節(jié)假期，大多數(shù)工廠未開工、經(jīng)銷商也未營業(yè)，防疫物資市場供應(yīng)嚴重不足，特別是醫(yī)用防護服、口罩等防護物資緊缺，防疫物資市場由買方市場完全轉(zhuǎn)為賣方市場。各地方利用各種渠道、各種人脈、各種手段搶購防疫物資，甚至出現(xiàn)截留防疫物資的失序狀況。

春節(jié)假期加上疫情防控因素，政府集中采購、社會代理采購項目基本處于停滯狀態(tài)。為避免人員聚集，各地財政部門一般要求采購人合理安排采購時間，甚至要求所有非緊急、非必須的政府采購活動延期。疫情防控期間，評審專家也不愿參與現(xiàn)場評審活動，因此，在疫情防控期間實施的緊急采購，大多只能由醫(yī)院自行組織完成。

1.3 醫(yī)院采購部門和人員面臨疑慮

緊急采購由于其時間緊、要求高、任務(wù)急、供應(yīng)少、規(guī)范無、金額大這些特點，很容易造成緊急采購供應(yīng)商選擇過程的混亂或無序，甚至滋生違法亂紀行為，使醫(yī)院物資采購部門和人員存在采購事項辦理是否合法合規(guī)、采購價格合理性是否會被質(zhì)疑等困惑，影響醫(yī)院緊急采購時效，降低緊急采購效益。

1.4 緊急采購監(jiān)管難度大

由于緊急采購活動還沒有形成良好規(guī)范統(tǒng)一的運行機制，不少具體操作的問題在實際工作中，仍缺少統(tǒng)一的執(zhí)行方法，緊急采購相關(guān)的法律法規(guī)尚未健全，使醫(yī)院管理部門對緊急采購活動的監(jiān)管和風(fēng)險防范還存在不少問題，監(jiān)管部門不清楚該不該管、該如何管，只能見招拆招、被動應(yīng)戰(zhàn)。

2 醫(yī)院實施緊急采購監(jiān)督的關(guān)鍵點

2.1 供應(yīng)商的選擇

由于緊急采購的特殊性很容易造成采購供應(yīng)商選擇過程的混亂或無序，從而降低采購效益，甚至滋生違法亂紀。建立穩(wěn)定可靠的供應(yīng)關(guān)系和供應(yīng)商評價系統(tǒng)，可以充分發(fā)揮供應(yīng)商的積極性和主動性，提高緊急采購效益，切實保證緊急采購任務(wù)的完成。這就要求醫(yī)院：（1）緊急采購供應(yīng)商管理應(yīng)建立在平時供應(yīng)商管理工作的基礎(chǔ)之上，采購部門可以通過平時對供應(yīng)商情況的全面掌握，在緊急關(guān)頭科學(xué)準確地對供應(yīng)商的工作能力做出評估，以便采購部門進行正確的選擇。（2）選擇誠信等級高的供應(yīng)商參與醫(yī)院緊急采購。其中最為關(guān)鍵和復(fù)雜的就是供應(yīng)商選擇方法的確定和運用，只有建立供應(yīng)商誠信體系和評估系統(tǒng)，才能比較客觀和有效地選擇出合格的供應(yīng)商參與緊急采購。另外，緊急采購也可以嘗試采用公開選擇定點供應(yīng)商的方式。

2.2 規(guī)范緊急采購的程序

在緊急采購狀態(tài)下，對時間的要求極其緊迫，因此在程序上必須簡化和便利化，財政部《關(guān)于疫情防控采購便利化的通知》規(guī)定：“各級國家機關(guān)、事業(yè)單位和團體組織（以下簡稱采購單位）使用財政性資金采購疫情防控相關(guān)貨物、工程和服務(wù)的，應(yīng)以滿足疫情防控工作需要為首要目標(biāo)，建立采購“綠色通道”，可不執(zhí)行《政府采購法》規(guī)定的方式和程序，采購進口物資無需審批。”當(dāng)然，這并不意味著緊急采購活動脫離監(jiān)管，財政部還要求采購人要建立健全緊急采購內(nèi)控機制，保證采購質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)采購單位或者人員存在違法違紀行為的，要及時向相關(guān)部門舉報。

醫(yī)院實施緊急采購既要對緊急采購流程進行規(guī)范，還要加強采購過程中的請示匯報。（1）對緊急采購流程進行規(guī)范并根據(jù)內(nèi)控原則，將采購過程中采購需求制定、采購執(zhí)行、采購審批、驗收等不相容職務(wù)相分離。規(guī)定采購人員的權(quán)限范圍，既能為采購行為提供具體的依據(jù)，又能實現(xiàn)對采購行為的全程監(jiān)控。（2）緊急采購的操作具有較大的彈性，采購過程中可能出現(xiàn)一些超出業(yè)務(wù)采購部門權(quán)限范圍的事情，采購部門對采購過程出現(xiàn)的特殊情況就應(yīng)及時向上級請示匯報，通過必要及時的請示匯報，確保采購活動有序進行。

2.3 采購合同的訂立

在緊急采購中，很多供應(yīng)商都沒有與采購人及時訂立合同，從規(guī)范的角度，醫(yī)院實施緊急采購還是要訂立合同，可以先在合同中訂立可以明確的內(nèi)容，就價格而言，如果能夠明確總價，當(dāng)然是最好的，如果不能明確總價，但能明確單價，先明確單價，然后根據(jù)緊急采購最終確定的采購量進行結(jié)算；采購部門也可以制定好緊急采購合同文本，緊急采購合同文本應(yīng)包含緊急情況下所需的所有必要表格和信息，既確保緊急采購文件規(guī)格和一般采購文件規(guī)格保持同樣的規(guī)范，又為合同訂立人員提供快速參考。正確的合同文本在緊急采購環(huán)境中是必需且不容忽視的重要元素，即有助于當(dāng)前的合同管理，又為緊急決策提供有用的見解。

2.4 采購過程的記錄

根據(jù)財政部《關(guān)于疫情防控采購便利化的通知》的要求：“各采購單位應(yīng)當(dāng)加強疫情防控采購項目采購文件和憑據(jù)的管理，留存?zhèn)洳椤！币虼思词故敲撾x了平時政府采購程序的緊急采購，也應(yīng)保證采購活動的真實性、必要性、合理性，經(jīng)得起時間的檢驗。醫(yī)院采購部門應(yīng)該完整記錄緊急采購整個過程，記錄應(yīng)該盡可能的清晰、完整，并清楚地標(biāo)明此項購買是一項緊急采購，并記錄下證明的事實和情況，文件必須按照有關(guān)要求存檔。

3 醫(yī)院審計部門有效發(fā)揮監(jiān)督作用的措施

3.1 完善制度，規(guī)范行為，建立組織機構(gòu)

在發(fā)生不可抗力的緊急情況下，醫(yī)院物資需求量急劇增加、需求緊迫、種類繁多，引發(fā)市場供應(yīng)與需求的急劇變化，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合實際情況，制定緊急采購制度或預(yù)案，通過建立緊急采購制度，明確采購方式與規(guī)則，明確采購范圍僅限于緊急采購工作，明確資金保障、審批程序、采購流程等，采購原則是公開、公平、公正、及時、廉潔，保證緊急采購行為有序、規(guī)范進行。醫(yī)院還應(yīng)成立緊急采購小組，常設(shè)成員包括財務(wù)科、審計科、紀檢部門、資產(chǎn)管理科、后勤保障科、信息科的部門負責(zé)人，資產(chǎn)管理科為緊急采購的牽頭部門；各個項目由紀檢部門臨時抽選人員組成評議小組，實施緊急采購，審計、紀檢部門全程監(jiān)督，為不可抗力等各類緊急情況提供有力保障。

3.2 加強緊急采購的全過程跟蹤審計

緊急采購是一項連續(xù)地活動，醫(yī)院內(nèi)部審計應(yīng)擴大審計面，從采購立項到采購?fù)瓿赡酥梁笃谑褂们闆r等各個環(huán)節(jié)都要進行審計監(jiān)督，給出審計建議，形成有效的審計監(jiān)督管理機制。

3.2.1 采購立項、授權(quán)審批

內(nèi)部審計部門在緊急采購項目立項、授權(quán)審批環(huán)節(jié)應(yīng)根據(jù)立項依據(jù)、授權(quán)范圍、審批程序等按制度、按規(guī)定，堅持原則進行審核。醫(yī)院采購部門嚴格按照授權(quán)范圍、制度規(guī)范實施緊急采購。進行緊急采購需經(jīng)審批獲得授權(quán)的，醫(yī)院應(yīng)向上級主管部門逐級請示、審批；凡明確由上級部門集中統(tǒng)一采購的，醫(yī)院應(yīng)積極申報參數(shù)需求，不得私自采購；經(jīng)上級部門審批同意，授權(quán)醫(yī)院可以自行采購的項目，醫(yī)院可組織緊急采購。采購過程中如出現(xiàn)超出業(yè)務(wù)權(quán)限的事項，采購部門應(yīng)及時向上級請示匯報并向醫(yī)院紀監(jiān)審部門備案，以確保采購活動有序進行。

3.2.2 采購方式、信息公開情況

醫(yī)院緊急采購相關(guān)信息的發(fā)布應(yīng)遵循“公開、公平、公正”的原則，通過醫(yī)院門戶網(wǎng)站等媒體公開發(fā)布，雖然緊急采購需求緊迫、時效性強，采購公告無法達到政府采購規(guī)定的公告時間要求，但仍應(yīng)對外發(fā)布采購信息，廣泛尋找潛在供應(yīng)商，體現(xiàn)公平競爭；采購結(jié)果應(yīng)公示在醫(yī)院網(wǎng)站上，接受供應(yīng)商及社會公眾的監(jiān)督。

由于緊急采購的特殊性，采購方式可以不局限于詢價、競爭性磋商、競爭性談判等方式，可以采取電商網(wǎng)購、電話微信談判、網(wǎng)絡(luò)郵件等非現(xiàn)場方式以及小額零星商品商（市）場直購等采購方式靈活采購。采購文件及投標(biāo)文件可以簡化，可以要求供應(yīng)商在資質(zhì)、價格等文件資料方面作出承諾，后續(xù)補充提供書面正式文件。

3.2.3 采購談判內(nèi)容

緊急采購過程談判內(nèi)容要求統(tǒng)一標(biāo)準、規(guī)范進行。例如，電話微信談判時，要求評委對全部供應(yīng)商提出統(tǒng)一的溝通內(nèi)容和問題，不得帶有主觀偏見和歧視性意見。談判結(jié)束后，由評委按照統(tǒng)一標(biāo)準，首先評選出滿足技術(shù)需求的產(chǎn)品，若需求時間十分緊迫，則選擇到貨時間最快的產(chǎn)品和供應(yīng)商；若供貨時間相差不大且能均滿足需求，則由評委進行綜合評議、比較選擇。

3.2.4 合同簽訂

規(guī)范、嚴謹?shù)牟少徍贤仁敲鞔_雙方權(quán)利、義務(wù)，又是緊急采購順利執(zhí)行的有力保證。在緊急采購中不能因為時間緊迫，情況特殊而忽略合同的訂立及管理。醫(yī)院內(nèi)部審計部門應(yīng)加強對緊急采購物資合同內(nèi)容和審批程序的審核。合同的簽訂和履行是否可能違反法律或者損害社會公共利益以及是否存在對醫(yī)院利益的潛在損害；合同文本條款是否格式規(guī)范、要素齊全、用詞準確；合同主要條款是否與醫(yī)院招標(biāo)采購文件、采購談判過程中的書面承諾及雙方商定的其他必要內(nèi)容一致；合同的內(nèi)容是否具體明確且具有可行性；合同的違約條款規(guī)定是否明確，違約處理方式和罰金在合同條款中表述是否清楚、確定。

3.3 規(guī)范緊急采購項目的記錄、歸檔保存

不可抗力情況下實施的緊急采購，特別是使用財政撥付資金的采購，今后必將是審計的重點，醫(yī)院審計部門應(yīng)加強緊急采購項目文件和憑據(jù)管理的審計。醫(yī)院采購部門從采購項目前期論證、立項審批、采購公告、評審過程、結(jié)果公告、合同訂立等全過程收集、管理緊急采購文件和相關(guān)原始記錄，對實施緊急采購中形成的會議紀要、內(nèi)部審批件、合同、發(fā)票、貨物入庫、驗收、付款等文件，均應(yīng)盡可能留存；對事前來不及整理的，應(yīng)盡可能保留原始記錄，以備事后整理記錄；同時對采購項目的記錄還應(yīng)清晰、完整，并注明緊急采購字樣，專卷保存?zhèn)洳椤?/p>

3.4 加強醫(yī)院內(nèi)控管理

根據(jù)醫(yī)院內(nèi)控管理原則，將緊急采購過程中不相容職務(wù)相分離，并對采購信息及時公開，醫(yī)院紀檢監(jiān)察、審計部門應(yīng)全程監(jiān)督，杜絕以疫情、不可抗力為名違反政府采購法律法規(guī)實施其他采購，避免無關(guān)項目搭乘緊急采購的便利快車，必要時醫(yī)院審計部門還可實施事中審計，堵塞漏洞，防范徇私舞弊等違法違規(guī)行為發(fā)生。

3.5 加強內(nèi)審人員專業(yè)訓(xùn)練

醫(yī)院實施緊急采購涉及的專業(yè)性強，內(nèi)部審計人員不但要學(xué)習(xí)審計專業(yè)知識，還應(yīng)加強對醫(yī)療設(shè)備、器械、耗材等方面知識的學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，特別是細化招標(biāo)采購知識、強化招標(biāo)采購資金使用監(jiān)督的知識；學(xué)習(xí)掌握政府采購的法律體系和有關(guān)的法律知識；廣泛開展理論和實務(wù)研討交流活動，培養(yǎng)復(fù)合型內(nèi)審人員，才能充分發(fā)揮內(nèi)審人員的職能，為醫(yī)院緊急采購活動保駕護航。

綜上所述，醫(yī)院內(nèi)部審計部門在緊急采購的特殊形勢下起著尤為重要的監(jiān)督作用，內(nèi)審部門應(yīng)根據(jù)醫(yī)院具體實際情況充分發(fā)揮審計的監(jiān)督作用，規(guī)范緊急采購行為，規(guī)避緊急采購過程中的漏洞，確保緊急采購資金安全和使用效益，為醫(yī)院實施緊急采購提供有力保障；同時，醫(yī)院內(nèi)審部門還應(yīng)通過實踐與探索，加強內(nèi)審的監(jiān)督作用，為內(nèi)審部門在緊急采購中有效發(fā)揮審計監(jiān)督作用提供實踐依據(jù)和奠定基礎(chǔ)。