淺談水利工程檔案信息化管理的現狀與改進策略

程家燕

一、水利工程檔案信息化的現狀

水利工程建設工地大多地處偏僻，條件艱苦，配套設施匱乏，缺少專用的檔案資料設施設備。工程建設中需要大量調閱各種檔案材料，文檔管理人員查找檔案、辦理借閱手續的過程比較繁瑣；文檔經常外借易出現丟失、損毀的情況，對檔案完整性造成嚴重影響。一些水利工程因施工期的季節性和緊迫性，容易出現檔案整理歸檔嚴重滯后的現象，會對歸檔工作的及時性、完整性、準確性產生較大的影響。隨著計算機軟件、數據庫、網絡技術、云存儲等信息技術在工程建設中的廣泛使用，利用計算機同步建立水利工程檔案的電子文檔，通過專業的檔案管理軟件錄入數據庫，可有效彌補傳統檔案材料保管方式的不足，提高水利工程建設中檔案服務的效率和安全性。

二、水利工程檔案信息化建設中存在的問題

（一）思想觀念有待更新

受傳統檔案服務理念的限制，部分單位檔案管理人員的思想觀念較為落后，缺乏信息化意識，沒有用科學、發展的眼光看待檔案管理信息化建設，缺乏積極開拓的精神。此外，部分水利工程建設單位過于注重工程建設、防汛抗旱等業務的信息化建設，忽略了檔案管理工作，對信息社會的特征以及檔案資源對信息社會發展的重要意義認識不足。

（二）缺乏檔案管理安全意識

信息化的全面實現必須要考慮安全性，這也是檔案管理自身的內在要求。信息化背景下，網絡信息傳播十分迅速，并且其開放性較高，很容易給不法分子提供可趁之機，導致機密數據丟失。而現階段水利工程檔案管理的信息化安全體系建設比較落后，存在很多安全漏洞，必須及時解決。

（三）開發與共享不足

檔案管理軟件開發人員往往不熟悉水利工程檔案的要求與特點，有些設計模塊不太適用。同時，系統的開發與設計需要不斷完善，檔案管理人員在日常工作使用中應多思考、多總結，將遇到的問題收集整理后反饋給軟件公司，以便進行改進升級，如：原文件格式的要求，大小的要求，掛接后文檔能否正常打印，不同操作系統之間的兼容性等。

三、加強水利工程檔案信息化管理的措施

（一）強化檔案信息化管理意識

檔案是真實記錄社會發展歷史、推動社會發展的不可替代的信息資源。檔案信息化建設是充分利用現代科技成果，提升檔案現代化管理水平，更好地將檔案資源服務于經濟社會發展的基礎性工作。這就要求檔案部門必須轉變傳統觀念,進一步解放思想，提高對檔案信息化建設的認識，自覺學習新的科學技術知識，實現新老知識的傳承與創新，始終保持與時代發展同步。

（二）培養復合型的檔案管理人才

檔案信息化建設工作中,除了要改善現有的物質條件以外，更重要的就是要盡快提高檔案人員的綜合素質，大力培養高素質的新型人才隊伍。為此，檔案人員必需要有較強的學習和創新能力，主動適應信息社會發展新趨勢，在掌握檔案專業理論知識的同時,還要大量吸收信息化方面的知識,具有運用計算機輔助管理檔案的能力，以適應新時期檔案工作發展的新需要。

（三）提高檔案信息化安全管理水平

推進落實水利工程項目檔案信息化建設工作，應當強調安全管理的重要性。對關鍵檔案資料開展備份工作，確保檔案資料不遺漏，提升檔案信息管理系統安全級別，及時更新數字檔案資源管理平臺和系統，防止出現安全事故。組織開展檔案管理人員的培訓，提升檔案管理人員安全意識，充分掌握數字檔案的安全技術，定期組織開展安全檢查活動，發現漏洞后及時上報并實施相應對策等。構建具有可行性的應急處理機制，根據水利工程項目檔案信息化建設管理工作的實際情況，擬定符合實際情況的安全應急預案，做好突發性事件的處理。

（四）構建大數據檔案資源平臺

由于水利工程項目檔案數據關系到很多方面，要確保檔案資源的共享，必須要借助于大數據信息管理平臺實現檔案資料高效利用。對此應推動水利檔案材料的整合，優化檔案資源共享平臺，提供更加便捷的檔案利用服務。同時應積極推廣應用云服務技術，推動水利工程項目檔案信息化建設的深度發展。

四、結語

水利工程檔案是水利工程建設的重要一環，貫穿從前期規劃到建設施工到后期維護所有工程環節，是工程建設期間的記錄，具有非常重要的作用。水利工程檔案信息化管理是適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作服務能力的必然選擇。所以需要采取有效策略提升水利工程檔案信息化管理水平，從而使水利工程檔案的功能作用得到充分發揮■