“互聯網+”時代中提升機關事務檔案管理工作效率思考

梨樹縣機關事務服務中心 王世軍

檔案是一種重要的信息載體，承載著機關單位工作人員的業績等個人真實信息，機關事務檔案管理工作是整個機關事務工作的重要組成部分之一，因此，提升機關事務檔案管理效率是機關事務檔案管理工作的重要內容。

一、傳統機關事務檔案管理工作模式的局限性

當前的檔案管理方法依然沿用傳統模式，由于查詢權限的限制，檔案查詢的服務對象一般為領導和內設機構，不對外開放，在我國機關事務改革不斷推進的形勢下，逐漸暴露出來這種封閉式檔案管理模式的弊端，主要體現為以下幾點：

（1）重視度不高。個別單位對機關事務檔案管理工作重視不夠，存在重經濟、輕管理的傾向，忽視了機關事務檔案管理工作的責任，而且主要責任人責任意識不強。就目前來看，檔案管理工作還沒有引起足夠重視，這種不重視直接導致了機關事務檔案管理工作的不重視，只是象征性地將信息備案于紙面上，隨著工作內容的增加，機關事務檔案更加不易尋找。同時，在機關事務檔案管理中，主要責任人員責任心不強，認為只需要保存不泄密即可，不能將機關事務檔案按照信息的種類、性質和重要性進行分類儲存，這將極大影響機關事務檔案的有效利用。

（2）過于封閉，影響了機關事務檔案的利用。機關事務檔案的使用一般需要領導審批或專門的介紹信，查詢條件過高，一般人很難接觸、查詢到自己的檔案，而且，機關事務檔案管理服務方式過于單一，經常坐等人上門咨詢，要想查詢相關檔案必須到機關事務管理局，這種方式嚴重阻礙了機關事務檔案的充分利用。

（3）機關事務檔案管理人員專業素質不高。現在機關事務檔案主要責任人仍存在由辦公室秘書兼任的情況，導致管理團隊服務意識差、專業技能不熟練。這樣一支隊伍很難給予機關事務檔案優質和高效的管理，在工作時，過于重視紅頭文件利用和儲存而影響了其他檔案的利用和儲存，對于非紅頭文件，為了貪圖一時方便會下意識忽略該文件，過一段時間再次查詢此文件時，產生文件真偽不明的情況，而且檔案管理手段常采用原始的手工記錄，經常產生重復性的無效勞動，即使存在相關的機關事務檔案管理軟件，也沒有后期維護，而且各個單位的軟件無法相互調用。

二、互聯網+時代提升機關事務檔案管理工作效率的方法

隨著互聯網+概念的普及，使得部分機關單位、企業開始將自身的發展現狀與實際情況進行結合，通過互聯網+進行網絡化辦公以提高工作效率。目前檔案信息正處于改革階段，信息技術的創新注定要求檔案管理向著由簡單到復雜、由經驗管理向科學管理過渡，在這個階段包括以下幾個方面。

（一）完善檔案管理制度

完善機關事務檔案管理制度，就是對現有制度“取其精華去其糟粕”。在機關事務檔案管理建設過程中，通過不斷創新和完善，提升檔案的管理制度，不可避免要對現有的制度刪繁就簡，但是對于一些原則性的問題卻不能夠刪減，必須確保檔案信息管理質量，所以要對檔案資源管理工作進行梳理，找出重點工作，并且制定相應的工作制度，完善檔機關事務檔案管理的硬件設備以及環境能夠顯著增加檔案管理人員的工作效率。一個健全的檔案管理制度，能夠完善檔案信息的收集、管理與鑒定，努力向著電子檔案發展，最大程度地實現電子檔案的轉變，使其最大程度地發揮其作用，嚴格按照操作流程對機關事務檔案進行管理和儲存。

檔案備份制度也是檔案管理制度的重中之重，能夠確保在檔案缺失時，通過備份復原檔案信息。雖然現有的信息技術很發達，但是在相關人員的操作中仍然會出現電腦木馬、文件誤刪除和文檔無法修復等問題，這時就可以通過備份來彌補失誤，避免工作受影響。

（二）加強機關事務檔案信息化建設

加強機關事務檔案信息化建設，就是加強機關事務檔案人員對信息化設備的掌握程度。要與時俱進，在出現關于檔案設備的新型軟件或者硬件時，根據自身需求實施更新設備，并提升檔案管理人員關于互聯網+的相關知識，增加主要人員的規模，通過大范圍、多角度和常審查的培訓模式，加大人才數量。例如，每個月月中組織相關的講座，提升管理人員的專業知識與專業技能，在購買新設備新軟件或者對自身設備進行升級時，要針對新功能對管理人員進行培訓，同時對已有功能進行鞏固聯系。其次，提升領導對機關事務檔案的重視，只有領導重視程度有了提高，下面的工作人員才能夠在領導的鼓勵下轉變自身觀念，通過積極主動的自我學習意識，主動對機關事務檔案的管理進行探索和研究，進而提升自己。

加強機關事務檔案信息化建設，就是將紙質版檔案作為電子版檔案的有效備份。機關事務檔案管理人員在進行檔案的保存和管理中，不僅僅只是通過電子檔案進行管理，最主要的還是將紙質版檔案進行儲存，增加其準確性，一旦電子檔案出現問題，能夠通過紙質版檔案進行輔助，避免出現疏漏，而且在管理人員對電子檔案進行修改保存后，還需要對紙質版檔案進行額外材料添加，標清添加時間，由經辦人簽名。

（三）加大機關事務檔案人才培養

加大機關事務檔案人才培養就意味著提高管理人員整體素質。目前的機關事務檔案部門常被人稱為“冷板凳”，是專門收留“老弱病殘”的部門，這造成了機關事務檔案管理人員工作素質差、主動進取意識薄弱和服務意識差等問題，必須改變這種錯誤的認知，提高管理人員整體素質，重視檔案管理工作，多引進檔案管理人才，這也是迅速優化機關事務檔案管理模式的一條捷徑，他們的加入會使機關事務單位的檔案部門真正成為所在單位的信息提供中心，而不是單純的資料保管中心。要解決上述問題，可以通過以下三方面入手：

一是基于機關事務檔案工作的重點，加大引進人才的福利待遇，以吸引計算機、情報學、檔案學等優秀人才。二是結合當前機關事務檔案工作模式以及互聯網+對檔案管理的具體需求，加大機關事務檔案工作人員入職前的培訓力度，提高機關事務檔案工作人員競爭力，提升其服務意識，優化檔案管理工作人員的知識層次。三是多舉辦趣味性的技能比賽，將機關事務檔案工作融入比賽中，寓教于樂的同時提升機關事務檔案工作人員的專業技能。

（四）提高機關事務檔案管理的創新性

提高機關事務檔案管理的創新性不僅包括技術的創新還包括機關事務檔案檔案管理人員的自主創新能力。隨著時代的發展，社會經濟的創新，人們生活的水平提高，對檔案管理提出了更高的需求，除了確保檔案信息的安全性，提高機關事務檔案管理技術的創新性，主要在于將互聯網+技術、智能互聯技術、無線終端技術充分運用于機關事務檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，進而獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。具體措施主要包括以下兩點：第一，機關事務單位可以通過建立檔案中心，建立相關的網頁和數據庫，利用網絡開展檔案服務并加強網絡安全性的建設等途徑來實現。第二，機關事務單位利用計算機、掃描儀等現代化設備，運用數形結合的思想，提供分析報告，既可以為領導在機關事務管理、工作決策等方面提供及時、可靠的依據，也可以全面推進機關事務檔案信息化、社會化建設的進程。

機關事務檔案管理人員加強自主創新、主要體現為與時俱進、積極學習各項管理工作、完善自身的管理理念，進而確保檔案信息化技術的發展，滿足人們日益增長的需求。首先要確保檔案儲存的有效性、規范化、準確性，不斷研究檔案信息的多樣性和廣泛性。除此之外，要提升相關工作人員的綜合素質，除了具備檔案管理所需要的基本知識之外，還要熟練掌握互聯網技術、編程技術，能夠對檔案的著錄、編研、檢索等語言進行熟練編程，采用編程的方法通過計算機將繁瑣的工作解決，實現將互聯網+技術與實際工作經驗結合，提高工作效率。

總之，在當前互聯網+的時代，要充分重視檔案管理工作的重要性，通過完善檔案管理制度、加強機關事務檔案信息化建設、加大機關事務檔案人才培養和提高機關事務檔案管理的創新性等措施，能夠顯著提高機關事務檔案管理工作效率。同時還應該為機關事務檔案管理模式創新和檔案信息化建設提供政策保障、資金保障和人才保障，加大對檔案工作的宣傳力度，形成全員參與的良好檔案工作局面。