強化學校行政管理工作信息化建設路徑探究

江漢大學 朱華艷

在學校管理中，行政管理是非常重要的內(nèi)容，其主要工作就是為師生提供各種服務，保證學校的教學以及科研工作順利開展。隨著信息技術的出現(xiàn)并逐步發(fā)展，一些學校積極地引入信息化建設，以提升行政管理效率。比如，建立信息化行政管理平臺，實現(xiàn)互聯(lián)互通等。然而，由于行政管理人員信息素養(yǎng)不高，學校并未重視信息化行政管理的建設，信息共享程度低等問題，也影響了信息化行政管理的水平，故需要加強探究建設的路徑，不斷改進存在的問題。

一、學校行政管理信息化概述

學校行政管理信息化，即是在開展學校行政事務時融入信息技術。具體要進行三大轉變：第一，管理理念和模式的轉變，需要學校的行政管理者突破傳統(tǒng)行政管理思想的限制，融入信息化管理理念和模式。第二，基于信息技術，建立行政管理的平臺。第三，利用技術，對行政管理信息進行儲存、事務進行處理。通過將信息技術融入到行政管理事務中，全面改革并創(chuàng)新學校行政管理方法，提升管理效率，提升學校的核心競爭力[1]。

二、學校建設信息化行政管理工作的意義分析

（一）有利于實現(xiàn)各部門信息的共享

一個完整的學校是由教職工、學生、各個不同的部門和管理者所組成。傳統(tǒng)的行政管理人員在開展信息傳達工作時，主要以人工傳達為主。在傳達的過程中極易出現(xiàn)傳達速度慢、傳達任務出現(xiàn)偏頗等問題。通過將信息技術融入行政管理過程中，可以搭建一個行政管理工作平臺，在這個平臺上，各部門之間可以進行信息的溝通，實現(xiàn)各類信息的共享。

（二）有利于精簡學校行政管理的結構

傳統(tǒng)的學校行政管理結構主要是金字塔型，處于上級的人員有絕對的統(tǒng)治權，下級人員需要按照上級人員發(fā)布的任務開展工作，層級系統(tǒng)非常明顯。這類系統(tǒng)極易造成官僚主義作風以及人員冗余現(xiàn)象，影響行政管理工作的質量。在融入信息化平臺之后，多余的結構會去除，在一定程度上可以精簡機構，節(jié)省了人力成本，營造一個民主化的行政管理氛圍。

（三）有利于提升行政管理工作的效率

近幾年來，國家基于實際現(xiàn)狀，在教育界提出了很多政策。比如，私立學校統(tǒng)一規(guī)劃成公立學校、關閉校外培訓機構等，這些均會導致學校教職工以及學生人數(shù)不斷增加，在無形中也加大了學校行政管理的工作量。學校行政管理工作內(nèi)容繁多且復雜，在增加了工作量的情況下必然會加大管理難度。通過建設信息化的學校行政管理，可以將一些簡單的行政工作用信息化工具處理，節(jié)省了人工處理的時間，也保證了數(shù)據(jù)的準確性[2]。

三、學校建設信息化行政管理工作的現(xiàn)狀

在學校內(nèi)部將信息技術和行政管理工作結合，符合時代發(fā)展的需求，也有利于對學校行政管理工作進行創(chuàng)新，實現(xiàn)各部門信息的共享，提升行政管理工作的效率。但是，在實際落實的過程中，仍然存在諸多問題，比如，學校缺乏對信息化行政管理工作的重視，工作人員不能夠主動地投入到信息化建設中，這些均影響了信息化行政管理工作的開展。下文就從三點出發(fā)，對學校建設信息化行政管理工作存在的問題進行分析。

（一）學校缺乏對信息化行政管理工作的重視度

對于每一個學校而言，行政管理工作都是非常重要的，將信息化建設融入行政管理也是社會發(fā)展的一種必然。但是，將其融入必須要經(jīng)歷一個復雜的過程。比如，要突破傳統(tǒng)的制度的限制，要營造一個良好的信息化氛圍，提升相關人員的信息化素養(yǎng)等。目前部分學校在建設信息化行政管理工作時只是走形式，并沒有將工作落實到實處。比如，某些學校建立了信息化辦公室，但是并沒有配備專職的信息化工作人員，導致這類部門長期空閑。其次，學校管理層由于缺乏對建設信息化的正確認知，并沒有在學校內(nèi)部深入研究建設數(shù)字校園的方法，這從根本上影響了信息化行政管理框架的搭建、工作的開展。

（二）由于學校體制限制，很難實現(xiàn)信息共享

目前，部分學校已經(jīng)建立了校園電子辦公系統(tǒng)，但是在這些電子系統(tǒng)中，各個職能部門之間是相互獨立的，并沒有實現(xiàn)教育教學和行政管理之間的互通和共享。究其原因有兩點：第一，和學校本身體制限制有很大的關系。長期以來，學校各部門獨立，各自完成工作，且有些內(nèi)容是部門的機密文件，無法實現(xiàn)共享。第二，學校在建設信息化行政管理時缺乏清晰的思路，不知如何徹底變革。如有些學校在前期雖引進了計算機等硬件設備，但在后期的軟件投資上卻并不注重，導致所謂行政管理信息化只停留在網(wǎng)絡應用的表面，很難實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和信息的共享。

（三）行政管理人員并未積極、主動投入到信息化改革中

就一個學校而言，在短時間內(nèi)人員的結構并不會發(fā)生較大的改變，這就易造成部分行政管理人員在面對信息化行政管理工作改革時不積極主動參與，墨守成規(guī)，不愿意花精力學習新的管理理念和方式，尤其是行政管理人員中一些年齡較大的人員，其長時間采用的就是較為落后的管理理念和方法，且學習能力不強，故在開展信息化行政管理時，這類人員就會存在排斥心理，這也影響了整個信息化改革的推進。

四、學校建設信息化行政管理工作的路徑

（一）提升領導者對建設信息化行政管理工作的重視度

將信息技術融入到學校行政管理工作中，符合社會發(fā)展的趨勢，也有利于學校行政管理工作的改革和創(chuàng)新，進一步促進學校內(nèi)部各項工作的高效運行。作為學校的領導者，必須要意識到建設信息化行政管理工作的必要性，提升對該工作的重視度，除了要引進硬件設備之外，還要基于學校的實際現(xiàn)狀，融入與之相配套的軟件平臺，為信息化行政管理工作打下基礎。其次，應營造一個良好的信息化行政管理改革氛圍，要求學校內(nèi)部各個部門、教職工、學生等積極參與到信息化行政管理建設中，為信息化建設建言獻策、查漏補缺。最后，應樹立信息化管理理念。學校想要落實信息化行政管理工作，就必須加大對信息技術的宣傳，可以通過開講座、宣傳等方式，讓所有工作人員都能夠了解信息化融入的必要性，逐步樹立一種信息化管理意識。

（二）基于互聯(lián)網(wǎng)技術搭建信息共享平臺

學校行政管理工作所包含的內(nèi)容比較多，如對教職工的管理、學生的管理、各項資金的管理等，為了能夠更好地發(fā)揮出行政管理的作用，就需要學校能夠搭建一個信息共享平臺。首先，需要學校成立信息化小組，對搭建信息化的行政管理平臺進行統(tǒng)籌安排，提出建設標準，明確建設的規(guī)范。其次，在建設時要求各級部門負責人都應參與其中，這樣可以避免建設重復的情況，也可以保證各類數(shù)據(jù)的高度統(tǒng)一。在該平臺中，將與行政管理工作相關的內(nèi)容融入其中，各個部門人員可以定期查看任務、日常考勤以及考核等內(nèi)容。如果非本部門人員想要查看本部分的內(nèi)容，則需要提供本部門的賬號和密碼，這樣既可以防止數(shù)據(jù)被盜用，也能夠實現(xiàn)各類信息的共享[3]。

（三）基于互聯(lián)網(wǎng)技術進行行政事務的處理

互聯(lián)網(wǎng)技術的功能非常多，除了可以實現(xiàn)信息的集成和共享之外，還能夠存儲大量虛擬數(shù)字資源。通過將信息存儲技術融入到行政管理工作中，可以降低信息資源管理成本，縮小校園信息儲存的空間。具體而言，可以要求信息人員基于學校的實際情況搭建數(shù)據(jù)庫，自動收集信息，并根據(jù)信息的內(nèi)容進行分類存儲。其次，師生想要獲取相關信息時，可以登錄網(wǎng)站進行查找，如若出現(xiàn)信息和本人信息不符合的情況，可以申報改正，后臺人員接收到消息后，會進行更正。當然在此過程中，必須要注重信息的安全性，使用信息防護技術。

（四）建設校園網(wǎng)，促進學校師生的交流和互動

教學質量可謂是行政管理工作中非常重要的一部分，其關乎學校的名譽以及學校人才培養(yǎng)的質量。學校可以基于信息技術為師生建立校園網(wǎng)，在校園網(wǎng)中定期發(fā)布各個班級活動開展情況、所獲得的榮譽，營造一個良好的校園文化氛圍。其次，通過校園網(wǎng)還可以將師生之間有效進行連接，如通過校園網(wǎng)，學生可以提前對知識進行學習，發(fā)布難懂的知識，和教師有效溝通，密切師生之間的關系，提升教育教學的質量。

（五）加大對行政人員的培養(yǎng)力度，提升其創(chuàng)新能力和信息素養(yǎng)

學校行政管理人員的創(chuàng)新素養(yǎng)以及信息素養(yǎng)會直接影響信息化行政管理工作的落實。因此，學校必須重視對行政管理人員的培訓，通過培訓提升行政人員的理論素養(yǎng)以及綜合能力。比如，在行政人員空余時間可以進行互聯(lián)網(wǎng)技術、平臺模塊等相關內(nèi)容的培訓，讓管理者能夠積極學習互聯(lián)網(wǎng)理論新知識，在工作中更好地應用互聯(lián)網(wǎng)技術，提升行政管理工作的效率。其次，不定期的舉辦行政管理人員創(chuàng)新活動，由各個行政人員探討工作內(nèi)容和方法，提出優(yōu)化策略，為行政管理工作的創(chuàng)新奠定基礎，同時也可以營造一個良好的創(chuàng)新氛圍。

近幾年來，我國的教育體制在不斷改革，學校也應順應時代的需求積極進行創(chuàng)新。信息技術的出現(xiàn)并發(fā)展為學校行政管理工作的改革提供了可能，必須要牢牢抓住信息技術的優(yōu)勢，將其融入到行政管理工作的方方面面，如搭建信息化行政共享平臺，利用信息技術進行教務工作的處理，實現(xiàn)師生之間的溝通等，大大減少人力工作壓力的同時，提升行政事務處理效率，保證學校內(nèi)部各個部門以及各類工作的高效處理，促進學校的穩(wěn)定發(fā)展。