論新形勢下基層單位如何加強檔案管理工作

福建省三明市明溪縣融媒體中心 江月蘭

基層單位開展檔案管理工作時，普遍欠缺關注力，未深刻意識到檔案管理工作對單位未來發展的重要意義。在具體的檔案管理工作中，不具備優良的法律意識，也未參照具體標準進行技術操作。因此，在日后開展檔案管理工作時，應正視檔案管理過程中存在的問題，只有深入剖析，才能在此基礎上完善管理措施，增強檔案管理效果，為基層單位推進各項工作提供充足支持。

一、基層單位加強檔案管理工作的重要意義

若想切實提高檔案管理工作品質，首要任務就是增強基層單位檔案管理人員的工作責任感，促使其對檔案管理工作產生清晰的認知。若能保質保量完成檔案管理工作，則會為其未來發展帶來堅定力量。基層單位的檔案管理工作，并非僅是針對現有工作進行總結，還需要對過往工作加以歸納，總結工作經驗。檔案管理工作是考量檔案管理人員工作效率、質量的前提，加強檔案管理工作規范化，是基層單位落實各項工作的重要基礎，也是立足現狀展望未來、規劃未來的核心依據。為此，基層單位應注重檔案管理工作，準確認知單位發展現狀，從而發現并解決單位在實際運營時遇到的問題，不斷推動單位各項工作迅速落實。

二、新形勢下基層單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理效率低下

現階段，大多基層單位在檔案管理工作中仍然沿用傳統的紙質管理方式，在一定程度上導致檔案管理水平越來越滯緩。眾所周知，紙質檔案空間占有量大且難以保存，如果站在綜合角度進行分析，會為檔案歸檔工作帶來諸多難度。另外，一些基層單位并未構建完整的信息管理系統，在檔案管理過程中極易出現細節錯誤，嚴重浪費人力資源。由于所應用的檔案管理方式相對落后，從而影響了檔案應用質量。

（二）檔案管理機制不全

部分基層單位在檔案管理方面，并未完善檔案管理機制。檔案管理工作存在隨意性，且缺少嚴謹的科學管理手段。在具體工作中，常常出現混亂、無序等現象。與此同時，檔案記錄內容清晰度不足，檔案歸類工作相對隨意，在整理檔案時，沒有明確的方向，未制定嚴謹的檔案執行方案，致使檔案管理模式缺乏先進性、創新性，長期下來便會導致檔案管理工作越來越滯后，難以從整體上提升檔案管理水準[1]。

（三）檔案檢索流程繁雜

歸整檔案、分類檔案的本質目的在于提高基層單位日常工作中查詢檔案與檢索檔案的便利度。然而，一些基層單位并未針對這項工作予以高度重視，在檢索檔案與查詢檔案時，通常采取人工檢索方法，導致檔案查閱時間長，有時還出現檢索并不完善的情況，導致檔案管理效率日漸下滑，嚴重影響單位檔案管理工作水平的提高。

（四）檔案管理水平不高

調研中發現，部分基層單位并不重視檔案管理工作，上至單位領導者，下至基層檔案管理人員，均未深刻意識到檔案管理工作的重要性，也未曾采取系統性手段收集檔案與管理檔案，部分單位僅僅將財務檔案和人事檔案歸檔，其他檔案的儲存效果并不如意。同時，許多單位仍采用“兼職”檔案人員管理檔案。一些基層單位的人員檔案管理專業水平有待提升。檔案管理屬于綜合工作，若想做好這份工作，不僅需要相關人員具備扎實的文字功底及專業知識，還需要擁有檔案整理經驗。然而，大多基層單位并未聘用專職檔案管理人員，由兼職人員負責檔案管理工作，極有可能出現時間不夠用或者業務技能不精湛等問題，致使檔案管理效率和質量大打折扣。基層單位關于檔案管理人員的培訓少之又少，由于較少接受檔案管理部門的專業培訓，致使檔案管理人員缺少系統性學習檔案管理理論知識的機會，導致其自身檔案管理理論知識與技能跟不上時代發展的步伐。

（五）硬件設施不到位

首先，缺少專業檔案室。受資金以及辦公用房等各種因素的制約，一些基層單位未創建專業的檔案室，常常將檔案堆放在各部門辦公室中。由于辦公室內人員偏多，增加了檔案保存隱患，極有可能導致部分檔案被泄密。其次，檔案室缺少現代硬件設施，一些單位即使成立了檔案室，但是未安裝檔案柜、防盜門窗、報警設備和監控設備等，檔案管理“八防”落實不到位，同樣會增加檔案保存隱患[2]。最后，檔案數字化程度偏低，未形成系統性的電子檔案，與現代化數字檔案管理目標仍有一定差距，嚴重影響檔案開發率和利用率。

三、新形勢下加強基層單位檔案管理工作的對策

（一）高度重視檔案管理工作，提高管理效率

傳統檔案管理理念及具體執行方法，不符合創新改革要求，會在一定程度上制約檔案管理的有效性。基層單位需結合現有工作情況，不斷探索檔案管理創新模式，增強檔案管理工作實效性。所以，在基層單位日常推進檔案管理工作時，應增強檔案管理重視程度，合理優化檔案管理的各項要求與標準，增強檔案管理科學認知，改變錯誤的管理方法，并加強宣傳教育工作，增強基層單位內部所有職工對檔案工作管理的認知程度，立足新形勢，不斷探索檔案管理的多方面工作。

（二）注重檔案管理制度建設，提高規范化水準

所謂管理制度，主要針對管理方法、原則、機制、目標等進行了細致規劃。科學的管理制度可以簡化檔案管理過程，提升管理效率。基層單位檔案管理工作屬于制度性頗強的工作，從收集檔案、保管檔案到利用檔案，整個過程均需要有嚴謹的制度加以規范，這樣才能保證工作質量，真正達到全面收集、妥善保管以及高效利用檔案的核心目標。為此，應對現有的制度加以梳理，及時修訂不合理制度，在制定規則時要保持細化原則，確保檔案管理規范極具針對性、可操作性[3]。具體來說，應注重監督檢查，并創建完善的獎懲機制，將制度執行情況和每一項考核與評先評優結果掛鉤，從而提高相關人員遵守制度執行工作的自覺性及積極性。另外，要注重制度宣傳，讓單位內部全體人員養成自覺遵守檔案管理相關制度的意識。

（三）完善檔案檢索系統，增強現代化管理效果

基層單位檔案管理工作針對性頗為明顯，尤其是在經濟迅速發展的時代，現代化管理體系對基層單位檔案管理工作提出了更高的要求。為此，若想切實達到現代化管理檔案的目的，就應積極采用先進技術，構建完善的檔案檢索系統，以便切實提高檔案管理體系的有效性、完善性。對于基層單位而言，檔案管理及檔案儲存極其關鍵。為了切實增強檔案管理的實效性，極有必要創建完整的檔案檢索系統。立足大局看問題，基層單位構建全面的電子檢索體系，通過合理應用現代化管理技術，便可以提高檔案檢索體系的完善性。另外，要保障所制定的檢索系統和單位具體情況相符，以便為提升單位檔案管理工作效率提供強有力的支持和保障。

（四）組建高素質檔案管理隊伍，提高職業素養

上述提到過，在基層單位開展檔案管理工作時，經常出現檔案管理人員素質偏低的問題。為此，在新形勢下，基層單位應積極組建高素質檔案管理隊伍，并提高檔案管理隊伍中每一名檔案管理人員的綜合職業素質及能力，這樣才能在增強檔案管理意識的基礎上，推動單位的各項檔案管理工作有序落實，增強檔案資源應用價值。具體來說，在新形勢下，基層單位在檔案管理工作中，應改變傳統的檔案管理方式，提高對各種檔案管理途徑的認知，提升檔案管理工作效率[4]。基層單位要更新檔案管理觀念，合理應用檔案資源，針對復雜檔案資源進行標引及歸類，凸顯檔案管理價值。另外，基層單位為了提升檔案管理效率，要注重提升檔案管理人員的業務素質，定期組織專項培訓，進一步提升檔案管理人員對檔案管理工作的認知，在實踐中鍛煉業務操作能力，在實踐中互動交流，從而達到“取長補短”的效果。此外，相關檔案管理人員必須積極參加每年由國家、省市組織的檔案專業繼續教育培訓，不斷學習業務標準，提升操作技能，以更高的水平參加檔案資源管理及檔案資源應用過程。

（五）科學增加檔案管理資金投入，引入先進硬件設備

為了解決單位硬件管理不足以及數字化創新探索效率不高等問題，各基層單位應科學增加檔案管理各項資金投入，采購先進的硬件設備，投入到檔案管理工作中。一方面，基層單位應針對每一年的工作預算展開合理規劃，將檔案管理列為重點，注重提升檔案管理創新能力、發展能力。在新形勢下，基層單位要合理購進先進的硬件設備，如掃描儀和計算機等，以便為單位的檔案管理工作提供硬件設備保障，為基層單位檔案管理工作的創新與發展注入動力[5]。同時，也便于基層單位檔案管理人員深入開展檔案資源管理和利用工作，全面提升檔案管理工作各環節的效率。另一方面，基層單位應不斷創新檔案管理系統，改變傳統人工操作方法與理念，結合新形勢制定新要求。這就意味著基層單位要不斷創新標準化檔案管理要求及技術標準，量化分析管理體制。此外，基層單位應定期進行智能化檔案管理工作的探索，提高自動搜集與管理檔案數據的能力，要求每個部門都能逐步建構數字化檔案管理平臺，利用先進的大數據及其他技術管理創新檔案資源，從而收獲更有價值的檔案管理成果。

四、結束語

綜上所述，基層單位應在新形勢下加強檔案管理工作力度，致力于創新管理方面的探索，結合新形勢帶來的針對性改革要求，推動檔案管理工作落到實處。在日常管理單位檔案時，無論單位領導還是檔案管理員工，都應高度重視并強化檔案管理工作，合理落實與完善檔案管理工作要求及標準，增強檔案管理工作創新動力，解決檔案管理難題，致力優化與開發檔案資源，將所有檔案資源應用到合理之處，為基層單位未來發展貢獻力量。