現代信息語境下的事業單位檔案管理研究

白山市醫療保險經辦中心 叢媛媛

檔案管理是將檔案實體、檔案信息一并進行管理的利用性服務工作。檔案管理的收集、整理、保管、鑒定和統計等環節工作量大，因此想要提高醫保檔案管理工作效率和質量，利用現代信息技術是必需之策。傳統檔案管理模式雖存在的時日較長，在服務上亦是發揮了巨大的作用，但隨著時代的發展變化，檔案管理工作需要提高自身效率，事業單位才能實現可持續發展。因此，傳統檔案管理工作不能適應于當今社會發展的現狀，此問題亟待解決。運用現代信息技術對醫保單位檔案管理進行革新，有利于醫保事業的長遠發展，在面對各種難題時能輕松應對，能為人們提供更好的醫療服務水平。

一、事業單位檔案管理工作中的問題研究

首先，檔案資源作為巨量信息儲存的載體，醫保工作運轉時時需要檔案信息的流通，對于促進體制改革、激勵勞動者積極工作等方面有著巨大作用。而從實際狀況來看，許多事業單位工作人員并未對檔案資源的重要性引起足夠重視。在醫保工作中，也僅僅停留在最基礎層面的收集檔案信息、整理及保存工作上，極少注意到檔案資源是需要綜合利用才能發揮出其效能。此種問題影響到了醫保作為提高全民健康水平的保障作用。檔案管理理念需要轉變，工作人員的檔案管理意識需要更新，增強現代化管理觀念。只有管理者具備了先進的管理理念，并以此作為檔案管理工作的指導，才能確保思想領域的方向不出現偏差，才能依次展開剩下來的工作。其次，信息技術的大發展對各行各業所需人才提出了更高的要求，醫保工作人員只有具備操作信息化設備的能力，才能保障工作的順利進行。信息技術已經滲透于社會的各方面，目前從事檔案管理工作的人員業務能力較低，綜合素質不高，不利于工作效率的提高。檔案作為信息儲存的載體，其在安全性上要求較高，因為管理者的疏忽容易出現一定的安全隱患，這對于相關人員的隱私保護具有極大的危險性。因此檔案工作人員面對信息技術衍生的感染病毒以及黑客攻擊等不安全問題時，要謹防檔案信息數據丟失和破壞，提高自身的管理水平。最后，檔案管理工作的信息化設備過于落后也是一大問題。時代不斷向前發展，必然會淘汰落后的設備，因此檔案管理工作的信息化設備應時時檢查與更新，選擇先進的信息化設備進行管理。就目前情況來看，事業單位檔案管理的計算機設備落后、使用性能低下，在使用過程中容易出現卡頓、顯示緩慢等問題。此種情況極不利于檔案資源的存儲和輸送，大大降低了檔案工作的效率。

二、現代信息技術助力檔案管理工作的革新研究

醫保單位的檔案資源是社會發展所必需的資源，檔案信息資源的集中保管和統一開發是適應于事業單位提高工作效率的內在要求。隨著市場經濟改革不斷深化，事業單位作為經濟發展重要的組成部分，其發展對于完善社會主義市場經濟體制具有重要的意義。而檔案管理的改革工作則是事業單位能否向前發展的關鍵點。醫保工作有利于提高勞動生產率，提高社會生產率，檔案資源是醫保工作的基礎。首先，醫保單位檔案管理工作內容龐雜、工作環節繁多、工作過程耗時長、操作精細程度要求高、規程細致，管理者稍有疏忽則會導致信息難以查詢等問題。傳統的管理方式是借助人力操作，管理者往往面對大量且具有明顯差異的檔案文件左支右絀。檔案管理工作的各環節均需人工操作，費力且耗時，容易出現差錯，效率不高。然而，引入現代信息技術幫助整理檔案，從輸入文件，到分門別類，再到設置檢索等工作，均采用智能化操作，不僅節約了人力與時間，而且極大地提高了管理效率。其次，由于傳統模式下衍生的傳統觀念，即認為檔案管理工作不需要太高的技術要求、管理難度低，從而導致從事檔案管理工作人員的專業素質與綜合能力較為低下，整體隊伍的專業能力亟待提高。現代信息技術的發展為檔案管理工作革新提供了牢靠的支撐，在新時代發展要求下，需要大批會操作現代信息技術設備的人才，相應的需要人才具備先進的管理理念。不僅有利于達到高質量、高水平、高效率的工作目標，對檔案管理人員的專業素質能力也有很大的提升作用。最后，由于現代化信息技術設備特有的優勢，能在很大程度上減少工作中的差錯，從而提高醫保工作的準確率。

三、事業單位檔案管理工作的改革實施路徑研究

事業單位必須緊跟時代的發展才不至于被淘汰，而其可持續發展必須借助于現代信息技術。大膽進行創新與改革，讓醫保檔案管理理念、管理模式、管理體系以及人才隊伍的培養發生質的轉變。

（一）實施管理理念的改革

檔案管理工作的創新必須建立于管理理念創新的基礎之上，認知服務于實踐發展，因此檔案管理與社會發展密切相關。首先，信息技術不斷成熟，并日漸應用于社會發展的各個領域，促使著各行各業的發展理念發生轉變，現代管理理念也為人們運用到工作中。其次，檔案資源作為醫保事業單位信息的存儲載體，為事業單位的運作提供幫助，現代信息技術蘊涵的工作理念也轉變為服務型管理。最后，改革深化至社會各個領域，醫保改革被社會和人民寄予很高的期望，在一定程度上提出了更高的要求。因此，管理者只有提高現代化管理與服務理念，才能適應新形勢。

（二）實施管理模式的改革

先進的管理模式是檔案工作有秩序、高質量運行的基礎，而在管理模式的制定上涉及眾多的管理方法。首先，在檔案管理中完善管理方法，結合各單位檔案管理的實際，比如有關文件、制度、醫保結算程序等，可以實現管理模式的程序化，讓日常管理工作做到有序可循。其次，充分利用好現代信息技術相關設備，應用于檔案管理工作的各個環節中，例如收集、整編、鑒定、存檔以及后續統計的工作。用互聯網技術搭建查閱平臺，用數據化的形式將資源展示，以便為更多的用戶提供高質量的服務。在數據化的同時，也不能疏忽其安全性與參保人的隱私性，在查閱過程中設置管理權限，不僅能保證醫療檔案信息的安全，也可以提高檔案管理的現代性和高效性，優化工作程序。最后，在檔案管理工作中，將看守式管理轉變為服務式管理，讓服務作為管理工作的主體。對醫保資源主動收集。在工作中要積極主動為檔案的利用做好充分的準備，創設良好的環境，在最大程度上發揮檔案管理工作促進醫保發展的作用。

（三）實施管理體系的改革

要達到提高檔案工作效率的目的，相關的管理體系需要進行改革，才能完善與明確工作。

首先，把工作科學地分配給員工，各個醫保分管部門相應履行好自身的職責，健全檔案管理機構，以此保證事業單位的檔案管理工作處于良好的狀態，并且有條不紊地進行下去。此種路徑可以借助現代信息技術提供的平臺進行運作，讓平臺作為窗口，最大程度上發揮現代信息技術的作用。

其次，建立與完善事業單位的檔案信息管理機制是十分必要的，管理員需要對相關管理條款進行明確的規定。切忌出現含糊不清、明顯與實際不符、不具有操作性的條例，導致工作無法進行，甚至停滯。可以借助現代信息技術對員工的需求展開調查，也可以借鑒類似管理工作的改革。

最后，建立獎懲制度，以此來調動員工的工作積極性，達到更加投入工作的目的，避免出現消極怠工的現象。借助現代信息技術設備對管理者進行監督，讓獎懲制度充分發揮自身的作用。相關制度的跟進也能夠促進醫保事業的發展，沒有與現代信息技術相匹配的管理制度與運行機制，管理體系改革可以說作用微小，甚至不足一提。

（四）培養高素質人才

檔案管理者是檔案管理工作的核心，管理者專業素質和綜合能力的高低直接關系到管理工作的優劣。首先，加大對人才培養的力度。結合自身單位的實際，從根本出發，對檔案工作管理者進行定期的培訓。可以充分利用現代信息技術設備，尋找互聯網上的資源，借助便捷、豐富的資源對員工進行培訓。在培養的過程中，要有針對性地提出培訓計劃，從而使培訓工作井井有條地進行。其次，在初期的招聘員工時，要引進優秀的人才，人才需要熟練運用現代信息技術設備、具有一定的分析醫保檔案文件的能力、能獨立的對檔案進行正確歸類、具備信息保密意識。

四、結束語

綜上所述，檔案管理作為事業單位工作的重要組成部分，其對工作的完成度有著嚴格的要求。因此，無論對于事業單位的長遠發展來說，還是對于社會深化改革與經濟高質量發展的目標來說，都需要借助現代信息技術對其進行徹底的改革。存在的眾多問題并不可怕，可怕的是一些事業單位僅僅滿足于現狀，不緊跟時代發展的步伐，醫保就難以發揮其促進社會發展的作用。檔案管理工作龐雜，管理理念、管理模式、管理體系以及人才的培養都需要進行與時俱進的改革，才能實現高效率、高質量的發展目標，為社會和人民提供更完善的服務。