新時期檔案管理模式的改變及優化途徑探析

汝陽縣公安局巡警特警大隊 李愛國

檔案管理工作是事業單位管理工作的重要構成，關系著事業單位整體的運行效率，相關部門需要充分迎合新時期的發展需求，綜合考慮檔案管理工作的實際開展情況，指定合理、恰當、有效的檔案管理規章制度，明確各大部門在檔案管理中的工作任務，促進檔案管理工作有序進行。事業單位檔案管理工作具有涉及面廣、復雜度高、綜合性強等特征，涵蓋信息數據收集、分析和整理等工作，檔案管理人員需要樹立全新的管理理念，并將其有效地應用于實際性的管理工作中，推動檔案管理模式的改變和優化進程。

一、新時期事業單位檔案管理工作改變及優化的重要性

檔案，具體來說是指事業單位日常運營過程中產生的原始材料，記載著具有一定社會價值和意義的社會活動。檔案的主要構成要素包括載體、查考價值和形成者等，能夠在一定程度上重現真實的歷史樣貌。事業單位檔案管理工作人員可以通過對檔案信息和檔案實體進行直接管理，對相關業務提供利用服務[1]。檔案管理工作會對事業單位整體改革發展進程產生直接性的影響，決定著各項管理工作的有序開展。隨著經濟全球化的不斷推進和深入，新時期對事業單位檔案管理工作提出更加嶄新的要求，檔案管理模式改變及優化勢在必行。

二、事業單位檔案管理工作的現狀

（一）檔案管理模式無法與信息技術融合

新時期，信息技術已經深入我國各行各業運行過程中，很多事業單位也將其創新性地融入檔案管理工作中，以此作為檔案管理工作開展的重要輔助。然而，在我國大部分事業單位中，囿于檔案信息化管理工作前期所需要投入的龐大資金量，以致出現檔案信息化管理系統建設不夠健全，仍然沿襲利用紙質形式來進行檔案信息數據保存、分析、處理現象的出現，嚴重局限了檔案價值和作用的發揮。例如，在同類型的檔案業務處理中，由于檔案管理工作效率的局限性，對管理工作的實效性產生嚴重威脅[2]。

（二）檔案管理人員綜合水平仍有待提升

現階段，我國大部分事業單位通常安排兼職屬性、專業不對口、學歷水平較低的職工來負責檔案管理工作，這些職員通常不具備能夠進行專業化檔案管理的知識技能，無法實現“專人化”的檔案管理工作，限制了檔案管理工作整體效果。新時期，隨著檔案管理工作量的激增，事業單位為了滿足檔案管理人員數量和配置需求，不斷降低檔案管理人才的篩選標準，導致聘請人員不論是專業素質還是管理能力有待完善。檔案管理工作具有專業性、系統性等特征，要求檔案管理人員具有耐心、踏實、細心等基本素質，但隨著事業單位規模的持續性拓展，檔案管理人員薪資待遇不高、兼職屬性、專心程度不足等問題存在，促使檔案管理工作不能很好地滿足新時期的規范要求。除此之外，事業單位缺乏對人員進行定期和非定期檔案管理專業化培訓的意識，檔案管理工作人員管理綜合水平仍然具有很大的提升空間。

（三）事業單位不注重檔案管理工作

在事業單位建立初期，其中很多的管理工作需要與各部門協同完成，這就意味著檔案資料的涉及范圍非常廣泛，包括基建、裝修和征地等信息，且工作任務更為復雜和繁重[3]。然而，隨著經濟全球化進程的不斷加快，加快提升事業單位工作效率是現階段事業單位的核心發展方向，但由于部分事業單位受到傳統檔案管理發展理念根深蒂固的影響，單位發展核心始終集中于單位內部整體運行效益，仍有很多事業單位并不注重檔案管理工作，并未安排專業管理人員來開展信息數據收集、分析和管理工作，影響了檔案管理工作的有效進程。

（四）事業單位檔案管理制度不夠健全

目前，我國事業單位檔案管理規章制度是根據以往社會發展的實際情況進行制定和規范的，已經不能很好地滿足新時期社會經濟的發展需求。在檔案管理工作中，以往的管理規章制度對檔案管理工作流程和工作人員提出了要求，但在事業單位結構調整過程中，增加附屬部門和技術管理人員，倘若按照以往的規程制度來開展檔案管理工作，很難保障預期檔案管理執行的實效性，很容易導致管理人員產生僥幸心理，鉆制度中崗位職責落實不明確的漏洞，不能按時完成各項管理任務。

三、新時期事業單位檔案管理工作改變及優化策略

（一）創新檔案管理工作模式

許多事業單位在檔案管理過程中，仍然沿襲紙質化的檔案管理模式，不能很好地保障保密屬性信息數據的安全性，沒有對檔案信息和檔案實體進行有效利用，沒有充分發揮檔案的價值，促使檔案管理工作效率、效果和質量持續性下降。為了切實提升檔案管理工作質量，事業單位檔案室管理層首先需要創新和改變檔案管理工作模式，改善檔案工作的服務形式，如開發專門性的檔案管理工作網頁，為管理工作人員實時性地進行檔案信息數據輸入、分析、整理、處理、監控等工作提供便利，不僅可以在一定程度上節約檔案管理的時間、精力和資金投入，而且可以提升事業單位的綜合服務水平，推動事業單位管理工作的信息化。

（二）建立規范的檔案管理制度

檔案管理工作在事業單位的日常運行過程中起著至關重要的作用，有助于管理人員提高對事業單位目前運行情況和發展情況的把握程度，促使其能夠對事業單位檔案管理工作的未來有一個基本的預判。因此，在事業檔案管理工作中，檔案管理工作人員應該要樹立正確的法制意識，為提升檔案管理工作有效性提供精神支持[4]。

同時，為了推動檔案管理工作的規范性，促使其能夠更好地跟上新時期的發展步伐，事業單位應該要根據我國政策法規的要求，提高對檔案管理工作和檔案建設工作的重視程度，將檔案管理工作作為事業單位年度規劃和發展規劃的核心內容，與時俱進地進行檔案管理規章制度的改革，幫助全體管理工作人員樹立正確的法治意識，確保檔案管理各項工作都嚴格按照新型的管理制度執行，構建高效的檔案管理工作體系。

（三）提高檔案管理人員的綜合素養

為了構建專業性的事業單位檔案管理梯隊，事業單位首先就需要做好專業檔案管理人員的引進工作，聘請檔案管理方面經驗豐富、專業基礎扎實、實踐能力強大的專業人士，在事業檔案檔案室開展常規、全面、專業的檔案管理培訓工作，在此基礎上強化管理人員信息技術操作能力的培養，促進管理人員專業素質的提升。其次，事業單位也應該加大檔案室人力資源制度建設，拓寬優秀檔案管理人才的引進渠道，提升專業管理人才的占比，以期達到“以先進帶動后進”的效果[5]。再者，制定相應的激勵政策，對管理工作人員進行科學合理的業績考核，提高管理工作人員的工作興趣和熱情，激勵管理工作人員樹立正確的自主學習意識，做好信息數據處理技能、服務能力、業務素養等內容培訓；最后，事業單位需要科學合理地進行管理任務的分配，充分考慮每個管理人員的優勢，確保管理人才能夠得到合理的利用，促使檔案管理工作效率得到質的提升。

（四）創新檔案管理信息化建設

事業單位檔案管理工作涉及的范圍很廣，內容較為復雜，工作任務較重，主要為檔案分析、信息數據收集、檔案分類等工作。隨著我國社會經濟的迅猛發展，常規的檔案管理模式已經無法滿足新時期龐大數量檔案信息數據的管理需求，事業單位需要不斷改變和優化常規的檔案管理模式，引進先進的科學信息技術，實現檔案管理工作的自動化發展。同時，將先進科學信息技術融入檔案管理工作過程中，可以提高檔案信息數據的準確度，并且能夠極大地保證檔案信息的保存實踐。為了更好地推動檔案管理信息化建設進程，事業單位可以從以下方面著手：（1）提升事業單位檔案管理人員的信息技術實踐操作水平。龐大的檔案管理工作量，管理人員很難通過一己之力來進行有效的檔案管理，所以管理人員應該要借助先進科學技術，提升對信息數據的把握程度，確保信息數據的準確性，能夠及時地進行檔案信息的輸入、傳遞、整合、處理工作；（2）強化檔案信息管理建設的資金投入，引進更多先進信息技術設備，如掃描儀、計算機、傳真機等，以此作為檔案管理信息化建設的輔助。管理工作人員需要將所有的信息數據上傳至計算機中，利用科學技術進行文字、影像、聲音等內容處理，促使檔案內容更加豐富、檔案分類界限更加清晰、檔案管理更有層次感，為管理人員進行檔案查閱和管理提供方便；（3）構建網絡檔案管理平臺，檔案管理人員可以將檔案分為保密屬性、公開屬性以及中間屬性，有助于檔案管理人員獲取更多的檔案信息，實現對檔案信息數據的有效利用，為人民群眾提供更高質量的檔案服務；（4）對檔案進行定期和非定期的安全維護。在檔案管理工作中，事業單位需要強化庫房設備建設，積極主動地做好檔案安全維護工作，對檔案信息數據進行實時性監控之余，還應該對網絡檔案管理平臺進行不定期的病毒檢測和查殺工作，引進先進性的網絡檔案管理系統安全維護方式，確保檔案信息數據的安全性。

綜上所述，新時期，為了有效地保障事業單位檔案管理工作的質量，相關部門需要確保檔案的可靠性、穩定性和真實性，充分發揮檔案信息的真實作用和價值。同時，事業單位也要提高對檔案管理工作的重視程度和認真程度，建設規范性檔案管理規章制度，提高專業性管理人員的占比，確保檔案管理工作的有效進行，并為檔案管理模式改變及優化提供多重保障。