分析利用大數據推進檔案管理可持續發展創新思路

山東省青島市李滄區房產服務中心 林燕

在大數據時代環境下，本著“數字開啟未來，服務促進發展”的指導思想，各行各業都需要在大數據平臺發揮巨大的作用，數字化快速發展是我們當前時期發展戰略性計劃，筆者著重從大數據在檔案管理上的應用，結合“十四五”規劃要求，檔案管理者應積極轉變工作思路，推進檔案管理有序進步與可持續發展。

一、大數據對檔案管理的重要意義

在大數據時代背景下，面對海量的信息，人工操作即將被淘汰，如果沒有大數據的收集與整理，很難跟上新時期的步伐。簡單地概括大數據時代就是信息化的時代，信息是搶占機遇的先機，如果忽視了信息，就會喪失機會。無論是普通老百姓還是單位、公司、商業等已經離不開大數據，海量的信息需大數據平臺進行分類、篩選、分析并提取有用的數據來確保對信息的可利用性，極大提高工作質量與效率。大數據與檔案管理兩者之間互相依存、密不可分。

簡單地理解大數據，就是通過紙質檔案進行掃描、拍攝、激光技術三維立體掃描等形式，將檔案資源統一整合在一起，從而建立一個以虛擬的檔案管理數據庫，并給檔案管理者提供準確、可靠、真實的檔案數據，通過大數據的程序實際應用，可以為查閱者提供便捷的服務，提升檔案的利用率，在此過程使檔案信息實現共享的目標，為讀者查閱資料提供參考依據，使檔案的查閱、利用、開放性進一步優化。所以說，大數據對檔案管理起到了重要的作用，為今后可持續發展打下了堅實的基礎。

二、大數據建設的戰略思路

在大數據時代下，各行各業已經離不開數字化，筆者就房產檔案為例，就建立數字檔案館（室），整合檔案信息資源、重新構建新框架、建立數字化信息平臺管理規章制度，打通各個部門之間的壁壘，迎接新時期房產檔案領域的挑戰，勇于革新，加快傳統檔案向電子檔案的迅速轉換，也是數字檔案館（室）與時代同步發展的重要途徑。實現檔案信息化建設是當前檔案管理工作的“重中之重”，緊跟數字化信息技術高速發展，檔案信息由紙質管理轉變為電子化管理，實現檔案管理信息跨越式發展[1]。

（一）建立數字化房產檔案信息平臺的必要性

筆者以山東省青島市李滄區房產服務中心為例，充分對本單位的機構情況、工作職能情況、公房管理情況等方面進行充分調研，從中發現存在的問題與當前所面臨的困難，積極出臺研究方案與對策。當務之急，最能觖決上述問題的就是加快數字化建設，對整個房產系統各個部門的信息進行整合，建立一個大數據平臺，早日實現數字化房產檔案管理模式。所以說，建立房產大數據平臺勢在必行，將為房產信息的檔案管理在提高質量與效率方面提供有力保障。

（二）提升數字檔案管理服務能力和價值

數字檔案管理模式，離不開計算機信息技術的支持與應用，把海量的信息全部錄入到電腦中，通過編程的方式，建立一套屬于房產系統應用的安全軟件，讓管理者登錄即可完成信息瀏覽、查詢、統計等功能。設計一種既可以在計算機上操作，也可以在手機端操作的便捷式軟件。通過計算機信息技術能夠有效提升房產檔案管理工作的質量，為房產檔案工作高質量發展打下了堅實的基礎。

檔案數字化管理是新型檔案管理模式，主要是利用計算機信息技術和數字化技術，把檔案信息錄入到電腦中進行管理的新型管理體制。在網絡信息技術快速發展的環境下，檔案管理安全性與保密性必須引起高度重視，只有確保信息和數據的安全，才能夠有效保證數字房產檔案系統的正常工作，也是開展數字化工作的重要前提。

（三）加大檔案管理者培訓力度，提升綜合素質

大數據背景下，尤其是互聯網的信息共享，海量的信息需要借助大數據的平臺來提供檔案利用者的查詢、檢索等功能，并將檔案管理工作的信息傳遞、接收、存儲等過程與信息達到共享，最終實現檔案信息的社會化服務。這就需檔案管理者掌握先進的網絡知識，更新計算機操作方面的知識，以便適應信息化建設管理的需求。對于單位而言，需要在培訓方面加大資金扶持力度，為檔案工作者提供培訓、學習的機會，拓寬其眼界格局，不斷更新檔案業務知識和專業技能，還要系統地學習信息處理、數據分析等方面的知識，優化其知識結構，提高其整體素質。壯大檔案人才隊伍，不拘一格廣攬人才，加快信息技術、數據分析等方面人才的引進，匯聚各界精英，使檔案工作者始終保持積極向上的工作狀態，積極學習新知識，努力掌握現代化的科技手段和管理技術，同時要廣泛涉獵網絡文化、用戶分析等各方面的相關知識。提高檔案信息化管理的能力，營造良好的學習氛圍。使檔案工作者能夠在大數據領域中不斷地創新，不斷地總結經驗教訓，發揚檔案人的無私奉獻、甘于寂寞的精神，更好地為單位服好，為檔案查詢者提供高效、便捷的優質服務，以時不我待的緊迫感在時代的浪潮中抓住機遇迎接挑戰，努力開創檔案事業發展的新局面。

三、大數據建設創新思路

（一）制定科學的檔案管理制度

筆者以自己所在的單位為例，首先信息化建設必須引起領導的重視，檔案信息化管理總牽頭部門是辦公室，各個部門要單獨設一名檔案管理員，負責本部門的信息收集、整理、錄入等工作。健全管理制度，明確相關人員的主要職責，將責任落實到具體人，提高工作效率。建立互相監督機制，設定管理員、監督員的職責，做到互相監督、互相制約。利用大數據平臺，建立檔案查詢日志，對每一位進入系統查詢的檔案員進行監控，一旦出現泄密事件，一查到底，按規章制度來處理。這樣一來，結合檔案管理員的績效考核，一是對檔案管理員嚴格管理；二是檔案管理平臺的安全性得到保障；三是培養檔案管理員高尚職業道德。

（二）檔案數字化利用所面臨的挑戰

目前，檔案數字化利用率比較低，不利于檔案管理應用，檔案利用水平亟待提高，這是檔案管理者面臨的巨大挑戰。因大數據時代信息海量，同一檔案信息通常分散在不同數據庫里，如何將大量分散的信息進行收集、分類、分析，從中挖掘出有價值的信息供利用者參考與使用,這是檔案管理者面臨的困難與壓力，也是檔案管理者能力與價值的體現。

檔案數字化應用中公眾對檔案數字化呈現多元化發展需求，應用檔案數字化做好數字化檔案管理工作以實現信息共享，提高檔案數字化應用管理水平[2]。與此同時，大數據將迎來信息服務大變革。比如，一些網絡平臺已實現依據個人所好定制個性化服務，倍受廣大網民的喜愛。相比之下，檔案信息的服務方式仍局限于簡單的被動查檔服務，導致服務產品品種單一、內容陳舊，已經無法適應大數據時代公眾個性化服務需求大趨勢，這將是檔案管理者關于利用服務能力方面面臨的巨大困難與挑戰。

（三）對檔案資源建設的挑戰

目前我們已身處信息技術高速發展的大數據智能時代，海量的數據使得檔案數據資源建設的難度大大增加,如果不具備大數據思維，將會被時代淘汰。在網絡環境下的數據可以自由生產、自由管理、自由流通，就使得數據的收集歸檔變得極為復雜。與此同時，每個個體都有可能通過網絡平臺將檔案信息傳遞、發布和推廣，成為數據的開發者。由于大數據是對活動的“全程記錄”而非“有用才被記錄”，就使得大數據的價值密度較低，而且網絡環境中各種數據“魚龍混雜、參差不齊、真偽難辨”，如何做好數據資源價值鑒定，考驗檔案工作者的智慧和技能。要提升信息技術水平，建立檔案信息數據庫，對檔案信息進行及時的查看，實現檔案信息的共享[3]。

大數據背景下,云計算信息處理平臺數字化技術與去計算技術有相似之處,檔案管理工作要突出數字化技術的優點，云計算技術主要是根據用戶的操作指令，采用網絡技術，運用搜索引擎獲取大量的信息和資料。數字化技術和云計算技術都具有網絡虛擬性，利用虛擬的語言形式將檔案資料提供給用戶，這將給數據資源價值鑒定增大難度。關鍵問題要考慮安全性、保密性的問題，如果檔案管理人員缺乏安全保密意識，比如，不當的操作或者操作失誤等因素，致使檔案信息外泄、破壞、丟失等情況發生，再者就是來自網絡的黑客、病毒入侵等，對檔案數據庫造成泄露、丟失、篡改等現象，致使單位遭受損失，嚴重影響正常工作的開展。

（四）創新檔案管理可持續發展思路

一是早日實現檔案信息資源共享。檔案信息資源共享進度緩慢的原因受多方面因素的制約。隨著檔案數字化建設和發展，也為檔案信息資源共享打下堅實的基礎，下一步如何搭建平臺，盡快打通各系統和各部門檔案之間的壁壘，實現不同領域不同地域檔案資源數據整合，打通數字脈絡，加大檔案信息積累，為實現最大限度地資源共享，真正體現在大數據環境中多種多樣檔案信息資源的社會共享，既可以縮減檔案建設成本，又可以提高檔案利用率；二是實現規范化建設。檔案管理工作發不開建立規范化管理制度，制定完善信息化建設標準、規范，快速實現檔案工作多種技術與業務的有效銜接，早日實現檔案信息的網絡化、數字化快速發展，早日實現檔案管理可持續發展戰略目標。

四、結語

利用大數據推進檔案管理可持續發展是“十四五”規劃的重要任務，也是擺在檔案管理者面前新的挑戰，既是挑戰也是機遇，如何迎接大數據挑戰，如何抓住大數據機遇，是大數據背景下每一位檔案工作者前進與努力的方向，努力將檔案管理工作再上一個新臺階，檔案管理信息化建設道路任重而道遠。