指導會計檔案管理的標準與方法

袁文婭，鄭艷燕

(內蒙古電力科學研究院 電力技術情報所，內蒙古 呼和浩特 010020)

1 引用標準

《電力工業企業檔案分類規則》(0-5大類)；電科院〔2008〕86號《內蒙古電力科學研究院文書檔案歸檔范圍和文書檔案保管期限表》(0-5大類)；DA/T 1-2000 檔案工作基本術語；財會字〔2015〕79號會計檔案管理辦法；按照DA/T 39-2008《會計檔案案卷格式》；DA/T 42-2009 企業檔案工作規范。

2 名詞解釋

2.1 會計檔案

會計檔案是會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

2.2 檔號

檔案室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并有統計監督作用。

2.3 移交

檔案室或檔案館等按照國家規定，把檔案交給接收方檔案館(室)保存的過程。

2.4 整理

按照一定的原則對檔案實體進行分類、組合(包括件、案卷兩種形式)、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

2.5 歸檔

辦理完畢，具有保存價值的文件經系統整理，交檔案室或檔案館保存的過程。

2.6 分類

按照選定的屬性(或特征)區分分類的對象，將具有某種共同屬性(或特征)的分類對象集合在一起的過程。

2.7 鑒定

判定檔案真偽和價值的過程。

2.8 銷毀

經過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。

2.9 歸檔范圍

文件材料需要歸檔的價值標準。

2.10 保管期限

對檔案劃定的存留年限，是檔案保管期限表的核心條目，衡量檔案鑒定工作質量高低的重要標準。

3 會計檔案的分類類目、歸檔范圍、保管期限、檔號標識、組卷方式

3.1 執行標準

依據《內蒙古電力科學研究院文書檔案歸檔范圍和文書檔案保管期限表》(0-5大類)分類表中的4大類進行類目設置；按照DA/T 39-2008《會計檔案案卷格式》；財會字〔2015〕79號會計檔案管理辦法。

3.2 借閱利用權限

會計檔案歸檔的文件材料必須完整齊全：會計憑證組卷、會計賬簿組卷、財務報告組卷，同時填寫《檔案移交目錄清單》《會計檔案目錄》，一式兩份，交接雙方簽字、蓋章后交接；會計檔案只限財務人員借閱利用，不得借出查閱室，確因工作需要經財務部長批準，非本單位工作人員調閱會計檔案經分管領導批準。

3.3 類目-430(會計報表類)

3.3.1 歸檔范圍與保管期限。主要財務指標快報(包括文字分析)10年；月、季度會計報表(包括文字分析)10年；年度會計報表(決算)(包括文字分析)30年。

3.3.2 檔號標識。2020(年度)-430(問題)-001(案卷號)。

3.3.3 組卷方式。檢查核對，案卷組合保持內容的密切聯系；卷內報表排列順序為，會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表、財務報告必要文字說明、會計報表封底；填寫卷內目錄和備考表；裝訂；封面編目。

3.4 類目-431(會計賬簿類)

3.4.1 歸檔范圍與保管期限。現金和銀行存款日記賬30年；明細賬、總賬、輔助賬簿30 年；固定資產卡片30年；涉及外事的會計賬簿-永久。

3.4.2 檔號標識。2020(年度)-431(問題)-002(案卷號)。

3.4.3 組卷方式。檢查核對賬表，按賬簿啟用表有關記載核對各個賬戶是否相符，齊全，連續；排列順序為：賬簿封面、賬簿啟用表、經管賬簿人員一覽表、賬戶目錄、賬頁、封底；根據賬簿是活頁賬簿還是固定賬簿的情況分別進行組卷。

3.5 類目-433(會計憑證)

3.5.1 歸檔范圍與保管期限：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證30年。

3.5.2 檔號標識：2020(年度)-433(問題)-003(案卷號)。

3.5.3 組卷方式：排序檢查；拆金屬物；折疊接邊；案卷組合，會計憑證按記賬憑證的順序，根據憑證數量的多少組合為若干卷(本)，按照多則分、少則合的案卷組合方法，按日、旬、月組合成若干卷；有兩孔一線和三孔一線裝訂法；左上角和左側裝訂法；封面填寫，立檔單位、憑證名稱、起止日期、冊數、記賬憑證號、財會主管(簽章)、經辦會計(簽章)、保管期限等項目，永久保存的會計憑證應在案卷備考表、案卷封面空白處，注明憑證編號、內容摘要，以防會計檔案鑒定銷毀時將其銷毀。

3.6 類目-434(其他類)

3.6.1 歸檔范圍與保管期限：銀行余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表10年；會計移交清冊30年；會計檔案保管清冊-永久；會計檔案銷毀清冊-永久。

3.6.2 檔號標識：2020(年度)-434(問題)-004(案卷號)。

3.6.3 組卷方式：一般保持原卷冊進行組合、裝訂；同類目、同保管期限的卷冊進行組合。

4 會計檔案借閱、利用、銷毀的6項表格涵蓋內容

4.1 會計檔案借閱登記表內容

序號、日期、檔號、題名、利用目的天數、借閱部門、借閱人簽字及電話、歸還日期、備注。

4.2 會計檔案目錄內容

序號、檔號、日期、題名、頁號或憑證號、保管期限、類別、責任人、備注。

4.3 會計檔案利用審批表內容

日期、利用目的、利用內容、經辦人及日期、使用部門領導審核意見及日期、使用部門分管院長審核意見及日期、備注。

4.4 會計檔案利用效果登記表內容

利用日期、利用部門、利用者、檔號、主要內容、用途、利用效果。

4.5 會計檔案銷毀清冊

4.5.1 文字內容。批準人、單位公章及時間、銷毀人、監銷人、銷毀內容、目錄號、銷毀類別、銷毀冊數、起止卷號、年度、保管期限、案卷號。

4.5.2 表格內容。序號、類別、題名、起止時間、目錄號、案卷號、原期限、已保管期限、頁數、備注、財務負責人簽字、檔案負責人簽字、日期。

4.6 會計檔案銷毀清冊審批表內容

銷毀單位蓋章、日期、銷毀會計檔案總計(卷)、會計憑證、起止年度、會計賬簿、起止年度、財務報告、起止年度、其他核算材料(卷)、起止年度、備注、銷毀原因、主管領導-檔案部門-財務部門的意見和簽字及日期、監銷人簽字及日期(一式兩份：一份銷毀單位檔案室保存；一份財務部留存)。

5 會計檔案的鑒定與銷毀

5.1 鑒定和銷毀的一般要求

每年第四季度由檔案管理員根據《內蒙古電力科學研究院文書檔案保管期限表》對檔案進行梳理，判斷檔案是否到期，制定《銷毀清冊》。

《銷毀清冊》經相關部門審核簽字，報送分管領導，經分管領導批準，檔案管理人員提取相關檔案再次由相關部門人員確認后，在指定地點簽銷，并在《銷毀清冊》上簽字。

5.2 會計檔案的銷毀

保存期滿，未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未終結事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出在《會計檔案銷毀清冊》和會計檔案保管清冊中注明。

對保存到期的會計檔案，進行銷毀。

由本單位檔案部門會同會計部門提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊審批表》，標明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、保管期限、銷毀時間等內容。

分管領導在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

銷毀會計檔案時，應由檔案和會計部門共同派管理人員監銷。

監銷人在銷毀會計檔案前，應按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所需銷毀的檔案。銷毀后，應在銷毀清冊上簽名，并將監銷情況報告給分管領導。

6 結束語

電力技術情報所檔案室，會計檔案數量相對較多，按照以上5項會計檔案管理的標準和方法，會計憑證、賬簿、報表等材料在會計年度結束后，由財務部門整理歸檔，保管一年后移交檔案室。檔案室及時為借閱利用的會計人員提供齊全、完整的庫藏文獻，提高檔案利用服務的科學入庫與規范管理，為電力工程項目實施提供理論依據，為電力系統運行提供技術參考。