高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)現(xiàn)狀及其途徑淺析

馬文青 林 峰

（山東醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，山東 濟(jì)南 250002）

0 引言

高校檔案包括高校師生的個人信息、高校科研成果信息、高校重要活動信息等，這些串聯(lián)起來記錄的是高校的整個發(fā)展軌跡，對高校來說意義非凡。雖然越來越多的高校越來越重視檔案管理工作，但不可否認(rèn)的是基于各種原因，我國諸多高校在檔案管理上還存在許多不足之處，對此，建設(shè)高校檔案管理質(zhì)量保障體系是各高校當(dāng)前首要工作之一[1]。

1 高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)的意義

1.1 保障高校持續(xù)健康發(fā)展

在高校的日常管理工作中，包含著檔案管理這一重要組成部分，高校檔案管理工作的質(zhì)量，在一定程度上對高校的持續(xù)健康發(fā)展有著直接影響。一旦高校的檔案管理工作出現(xiàn)問題，則會產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，關(guān)聯(lián)到高校的正常教學(xué)管理，從而導(dǎo)致教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)遇到阻礙。所以，高校檔案管理工作質(zhì)量保障體系的建設(shè)，不僅僅是檔案管理工作本身的需要，更是保障高校持續(xù)健康發(fā)展的需要。

1.2 保障高校師生信息安全

高校師生人數(shù)較多，每位師生的個人信息都記錄在個人檔案之中，所以，高校檔案管理肩負(fù)的責(zé)任重大，關(guān)乎全校師生的個人信息的安全。對高校師生檔案和人才培養(yǎng)計劃進(jìn)行分類儲存，是高校檔案管理工作的職責(zé)所在，一旦在工作過程中發(fā)生紕漏，將會導(dǎo)致高校師生的個人信息外泄，造成直接損失，嚴(yán)重影響高校管理工作。因此，構(gòu)建高校檔案管理質(zhì)量保障體系，提升檔案管理的安全系數(shù)，能最大限度保障高校師生的個人信息安全。

2 高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理質(zhì)量意識不強

我國較多高校在檔案管理方面的重視程度不夠，從高校管理層到高校師生并未真正意識到檔案管理的重要性，所以對檔案管理工作的監(jiān)管力度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作人員的質(zhì)量意識不強。另外，檔案管理本身的工作環(huán)境和工作內(nèi)容都比較沉悶、煩瑣，工作人員長期面對檔案的整理、歸納、儲存事務(wù)，難免產(chǎn)生倦怠心理，從而導(dǎo)致對工作的熱情日漸消磨，所以表現(xiàn)出工作敷衍了事，更談不上盡職盡責(zé)提高檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

2.2 檔案管理工作計劃不全

在較多高校管理者的認(rèn)知范圍內(nèi)，覺得檔案管理工作不過是將高校師生的檔案存儲起來，受這一認(rèn)知的影響，許多高校在開展檔案管理工作時，雖然意識到了其重要性，也對檔案管理工作開展了合理的部署，但是從長遠(yuǎn)的眼光來看，這份檔案管理工作計劃職能實現(xiàn)短期的工作目標(biāo)與成效，缺乏對檔案管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃。雖然說，高校檔案的查看使用次數(shù)不多，但每一份檔案對每位師生來說都是至關(guān)重要的，工作計劃的不周全，將導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)銜接問題，為今后的檔案調(diào)用埋下隱患。

2.3 檔案管理工作規(guī)范不夠

檔案管理制度不完善和管理工作不規(guī)范，是較多高校在檔案管理質(zhì)量體系建設(shè)中面臨的普遍問題。一方面，高校的檔案從收集到借閱，沒有一套完善的管理制度來保障其保密性和安全性，各個環(huán)節(jié)的管理缺失都將造成檔案信息被泄露，甚至是檔案的遺失，有的高校檔案還包括高校的科研成果信息，這些信息的泄露或遺失將為高校造成難以挽回的重大損失。另一方面，造成檔案管理工作不夠規(guī)范的重要原因之一，工作人員身兼數(shù)職，并非專業(yè)專職人員，導(dǎo)致檔案管理部門并未單獨運營管理，從而在檔案的查閱、借閱上顯得過于隨意，能夠直接或間接接觸到檔案的人員較多，職責(zé)劃分不清，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提升，亟須建立一個嚴(yán)格有效的規(guī)章制度來約束工作人員的行為舉止，也保障檔案的安全[3]。

2.4 檔案管理工作設(shè)施不好

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和計算機信息技術(shù)的成熟，各行業(yè)都進(jìn)入了“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代，對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說也不例外，計算機信息技術(shù)的錄入、存儲、搜索、查閱、傳遞等功能，能在很大程度上提升高校檔案管理工作的效率。但是在我國部分高校的檔案管理工作中，仍以傳統(tǒng)人工存儲和管理為主，對時間、精力的耗費較大，并容易出現(xiàn)人為的誤差，導(dǎo)致檔案管理的精準(zhǔn)度不高。阻礙現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理工作中大面積應(yīng)用的主要原因有2點：一是高校并未投入大量資金購置與檔案管理工作相配套的軟硬件設(shè)施，二是缺少現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)人才。所以，想要全面提升檔案管理質(zhì)量與效率，必須正視時代發(fā)展趨勢，加大資金投入和人才培養(yǎng)，及時更新管理工作方式。

2.5 檔案管理人員水平不高

據(jù)了解，我國諸多高校對檔案管理工作不夠重視，以致在檔案管理人員的任免上，通常由高校教師或行政秘書兼任，他們本身有教學(xué)行政工作，在檔案管理工作上的時間和精力投入不足，再或者聘請教職工家屬擔(dān)任，往往缺乏對高校檔案的了解，也沒有專業(yè)的檔案管理工作經(jīng)驗，特別是面對信息化數(shù)字檔案的管理，更顯能力不足。我國高校檔案管理人員的整體專業(yè)技能不高，在很大程度上影響了檔案管理工作的開展和質(zhì)量。

3 高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)的途徑

3.1 培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識

高校檔案管理工作的順利開展建立在全員共同參與的基礎(chǔ)之上，只有每位與檔案管理相關(guān)聯(lián)的工作人員，包括高校檔案管理部門及其他院系領(lǐng)導(dǎo)、檔案信息收集整理人員等，都樹立高度的責(zé)任意識，嚴(yán)格按照工作流程操作，才能確保高校檔案管理質(zhì)量保障體系的順利實施，取得提高檔案管理質(zhì)量的實效。對此，首先，讓工作人員樹立集體觀念，在明確并完成自身工作任務(wù)的同時，積極配合同事的交接事務(wù)，保持密切、愉快的合作關(guān)系；其次，嚴(yán)格把控檔案管理流程中的每一個環(huán)節(jié)，將每個環(huán)節(jié)的職責(zé)要求、操作標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任義務(wù)都細(xì)化，確保每個環(huán)節(jié)的工作不出紕漏；最后，可以借助較為先進(jìn)的科學(xué)管理手段，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率[4]。總之，在進(jìn)行高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)之前，要培養(yǎng)工作人員的質(zhì)量意識，從而營造一種以質(zhì)量提升為目標(biāo)的工作氛圍。

3.2 健全檔案管理規(guī)章制度

任何工作都應(yīng)嚴(yán)格按照對應(yīng)的規(guī)章制度來執(zhí)行，高校檔案管理工作也不例外，制定一套完整的管理規(guī)章制度，是質(zhì)量保障體系建設(shè)的重要組成部分。首先，要根據(jù)檔案管理內(nèi)容，分別針對檔案收集、檔案整理歸類、檔案核對歸檔、檔案查閱和借閱、檔案傳遞保密等各個工作環(huán)節(jié)，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，規(guī)范各環(huán)節(jié)工作人員的操作行為，并成立專門的檔案管理小組，對工作過程中出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。其次，制定詳細(xì)的檔案檢查制度，高校檔案資料相對繁雜，要保障整個檔案管理質(zhì)量，需要對檔案資料開展細(xì)致全面的檢查，檔案檢查制度中要明確檢查內(nèi)容和方案、檢查結(jié)果的通知、違規(guī)問題的處理等，實現(xiàn)檔案質(zhì)量提升的最終目的。最后，制定檔案收集整理歸檔的具體要求，比如，檔案資料的收集整理需要保證統(tǒng)一的立卷、編號、規(guī)格等，以便后期統(tǒng)一管理查閱。

3.3 完善檔案管理設(shè)施購置

隨著計算機信息技術(shù)的成熟，檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，而數(shù)字化檔案的建設(shè)離不開數(shù)字化設(shè)備的支持，對此高校應(yīng)加大資金投入，購置計算機、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)平臺、檔案管理軟件、殺毒防護(hù)軟件等軟硬件設(shè)施，實現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)化檔案管理。除此之外，對于那些紙質(zhì)檔案的存儲，高校應(yīng)嚴(yán)格按照國家檔案室的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的檔案庫房，購置相應(yīng)的微機、密集架、掃描儀、裝訂機、空調(diào)等設(shè)備，確保檔案的安全。

3.4 加強檔案管理人員培訓(xùn)

檔案管理工作看似簡單、瑣碎，實則專業(yè)性較強，工作人員是整個檔案管理的具體執(zhí)行者，他們的業(yè)務(wù)能力水平和職業(yè)素養(yǎng)的高低，直接決定高校檔案管理質(zhì)量的好壞，對此，各高校應(yīng)重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升他們的綜合職業(yè)素養(yǎng)。首先，高校應(yīng)為現(xiàn)有檔案管理人員提供更多的線上線下培訓(xùn)機會，從檔案管理質(zhì)量意識到業(yè)務(wù)能力，通過培訓(xùn)使其得到大力提升，并在一些線下培訓(xùn)學(xué)習(xí)中，促進(jìn)各高校檔案管理人員之間的交流溝通，通過相互探討完善自身工作上的不足；其次，高校應(yīng)一改檔案管理人員待遇和職稱方面的劣勢地位，改善他們的工作環(huán)境，從薪資待遇到職稱評比給予一定的政策傾斜，以此激勵檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的積極性，也能吸納一些具備檔案管理專業(yè)知識的高學(xué)歷人才應(yīng)聘高校檔案管理職位，提升檔案管理人員的整體管理水平。

3.5 構(gòu)建檔案管理獎懲制度

檔案管理工作是高校諸多重要工作開展的基礎(chǔ)，其工作質(zhì)量有著非常重要的意義，想要保障檔案管理質(zhì)量除了通過上述途徑之外，還需要結(jié)合各高校自身實際情況構(gòu)建獎懲分明的體系，督促高校檔案管理工作的有序開展。比如，對檔案收集、整理、歸檔合乎規(guī)范的管理人員，對積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理方式并取得顯著成績的管理人員，對與違反規(guī)章制度的行為說不的管理人員、對捐贈檔案資料的人員，高校應(yīng)給予榮譽表彰和經(jīng)濟(jì)獎勵。相反，對于那些在檔案管理過程中敷衍了事、玩忽職守的管理人員，特別是因個人工作失誤造成高校檔案資料損壞或遺失的管理人員，或者嚴(yán)重違反檔案各項規(guī)章制度的管理人員，高校應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予處分或追究法律責(zé)任[5]。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理在高校諸多工作中占據(jù)重要地位，不亞于高校教學(xué)工作和高校管理工作，它不僅關(guān)乎高校持續(xù)健康發(fā)展，還關(guān)系到高校師生信息安全，想要更好發(fā)揮檔案管理工作的積極作用，必須從檔案管理質(zhì)量上進(jìn)行大幅度提升。對此，各高校可以從檔案管理責(zé)任意識的培養(yǎng)、檔案管理規(guī)章制度的健全、軟硬件設(shè)施的購置、管理工作人員的培訓(xùn)、獎懲制度的制定幾個途徑著手，全面建設(shè)高校檔案管理質(zhì)量保障體系。