新時代法院檔案智能化管理的探索與研究

石 玲

(杭錦后旗人民法院，內蒙古 巴彥淖爾 015000)

在新時期的檔案管理工作中，法院需要積極地融合智能化管理的理念，對現有的軟硬件設施進行升級和換代，同時在相關檔案管理工作中還需要確保對應的保密工作能夠得到有效的開展，對現有的公文檔案進行審核以后才給予上傳，盡可能實現檔案管理工作的無紙化處理。

1 新時期法院檔案智能化管理的方式

傳統的法院檔案管理工作存在較大的工作量，相關紙質檔案不利于保存和查閱，并且對于檔案資料管理的場所要求也相對較為嚴格。因此，法院檔案管理工作應當盡可能實現由紙質文檔轉變為電子文檔的工作管理形式。同時，當前法院檔案管理工作中融入智能化管理應當注重以下幾點。

1.1 明確電子檔案歸檔的概念

所謂檔案文件歸檔是指將對應的電子文件在確定其檔案性質以后在計算機上進行儲存或在對應的網絡云服務器上進行存儲處理等，并且將對應的檔案經過拷貝以及刻錄以后，將其放在脫機的載體上，以便實現其長期有效的保存。具體來說，在不同條件下所產生出的不同電子檔案，其對應的歸檔方式有著相應的差別。例如在電子計算機網絡系統中，對現有數據庫中的文檔進行標識，即可完成相應的歸檔操作。

1.2 將法院檔案材料納入電子檔案歸檔范疇

在法院對電子檔案進行管理時，應當按照檔案材料的分類分別進行電子文件的歸檔處理，盡可能落實分期、分批次的管理方式，對現有的法院紙質檔案進行電子文件的轉換處理，以此實現使用電子檔案管理的工作形式來對傳統紙質檔案進行轉換，并且滿足當下法院檔案管理工作的需求，為后續的法院檔案管理工作提供相應的工作支持，確保法院檔案管理工作具備相應的實效性。

1.3 制定具體的電子檔案歸檔措施

當前，由于法院的檔案資料相對較多，在法院對紙質檔案進行電子化轉換的環節，應當制定并完善相應的歸檔措施和歸檔目標，并且相關工作人員需要圍繞著電子檔案歸檔的目標，開展積極的電子檔案歸檔作業，實現將現有的紙質檔案轉換為電子檔案的過程，以此來提高法院對于檔案管理工作的效率和質量，來促進當下法院檔案管理工作智能化的創新和發展，滿足當下法院檔案管理的智能化工作要求。

2 新時期法院檔案智能化管理規范制作

當前法院檔案管理工作要著重強調其工作的保密性，對應的法院檔案資料在進行調閱的工作環節都需要嚴格按照相應的規范要求進行操作，以確保檔案資料的保密性得到滿足。因此，基于相應的工作管控需求，新時期檔案智能化管理工作在進行紙質檔案材料的轉換過程中，需要及時地對現階段公文制作以及控制程序進行把控和審核，確保對應的法院檔案資料具備基礎的保密性，杜絕法院檔案資料發生泄密，因此需要從以下幾個方面入手。

2.1 建立電子檔案管理部門

在法院進行資料收集的過程中，對于新的公文檔案，需要由專業的部門或人員來進行收集和處理，并且將對應的公文檔案經過審核以后再通過網絡進行發送。此外，還要確保各檔案資料實現在格式、結構方面的統一，以便對其進行規范的管理和管控。對應的電子檔案管理部門在承接相應工作時需要時刻秉承使用先進、規范的工作管理原則，來對檔案智能化管理的發展提供相應的工作支持。

2.2 確定的檔案管理流程

當前在法院電子檔案的制作環節，為了實現對其進行有效的管控，檔案管理人員需要對相關的檔案管理、制作流程進行明確，以確保電子檔案的制作管理工作滿足實際的需求。因此，相關檔案管理人員需要依據現階段法院工作的實際特征來對現有的電子檔案管理流程進行梳理和構造，以確保電子檔案的管理流程和管理效果都能滿足當下電子檔案管理工作的需求。

2.3 制定嚴格的電子檔案調閱制度

前文談到，法院檔案管理工作最主要的是要體現出其保密的性質，因此在對法院公文制作以及相關信息防控環節也需要對法院檔案查閱的制度進行完善，相關制度的制定對于電子檔案管理工作具有重大的保密意義和社會影響。因此，法院電子檔案管理工作應當是建立在嚴格的電子檔案調閱制度之上，來確保相關文檔能夠滿足當下法院工作開展的基本需求，為法院后續的日常工作開展提供相應的支持。

3 法院檔案智能化管理的途徑

在新時期，法院檔案智能化管理工作中應當全面落實針對電子文檔軟、硬件設施的建設以及管控工作，來確保法院現代化檔案管理工作水平得到相應的提升。因此，針對現階段法院檔案自動化管理工作需要做好以下幾點。

3.1 增加電子文件軟硬件設施的投入

當前在智能化檔案管理工作中，法院需要積極地開拓電子檔案管理儲存工作的新途徑。具體來說，法院需要為檔案管理部門配置相應的計算機設備以及儲存設備，同時，歸檔電子文件資料以及相關數據需要及時地采用光盤儲存或儲存器儲存備份。此外，檔案管理室還需要對現有的檔案資料管理軟件的安全漏洞進行及時的修復和防控，并且還需要加強針對法院網絡安全防火墻的建設工作，實現對病毒軟件的有效防范。最為重要的是，在對電子檔案上傳以及下載的過程中，需要相關部門設置對應的訪問權限來確保檔案管理工作的保密性和安全性。

3.2 升級電子文件軟硬件設施

當前基礎計算機技術的發展較為迅速，因此法院在現代化智能檔案管理工作中需要有效地結合時代發展的特征，及時地對現有的軟、硬件設施進行更換，同時還需要定期地對法院檔案管理部門的各項軟件設施進行維護，使其保持在正常的運轉狀態，并且使得對應的檔案管理工作能夠邁向信息化、智能化，全面發展。因此，落實針對檔案管理工作的硬件設施升級工作也是一項重要的工作內容，以確保相關檔案管理工作能夠得到有效的落實和完善。

3.3 落實高效率的人員培訓

在新時期法院檔案智能化管理工作中，除了需要對軟、硬件設施進行升級換代以外，還需要對現有的檔案管理人員開展對應的培訓工作，使其能夠勝任新時代檔案管理工作的需求。在新時期智能化檔案管理工作中，法院要側重提高檔案管理人員的責任意識和基本信息設備操作的技能水平，來確保對應的檔案管理工作人員具備相應的道德素養以及專業的技能。具體來說，法院可以開展定期的培訓工作，同時借鑒國內外其他企業檔案管理工作的開展狀況來落實對法院檔案管理部門員工進行高效率的培訓工作。

4 結束語

新時期法院檔案智能化管理工作需要積極地融入智能化技術，實現對現有的法院紙質文檔無紙化的處理。同時對于電子檔案的管理，法院還需要開展有效的網絡管控工作，進一步提高法院網絡安全管理的工作質量，確保檔案資料的完整性。同時，在相關管理工作中，法院還需要對檔案室的員工開展積極的培訓作業，使其掌握前沿性的操作技能，并且進一步開展針對檔案室員工思想上的教育，使其具備相應的道德素養，提高檔案管理工作的效率和質量。