檔案管理工作治理體系現代化

李衛嬌

(湖南省平江縣檔案館 湖南岳陽 414500）

檔案管理工作具有十分重要的作用和意義。隨著經濟的發展和科學技術的進步，人們對檔案管理工作的方方面面都提出了更高的要求，使檔案館的檔案管理工作逐步向現代化、科技化方向發展，未來必將發展成為綜合性的檔案信息管理工作，而不再是簡單的檔案管理工作。因此，為了適應現代檔案管理的要求，檔案館應該與時俱進，改革創新，優化現有的檔案管理工作治理體系。

一、檔案管理工作現代化的重要性

在現代化發展過程中，現代化檔案管理模式和方法有助于滿足檔案數量快速增長的實際需求和客觀需要。隨著經濟的快速發展，檔案管理的信息內容變得復雜多樣，為了有效提升檔案分類記錄、整理的質量，減少工作花費的時間，需要通過現代化的檔案管理方法對各單位數據資料進行合理統計和整理，并通過現代技術促進檔案管理工作效率的提升。此外，由于檔案管理工作治理體系現代化還存在一些問題，所以，加強檔案管理現代化發展，利用信息技術管理檔案資料和數據，可對檔案信息高效處理和精準利用起到積極作用，也能間接提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的正確認識和理解，實現對信息資源和檔案信息的高效分類處理，促進工作效率的提高[1]。

二、檔案管理工作現狀

（一）管理制度嚴重缺失

縣級檔案館的主要工作是對本地區檔案的收錄、管理、查詢等業務，但在實際工作中，檔案館卻存在管理制度嚴重缺失的情況，造成這一問題的原因主要是兩個方面：一方面是檔案館自身在制度工作流程等方面的問題，另一方面是其他有關部門之間不配合。有一些部門應將檔案交由檔案局進行統一管理，但他們更愿意自己管理自己的檔案，對于其他部門來說，自己管理檔案可以方便自己部門的查找，但這樣就會導致檔案管理局內部檔案收錄不全，失去了本身工作的意義。

（二）管理意識相對薄弱

檔案管理工作人員的管理意識相對薄弱，管理行為不夠規范，不僅降低了管理質量，還拉低了管理水準。如果管理人員的觀念不加以改變，那么低效管理將持續很長一段時間，十分不利于檔案事業的發展。

（三）人員素質有待提高

隨著社會的發展，對各行各業工作人員的技能都提出了一定的要求，檔案管理也不例外。要想將檔案管理工作治理體系現代化，就需要檔案管理人員的素質和能力跟得上時代發展的需求。在管理過程中，不僅要有良好的職業道德，還應有較高的技能和素質，尤其是能夠掌握現代化的技術，這樣才能真正實現自身的價值，并不斷促進檔案管理向現代化的方向發展。但現階段檔案管理工作人員的素質偏低，與優秀的檔案管理人才還存在較大的差距[2]。

三、檔案管理工作治理體系現代化改革措施

（一）提高人員管理意識

檔案管理是單位的基礎工作，但管理水平直接關系到地區的發展。因此，縣級檔案館的負責人要起到良好的表率作用，不斷更新自身的管理意識，以規范管理行為。只有采取規范的管理行為，才能降低管理錯誤的發生，以此確保管理檔案保質保量。此外，縣級檔案館負責人還要加大宣傳力度，讓管理人員認識到檔案管理的重要性，以此推動檔案管理向正規化、標準化、現代化發展。在管理人員提高重視后，管理單位還要妥善處理檔案管理與日常業務之間的關系，提升檔案管理工作的利用率，以此保證管理決策的正確性。在日常工作中，管理單位要開展豐富的管理實踐活動，讓管理工作常態化，從而提升管理效率，還要定期檢查與不定期抽查有機結合，確保管理人員的行為規范，促使問題處理更加高效。

（二）完善檔案管理制度

完善檔案管理制度是非常重要的，完善的制度是其他業務工作開展的基礎和前提。對于我館來說，急需完善現代化檔案管理制度，同時與其他有關部門建立密切合作關系，將現代化電子信息技術和檔案管理工作相結合，借助信息技術這一載體開展檔案管理工作。計算機有非常高的運算速度，這一點是人工所不能比擬的，其還有巨大的儲存空間，不需要很大的空間就能儲存大量的檔案信息，可以有效替代以往的紙質檔案，提高檔案管理的質量和效率，這對提高檔案管理水平有十分重要的價值和意義?，F代化檔案管理制度要涉及檔案管理工作中的方方面面，如檔案錄入過程中需要對檔案的信息有詳細的描述，保障檔案信息的完整性和有效性，如相關的人名、地名、時間、事件等，并加強審核力度，如果發現檔案信息有誤或遺漏，應盡快對其修改和補充，重復部分給予刪除，進一步提高檔案信息的準確度。其次，要對檔案進行統一分類、分號管理，將每一份紙質檔案進行電子化管理，逐一錄入計算機。為了保障檔案在檢索使用過程中的效率，要按照一定的規范和標準，將檔案信息加以區分，統一分號。在進行檔案分類時，工作人員需要對檔案信息進行全面的整理、檢查和核對，避免因人為失誤等客觀因素導致檔案信息出現混亂、雜亂等現象。最后，還要對摘要進行規范處理，在檔案檢索過程中，為了進一步提高檔案檢索的效率，可進一步規范和標準化檔案題名和摘要，避免因描述不清導致查不到相關信息[3]。

（三）加強管理人員培訓

檔案管理工作歸根到底是人在工作，只有提升檔案管理人員的素質才能有效發揮檔案管理工作的實際意義。因此，單位負責人必須認識到檔案管理工作人員能力不強、素質不高的問題，重視對管理人員的培訓，提升管理人員對各類事務的應對處理能力，進而培養起一批綜合能力較強、素質較高的人才。縣級檔案管理單位首先要定期對管理人員進行培訓，包括管理能力、相關知識、計算機運用及責任意識的培訓等，通過對檔案管理人員提供培訓機會來提升人員素質和工作能力。同時，還應對管理人員進行定期考核，將考核結果與員工工資直接掛鉤，以此激發檔案管理人員的責任意識和工作主動性。此外，還可以適當改善工資待遇，提高該項工作的準入門檻，以此激發人員工作積極性，同時吸引更專業、更高質量的管理人才進入崗位，實現檔案管理人員素質的全面提升。

（四）建設現代化數據庫

建設現代化的數據庫，是檔案管理工作治理體系現代化的重要部分。建立數據庫系統是一個長期的任務，要經過由低到高，由單個到群體循序漸進的過程，需要加強人員管理意識及相關業務人員的配合，完善信息管理方式和操作方法，利用計算機技術，對各項檔案信息實時收集、調庫、分類、整理、歸納等。此外，還要保證現代化數據庫的安全。例如，設置登錄密碼，啟用防火墻，安裝殺毒軟件，采取數字認證技術等一系列措施，營造安全的網絡環境，切實保障現代檔案數據庫的安全[4]。

四、結束語

總而言之，檔案管理工作治理體系現代化，能有效提升現代化建設的質量和實效，使檔案管理工作呈現出自動化、智能化的發展特征。然而針對現階段存在的問題，檔案管理單位還應不斷創新、優化，改革現代化管理模式，提高檔案管理效率，進一步推進社會經濟的發展。