大數據時代背景下對檔案管理的幾點思考

林小紅

(浙江革命烈士紀念館 浙江杭州 310000)

隨著時代的發展，社會的進步，科學技術的飛速變革，大數據時代已經到來，大數據時代對我們的工作與生活有著很大的影響。越來越多的行業在借助大數據進行分析行業前景、行業現狀，改變行業管理方式方法已成為重要的管理手段。檔案管理工作也是如此，檔案中有很多數據資源，但這些數據資源僅作為檔案存放在檔案室里，就發揮不了它的作用。在大數據時代，如何將堆放成山的數據為我們所用，如何利用大數據將檔案管理工作“活”起來，讓檔案管理工作的效率更高、管理得更到位，成為值得我們思考的問題。

一、大數據時代對檔案管理工作的影響

在過去十幾年的時間里，國內掀起了一股建立數字檔案館、室的熱潮，這股熱潮僅側重于對檔案信息數字化的建設，但把檔案信息數據資源的建設工作忽略了。這股建立數字檔案館、室的熱潮，確實讓檔案管理實現了數字化，但其中檔案管理工作的管理模式并沒有發生變化，只是在原來工作的基礎上，增加了一項工作內容，就是對數字化檔案的管理工作，讓檔案管理員對檔案的接收與利用更加方便，更加快捷，但在管理上，還是沿用了傳統的管理方式，“數字檔案室”實質上僅僅是給“檔案”披上了一層“數字化”的外衣。

誠然，想讓檔案管理工作在實質上實現數字化，不可能一蹴而就。大數據技術在檔案管理工作上的應用也需要循序漸進。在以數據為中心的大數據時代，“數據”所起到的作用比“檔案”本身更大。要想讓“數據”發揮最大的作用，就需要工作人員與管理人員轉變傳統的管理方法，利用大數據的管理理念對檔案進行管理和利用，這樣才能真正實現檔案管理的數字化。

二、大數據時代檔案管理工作中服務觀念的轉變

檔案本身存放在檔案室沒有什么價值可言，檔案只有在被人們利用的過程中才能體現出自身的價值。在檔案管理工作中，傳統的服務理念是有人說需要什么，我們就提供什么。這樣做看似滿足了人們的需求，但是在大數據時代，這樣還遠遠不夠，并不能將檔案的價值發揮到最大化。

在大數據時代背景下，檔案管理人員需要轉變傳統的服務理念，首先，檔案管理人員要接納大數據觀念，轉變傳統的管理模式，變“等人上門”為“未雨綢繆”，變“被動”為“主動”，建立健全完善檔案的大數據庫；其次，要加強檔案室的宣傳，利用網站、微信公眾號、抖音、快手等手段對檔案室的價值進行宣傳，通過春風化雨般的熏陶，讓各科室的職工提高對檔案室的認識程度，了解檔案的價值，在他們做出決策的時候能想到可以借閱檔案來參考，此舉也能增強檔案管理人員的責任感與成就感。例如，我們辦公室在需要做出決策時，檔案管理工作人員可以主動為其提供涉及紀念館的規劃、管理，紀念館的烈士名錄、事跡等資料，以及提供以往的方案進行綜合分析，供決策人員參考[1]。

三、大數據時代檔案管理工作中信息資源的交互與共享

共享能放大數據的價值，而大數據時代的到來對數據共享的要求更加嚴格。然后，開放才能更好地共享。信息安全又是檔案管理工作的一大要點，“開放”與“信息安全”儼然成了一對矛盾體。如何在有效保證檔案信息安全的前提下實現檔案數據的共享，成了我們需要討論的問題。

首先，檔案室需要建立健全相關制度，制定出一套可量化、可實施的確定檔案信息開放程度的準則，將符合開放標準的檔案資源全部對各科室開放；第二，大數據背景下的檔案數據資源建設工作艱巨而又繁雜，需要單位每個科室的全力配合，有些數據資源存在于檔案室，可還有部分數據資源在某科室的檔案數據庫，檔案室需要制定標準，確定哪些檔案數據需要上交或交換，在單位內部形成機制，讓“數據歸檔”工作在制度下運行；第三，我們要努力打破科室之間的信息桎梏，整合信息資源，建立檔案室數據中心。各科室負責將該科室可公開的檔案資料采集整理，檔案室數據中心負責將可公開的檔案信息整合并服務反饋于各科室，這樣做可以有效提高檔案信息利用效率。檔案室檔案信息整合與利用也能促進檔案管理工作中檔案的數字化、信息化建設。

四、大數據時代下檔案管理人才的培養

大數據時代背景下，我們每個人都需要不斷學習，不斷接受新鮮事物，因為大數據帶給我們的，除了生活上的便捷，還改變了我們對很多固有事物的看法，改變了社會上很多傳統的工作模式。當然，檔案管理也離不開這股熱潮，檔案管理的工作觀念也在改變。傳統的人才培養模式已經不能滿足日新月異的檔案管理工作發展需要，檔案管理工作需要融入新鮮的血液、創新的思維、領先的觀念，如此才能實現檔案管理工作的發展，讓檔案在大數據時代下發揮應有的作用[2]。

人才是本世紀最稀缺的資源，也是檔案管理工作中稀缺的資源，在檔案管理工作的變革中，館領導必須提高對人才培養的重視程度，培養具有創新性、發展性思維的檔案人員。他們需要在精通傳統的檔案工作流程的基礎上，掌握大數據運用技術，還具有新的理念，不能墨守成規，這樣才能為大數據時代背景下檔案管理工作的發展提出最有意義的方案，讓檔案管理工作走在時代發展的前沿。

大數據時代的到來，讓我們對世界的觀察、未來的洞察又打開了新的窗戶，大數據對檔案管理工作來說既是挑戰，又是機遇。抓住大數據時代的浪潮，檔案管理工作才能在工作中發揮更大的作用。但要想把握住機遇，檔案工作人員必須轉變固有觀念，接受新的理念，加強學習，充實自己，勇于變革，勇于發展，這樣才能與時俱進，加快檔案管理工作前進的步伐，為紀念館作出更大的貢獻。