基于中職學校照片檔案收集管理問題分析

王桂雪

伊犁職業中專（師范）學校 新疆 伊犁 835000

照片檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。中職學校的照片檔案其中一般包括底片、照片和說明這三部分[1]。隨著科技的進步，更多的中職學校照片檔案在向新型照片發展，而傳統的照片保存方案在照片檔案保存中出現了破損、易丟失等現象和問題，使得傳統照片向新型照片方向發展的速度大大提升了。

1 基于學校照片檔案中的收集問題及改進建議分析

1.1 現存的問題

1.1.1 收集方式煩瑣不易保存。傳統收集照片的方式煩瑣，照片檔案的收集主要來源于攝影、新聞收集、活動拍攝打印、檔案室等方式。傳統的照片收集需要將照片打印，編輯，剪輯下來，放入到相應的檔案和文件中進行保存。但是隨著拍攝技術的長期發展，如今的大部分照片的形式以電子存儲的方式保存了，而傳統的收集方式存在不易保存，難檢索，容易丟失等問題。

1.1.2 照片收集者的收集意識不強烈。大部分中職學校的照片收集者的意識不強烈。從而導致一方面在部分活動時，收集照片的及時性不夠，沒有對活動做對應的記錄和及時收集，往往在等到活動結束后在需要用到該活動的活動時照片才會想起重新收集，使得后來使用者無法清楚照片的時間、地點、人物、事情和想表達的內容[2]。所以學校應該舉辦一些照片收集活動和主體黑板報，來增強大家收集和保存照片的意識，并且對優秀的作品給予獎勵和存檔收藏。

1.1.3 照片檔案沒有完善的照片收集標準。由于很多中職學校對收集照片并沒有一個詳細的標準，導致在照片檔案中很多照片并沒有很好的分類，也在找尋相關資料時，很難快速找出。比如在收集學校運動會時照片時，由于沒有完善的收集標準，從而導致在收集圖片時，一方面收集者不知道需要收集什么內容，只能全部收集或者隨機挑選，很容易導致收集的照片不夠形象和具體，另一方面收集者由于不清楚收集標準，所以也不知道收集來的圖片如何放置和分類，就會雜亂無章的存儲，這給后續需要用到照片的人和學校檔案也帶來了加大的不方便。

1.1.4 收集者收集工作的不便捷性。由于目前越來越多的設備可以拍攝照片，相機、ipad、手機、電腦、單Camera等，很多時候拍攝的格式和照片大小也各不一樣。這就導致在收集照片時常常出現按照一個標準來收集時會造成大量的不確定性和難以區分。

1.2 改進建議

1.2.1 充分利用學校的各職能部門。照片的收集和整理都是需要大量的時間和對活動的跟蹤，照片檔案的收集者或者管理者可以充分利用學校各部門的職能，一方面可以積極調動學校的團委、宣傳部、教務等部門，協助照片的收集，在學校部門活動時分配部門專門的人收集照片，另一方面，可以通過班長、學生會從學生個人手中征集優秀作品，甚至可以通過學校的官方網站、公眾號等平臺發起征集活動的方式來收集更多的作品。這樣不僅可以降低照片檔案收集者的工作時間，還能通過競選和淘汰的方式選出比較優秀的作品，確保照片的質量和真實性。還能反饋出學校生活最真實的一面，滿足照片檔案的真實性。

1.2.2 擴展收集照片的空間。學校的照片檔案對學校的宣傳和記錄有著重要的作用，學校的照片收集應該不僅僅局限于學校，還可以在一些社會活動中收集，例如學校組織黨委去看望老人院、做志愿活動的照片。甚至學校可以聯合社會一些電視臺，醫院等舉辦一些聯合活動，豐富學校照片檔案的內容，也為往后宣傳學校提供更多的素材，同時在一定程度上還可以鍛煉學校的學生，還能在一定程度上達到宣傳學校的效果，在無形中做到兩全其美。

2 學校照片檔案中的管理問題和改進對策

2.1 現存問題

2.1.1 教職工對照片檔案的管理意識不強。中職學校中大部分的老師對學校照片的管理意識并不強烈。大部分時間對照片檔案從不管理，只有在應付校領導和教育部領導視察時，將檔案的前面部分整理整理，后面部分甚至置之不理，草草的應付檢查，等待檢查過后又將其拋出腦后。所以提高高教職工的管理意識就顯得尤為重要。我們可以在宣傳上，一方面通過學校得評選活動，每年的班級評優方面對學校的職工方面提升照片檔案的管理意識[3]。另一方面，對于管理能力比較好的老師要給予一定的表彰，這樣能夠最大程度上的提高老師的積極性，同時也能提升管理的效率。

2.1.2 缺乏完整的管理制度。制定完整的管理制度，規范學校照片的管理制度是提升管理質量的有效對策，俗話說“不以規矩，不成方圓”，好的制度可以大大的提升效率和降低管理難度，因此需要建立完整的管理制度，改進管理章程。

2.2 改進建議

2.2.1 照片檔案管理按照文字說明備注。國家檔案局2002年制定了《照片檔案管理規范》等相關文件，對照片檔案的整理要求是：底片單獨整理和存放，照片和文字說明一同整理存放。因此在照片檔案管理的過程中，根據不同的內容做好文字備注能夠更好地便于今后的查找和使用[4]。

2.2.2 引進先進的照片檔案管理系統。在管理系統方面，傳統的管理方式不僅老舊而且效率低下，在保存方面傳統的管理方式，照片容易丟失、破損。在使用方面傳統的管理方式難以檢索，使用起來難以上手，效率極低，并且給使用者帶來了極大的麻煩。隨著現代化信息手段的應用，檔案管理也逐漸從全人工轉向信息化，這是一種巨大的進步，檔案管理工作也因此變得更為快捷、高效。

2.2.3 提升學校職工管理照片檔案的技術能力。當學校引進先進的管理系統后，最終的使用者還是老師或者管理照片檔案的人。所以培訓和提升老師及照片檔案的管理者能力是必不可少的。在培訓上，學校可以組織定期的技術能力培訓。從根本上提高老師的技術能力和使用。在日常生活中，應該通過主題宣傳和組織演講，提升老師自我學習的意識，不斷的自我進步。在制度上，提倡發揮技術特長，在照片檔案系統管理使用和研究上有心得和想法的，學校給予表彰和金額獎勵。

2.2.4 完善照片檔案向信息化轉型。由于先進系統管理的引進和科學技術的進步，傳統照片檔案由現代方式的轉變工作在學校的歷史傳承上顯得尤為重要。學校可以通過掃描儀，將傳統保存的照片掃描的電腦上，再通過電子文檔歸納，將照片存儲到服務器數據庫中[5]。一方面，要做好傳統照片備份留存的問題，另一方面要培養信息化人才和基本技能使用的培訓，確保傳統照片檔案存儲到現代信息化存儲的完好過渡。

3 提升照片檔案利用率的路徑思考

3.1 保障照片的完整性和時效性

照片檔案的管理者要深度挖掘照片的作用，提升照片的利用效率，照片檔案不僅僅是存儲的作用。照片檔案是對學校活動中點點滴滴的有效記錄方式，它是對于校園文化、生活既生動又翔實的記錄。一方面作為照片的管理人員，要充分肯定照片的珍貴性和歷史意義，為照片添加合適的文字介紹，應用于學校的宣傳中[6]。

3.2 提升照片管理者的意識

學校照片管理者，不僅僅是照片檔案的管理者，更應該主動出擊，有著積極、主動的意識，在學校主題建設，宣傳欄建設都應該積極提供相應的照片素材。同時還可以編制一些學校歷史出版手冊、學校介紹、招生簡章等宣傳手冊。并且可以舉辦專題展，將學校歷來優秀的學生和科研成果展示出來，用于學校校風的培訓和繼承，提高學校照片的針對性。不僅達到學校宣傳的效果，還有著深刻的紀念價值。

4 結束語

照片檔案無論是對于學校的宣傳還是歷史傳承方面，都有著重要意義，我們要充分發揮它在校園的重要角色，充分合理的運用照片和照片的文字說明。同時通過組織活動的激勵和優秀人物事跡的展示充分的調動學校的老師和學生積極性，提高照片收集的廣泛性和管理的完善性。使其在學校的建設和檔案完善的過程中，發揮它更多的作用和意義。