醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理模式探索

朱邕俊

廣西醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院教務(wù)部 廣西 南寧 530007

引言

在臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)認(rèn)證如火如荼開(kāi)展的背景下，醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案成為衡量醫(yī)學(xué)院教學(xué)管理質(zhì)量的關(guān)鍵指標(biāo)，也是教學(xué)評(píng)估工作原始數(shù)據(jù)的載體。醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案整理是否規(guī)范有序、檔案收集是否齊全完整，均對(duì)臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)認(rèn)證結(jié)果具有較大的影響。而在醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案管理中引入信息化模式，可以有效提高檔案整理收集的規(guī)范性、完整性。因此，探索醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理模式就具有非常重要的意義。

1 醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理模式的應(yīng)用必要性

臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)認(rèn)證內(nèi)容涵蓋了內(nèi)涵建設(shè)、硬件建設(shè)、教學(xué)工作優(yōu)勢(shì)、教學(xué)工作亮點(diǎn)、教學(xué)改革等模塊，需要海量的檔案原始數(shù)據(jù)作為佐證[1]。而醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理，可以將源于教研室、教學(xué)實(shí)踐中的各種文字、圖表、音像記錄完整集成，并以教學(xué)工作內(nèi)容→方法→效果的形式條理化呈現(xiàn)，保證臨床專業(yè)認(rèn)證工作的順利開(kāi)展。

2 醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理模式的應(yīng)用方案

2.1 用戶需求分析

用戶需求分析是醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理模式應(yīng)用的前期。當(dāng)前醫(yī)學(xué)院現(xiàn)有學(xué)生共計(jì)人數(shù)達(dá)千余人，需要管理的資料對(duì)象較多、種類較多，每一種類別學(xué)生參與教學(xué)活動(dòng)、自我提升要求也呈現(xiàn)出多元化趨勢(shì)[2]。再加上多數(shù)醫(yī)院同時(shí)承擔(dān)著院校理論課教學(xué)、實(shí)踐指導(dǎo)工作，導(dǎo)致所保存的教學(xué)檔案資料多種多樣，對(duì)檔案保存、管理載體的空間份額、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活度也具有較高要求。

在多數(shù)醫(yī)學(xué)院中，由于參與教學(xué)活動(dòng)的人員類型復(fù)雜度較高，帶教對(duì)象也逐步采取了分層管理活動(dòng)。比如，理論課教師、臨床實(shí)踐指導(dǎo)人員、生產(chǎn)實(shí)習(xí)人員等。而在帶教分層模式下，教與學(xué)雙方均產(chǎn)生了大量資料，比如，學(xué)生輪轉(zhuǎn)表、教案、教學(xué)檢查資料、教學(xué)實(shí)習(xí)計(jì)劃、考核表。相關(guān)資料不單單為紙質(zhì)文件，還包括部分音頻文件和PPT，對(duì)教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)接口多樣性、適應(yīng)性、可擴(kuò)展性均具有一定要求。

2.2 開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)

根據(jù)上述教學(xué)檔案管理需求，可以利用自動(dòng)化程度較高的OA系統(tǒng)，促使其適應(yīng)醫(yī)學(xué)院檔案管理現(xiàn)代化需求。常見(jiàn)的OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方式為自主開(kāi)發(fā)、聯(lián)合開(kāi)發(fā)、委托開(kāi)發(fā)。考慮到醫(yī)學(xué)院與企業(yè)存在較大差異，商業(yè)性軟件二次開(kāi)發(fā)耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)聚集眾多與開(kāi)發(fā)要求相符的人才；而市場(chǎng)層面針對(duì)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)機(jī)構(gòu)多種多樣，委托開(kāi)發(fā)瓶頸較大。再加上醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案級(jí)別較多，商業(yè)性檔案管理系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)難度較大。因此，醫(yī)院可以選擇聯(lián)合開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，指派對(duì)院校教學(xué)工作較為熟悉的人員入駐開(kāi)發(fā)機(jī)構(gòu)，促使開(kāi)發(fā)機(jī)構(gòu)可以選擇醫(yī)學(xué)院教學(xué)工作人員、檔案管理人員熟悉的語(yǔ)言進(jìn)行開(kāi)發(fā)。

2.3 功能錄入

實(shí)現(xiàn)信息資源集中管理、減少管理差錯(cuò)、提高工作效率、節(jié)省成本空間，是醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理模式實(shí)踐的主要目標(biāo)。基于上述目標(biāo)，可以選擇便于擴(kuò)展、易于維護(hù)的Web開(kāi)發(fā)方式。綜合考慮設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)集成，依據(jù)安全性、先進(jìn)性原則，進(jìn)行檔案收集→檔案錄入→檔案修改→檔案注銷等功能模塊運(yùn)行流程的設(shè)計(jì)，以便解決用戶機(jī)、服務(wù)器配置矛盾，滿足使用者教學(xué)檔案的查找、利用要求。

為保證醫(yī)學(xué)院檔案管理對(duì)系統(tǒng)界面美觀性、響應(yīng)速度快、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性高、系統(tǒng)適應(yīng)性強(qiáng)等要求，醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理功能模塊可采取分布式存放的方式，根據(jù)程序結(jié)構(gòu)排布特征，進(jìn)行程序、功能結(jié)構(gòu)的隨時(shí)修改。在功能錄入時(shí)，需要采取代碼形式，以自動(dòng)備份的形式存儲(chǔ)，形成一個(gè)完整的模塊化功能程序。從當(dāng)前醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案操作需求入手，系統(tǒng)可以劃分為教學(xué)檔案、文書(shū)檔案、學(xué)生檔案等幾個(gè)功能模塊[3]。其中教學(xué)檔案涉及了教學(xué)管理系統(tǒng)的獨(dú)立設(shè)計(jì)、研發(fā)，需要利用子系統(tǒng)模塊原有的錄入功能，對(duì)本系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入、條件搜索、下載分享，體現(xiàn)系統(tǒng)的實(shí)用價(jià)值；而文書(shū)檔案需要根據(jù)功能需求，在子模塊下劃分案卷著錄、劃分目錄幾個(gè)單元。前者需要從部門(mén)子系統(tǒng)出發(fā)進(jìn)行逐一劃歸；后者則需要在菜單目錄子系統(tǒng)處，進(jìn)行部門(mén)管理內(nèi)容目錄設(shè)置。部門(mén)管理內(nèi)容目錄包括電子文件、紙質(zhì)文件掃描等幾個(gè)模塊。

在功能實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，檔案管理人員可以根據(jù)部門(mén)情況，進(jìn)行部門(mén)案卷的順次錄入、搜索、打印，或者電子文件的刪除、新建、下載。對(duì)于教學(xué)文件信息標(biāo)題或者發(fā)送機(jī)構(gòu)等信息，可以選擇多點(diǎn)錄入的方式。比如，在案卷歸還模塊文件信息標(biāo)題錄入時(shí)，就可以對(duì)接觸案卷的外界人員、單位進(jìn)行逐一記錄，并設(shè)置約定期限案卷歸還的信息提示。若在案卷錄入時(shí)，因操作頻次過(guò)高引發(fā)數(shù)字準(zhǔn)確率下降問(wèn)題，可以進(jìn)行案卷數(shù)據(jù)的重復(fù)整理；若在案卷錄入時(shí)出現(xiàn)遺漏錄入的情況，可以增設(shè)案卷插卷功能，以便順利將大量案卷根據(jù)類別差異制作為案卷。

3 醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理模式的應(yīng)用保障

為了保證醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理模式順利實(shí)施，可以借鑒現(xiàn)行教學(xué)檔案管理機(jī)制中的歸檔制度，構(gòu)建專門(mén)的教學(xué)管理電子文件歸檔體系。在約定期限內(nèi)，對(duì)與教學(xué)相關(guān)的電子文件歸檔情況進(jìn)行檢查，并將檢查結(jié)果添加到虛擬檔案庫(kù)附注模塊。定期匯總附注信息，梳理檔案室管理者、檔案提供者的任務(wù)，以及與檔案收集、按順序整理、統(tǒng)一編碼職責(zé)，落實(shí)責(zé)任到人方針。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案信息管理模式可以自動(dòng)完成復(fù)雜細(xì)致的信息采集、檢索、共享任務(wù)，滿足臨床專業(yè)認(rèn)證背景下信息決策需要。因此，在醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理模式應(yīng)用前，應(yīng)全面剖析用戶需求，選擇恰當(dāng)?shù)拈_(kāi)發(fā)環(huán)境，詳細(xì)劃分功能模塊，并將其合理排布在文化生產(chǎn)、檔案收集、歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，促使檔案管理流程更加合理、辦公效率更加高效。