醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用分析

張曉霞

淄博市第七人民醫(yī)院 山東 淄博 255000

引言

檔案管理在醫(yī)院各部門中非常重要，而文書檔案管理是檔案管理中占比比較大且重要的部分，而且對(duì)醫(yī)院發(fā)展具有一定的參考價(jià)值，對(duì)醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步也有一定的推動(dòng)作用。目前，社會(huì)發(fā)展越來越快，醫(yī)療體系也隨著時(shí)代的發(fā)展而改革創(chuàng)新，醫(yī)院文書管理也逐漸進(jìn)入辦公自動(dòng)化，這不僅是時(shí)代發(fā)展的要求，也是醫(yī)院發(fā)展的必經(jīng)之路。

1 醫(yī)院文書檔案管理辦公自動(dòng)化的作用

1.1 提升辦公室工作效率

伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，人們辦公的形式逐漸從紙質(zhì)辦公過渡到了無紙化辦公，將信息記錄方式從手工記錄過渡到了計(jì)算機(jī)記錄，同時(shí)文書檔案信息的儲(chǔ)存介質(zhì)也有了本質(zhì)的變化。尤其是檔案管理工作，傳統(tǒng)的管理方式耗費(fèi)龐大的人力資源，管理過程依靠手工，管理過程非常復(fù)雜。而儲(chǔ)存方式過渡成為數(shù)字信息的形式，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)了管理流程、方法的便捷性，減少檢索的繁雜程度，降低了醫(yī)院人力資源的消耗，提高了醫(yī)院文書檔案管理工作的效率[1]。

1.2 提高文書檔案管理的使用效率

在傳統(tǒng)的文書檔案管理過程中，主要是依靠手工操作，同時(shí)這項(xiàng)工作有比較高的操作要求，而且非常容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。但計(jì)算機(jī)相對(duì)人而言，其具有強(qiáng)大的信息處理能力，能夠更加有效的儲(chǔ)存和統(tǒng)計(jì)各種信息，有序管理文件，文件的書寫、傳遞也更加便捷，極大地提高了辦公效率。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以及醫(yī)療系統(tǒng)改革的持續(xù)深入，醫(yī)院檔案管理也需要進(jìn)行相應(yīng)的提升，尤其是文書檔案管理的使用效率。

1.3 強(qiáng)化醫(yī)院信息資源共享和利用效率

醫(yī)院檔案部門記錄是醫(yī)院發(fā)展當(dāng)中的歷程，像一個(gè)紀(jì)實(shí)類紀(jì)錄片一樣記錄醫(yī)院的發(fā)展腳步，包含了醫(yī)院在不同時(shí)間點(diǎn)的大事件、人物、事件、工作等。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，以及對(duì)各個(gè)行業(yè)的滲透，醫(yī)院文書檔案管理也逐步進(jìn)入系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化的管理中。在醫(yī)院文書檔案管理信息化之后，管理逐漸從單向過渡到體系化，同時(shí)也合并了目錄和內(nèi)容，另外信息和記錄載體的分離，也實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的信息進(jìn)行資源共享，提升醫(yī)院信息資源利用率，而醫(yī)院信息的脫機(jī)處理、實(shí)時(shí)調(diào)用、查詢準(zhǔn)確率等都有了巨大的提升[2]。

2 醫(yī)院文書檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用策略

2.1 強(qiáng)化檔案管理制度

在醫(yī)院的日常管理當(dāng)中，要對(duì)文書檔案進(jìn)行細(xì)分化分類，如按照性質(zhì)、特點(diǎn)、作用等，同時(shí)結(jié)合辦公自動(dòng)化所需，從制度層面不斷完善文書檔案管理，在融入辦公自動(dòng)化后形成相應(yīng)的規(guī)章制度，如檔案收集、編目鑒定、統(tǒng)計(jì)檢索等制度，從而規(guī)范檔案管理。同時(shí)，醫(yī)院要依據(jù)相關(guān)的管理制度，在明確檔案辦公自動(dòng)化的要求后，對(duì)檔案管理崗位職責(zé)進(jìn)行科學(xué)的調(diào)整，不斷改良檔案管理流程、方式等，進(jìn)而強(qiáng)化檔案管理制度。

2.2 組建合理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

就文書檔案管理自動(dòng)化而言，與其聯(lián)系非常緊密的就是管理的信息系統(tǒng)。醫(yī)院需要立足自身發(fā)展方向、遠(yuǎn)景等，對(duì)文書檔案中的問題進(jìn)行客觀分析，強(qiáng)化辦公的自動(dòng)化，不斷吸取更加前沿的技術(shù)，進(jìn)而構(gòu)建屬于自身的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)各種信息的數(shù)字化采集、識(shí)別，最終能夠通過相關(guān)的電子設(shè)備，在自動(dòng)化系統(tǒng)中用數(shù)字化的方式顯示出來。另外，醫(yī)院在組建自身的自動(dòng)化系統(tǒng)過程中，要注重管理過程中的流程細(xì)節(jié)，將工作規(guī)范化、合理化，如其中的分類、鑒定、排序、歸檔、調(diào)取等，從而讓獲取的檔案信息更加具有自動(dòng)化、信息化的特點(diǎn)，尤其是在信息檢索和輸入的環(huán)節(jié)，充分為信息使用者提供更加便捷的使用渠道和方式。完成文書檔案信息共享過程中，還需要充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升信息利用率，進(jìn)而強(qiáng)化自動(dòng)化系統(tǒng)，構(gòu)建具有自身特色的信息處理體系，合理的歸類、處理各種文書檔案，確保文書檔案工作流程的流暢、便捷、準(zhǔn)確等[3]。

2.3 強(qiáng)化工作人員信息素養(yǎng)

隨著醫(yī)院辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，文書檔案工作崗位對(duì)信息素養(yǎng)越來越高，部分工作人員的信息素養(yǎng)無法適應(yīng)相應(yīng)的崗位要求。所以，醫(yī)院要充分重視工作人員信息素養(yǎng)的強(qiáng)化，并且切實(shí)落實(shí)工作人員的培養(yǎng)制度。醫(yī)院要根據(jù)自身辦公自動(dòng)化的需求，對(duì)工作人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，讓員工能夠充分掌握相應(yīng)的理論，并且能夠熟練應(yīng)用各種技巧，如信息采集、整理等流程中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，并提供更多的實(shí)踐機(jī)會(huì)，強(qiáng)化工作人員信息素養(yǎng)，提升醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動(dòng)化水平。同時(shí)，醫(yī)院也要注重引進(jìn)相關(guān)的人才，合理安排檔案部門的員工結(jié)構(gòu)，提升工作人員信息素養(yǎng)的平均水平。

2.4 提高文書檔案信息數(shù)據(jù)的安全性

在文書檔案管理自動(dòng)化應(yīng)用過程中，電子數(shù)據(jù)的傳輸和加密會(huì)受到各種因素的影響而產(chǎn)生安全風(fēng)險(xiǎn)。所以，醫(yī)院相關(guān)工作人員要定時(shí)定期檢測(cè)設(shè)備，以及檢查電子設(shè)備中的檔案文件信息，以及電子數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩裕l(fā)現(xiàn)問題實(shí)時(shí)解決。另外，文書檔案管理部門要設(shè)置專員管理和監(jiān)督電子設(shè)備，并定期對(duì)電子檔案的儲(chǔ)存、傳輸設(shè)備進(jìn)行清理維護(hù)，確保電子設(shè)備能夠正常工作。另外，醫(yī)院也要在文書檔案管理部門的電子設(shè)備中加入防火墻，防止信息被盜竊，以及加入信息調(diào)用時(shí)進(jìn)行身份驗(yàn)證的方式，進(jìn)而確保辦公自動(dòng)化過程中數(shù)據(jù)的安全性。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書檔案是醫(yī)院當(dāng)中非常重要的信息記錄，文書檔案管理能夠有效記錄這些信息，進(jìn)而為醫(yī)院未來的發(fā)展提供相應(yīng)的參考基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域的辦公進(jìn)入信息化、自動(dòng)化已經(jīng)是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，所以醫(yī)院要重視文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用，根據(jù)自身情況設(shè)置相應(yīng)的應(yīng)用和管理制度體系，確保醫(yī)院在信息化時(shí)代發(fā)展更快、更高效。