人事檔案管理優化策略

包太敏

隨著社會體制的進一步變革，人才是最優質的資源的理念開始深入人心，無論是事業單位、公務部門，還是國企、民營企業，都在不拘一格地求賢若渴。在這種背景下，人才交流中心的人事檔案管理就更加重要。這就需要我們根據社會需求，根據市場需求，進一步優化人事檔案管理制度，提升人事檔案管理工作人員的綜合素養，加強信息化技術在人事檔案管理中的應用，來實現人才交流中心人事檔案管理的優化。

1 人事檔案管理的重要性

人事管理需要將一個人的經歷進行參考，以衡量其是否是某個企業所需要的人才，在這種理念下，人的過往經歷，包括學習經歷和工作經歷，都需要詳細而完全地記錄。而人事檔案管理的工作內容，就是對一個人的身份、學歷、資歷、工作記錄等證明的保存，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。眾所周知，人事管理是人才管理的代名詞，科學合理的人事管理能夠吸引更多的人才，并為各個企事業單位提供針對性的對口人才。而人事檔案管理是人事管理的基礎性工作，是其重要組成部分。當今社會開放性逐步加強，一些人在進行檔案登記時并沒有按照實際情況填寫，這就使得人事檔案工作的難度加大，而真實有效的信息是人才甄別和精準推薦的基礎，因此對于人事檔案管理工作來說，并非人們想象的那樣簡單。

2 人才交流中心人事檔案管理工作的不足分析

通過筆者的工作經歷，總結人才交流中心人事檔案管理工作的不足之處包括如下幾個方面：

（1）檔案管理信息化水平落后。隨著信息化技術的發展，社會很多領域都有通信、網絡技術的影子，改變了人們的生活和工作方式。對于人事檔案管理來說，信息系統的應用也一定程度上改變了過去完全手工管理的方式。但目前人事檔案管理工作對于信息技術的應用還是初步的、表面的，所使用的信息系統功能單一，僅僅能夠將用戶的信息統一集中起來，類似于一個模板化的表格，這種管理模式依然存在較大的升級空間。

（2）檔案管理制度滯后。對于人才交流中心來說，人事檔案管理機制依然遵循傳統的工作流程，且沒有對管理績效進行嚴格的考核，由此對個體工作的效果不能很好地把握，工作效率難以提升，工作質量難以保障。

（3）部分工作人員綜合素養低下。在人才服務中心，一些工作人員的工作能力不夠好，表現出效率低下，適應能力弱，學習能力不足等，比如一些工作人員對于信息系統的使用難以適應，甚至經常出現錯誤。另有一些工作人員的工作態度不夠端正，他們在接待時漫不經心，在查閱時三心二意，在工作中經常做私人的事情，聊天甚至吃零食等。這種現象的存在降低了人事檔案管理的效果。

3 提升人事檔案管理水平的優化策略

通過總結多年從事人才交流中心人事檔案管理的經驗，本人認為，需要從如下幾個方面來提升人事檔案管理的水平：

（1）完善人事檔案管理制度。現階段人事檔案管理制度比較松散，因此需要從多個方面來完善。其一，以檔案為準繩建立起科學的、規范化的工作流程，檔案的各個內容的增刪、查閱等與電子系統一同更改，不得有變。其二，引入績效考核機制，對各個員工的績效點進行精準地設置，使得他們的責任得以明確，并將績效考核得分應用到日后的獎金發放和工作升遷等方面來，以提升工作人員的工作積極性。

（2）提升人事檔案管理人員的綜合素養。通過兩個方面來提升工作人員的素養。其一，對人事檔案工作人員的業務能力進行系統化培訓，新員工需要給以入職培訓，使得其了解和掌握工作的每一個環節，對工作流程熟悉，能夠在人事檔案管理工作中盡量不出差錯；老員工也要進行定期的培訓，使其能夠不斷地進步，掌握最新的政策和工作技巧（比如對信息化技術的掌握）。其二，對工作人員的工作態度和服務意識進行培訓，并結合績效考核等使得員工具有積極的心態和服務意識。在實踐中，督促老員工對新員工的傳幫帶，督促員工們對每周的工作進行反省和回顧，提交工作周清，以減少工作紕漏。

（3）加大人事檔案管理信息化建設。前文已述，人事檔案管理的信息化工作相對還比較薄弱，尚處于入門級狀態。對此本文認為，有必要對現有的信息系統進行升級，使其具備更多的功能。其一，智能識別信息功能，能夠通過掃描等途徑將檔案中的有效信息進行識別，并自動地保存在制定格式的系統中，在經過工作人員的少許改動后可以保存到系統中。其二，對信息的智能篩選功能，能夠根據一定的計算方法，將人員的一些不正常的信息篩選出來，這有效地解決了人工篩選復雜的難題。其三，能夠根據利用一定的數據分析能力，將人事檔案中的信息進行綜合性地分析，得出其中某項檔案信息的相關性，并由此為企事業單位的人才選擇提供一定的線索。其四，實現部分信息的部分開放與共享，人事檔案信息多是隱私性的，但統計數據則可以進行部分公開，這樣的公開使得人才交流中心的價值更為非凡，無形中通過數據的掌控提升了人才服務中心的價值。除了使得信息系統具備更多的功能外，還需要在硬件上下功夫，置換一些新的電腦終端設備，購置精良的打印機等。

人才交流中心的人事檔案管理是非常重要的，不僅為單位的人力資源管理提供了基礎工作，也為企事業單位的人才選拔提供了依據。在實踐中，我們存在部分人力素養不足、信息化技術水平低下、管理制度欠缺等劣勢，對此，需要通過對應的措施來進行改進。相信在管理制度優化、加大信息化建設、加大人力素養培養的措施下，人才交流中心的人事檔案管理水平將得到一定的改觀，為單位和社會發展做更大的貢獻。

（作者單位：大慶市大同區人才交流服務站）