交通運輸單位檔案管理問題與解決措施研究

劉曉瑩

(汾陽市交通運輸局，山西 汾陽 032300)

對于交通運輸單位的檔案管理工作來說，其內容在交通運輸單位、交通系統行政以及交通運輸相關工作中產生的，形式多樣且內容復雜，對整個交通行業的發展具有非常重要的作用。相比于其他單位的檔案管理工作，交通運輸檔案中涉及到多個方面的內容，而在如今的發展背景下，如何使交通運輸單位檔案管理的作用發揮出來已經成為了整個交通行業所需要迫切解決的問題。

一、交通運輸單位優化檔案管理工作的重要意義

在交通運輸單位中，開展檔案管理工作有助于提高整個交通運輸行業的現代化建設水平。通過檔案能夠詳細的記錄交通運輸行業的各項信息，這也就說明交通運輸單位的檔案管理工作水平會直接影響整個交通運輸行業的穩定性。因此，在現代化經濟的發展背景下，交通運輸單位必須要做好檔案管理工作，建設信息化、現代化檔案管理系統，真正的實現檔案管理與行業的同步發展，促進資源、信息的共享。同時，交通運輸單位也要提高對檔案信息的利用率，合理利用現代化信息技術收集各種行業信息，從而確保整個行業信息網絡的通暢性，全面提高工作效率與工作質量[1]。

二、交通運輸單位檔案管理工作存在的問題

(一)新舊信息鏈接性較差，電子化程度不足

相比于其他行業，交通事業的發展歷史非常悠久，但是因為早期缺乏網絡建設，加上設備不夠先進，所以遺留下了大量陳舊的紙質版檔案，其中所記錄的檔案信息資料不完善或模糊不清，同時，因為保存檔案信息資料的空間有限，一些信息的記錄也不夠詳細，若想將所有的紙質版檔案信息轉換成為電子版信息也需要耗費大量的人力和時間，從而導致新舊信息的鏈接性比較差，整個檔案管理工作的信息化建設程度不足，從而降低了檔案信息資料的利用效率。

(二)工作人員專業能力有待提升

從事交通運輸行業檔案管理工作人員的工作能力和工作水平會直接影響到工作效率與工作質量，但是一部分工作人員缺乏正確的認知，認為自己只是小小的資料保管員，因為這種錯誤觀念的影響，降低了對工作的重視程度，導致其在工作中缺乏認真性和嚴謹性，經常會出現一些信息丟失等問題，甚至可能會造成更嚴重的事件。同時，還有一部分工作人員年齡偏大，無法接受和理解新的觀念與管理模式，對新知識的接受水平有限，無法對檔案管理工作模式進行創新，導致檔案管理工作無法與時俱進，最終影響到整個檔案管理工作的有序開展[2]。

(三)規范性不足

在如今的交通運輸行業檔案管理工作中依然存在著管理工作不規范這一問題，主要就是因為缺乏明確的標準與規范，工作人員開展工作時無章可依、無據可循，只能按照自身的習慣完成工作。比如，編制的檢索工具精確度不足，導致檢索效果比較差，無法及時檢索出需要的信息，從而浪費大量的時間與精力，嚴重的影響到工作質量，而且也會降低公眾滿意度[3]。

(四)設備落后

現如今，人們已經步入了網絡信息化時代，而網絡技術的更新換代速度非常快，常常一種工作系統在應用幾年后就無法滿足新的發展需求，在交通運輸行業的檔案管理工作中也存在著這一問題。比如，一些軟件系統和硬件設備比較落后，使用、掃描和打印的效率比較差， 系統軟件升級之后，增加了信息錄入的難度，對工作效率造成影響。

三、交通運輸單位檔案管理工作存在問題的解決措施

(一)加強檔案管理工作的信息化建設

目前，傳統的紙質版檔案已經無法滿足現代交通運輸行業發展的需要，在大勢所趨的背景下，必須要構建信息化檔案管理工作系統，從而滿足交通運輸行業發展的需求。

首先，應設計檔案信息網站，構建網絡平臺，從而打破空間和時間的限制，提高檔案管理工作效率[4]。同時，利用該信息平臺也能夠實現對信息的快速檢索。另外，應在網上建立檔案服務咨詢窗口，從而滿足廣大用戶的需求。

其次，應制定電子文件管理條例，在計算機技術被廣泛應用的今天，越來越多的文件被傳輸到互聯網中，并以電子文件的形式存在，在這種情況下，工作人員應對這些電子文件進行管理，制定詳細的管理條例，對于一些已經歸檔好的文件將其設置為只讀文件，其他人員不能更改，只能閱讀，通過加強對電子文件的管理，不僅可以確保文件的原始結構，而且也能夠提高電子文件的可靠性。

最后，應做好檔案信息的規范化管理，嚴格按照國家的相關標準與規范，再結合自身發展的實際情況，制定切實有效的管理體系，統一文件格式，使整個檔案管理工作更加規范。

(二)完善檔案管理制度

俗話說，沒有規矩不成方圓，所以，任何一項管理活動開展前都需要制定完善的管理制度，利用管理制度作為約束，確保活動可以有序開展，交通運輸單位的檔案管理工作也不例外。因此，交通運動單位的檔案管理工作必須要建立完善的管理制度。對于檔案管理工作來說，其屬于一種自上而下層層進行監管的工作，上到管理層，下至具體的工作人員，都應該制定明確的標準，從而確保檔案管理工作開展的規范性。同時，應明確檔案管理工作的內容，掌握每一個工作流程和工作環節，盡可能的避免工作中可能出現的問題，掌握快速、便捷完成工作的方法，結合實際需求快速調取檔案信息[5]。

(三)強化工作人員專業能力

對于參與檔案管理工作的工作人員來說，在其上崗工作前需要統一對其進行培訓，在獲取上崗資格證后方可上崗工作，同時，應通過高薪等福利待遇，吸引更多高端人才，從而提高整個工作團隊的專業性。另外，在日常工作中，應定期組織工作人員進行測評考試，并根據成績給予適當的獎勵，以此提高工作人員工作的積極性和緊張感，使工作人員能夠長期保持一種堅持不懈、努力奮進的精神面貌和工作態度。工作人員也要注重自我提升，閑暇之余多學習有關檔案管理學方面的知識，轉變工作觀念，樂于接受新鮮事物，從而促進檔案管理工作的長效開展。

(四)提升檔案管理工作的安全性

雖然利用信息技術可以實現電子化檔案信息資源，但是信息化技術也存在穩定性不足等問題，為了保證檔案資料的安全，必須要注重檔案管理工作的安全問題。首先，應及時備份，避免互聯網或計算機發生故障時導致資料丟失；其次，應做好數據的集成處理，開發數據集成軟件；最后，應該做好檔案信息數據的保密工作，設置權限，避免信息被不法分子盜用，全面提高信息資料的安全性。

四、結語

綜上所述，交通運輸單位檔案管理工作直接影響了交通運輸事業的穩定發展，所以必須要做好交通運輸單位檔案管理工作，轉變工作觀念，優化管理方法，增強信息的溝通與交流，實現信息資源的共享，從而切實提高檔案管理工作效率與工作質量，使檔案管理工作的作用與價值充分的發揮出來，進一步推動我國交通運輸事業的長遠發展。