新形勢下高校檔案管理工作的創新研究

霍成龍

(呂梁教育學院，山西 呂梁 033000)

高校檔案管理工作能夠對高校所開展的各項活動進行詳細的記錄，而且也是學校開展教學評估、科學研究等活動的信息資源主要來源。現如今，隨著教育形式發生的變化，針對高校檔案管理工作的要求也越來越高，為了能夠更好的適應形勢的變化，必須要加強高校檔案管理工作的水平，從而促進高校的建設發展。

一、新形勢下高校檔案管理工作的特點

(一)開放性

目前，隨著信息技術水平的提升，互聯網技術被廣泛的應用到各個領域與行業，而且相關技術也更加成熟，從而促進了國家之間、組織之間以及個人之間的交流，在這種情況下，也影響了高校檔案管理工作的形式，一些非涉密檔案的封閉性逐漸被打破，并成為公眾資源[1]。

(二)虛擬化

由于信息化技術的影響，高校檔案管理表現出非常明顯的虛擬化特點，其中包括教學管理主體和客體的虛擬化、教學資源的虛擬化以及教學管理環境的虛擬化等。

(三)交互性

學校管理平臺的交互特點，可采用信息技術不斷增加，有效提升高校檔案管理工作及主客觀間的交流，其中主要以非同步交互為主。

二、新形勢下高校檔案管理工作存在的不足

(一)日常歸檔意識有待加強

對于高校的檔案來說，并非在一日形成的，而是需要不斷積累的，只有這樣形成的檔案才能夠作為信息資源供后續使用。但是，在一些高校的日常管理工作中，因為傳統觀念的影響，大部分教職工只關注教學工作，在一定程度上忽略了對教學資料進行收集、整理與保存的檔案管理工作，缺乏對檔案管理工作價值和重要性的正確認知。由于認知的偏差，導致大量有價值的文檔無法及時歸檔，致使一些珍貴的材料流逝，從而也影響了教學檔案應用的價值與作用[2]。

(二)管理制度有待完善

在高校中雖然設有專業的檔案管理部，但由于制度不完善，所以在開展有關工作時“縮手縮腳”的，整個檔案管理工作非常隨意化。同時，還有一部分高校至今都尚未建立分層次的教學檔案管理部門，無法對檔案進行統一管理，更不能將所有檔案進行匯總。另外，還有部分高校雖然能夠將資料歸存于檔案室內，但是卻缺少與檔案管理部門的溝通和交流，導致檔案無法發揮作用[3]。總而言之，因為缺乏完善的管理制度，在沒有制度保障的情況下，導致檔案資料不完整、不齊全，特別是在電子化檔案的沖擊下，電子檔案與紙質檔案的內容無法對接，最終對檔案材料的質量造成影響，也弱化了教學檔案的利用效果。

(三)管理方法有待創新

伴隨信息技術的提高，大數據以及互聯網技術運用至檔案管理中，這也就意味著傳統的檔案管理方法已經無法適應新的工作形勢。但很多學校檔案管理工作卻沒有現代化管理的要求，未能有統一管理的系統，只能采用傳統的方法完成檔案管理工作，無法深入的挖掘檔案信息材料具有的內在價值，整個檔案管理工作的現代化水平有待提升。

(四)工作人員能力有待提升

因為傳統觀念的影響，在高校從事檔案管理的工作人員大多數都是從其他崗位調來的，甚至一部分人員身兼數職，這些人從未接受過正規的檔案管理工作培訓，專業化程度比較低，缺少相關的管理技能和管理理論，這樣一來就會對檔案管理工作的質量造成嚴重影響。

三、新形勢下創新高校檔案管理工作的方法

(一)創新管理觀念

為了能夠形成現代化檔案管理工作形式，必須要轉變管理觀念，在這種情況下，也就要求從事檔案管理的工作人員必須要轉變自身固有的思想管理，積極學習各種新的管理方法，認識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作作為高校日常管理工作中的重要一項[4]。同時，領導人員應引導校內師生學會使用教學檔案，從而更好的利用和開發檔案的價值與作用。在此基礎上，應調動廣大師生參與檔案管理工作的積極性與主動性，使師生能夠配合檔案管理工作人員完成資料信息的收集與統計工作，確保教學檔案的準確性和完整性。此外，應對傳統的管理模式進行革新，有效提升信息溝通，有效提升檔案管理開放性，有效提高高校檔案管理的工作質量。

(二)完善管理制度

現如今，隨著高校教學工作的多樣化發展，高校檔案管理工作也越來越復雜，為了能夠更好的適應目前高校的發展，必須要對檔案管理工作制度進行創新，使管理制度能夠真正的走到實際工作之前，從而對檔案管理工作進行有效的約束與管理。

各大高校應根據國家發布的《高等學校檔案工作規范》《普通高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案實體分類法》中的相關要求與規定，對高校原有的檔案管理制度進行完善與補充，結合本學校的特點優化管理制度，真正的實現各司其職，提高工作的嚴謹性和規范性，構建一套程序嚴謹、職責明確且落實有力的工作機制。另外，擬定檔案管理的工作目標，開展有效的培訓工作，吸收高校優秀檔案管理工作的經驗，做好總結工作，有效提升檔案管理規范性，讓高校檔案管理工作可進入到正常軌道范圍內，并發揮出應有的作用與價值[5]。

(三)創新管理方法

由于科學技術水平的提升，傳統的紙質版檔案管理工作模式已無法滿足高校檔案管理工作的需求，數字化檔案已經逐漸取代傳統紙質版檔案管理工作的位置。因此，在高校中應增加資金投入，引進更多現代化管理設備，使其能夠為檔案管理工作服務，構建現代化、信息化的檔案管理工作模式，促進檔案信息資源的共享。

(四)創新人才培養

檔案管理工作質量、效果會受工作人員素質及能力的影響。因此，應做好人才培養工作，使其能夠更好的為檔案管理工作服務。首先，應對在崗的檔案管理工作人員進行再教育與培訓，組織工作人員進行進修，拓展其知識層面和思維層面，使其能夠充分的認識與了解工作是十分重要的，提升工作人員本身業務水平、能力。其次，應提高檔案管理工作人員對現代化技術的運用能力，使其能夠熟練的運用計算機，從而為檔案管理工作的現代化建設做出貢獻。最后，高校也可以通過招聘的方式，吸納更多有能力的人才，以此滿足新形勢下檔案管理工作對人才的需求與要求。

四、結語

綜上所述，在新的教育形勢下，檔案管理的重要性也得到了凸顯，不僅能夠對高校的日常活動進行記錄，而且也有助于提高高校的教學質量與教學效果。因此，高校檔案管理工作必須要根據外界環境的變化與要求，及時創新管理觀念、管理制度與管理方法，真正的做到開拓進取、求實創新，只有這樣才可以實現系統化、制度化、現代化和規范化的檔案管理，確保高校檔案管理工作可以長遠發展，從而為高校各項工作的開展提供更加有力的支撐。