Office Excel軟件在辦公自動化中的應(yīng)用探討

趙麗玲

山西省大同市高級技工學(xué)校 山西 大同 037009

引言

辦公自動化指的就是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、計算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代化辦公相結(jié)合的一種更新型的辦公形式，并有辦公人員與這些設(shè)施構(gòu)成服務(wù)于某一種目的的人機(jī)交互數(shù)據(jù)處理體系，是21世紀(jì)主要探究開發(fā)的先進(jìn)技術(shù)領(lǐng)域之一——信息技術(shù)當(dāng)中一個具有頑強(qiáng)生命力以及異常活躍的技術(shù)運(yùn)用領(lǐng)域。跟蹤以及結(jié)合國內(nèi)外高新信息技術(shù)的進(jìn)展形勢，創(chuàng)建一個友好人際互動界面，具有安全保密措施，支持多種網(wǎng)絡(luò)，維護(hù)以及擴(kuò)充便捷，操控簡單易學(xué)、技術(shù)高新的辦公自動化體系，這對全方面進(jìn)展辦公自動化的含義極為重要。

1 計算機(jī)辦公自動化概述

辦公室的工作任務(wù)主要是處理各類文件，比如撰寫、分發(fā)與接收文件等。辦公自動化尚沒有一個統(tǒng)一且標(biāo)準(zhǔn)的定義，泛指在辦公室中，辦公人員可以采用設(shè)備、技術(shù)等手段高效地完成辦公業(yè)務(wù)。計算機(jī)辦公自動化則表示在處理工作時，恰當(dāng)?shù)厥褂糜嬎銠C(jī)技術(shù)，將人與計算機(jī)組成一種新型的信息處理系統(tǒng)，部分信息將由計算機(jī)系統(tǒng)處理，部分信息由工作者處理，從而達(dá)到提高工作效率的目的。比如，無紙化辦公屬于辦公自動化的內(nèi)容，將有形的信息變?yōu)閿?shù)字化信息，幾秒內(nèi)就能完成信息傳輸，能夠有效節(jié)省信息傳輸?shù)臅r間。由于其在辦公自動化領(lǐng)域內(nèi)的廣泛使用，而且現(xiàn)代化的辦公設(shè)備與這些辦公軟件高度融合,實(shí)現(xiàn)了由實(shí)際操作人員與設(shè)備一起共同構(gòu)建的“人機(jī)合一”信息操作理念，繼而完成我們辦公想達(dá)到的信息自動化管理目標(biāo)，最終使公司經(jīng)濟(jì)效益趨向良好發(fā)展。隨著市場環(huán)境對于辦公自動化要求的不斷提高，給這些工作人員提出了挑戰(zhàn)，就業(yè)者現(xiàn)今只有不斷地加強(qiáng)對于辦公軟件技巧的學(xué)習(xí)，才能更好地駕馭辦公軟件，充分發(fā)揮應(yīng)用價值，使Office Excel辦公軟件在辦公自動化中為我們工作提供更大的幫助，從而提高工作效率[1]。

2 Office Excel軟件在辦公自動化中的應(yīng)用作用

Office Excel的全名是Microsoft Office Excel，這是Microsoft發(fā)布的電子表格軟件，用于快速方便地處理和分析數(shù)據(jù)。Microsoft尚未停止Office Excel軟件的更新和開發(fā)，從而使Office Excel軟件的使用適應(yīng)用戶的習(xí)慣，從而形成自己的計算方式。Office Excel的最新版本是microsoft office microsoft office365。Office Excel軟件通過直觀的界面、卓越的計算能力和方便的圖形顯示，幫助實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：公司人事統(tǒng)計、日常管理事務(wù)、財務(wù)會計、市場營銷產(chǎn)品分析、倉庫管理產(chǎn)品分析、倉庫流入量、生產(chǎn)管理生產(chǎn)、投資分析數(shù)據(jù)模型。Office Excel軟件在所有行業(yè)都起著不可或缺的作用。Office Excel提供了一系列廣泛的功能，使會計、股票預(yù)測、倉庫管理等行業(yè)的員工能夠輕松處理大量復(fù)雜的數(shù)據(jù)，不僅可以加快數(shù)據(jù)處理速度，還可以減少數(shù)據(jù)處理工作量，并根據(jù)年度報告以適當(dāng)?shù)膱D形方式顯示業(yè)務(wù)增長情況。Office Excel軟件可以從外部檢索數(shù)據(jù)，簡化數(shù)據(jù)之間的通信及數(shù)據(jù)輸入。美國微軟公司更新的每一代Microsoft Office Excel軟件都越來越適應(yīng)當(dāng)今巨大且快速變化的數(shù)據(jù)量[2]。

3 Office Excel軟件在辦公自動化中的應(yīng)用策略

3.1 數(shù)據(jù)存儲軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用

我們正處于一個大數(shù)據(jù)的年代，在日常辦公過程中面對各種各樣子的數(shù)據(jù)進(jìn)行定性和定量的研究，從而掌握更多的有效信息。這要依賴于我們的Excel軟件進(jìn)行，因為他是簡單式、傻瓜化的操作，對于大部分非計算機(jī)專業(yè)的職工來說更加容易上手使用Excel對有價值的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、分析、比較和儲存，通過Excel數(shù)據(jù)可以直觀的圖表的展現(xiàn)，更有利于我們對于信息的處理。數(shù)據(jù)存儲是企業(yè)日常辦公管理中不可或缺的一部分。如今，企業(yè)常用的數(shù)據(jù)存儲軟件有三類，三種存儲類型各有利弊。第一，數(shù)據(jù)存儲優(yōu)點(diǎn)是易于使用，缺點(diǎn)是隨后的數(shù)據(jù)分析和搜索很困難。第二，數(shù)據(jù)庫的存儲方式高效地節(jié)省了數(shù)據(jù)存儲空間，便于數(shù)據(jù)的備份和分析。最后，它允許通過云、文件服務(wù)器進(jìn)行存儲，從而簡化分類和組織。不同的數(shù)據(jù)存儲軟件具有不同的特征，每個特征在不同的時間和不同的位置起不同的作用。這意味著企業(yè)在選擇不同的存儲方法時必須做出正確的選擇，以進(jìn)一步推動企業(yè)的管理自動化[3]。

3.2 提高工作者信息素質(zhì)水平

自動化網(wǎng)絡(luò)辦公室系統(tǒng)需要專業(yè)支持，無論您使用的是哪種技術(shù)軟件。為確保管理和監(jiān)督，有關(guān)人員還必須加強(qiáng)技能和工作經(jīng)驗，為文件數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)運(yùn)營和安全奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。大多數(shù)公司目前都在使用創(chuàng)新的控制技術(shù)和信息軟件，這些軟件高度自動化。因此，管理人員在執(zhí)行管理任務(wù)時應(yīng)注意促進(jìn)企業(yè)計算機(jī)的自動化。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)計算機(jī)的自動化構(gòu)建，您需要通過學(xué)習(xí)和積累來提高網(wǎng)絡(luò)自動化技能，從而使員工能夠自動完成任務(wù)。

3.3 實(shí)現(xiàn)信息處理的自動化

信息處理階段的辦公工作內(nèi)容較多且煩瑣，會耗費(fèi)工作者大量的時間，以至于有限的時間被用于煩瑣的工作，抽不出太多的時間用于深度思考和科學(xué)決策。因此，信息處理方面，要想達(dá)到辦公自動化的目的，則需要堅持快速、實(shí)用、安全三個基本原則。一方面，持續(xù)更新辦公軟件，優(yōu)化辦公軟件性能。比如，市面上部分付費(fèi)軟件的辦公功能十分齊全，如可實(shí)現(xiàn)批量處理圖片和文件，能夠節(jié)省不少時間。另一方面，采用信息加密制度提高信息的安全性。與此同時，隨著計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，信息處理的人為工作量將減少。比如，辦公室人員的日常工作包括文件擬寫，在未來可利用AI智能化系統(tǒng)分析以往稿件的風(fēng)格和組成部分，幾分鐘即可生成初稿，再由人工修改。就好比阿里智能文案，幾秒鐘可寫幾萬條文案[4]。

3.4 制作Excel圖形報表

Office Excel軟件不僅允許您將數(shù)據(jù)組織到表格中進(jìn)行分析，還允許您基于表格中的數(shù)據(jù)生成圖形報告。Excel檔案中有許多圖表類型，例如，條形圖、折線圖、餅圖、面積圖、散點(diǎn)圖等。這些圖表使用戶可以更好地查看數(shù)據(jù)更改，從而不僅可以查看數(shù)據(jù)，還可以查看圖表。最后一次匯總數(shù)據(jù)時，可以從數(shù)據(jù)分析中添加圖形報告，該報告不僅包含文本，還包含圖形報告，以說明分析結(jié)果。

3.5 重視網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)

自動化不斷深入發(fā)展，工作效率的進(jìn)一步提升也成為自動化辦公系統(tǒng)的主要特征。但是在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，黑客也頻繁應(yīng)用各項科技手段，對各個企業(yè)內(nèi)部的機(jī)密文件進(jìn)行竊取，情況嚴(yán)重時還會使企業(yè)整體計算機(jī)系統(tǒng)完全癱瘓，使企業(yè)的損失進(jìn)一步加重，為了確保計算機(jī)運(yùn)作平穩(wěn)、信息質(zhì)量安全，需要加大外部維護(hù)系統(tǒng)的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫不但要對文字信息、文件信息、多媒體數(shù)據(jù)等展開存儲管理，還要運(yùn)用新一代保護(hù)系統(tǒng)，針對選取系統(tǒng)的安全性、可靠性等多方面要加以考量。在保證信息精準(zhǔn)有效的條件下，應(yīng)該對信息系統(tǒng)的安全性加以維護(hù)，在具體的實(shí)踐操作期間，針對并不十分了解的軟件系統(tǒng)，工作者應(yīng)該杜絕應(yīng)用，謹(jǐn)慎運(yùn)用陌生軟件系統(tǒng)。另外，還要重視防火墻設(shè)計環(huán)節(jié)，如若發(fā)現(xiàn)計算機(jī)中含有異常軟件程序，需要在運(yùn)用之前對其展開安全檢驗，提高防范工作的效率，有效規(guī)避信息外漏、系統(tǒng)癱瘓等不良情況的發(fā)生[5]。

4 結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)成為21世紀(jì)計算機(jī)技術(shù)的核心,由計算機(jī)促使而成的現(xiàn)代化辦公形式使得任何一個國家都想要將它作為將來社會進(jìn)展的主要任務(wù)。辦公智能化以及知識化定然是世界將來的進(jìn)展趨向。