文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用

林秀華

（河源市婦幼保健院，廣東 河源 517000）

現(xiàn)階段我國醫(yī)院單位在進(jìn)行文書檔案整理時，辦公自動化起到了非常重要的作用，它不僅能夠有效避免傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題，還能夠有效提升文書檔案管理的整體質(zhì)量。由此，本文主要針對辦公自動化在文書管理中的應(yīng)用展開探討，詳細(xì)分析了文書檔案管理工作中存在的問題，并提出了相應(yīng)的改善措施，希望能夠提供參考與借鑒。

1 辦公自動化的優(yōu)勢

1.1 提升工作效率

首先最顯著的優(yōu)勢就是辦公自動化有著強(qiáng)大的信息處理能力。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，工作人員一般都是借助手工操作來完成文書管理工作，在工作過程中還必須要將其完整收集，不能出現(xiàn)漏寫漏抄的狀況。工作人員在工作過程中需要保證用筆的規(guī)范性，保證字跡工整清晰，同時還需要保證統(tǒng)計結(jié)果足夠準(zhǔn)確，但是這樣的處理過程過于費時費力。如果能夠?qū)⒂嬎銠C(jī)軟件融入到文書檔案管理工作中，就能夠使得整個文書管理工作的每一個環(huán)節(jié)變得更加簡單方便。

1.2 文字信息的充分交流與共享

在傳統(tǒng)的手工檔案管理過程中，由于手工管理存在一定的局限性，導(dǎo)致很多有效信息都長期置于文件柜內(nèi)，不僅造成了資源浪費，同時還在無形中增加了查找信息的難度。在借助計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文書管理之后，文書檔案管理工作逐漸開始由案卷級深化到文件級，由單個途徑管理轉(zhuǎn)變?yōu)轶w系管理，由檔案外部管理發(fā)展為內(nèi)外部合并管理[1]。伴隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，最終實現(xiàn)了檔案信息和載體逐漸分離利用，提供了信息橫向與縱向之間的記錄，有效提升了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。辦公自動化的應(yīng)用不僅的能夠及時地針對調(diào)閱信息進(jìn)行處理，有效提升查全率和查準(zhǔn)率，還可以隨時了解和掌握檔案工作部門的實際情況、工作重點和最新信息管理動態(tài)。

1.3 文件保存更加穩(wěn)定

相較于紙質(zhì)版檔案文件，電子文件的保存會更加穩(wěn)定。對于紙質(zhì)版文件而言，其耐久性其實主要是取決于纖維素的整體性質(zhì)，纖維素在很多時候更容易受到破壞，比如紙質(zhì)版文件在高溫、高濕、酸、堿以及氧化劑等多種狀況有可能會出現(xiàn)水解反應(yīng)和氧化反應(yīng)，這樣一來，稍有不慎就有可能會導(dǎo)致不可逆轉(zhuǎn)的損失出現(xiàn)。但是電子文件卻是不同的，伴隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件設(shè)備的存儲、讀取過程變得越來越簡單，在進(jìn)行文件處理的時候，用戶可以結(jié)合不同需求來選擇相應(yīng)的存儲載體，比如：光盤、閃存U盤，以及大容量的移動硬盤等。以上內(nèi)存最顯著的特點就是存讀方便，存儲時間長，不易于受到環(huán)境影響，不容易受到損壞，穩(wěn)定性較強(qiáng)。

1.4 提高文件傳輸速度及其安全性

檔案管理過程中，工作人員常常會出現(xiàn)私存文件或者在文件傳遞過程中丟失文件的情況。傳統(tǒng)的文件傳遞都是依靠郵政系統(tǒng)，但是郵政系統(tǒng)傳送信息的時間過長，同時還會受到距離的影響導(dǎo)致傳遞效率不高。與此同時，很多時候文件還會因為各種因素最終丟失或者延誤，對檔案人員的歸檔和檢索帶來不利的影響[2]。因此，在文書檔案管理過程中可以借助計算機(jī)信息技術(shù)加速信息的傳遞，提升文件的傳遞安全性和整體效率。

2 辦公自動化在文書檔案管理中應(yīng)用的措施

2.1 健全文書檔案管理的制度

一直以來受到傳統(tǒng)模式和觀念的影響，目前很多單位還設(shè)有不同的管理部門，這對文書檔案管理的整體效果帶來了一定的影響。除此之外，不同部門之間的交流互動還不夠充分，這也是影響文書檔案管理專業(yè)度和統(tǒng)一度的重要因素。隨著社會的不斷發(fā)展，我國文書檔案管理工作也有了改善，要結(jié)合文書檔案管理工作的實際狀況，有效提升文書檔案管理效率[3]。另外，只有不斷健全文書檔案管理的相關(guān)制度，才能夠為文書檔案管理工作的科學(xué)開展提供前提和依據(jù)，使得文書檔案管理工作能夠更加標(biāo)準(zhǔn)，更加規(guī)范。所以相關(guān)部門一定要不斷完善文書檔案管理的相關(guān)制度，促進(jìn)文書檔案的最終統(tǒng)一管理，促進(jìn)當(dāng)下文書管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.2 統(tǒng)一文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

在進(jìn)行文書檔案管理時，為了實現(xiàn)辦公自動化的最大化價值，就需要及時明確文書管理工作的實際特點和需求，進(jìn)一步統(tǒng)一文書檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，才能夠使得辦公自動化軟件中的不同性能得到充分發(fā)揮，從而進(jìn)一步滿足文書檔案管理工作的需求，提升文書檔案管理工作的整體效率[4]。除此之外，還需要加強(qiáng)對實現(xiàn)系統(tǒng)功能的重視，進(jìn)一步規(guī)范相關(guān)參數(shù)內(nèi)容，使得文書檔案管理過程中的不同工作都能夠具備一定的依據(jù)，以此來提升文書檔案管理工作的安全性。

2.3 技術(shù)處理電子檔案

將辦公自動化充分應(yīng)用于文書檔案管理中，能夠通過電子檔案的建立來提升檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的準(zhǔn)確性。通過辦公自動化來進(jìn)行文書檔案管理，能夠促進(jìn)對電子檔案進(jìn)行技術(shù)處理，可以推動電子檔案管理的形成。在進(jìn)行電子檔案技術(shù)處理時，需要進(jìn)一步完成信息接收、處理和存儲過程，以此來保障文檔的真實[5]。在經(jīng)過技術(shù)處理之后，還需要將文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹蛔x文件，不得隨意修改，否則無法保證電子文件的原始性、安全性和可靠性。另外，還需要加強(qiáng)信息備份和加密，以此避免資料丟失。

2.4 強(qiáng)化檔案管理人員的綜合水平

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)對檔案管理工作的成效有直接的影響，所以在文書檔案管理融入辦公自動化的過程中，需要不斷提升檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)技能。相關(guān)部門要不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，幫助工作人員樹立一種終身教育的觀念，建立健全獎懲制度，提升管理人員的積極性和專業(yè)技能。只有不斷提升針對文書檔案管理人員的投入，優(yōu)化其工作環(huán)境和相關(guān)辦公設(shè)備，檔案管理工作才能夠得到保證[6]。

3 結(jié)束語

總之，文書檔案管理人員要想提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，就一定要意識到辦公自動化的重要性，并將其充分應(yīng)用到日常工作中，提高個人的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，為文書檔案管理工作的高質(zhì)量開展奠定基礎(chǔ)。