中學檔案管理價值的開發和利用研究

◇福建省莆田第五中學 連益靖

針對當前階段中學檔案管理中存在的主要問題，例如管理人員缺乏足夠的重視、管理技術較為落后、管理制度不健全等，進行合理性的分析，并簡單介紹中學檔案管理的特點，例如涉及的范圍特別廣、具有較好的史學價值與學術價值、綜合利用價值比較高等，提出提升中學檔案綜合管理水平的重要途徑，旨在為提高中學檔案管理提供借鑒。

在新時代發展背景之下，通過積極運用新型技術對中學檔案進行全方位的管理，可以確保檔案管理價值得到全面的開發與利用，確保中學檔案管理工作進一步滿足現代化管理需求，實現數字化管理目標。但是，結合當前階段我國中學檔案管理工作特點能夠得知，在具體的管理工作當中仍存在很多難題，為了更好的提升檔案管理水平，本文深入分析中學檔案管理價值的開發與利用途徑，內容如下。

1 中學檔案管理的特點分析

第一，管理工作涉及的范圍特別廣。由于中學檔案涉及的內容特別多，針對檔案管理工作也提出較高要求，通過不斷提升管理人員的專業技能，可以確保檔案管理工作順利進行。

第二，具有較好的史學價值與學術價值。因為中學檔案能夠提供有效的數據資料，更為完整的顯示出學校內部各項數據資源，通過合理使用，能夠在短時間內轉化成社會生產力，具備較好的史學價值與學術價值。

第三，綜合利用價值比較高。根據中學檔案形成過程可以得知，在企業發展過程當中會保存大量的歷史材料，其綜合利用價值特別高，例如，在制定教學計劃的過程當中，通過積極運用檔案所顯示的各項內容，結合以往的成功經驗，幫助工作人員制定出更為準確的管理決策，從而確保中學檔案資源的利用價值得到充分體現。

第四，具備較強的法律效力。由于檔案管理人員的法律意識不斷增強，在中學檔案信息利用過程當中，已經不再完全局限于科研與教學等領域，中學檔案具有較強的法律效力與社會價值，針對學生后續的升學與就業影響較大，對于用人單位與企事業單位來講，中學檔案是一項特別重要的參考依據[1]。

2 中學檔案管理中存在的主要問題

2.1 缺乏足夠的重視

受傳統觀念的影響，部分檔案管理人員對自身工作缺乏足夠的了解，沒有全面認識到加強中學檔案管理的重要價值。同時，因為學校領導人員對此項工作也缺乏一定重視，影響中學檔案管理價值的有效體現[2]。

2.2 管理技術較為落后

當前時期，雖然中學檔案的管理工作質量得到一定提升，但是和教育教學的信息化水平相比較來講仍存在一定差距，例如，檔案管理技術較為落后，沒有運用先進的信息管理技術，明顯降低中學檔案管理效率，嚴重影響檔案管理水平。另外，從技術層面來分析，因為中學檔案信息化管理投入存在較多缺陷，缺乏專業的檔案庫房與計算機系統，使得中學檔案信息化管理水平不斷下降。比如，由于學校內部所配置的網絡基礎設施與軟件數量過少，無法滿足檔案信息化管理需求，嚴重影響中學檔案管理工作的順利開展。

2.3 管理制度不健全

由于中學教學任務越來越繁重，檔案數量逐年增加，各個中學雖然已經建立了相應的管理制度，但是因為部分中學所建立的檔案管理制度不健全，或者落實不到位的現象較多，也會給后續的管理工作帶來較大影響。

除此之外，因為中學檔案管理機制不夠完善，缺乏良好的一致性與連貫性，導致中學檔案無法進行統一管理，檔案內容容易出現較多缺失。由于檔案管理人員數量較少，各項存儲設備與資料無法得到有效檢驗，部分檔案表面存在較多積塵，使得檔案管理工作中存在嚴重隱患，不斷降低中學檔案管理質量[3]。

3 提升中學檔案綜合管理水平的重要途徑

3.1 強化認知

第一，通過不斷提升中學檔案管理人員的工作意識，充分認識到做好檔案管理工作的重要價值，并主動參與到日常的學習和培訓活動當中，不斷強化自身的服務意識，找到檔案管理工作中所存在的缺陷和漏洞，并進行全方位的改善，確保中學檔案管理工作得以順利開展，實現檔案價值的高效利用。

第二，檔案管理人員要主動和其他部門保持有效聯系，通過積極與其他部門接觸，能夠準確判斷檔案管理重點內容是否合理，并根據學校內部工作人員所反映的各種情況，不斷調整檔案管理要求，實現資料數據的有效利用，確保中學檔案管理效果得到明顯提升。

第三，加強宣傳與普及力度。在學校檔案室內部，成立專業的宣傳小組，針對檔案知識進行全面宣傳與普及，不斷提升全校師生與領導的認知，并主動參加到各項檔案管理活動當中，實現檔案資料的快速收集與整理，確保檔案管理工作滿足學校發展需求[4]。

3.2 積極運用現代化技術

根據檔案管理工作特點能夠得知，積極運用現代化技術，加強信息化建設力度，已經成為我國檔案管理的核心趨勢，在中學檔案信息化管理過程當中，為了確保各項先進設備得到有效利用，有關部門需要加大經費投入力度，定期引進新型設備，并對檔案管理人員進行全方位的培訓，確保各類先進設備得到科學操作，提高各項先進設備的綜合利用效率。在應用現代化檔案管理技術的過程當中，管理人員尤為還要注意以下幾個問題。

第一，科學運用現代化技術手段，加強對中學檔案的一體化管控力度，促進不同部門間的有效溝通，確保各類資料得到高效的利用。針對檔案管理部門來講，通過主動和其他部門保持積極溝通，能夠實現各類信息的及時更新，確保各項信息更加準確。

第二，針對原有的中學檔案管理模式進行優化，不斷提升檔案管理工作效率，為管理人員后續開展工作提供有力支撐。

針對檔案管理人員來說，為了更好的提高自身的專業技能水平，要積極運用先進的檔案管理理念，并將先進的管理理念與實踐有效結合，確保中學檔案管理質量得到有效提高，更好的滿足課程改革要求。在信息化技術手段的支撐之下，檔案管理技術不斷完善，為中學檔案管理工作提供良好支撐，可以確保檔案管理質量得到明顯提高[5]。

3.3 完善管理制度

中學院校結合《檔案法》相關規定要求，對原有的檔案管理機制進行全方位的完善，進一步明確管理人員工作責任，并全面落實各項規章制度，確保教職工能夠認真遵守各項制度。通過對原有的中學檔案管理機制進行大力完善，并采取有效的考核機制，能夠為中學檔案管理工作提供良好平臺，充分激發出檔案管理人員的創新思維，確保檔案管理質量與效率得到雙重提升。為了確保中學檔案管理制度得到更好完善，有關人員還要注意以下幾個問題。

第一，收集大量的檔案數據資料。要想提高中學檔案管理質量與效率，要求管理人員在短時間內快速收集各項資料，針對具有良好保存價值的文件資料，要加大日常管理力度，經過集中收集與整理后，進行統一的歸檔，采取集中保存方式，防止出現檔案數據泄露現象[6]。

第二，遵守科學性的管理原則。根據中學檔案管理工作特點能夠得知，在每年度或者每學年度結束之后，檔案管理人員要認真按照有關規范要求，準確而快速的區分出各類檔案的保管期限，并進行有效分類，做好檔案排列工作，不斷提升檔案管理的科學性。

第三，有效挖掘各項資源。中學檔案管理工作所涉及的內容不斷增加，檔案數據可以有效的反映出學校在管理方面與教研方面存在的問題，通過有效解決這些問題，能夠為后續的檔案工作順利進行提供良好支撐。

第四，及時更新檔案資源庫，運用先進的信息技術，建立檔案管理平臺，實現檔案資源的有效共享。在中學檔案管理工作開展過程當中，要求檔案管理人員針對各項數據進行全面分析，并結合檔案資源庫內部的數據信息，定期更新，不斷提升檔案管理的靈活性，確保中學檔案的保存價值得到有效體現[7]。

4 結語

綜上所述，通過對提升中學檔案綜合管理水平的重要途徑進行合理性的分析，例如強化認知、積極運用現代化技術、完善管理制度等等，可以確保中學檔案管理質量和效率得到全面提升，為后續的檔案管理工作提供良好支持。針對檔案管理者來講，要遵守科學性的管理原則，找到檔案管理當中存在的缺陷，并及時調整，從而更好的體現檔案管理價值。