文秘專業(yè)建立秘書事務(wù)所的初步成效
——以汕尾職業(yè)技術(shù)學(xué)院善文秘書事務(wù)所為例

李爭娃

(汕尾職業(yè)技術(shù)學(xué)院， 廣東 汕尾 516600)

根據(jù)對國家秘書職業(yè)資格標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則的解讀和秘書職業(yè)崗位工作的要求，在學(xué)院特色專業(yè)建設(shè)、課程教學(xué)改革以及筆者多年的文秘專業(yè)教學(xué)，同時向兄弟院校學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，結(jié)合汕尾職業(yè)技術(shù)學(xué)院秘書專業(yè)人才培養(yǎng)實(shí)際情況，提出成立秘書事務(wù)所。順應(yīng)專業(yè)發(fā)展需求的同時也為高職秘書專業(yè)的學(xué)生提供實(shí)訓(xùn)的機(jī)會，實(shí)現(xiàn)走出“孵化”人才的第一步，學(xué)生與秘書職業(yè)的 “零距離”上崗。

一、秘書事務(wù)所的建設(shè)與管理

(一) 機(jī)構(gòu)設(shè)置

2019年9月9日，汕尾職業(yè)技術(shù)學(xué)院秘書事務(wù)所正式成立，并在集思廣益中命名為“善文”秘書事務(wù)所(善文：善者善于擅長；文者，會集眾彩，以成錦繡；而汕尾市就是善美之市)。事務(wù)所的定位是文秘專業(yè)學(xué)生組織而成的大學(xué)生創(chuàng)業(yè)實(shí)踐平臺，主要向?qū)W校內(nèi)外提供秘書事務(wù)服務(wù)。包括承辦會議、活動場地布置、大型活動接待、公文寫作、文件資料歸檔等工作，同時可以為校外機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及個人提供禮儀接待、茶藝表演、會議組織、活動策劃等方面的服務(wù)工作。

機(jī)構(gòu)管理中設(shè)置事務(wù)所所長一名，由文秘專業(yè)的老師擔(dān)任，負(fù)責(zé)事務(wù)所的日常管理與運(yùn)營、重大事項(xiàng)的審核、下達(dá)工作任務(wù)、對下級工作的把控情況、提議相關(guān)的制度建議、人員的任免。副所長三名，由學(xué)生擔(dān)當(dāng)，其中常務(wù)副所長對業(yè)務(wù)進(jìn)行全面管理，另兩名副所長分管下屬的五個部門，每個部門設(shè)經(jīng)理兩名，再根據(jù)需要發(fā)展員工。秘書事務(wù)所內(nèi)設(shè)五個部門：

辦公室：處理事務(wù)所日常工作，協(xié)調(diào)各部門工作，負(fù)責(zé)撰寫會議記錄、通知等各類公文寫作任務(wù)。

市場部：承接各類活動與會議的策劃、組織和服務(wù)工作。

會務(wù)禮儀部：主要負(fù)責(zé)會議組織，培養(yǎng)職業(yè)化、素質(zhì)高的禮儀人員等工作。

文藝部：提供主持與解說服務(wù)，承接茶藝訓(xùn)練及表演。

公眾號運(yùn)營部:負(fù)責(zé)善文秘書事務(wù)所日常宣傳與文秘專業(yè)有關(guān)資訊的推送。

(二)業(yè)務(wù)分類

1.校園外的秘書事務(wù)所業(yè)務(wù)

在校園外，一方面我們主要給大中小企業(yè)、事業(yè)單位提供辦文、辦事、辦會的相關(guān)活動，比如企業(yè)的慶典、年度會等等進(jìn)行策劃，供應(yīng)企事業(yè)單位的便利，從而實(shí)現(xiàn)我們專業(yè)人員自身價(jià)值的體現(xiàn)。另一方面主要給各層面的人員所需要而提供相應(yīng)的培訓(xùn)，提升被培訓(xùn)人員的專業(yè)技能，提供企事業(yè)單位所需人才的供應(yīng)，比如兒童禮儀，企事業(yè)單位人員禮儀，主持人，紅色講解員等。

2.校園內(nèi)秘書事務(wù)所業(yè)務(wù)

在校園內(nèi)，承接學(xué)院的試卷打印復(fù)印；擔(dān)任學(xué)院或系部主辦與承辦的各類會議、學(xué)習(xí)講座、慶典活動的文字策劃、接待、信息咨詢和會務(wù)籌備等工作；提供見習(xí)生、實(shí)習(xí)生工作場地服務(wù)；承辦校內(nèi)各種學(xué)生社團(tuán)活動的組織籌劃、社團(tuán)成員的培訓(xùn)講座。

3.事務(wù)所的業(yè)務(wù)流程

客戶提出需求—咨詢溝通—承接任務(wù)—成立項(xiàng)目小組—初步完成方案—修改方案—客戶同意—執(zhí)行方案—完成項(xiàng)目。這期間可以跟客戶、指導(dǎo)老師、企業(yè)指導(dǎo)老師在方案的策劃、執(zhí)行等各方面進(jìn)行反復(fù)溝通，以期完美完成任務(wù)，滿足客戶需求。

二、秘書事務(wù)所的初步成效

善文秘書事務(wù)所成立之后便開展了各項(xiàng)業(yè)務(wù)，短短幾個月里，事務(wù)所搭建機(jī)構(gòu)、發(fā)展部門成員、健全管理制度、構(gòu)思名稱、設(shè)計(jì)logo、組織秘書職業(yè)技能大賽、組織展演活動、承接院內(nèi)外十幾次會議接待、市運(yùn)會、僑博會的禮儀服務(wù)等多項(xiàng)活動，鍛煉學(xué)生的綜合能力之余，樹立了文秘專業(yè)品牌。

2019年9月17日發(fā)布了第一篇公眾號，介紹了汕尾職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘專業(yè)，包括專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)、職業(yè)面向、課程設(shè)置、上課掠影、課余活動等。

2019年9月30日舉辦了主題為“經(jīng)驗(yàn)點(diǎn)燃希望，交流搭建橋梁”的文秘專業(yè)新老生見面交流會。在交流會中各年級學(xué)生相互交流，暢所欲言，敞開心扉，解除了迷茫和困惑，同時也堅(jiān)定了新生學(xué)習(xí)的信心及對將來就業(yè)的期望。

2019年10月4日，公眾號發(fā)了“輝煌70載——奮斗新時代”的國慶推文，以新時代大學(xué)生高昂熱情的姿態(tài)慶祝了祖國生日。

2019年10月28日，善文事務(wù)所招新，招入新生70余人，為事務(wù)所的發(fā)展注入新的活力。

2019年11月1日，事務(wù)所協(xié)助學(xué)院辦公室，組織退休教職工座談會。期間做好會場準(zhǔn)備、會間服務(wù)、會后引領(lǐng)參觀、解說、攝影等方面的工作，受到學(xué)院退休教職工的夸贊和好評。

2019年11月23日，善文人助力汕尾市第二屆職工運(yùn)動會開幕式活動。善文全體員工72人都同時出勤，多次排練，參與節(jié)目演出、擔(dān)任運(yùn)動員引領(lǐng)員、活動期間的禮儀服務(wù)、頒獎禮儀等工作，受到市有關(guān)部門的贊揚(yáng)和肯定。

2019年12月2日，善文秘書事務(wù)所作為承辦單位，舉辦了汕尾職業(yè)技術(shù)學(xué)院第二屆秘書職業(yè)技能大賽閉幕式展演。從擬寫活動方案、申請使用報(bào)告廳、購買活動物資、排演節(jié)目、準(zhǔn)備音響設(shè)備、邀請嘉賓、座位安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及應(yīng)急方案等等，善文的同學(xué)分工明確、態(tài)度認(rèn)真、傾情投入。最后，展演在多次彩排后完美落幕，人文社科系羅景泉主任也表示了對活動成功組織的肯定，希望秘書職業(yè)技能大賽一直辦下去，讓文秘專業(yè)成為一張亮麗的名片。

期間，事務(wù)所還多次協(xié)助開展學(xué)院辦公室的會議活動、科研處承辦的各類學(xué)習(xí)講座、主題教育宣講，教務(wù)處、人事處的檔案整理工作等。

三、成立善文秘書事務(wù)所的重要性

(一)有利于實(shí)現(xiàn)工學(xué)結(jié)合，強(qiáng)化學(xué)習(xí)效果

學(xué)生在善文秘書事務(wù)所學(xué)習(xí)期間，承接真實(shí)的工作項(xiàng)目，將課堂理論知識運(yùn)用到實(shí)際工作當(dāng)中，比起課堂的“仿真”學(xué)習(xí)更具有真實(shí)性和挑戰(zhàn)性，能夠激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性和主動性，實(shí)現(xiàn)真正的“工學(xué)結(jié)合”。在處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)中，學(xué)生不僅實(shí)現(xiàn)了理論與實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合，獲得專業(yè)教師的指導(dǎo)、企業(yè)導(dǎo)師的跟進(jìn)輔導(dǎo)，而且還能得到校內(nèi)外各個行政部門擁有豐富實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)的領(lǐng)導(dǎo)或管理者的言傳身教、經(jīng)驗(yàn)分享及指導(dǎo)。比如在操辦會務(wù)工作中，盡管學(xué)生已經(jīng)系統(tǒng)理論地學(xué)習(xí)了會議籌備方案的擬制，會務(wù)組織的會前籌備、會間服務(wù)、會后落實(shí)等工作的要點(diǎn)，會議座次安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、應(yīng)急方案擬定等，但實(shí)際操作起來，各種問題層出不窮。這時，學(xué)生便可以在第一時間向自己所在部門的專業(yè)負(fù)責(zé)老師及行政處室有經(jīng)驗(yàn)的老師請教，及時答疑釋惑。這樣大大地提高了學(xué)生應(yīng)用操作技能，培養(yǎng)了學(xué)生的專業(yè)素養(yǎng)，強(qiáng)化了學(xué)習(xí)效果。

(二)有利于實(shí)現(xiàn)專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)

在善文秘書事務(wù)所里，學(xué)生通過兩年半(第六學(xué)期校外見習(xí))的秘書事務(wù)所工作實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，可以真實(shí)地完成與辦文、辦事、辦會相關(guān)的秘書工作事務(wù)，形成一個職場秘書角色的直觀體驗(yàn)。在理論的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高實(shí)踐能力、秘書業(yè)務(wù)能力，學(xué)會用理論指導(dǎo)實(shí)踐，走出“孵化”人才的第一步，學(xué)生與秘書職業(yè)的 “零距離”上崗。實(shí)現(xiàn)在中小型企業(yè)辦公室從事秘書、文員、行政助理、公關(guān)人員、會展人員，在基層黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位辦公室從事文書、秘書、檔案管理工作的高端技能型應(yīng)用人才的專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)。

(三)有利于擴(kuò)大文秘專業(yè)的社會影響力

通過事務(wù)所這一實(shí)踐平臺，師生可以為學(xué)院、社會各界提供專業(yè)化服務(wù)，培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力之余還可以創(chuàng)造一定的社會和經(jīng)濟(jì)效益，提高文秘專業(yè)的社會影響力。盡管秘書在各行各業(yè)當(dāng)中的需求量很大，每年的畢業(yè)生供不應(yīng)求，就業(yè)率高，但在人們的傳統(tǒng)觀念里面，秘書行業(yè)并沒有被真正的理解，甚至是“曲解”，認(rèn)為秘書并不需要專業(yè)學(xué)習(xí)，只要帶一帶就可以了。正由于社會人的曲解，每年的專業(yè)報(bào)到率都比較低，而報(bào)到的學(xué)生當(dāng)中還有一部分要求轉(zhuǎn)專業(yè)，這就造成了專業(yè)需求量大，卻沒有足夠的生源和好的生源的矛盾。成立事務(wù)所后，我們的師生在校內(nèi)提供服務(wù)之外，進(jìn)一步為社會提供專業(yè)化服務(wù)，運(yùn)用所習(xí)得的專業(yè)知識和技能為社會創(chuàng)造出效益，讓社會各界可以通過事務(wù)所這個窗口及時了解文秘專業(yè)的教育情況，認(rèn)可我們的教育，也認(rèn)可文秘專業(yè)，真正理解秘書這個行業(yè)的專業(yè)性和重要性。

四、小結(jié)

課堂理論教學(xué)是有局限性的，單純從理論教學(xué)課堂中獲得學(xué)習(xí)知識的學(xué)生在動手能力、業(yè)務(wù)能力等方面與一個真正的、能夠勝任秘書工作的職業(yè)秘書相比還有很大的距離。因此，我們有必要通過善文秘書事務(wù)所這個平臺來強(qiáng)化訓(xùn)練，使其獲得這些必備的能力，并規(guī)范其行為，培養(yǎng)他們的職業(yè)意識、職業(yè)道德、職業(yè)素養(yǎng)，學(xué)生在秘書事務(wù)所實(shí)習(xí)期間，每一個人都真正參與辦文、辦會和辦事，提前為進(jìn)入職場做好充分準(zhǔn)備，逐步實(shí)現(xiàn)其由學(xué)生到職業(yè)人的角色的轉(zhuǎn)換，這正是秘書事務(wù)所成立的意義所在。