新《檔案法》背景下推動高校廉政檔案信息化建設的思考

周 矗

2020年6月20日，修訂通過的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新修訂《檔案法》”）增加了“檔案信息化建設”專門章節，首次從國家立法的高度明確了檔案信息化建設的工作內容和法律效力，為高校高質量推動廉政檔案的建設信息化和管理現代化提供了實現路徑和法律保障。

一、新修訂《檔案法》背景下高校廉政檔案信息化建設面臨的機遇

1.為高校廉政檔案信息化建設提供了法律遵循。《干部檔案工作條例》（1991年）規定干部檔案管理部門工作職責之一就是要“推廣、應用干部檔案現代化管理技術”；《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》（2004年）提出“要創新干部檔案管理的方法和手段，積極推進干部檔案數字化，不斷提高管檔工作水平”[1]；《干部人事檔案工作條例》第二十三條、第二十六條明確提出檔案數字化建設和信息化管理的相關要求。目前，高校在干部人事檔案信息化理論和實踐研究方面已經取得一定的成果，但在廉政檔案信息化建設方面的探索還比較少，大部分高校仍采用傳統紙質檔案方式建設管理干部廉政檔案，只有少數高校在干部廉政檔案信息化建設工作方面進行了探索。新修訂《檔案法》的頒布，首次將“檔案信息化建設”寫入國家法律，將推進檔案信息化作為新時代檔案工作的重要內容進行規范、提倡，為高校加快推動廉政檔案信息化建設提供了法律遵循。

2.為高校廉政檔案信息化建設明確了工作方向。近年來，少數已經開展廉政檔案信息化探索的高校，在實踐中往往采用“電子+紙質”雙軌制歸檔模式，但隨著檔案信息化的不斷推進，雙軌制重復操作、工作量大、程序復雜等弊端日益突出。新修訂《檔案法》規定“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，明確了電子檔案的憑證作用，確認了電子檔案的法律效力，為高校深入推進廉政檔案信息化提供了有力支撐。新修訂《檔案法》還對如何建設電子檔案管理信息系統、數字檔案館、檔案信息資源共享服務平臺，做好電子檔案移交和保障檔案信息安全等內容作出了明確規定[2]，把檔案信息化作為接下來一段時期檔案事業改革和發展的重要工作，為高校加快推進廉政檔案信息化建設指明了工作方向，具有重要的指導意義和參考價值。

二、以新修訂《檔案法》為遵循，推動高校廉政檔案信息化建設

1.加大廉政檔案軟硬件的投入。廉政檔案信息化建設是一項對軟硬件基礎設施高度依賴的系統工程。新修訂的《檔案法》規定：“按照國家有關規定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理的現代化。”一方面，為妥善保存、方便使用廉政檔案電子數據及相關材料，需要購置或租用計算機、掃描儀、復印機、打印機、數碼相機、檔案柜、服務器和存儲設備等必不可少的硬件設施，提供符合檔案保存標準的辦公室或庫房；另一方面，為真正實現廉政檔案數字化、信息化、智能化，將信息化技術深度運用到廉政檔案管理全過程，就必須開發或購買技術先進、操作便利、性能穩定的廉政檔案信息管理軟件或系統服務，從技術上提高廉政檔案收集整理、查詢調閱的效率，拓寬廉政檔案資料收集的類型、檔案利用的范圍。因此，高校必須在資金和政策等方面的加大支持與投入[3]，夯實廉政檔案信息化建設的軟硬件基礎。

2.建立健全廉政檔案管理制度。新修訂《檔案法》規定：“檔案館以及機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用。”隨著信息化技術在高校廉政檔案建設與管理中的應用，傳統紙質廉政檔案管理的相關規章制度已經不能滿足新的工作需要，必須建立健全更加科學有效，能夠適應新時代檔案信息化建設要求的管理制度。一方面，高校在起草制定廉政檔案信息化管理相關的規章制度和規范性文件時，必須堅持以《檔案法》《干部人事檔案工作條例》《中國共產黨紀律檢查機關監督執紀工作規則》《中國共產黨黨內監督條例》等法律、規定為遵循，確保制度的合法性、合規性；另一方面，更要結合本單位工作實際和信息化新技術的特點，進一步細化和完善廉政檔案信息化建設的相關標準和要求，明確電子檔案的歸檔內容與格式、查閱流程與權限、數據存儲與安全、使用方法與形式等，確保管理制度在契合新技術、新要求的情況下，對廉政檔案信息化建設與管理過程中可能出現的風險進行防控。

3.確保廉政檔案信息真實可靠。檔案信息來源可靠、內容真實是廉政檔案存在及發揮作用的基礎和前提條件[4]。新修訂《檔案法》第三十七條、第三十九條對電子檔案的來源以及真實性等有著明確規定：“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。”“檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。”因此，高校在推進廉政檔案信息化建設過程中，要結合高校特點，采取有效措施嚴把檔案材料入口關，確保廉政檔案信息真實可靠。一方面，要加大對廉政檔案建設重要性及上級有關政策規定的宣傳，建立材料收集工作制度，要求干部本人嚴肅、真實對待個人事項填報工作，規范接收組織、紀檢、人事、審計等職能部門提供的檔案資料，嚴格材料審核環節，確保廉政檔案信息真實、準確、合規。另一方面，針對紙質檔案數字化過程中可能出現的檔案數據缺失、錯亂等情況。一是要嚴把數字化前紙質檔案“質量關”，對紙質檔案的分類、組卷、編號、目錄、數量等逐件進行檢查登記，發現問題及時規范處理，在源頭上保證檔案信息的可靠性；二是要保證數字化后電子檔案“真實度”，建立完善的紙質檔案數字化核查體系，在保證數字化前后檔案數量一致的情況下，做到全部資料逐一核對，重要資料進行二次抽查，在機制上保障廉政檔案轉換前后的一致性。

4.完善廉政檔案信息安全體系。電子檔案較紙質檔案具有占用空間小、記錄形式多樣、整理分析方便、查詢調閱快速等優勢，但在廉政檔案信息化建設與管理過程中，計算機及網絡設備的應用也會導致廉政檔案數據丟失、信息泄露等方面的安全風險加大。新修訂的《檔案法》明確要求“加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全”。廉政檔案工作具有較強政治性、紀律性和保密性，高校在推進廉政檔案信息化建設過程中，更要把檔案信息安全作為重點工作來抓，建立嚴密的安全工作體系，確保干部廉政檔案安全。一是要切實加強安全技術保障，選擇專業的廉政檔案軟件開發公司，在程序設計時就重點加強系統安全的防護，注重應用電子簽名、USB安全密鑰等新技術，從而更好地防止廉政檔案系統數據或密碼被非法篡改，從技術上有效規避網絡安全風險。二是要及時做好電子檔案備份，把數據備份作為檔案更新工作的必要環節，通過啟用多臺存儲設備同步更新、設立備用服務器進行數據同步等方式對電子檔案及時備份，防止因存儲硬件損壞、服務器故障等不確定因素造成廉政檔案數據丟失，有效降低檔案安全風險。三是要嚴格控制系統訪問權限。一方面，從嚴控制管理賬戶的分配，并根據不同部門、不同用戶授予不同的管理權限；另一方面，通過系統設計實現對系統使用過程的全面監控，做到自動對系統訪問、修改等操作進行詳細日志記錄，最大程度防止人為因素造成的信息泄露。

5.注重廉政檔案數據挖掘分析。廉政檔案全面記錄了高校干部本人及家庭情況、問題線索及處置情況、執行廉潔自律規定情況等廉政信息，是反映領導干部廉潔從政的“第二身份證”，能夠為畫好領導干部廉政“畫像”，為分析研判“樹木”與“森林”的關系提供依據。新修訂《檔案法》規定：“檔案館應當根據自身條件，為國家機關制定法律、法規、政策和開展有關問題研究，提供支持和便利。”同理，高校應當充分利用廉政檔案記錄的信息，進行科學、精準的數據挖掘分析，為推動學校全面從嚴治黨向縱深發展提供參考。通過對廉政檔案記錄信息的充分挖掘與分析，一是能夠幫助學校對領導干部違紀違法、履職盡責不力等情況進行全面梳理、分類，為學校用“身邊人”“身邊事”開展警示教育提供了以案說紀的“資源庫”。二是幫助學校更直觀、更準確地掌握干部廉潔自律情況和二級單位的政治生態情況，為學校黨委、紀委進一步做好干部提拔任用工作、做細做實監督職責提供依據；三是幫助學校更全面、更系統地掌握監督執紀“四種形態”使用情況和立德樹人政治生態情況，為學校黨委、紀委精準靈活運用監督執紀“四種形態”、營造風清氣正的政治生態指明方向。

6.加強廉政檔案工作隊伍建設。“國家加強檔案工作人才培養和隊伍建設，提高檔案工作人員業務素質。檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具備相應的專業知識與技能。”新修訂《檔案法》的規定對檔案工作人員從業提出了明確的素質要求，也體現了國家立法對檔案工作人才隊伍建設的高度重視。廉政檔案管理工作對檔案管理人員的政治素質、理論素養和業務水平要求較高，針對目前高校廉政檔案管理人員絕大部分由紀委工作人員兼職擔任，存在業務知識不扎實、信息化技術不嫻熟的情況，高校應該進一步加強廉政檔案信息化管理隊伍的建設。一是要嚴把“入口關”，把“講政治、有信念，講規矩、有紀律”，并能熟練掌握信息化辦公技術，作為從事廉政檔案信息化管理工作人員選拔的必要條件。二是要加強培訓指導，從檔案管理知識、紀檢監察業務和信息化技術等方面全方位、立體化加強對廉政檔案工作人員的培訓，注重政治意識、規矩意識、責任意識和安全意識的教育，打造政治站位高、規矩意識強、業務能力好的廉政檔案信息化管理專業隊伍。三是要完善人才培養制度，既要培養出廉政檔案信息化管理的復合型人才，更要搭建廣闊的個人成長平臺，為廉政檔案管理人員在能力提升方面提供更多學習機會，在崗位任用、職務晉升等方面給予政策保障，保持管理隊伍的高效、穩定。