遼寧地區(qū)城建檔案館數(shù)字檔案資源有效利用現(xiàn)狀調(diào)查

郭 瑤 謝永憲 薛 婷 秦晶亮

隨著信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化蓬勃發(fā)展，“智慧城市”概念的提出，GIS、BIM、CIM等技術(shù)在城市建設管理中的應用，為城建檔案工作開辟了新的領域。在海量數(shù)字資源管理模式下，城建檔案管理如何適應“智慧城市”建設發(fā)展的需要，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的有效利用為城市建設服務是我們亟待解決的問題。本文通過調(diào)研，試圖摸清遼寧地區(qū)城建檔案館數(shù)字檔案資源有效利用的現(xiàn)狀，找到數(shù)字檔案資源有效利用工作中存在的問題、面對的困難，以期為我國城建檔案館數(shù)字檔案資源的有效利用研究和實踐提供現(xiàn)實依據(jù)。

一、調(diào)查方案設計

本課題的調(diào)查研究對象是遼寧地區(qū)城市建設檔案館。城市建設檔案館是一個城市集中統(tǒng)一管理城市建設檔案的專業(yè)檔案館。

1.調(diào)查內(nèi)容。本課題將調(diào)查研究的核心內(nèi)容“數(shù)字檔案資源有效利用”，具體為以下六個方面：第一，數(shù)字檔案資源開發(fā)基礎；第二，數(shù)字檔案資源有效利用的制度建設；第三，數(shù)字檔案資源利用需求；第四，數(shù)字檔案資源開發(fā)程度；第五，數(shù)字檔案資源提供利用；第六，數(shù)字檔案資源的系統(tǒng)平臺保障。

2.抽樣方案。本次調(diào)查采用普查法。截至2020年底，遼寧省共轄14個地級市，分別是沈陽市、大連市、鞍山市、撫順市、本溪市、丹東市、錦州市、營口市、阜新市、遼陽市、盤錦市、鐵嶺市、朝陽市、葫蘆島市。14個地級市城建檔案館相關(guān)工作負責人根據(jù)工作經(jīng)驗填寫了問卷。

3.調(diào)研數(shù)據(jù)收集方法。本次調(diào)查采取的數(shù)據(jù)收集方法為問卷自填法，具體做法是：首先，將設計好的問卷發(fā)布在問卷星上；然后，與普查對象的相關(guān)負責人電話溝通問卷填寫事宜，說明調(diào)研目的、意義及填寫注意事項；同時，將問卷星的鏈接發(fā)給相關(guān)負責人，并約定完成問卷填寫的截止時間；最后，按計劃下載問卷數(shù)據(jù)[1]。

二、數(shù)字檔案資源有效利用的調(diào)查數(shù)據(jù)分析

1.數(shù)字檔案資源的開發(fā)基礎。統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，樣本單位館藏囊括了綜合類、城市勘測類、城市規(guī)劃類、城市建設管理類、市政工程類、公共設施類、交通運輸工程類、工業(yè)建筑類、民用建筑類、名勝古跡園林綠化類、環(huán)境保護類、縣（村）鎮(zhèn)建設類、人防軍事工程類、水利防災類、工程設計類、地下管線類、聲像類、其他等18種檔案類型[2]。其中，達到或超過50%的樣本單位擁有綜合類、城市規(guī)劃類、城市建設管理類、市政工程類、交通運輸工程類、民用建筑類、工業(yè)建筑類、地下管線類等8個種類的檔案。57.14%的樣本單位（8家）數(shù)字化率達到了40%，28.57%的樣本單位（4家）數(shù)字化率達到了60%。57.14%的樣本單位（8家）制定了電子檔案接收制度/管理辦法，用于指導移交單位行程符合規(guī)范的電子檔案。42.86%的樣本單位（6家）實現(xiàn)了館藏的全文檢索。

數(shù)據(jù)表明，樣本單位數(shù)字檔案資源開發(fā)基礎有待加強。樣本單位館藏內(nèi)容種類豐富，但是數(shù)字化率偏低，沒有任何樣本單位數(shù)字化率達到80%，42.86%的樣本單位（6家）沒有制定電子檔案接收制度/管理辦法，57.14%的樣本單位（8家）沒有實現(xiàn)館藏的全文檢索。

2.數(shù)字檔案資源有效利用的制度建設。統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，71.43%的樣本單位（10家）制定了檔案提供利用的制度/管理辦法。50%的樣本單位（7家）制定了本單位檔案提供利用工作的計劃/規(guī)劃。數(shù)據(jù)表明，樣本單位對檔案利用工作重視程度有待加強。

3.數(shù)字檔案資源的利用需求。統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，檔案利用者的目的比較集中，從高到低的百分比依次是建設審批及竣工驗收（85.71%、12家），舊城區(qū)改造利用規(guī)劃（78.57%、11家），改造拆遷利用規(guī)劃、編修史志、部門工作考察（71.43%、10家），學術(shù)研究（42.86%、6家），查閱辦學和開辦公司安全保障資料（28.57%、4家）。利用者查詢利用較多的內(nèi)容主要是工業(yè)建筑類、民用建筑類（57.14%，8家），城市規(guī)劃類、市政工程類（50%，7家），城市建設管理類（42.86%，6家），其他類別所占比例不高。

4.數(shù)字檔案資源的開發(fā)程度。數(shù)據(jù)顯示，57.14%的樣本單位（8家）確定了檔案信息開發(fā)流程。50%的樣本單位（7家）建立了檔案開發(fā)利用體系的平臺。樣本單位主要圍繞城市規(guī)劃管理（50%、7家）、城建工程設計（42.86%、6家）、名勝古跡（35.71%、5家）等內(nèi)容開展了檔案展覽等多種檔案開發(fā)形式。78.57%的樣本單位（11家）、42.86%的樣本單位（6家）、35.71%的樣本單位（5家）分別圍繞重大工程項目、新中國成立70周年、中國共產(chǎn)黨成立100周年開展了檔案展覽等多種檔案開發(fā)形式。樣本單位每年為城市改建、擴建、領導規(guī)劃決策提供必要數(shù)據(jù)的比例由高到低依次是1—2次（35.71%、5家）、9—10次（28.57%、4家）、5—6次（21.43%、3家）、7—8次（7.14%、1家）。35.71%的樣本單位（5家）沒有建立專題知識庫，14.29%的樣本單位（2家）分別建立了1個、4個、5個和其他數(shù)量的專題知識庫，7.14%的樣本單位（1家）建立了2個專題知識庫。數(shù)據(jù)表明，樣本單位數(shù)字檔案資源開發(fā)程度不高。還有42.86%的樣本單位（6家）沒有確定檔案信息開發(fā)流程，50%的樣本單位（7家）沒有建立檔案開發(fā)利用體系的平臺，日常和專項檔案開發(fā)形式與比例都不多，為城市改擴建、領導決策提供必要數(shù)據(jù)的次數(shù)、建立專題知識庫的個數(shù)都很少。

5.數(shù)字檔案資源的提供利用。統(tǒng)計顯示，樣本單位熟悉館藏檔案與利用流程工作人員的百分比由高到低分別是30%—50%（含）（42.86%、6家）、10%—30%（含）（35.71%、5家）、70%—90%（含）（14.29%、2家）、50%—70%（含）（7.14%、1家）。樣本單位在利用服務過程中使用模糊檢索技術(shù)的比例是78.57%（11家），使用語義分析技術(shù)的比例是64.29%（9家），使用電子簽章的比例是42.86%（6家），使用知識圖譜的比例是35.71%（5家）。利用者檢索檔案方式的比例由高到低依次是主題詞（78.57%、11家）、題名（64.29%、9家）、著者和代碼（50%、7家）。71.43%的樣本單位（10家）收集了利用者評價。樣本單位在數(shù)字檔案資源提供利用過程中出現(xiàn)困難的比例由高到低依次是缺少經(jīng)費（64.29%、9家）、缺少專業(yè)人員（57.14%、8家）、缺少必要技術(shù)（50%、7家）、領導不重視（28.57%、4家）。數(shù)據(jù)表明，樣本單位對數(shù)字檔案資源提供利用工作做了大量工作，但困難重重。78.57%的樣本單位（11家）熟悉館藏檔案與利用流程的工作人員百分比沒有超過50%，知識圖譜、電子簽章使用比例偏低，樣本單位收集利用者評價的比例有待提高，經(jīng)費、人員、技術(shù)嚴重短缺。

6.數(shù)字檔案資源有效利用的系統(tǒng)平臺保障。統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，21.43%的樣本單位（3家）建設了符合國家檔案局要求的數(shù)字檔案館，比例較低，數(shù)字檔案資源有效利用的系統(tǒng)平臺保障問題嚴重。

三、數(shù)字檔案資源有效利用優(yōu)化策略

1.夯實開發(fā)基礎。（1）提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。堅持“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，盡早實現(xiàn)檔案館館藏存量檔案100%數(shù)字化。保障檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，進一步提高館藏存量數(shù)字資源質(zhì)量，確保移交進館的數(shù)字化副本符合進館質(zhì)量要求。（2）接收建筑信息模型數(shù)據(jù)入館。建筑信息模型檔案的存儲與利用，有利于解決建筑項目長期運營和維護過程中的數(shù)據(jù)存儲、動態(tài)更新與各種數(shù)據(jù)利用問題，為智慧城市建設提供建筑的基礎信息。各城建檔案館應盡快接收建筑信息模型數(shù)據(jù)入館，建設建筑信息模型數(shù)據(jù)開發(fā)的基礎，提高輕量化展示能力，滿足建筑信息模型數(shù)據(jù)利用需求。

2.持續(xù)加強制度建設。各城建檔案館需要建設數(shù)字檔案資源開發(fā)利用制度體系，在管理制度層面統(tǒng)一檔案開發(fā)利用工作的開展，做好頂層設計和系統(tǒng)布局，規(guī)范管理檔案資源建設要求、檔案開發(fā)業(yè)務流程、開發(fā)成果評審與評比納入等方面的內(nèi)容，加強檔案開發(fā)工作的頂層策劃，推動檔案開發(fā)成果向系列化、專業(yè)化發(fā)展。

3.多方面做好開發(fā)工作。檔案開發(fā)工作是在深入研究檔案信息內(nèi)容的基礎上，對檔案信息進行收集、篩選、加工，形成不同形式的開發(fā)成果，以滿足利用需求的一項專業(yè)性工作。（1）利用數(shù)字技術(shù)提升檔案展覽吸引力。將數(shù)字技術(shù)應用于檔案展覽，能提升展覽的互動性、多維性以及體驗感，以此提升檔案展覽效果，從而達到更高效的傳播與科普作用；能幫助觀眾更好地理解與吸收檔案展覽內(nèi)容，滿足人們的精神文化需求。（2）拓展開發(fā)形式。除了檔案展覽，各城建檔案館可以積極利用館藏數(shù)字檔案資源，開發(fā)多種類型的檔案產(chǎn)品，如綜合類開發(fā)成果，包括史、志、年鑒、大事記、畫冊、展覽大綱等；工程項目類開發(fā)成果，包括工程項目建設史、工程項目情況簡介、工程項目建設專題片、工程項目建設大事記、工程項目建設圖冊等。（3）建立專題知識庫。各城建檔案館可根據(jù)館藏檔案內(nèi)容，建立專題資源庫，通過有組織地分析、篩選、整合，把某一特定專題的檔案集中、有序、系統(tǒng)地組織在一起，為城市改建、擴建、領導規(guī)劃決策提供必要數(shù)據(jù)。（4）協(xié)同開發(fā)檔案資源。聯(lián)合開發(fā)、協(xié)同開發(fā)是檔案資源開發(fā)的新趨勢，可以為檔案資源的開發(fā)注入新活力，為檔案管理帶來優(yōu)勢，并通過新穎的檔案資源開發(fā)方式更加充分地發(fā)揮檔案的價值。

4.持續(xù)做好提供利用工作。（1）加強人員培訓。首先，善于學習借鑒兄弟單位的或者不同行業(yè)，如博物館、圖書館等單位的好做法。其次，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢。最后，“走出去”與“請進來”相結(jié)合開展知識培訓。（2）善用利用者評價。利用者是檔案提供利用的服務對象，檔案的提供利用應充分了解用戶當前和未來的需求，選定資源基礎，明晰檔案開發(fā)的方向，根據(jù)利用者最關(guān)心、最感興趣、最具代表性的話題進行選題，并選擇合理的開發(fā)模式，為利用者提供檔案開發(fā)產(chǎn)品，滿足利用者多樣的利用需求。（3）主動推送數(shù)字檔案資源產(chǎn)品。在現(xiàn)有的檔案開發(fā)基礎上，運用大數(shù)據(jù)分析手段，分析出利用者對城建檔案相關(guān)知識的需求，按照專業(yè)分類，將微信公眾號及新聞媒體的相關(guān)碎片信息，整合資源，主動推送，為社會大眾提供系統(tǒng)性的城建知識，滿足社會各類人員的需求。（4）使用電子印章技術(shù)。電子印章技術(shù)的應用可以減少紙質(zhì)材料和實體印章使用，建立程序更便利、資源更集約的政務服務新模式。在城建檔案館提供利用過程中使用電子印章技術(shù)，可以大幅度減少人工操作，提高工作效率。（5）引入知識圖譜技術(shù)。在城建檔案知識開發(fā)利用中，用可視化技術(shù)描述城建檔案知識資源及其載體，挖掘、分析、構(gòu)建、繪制和顯示知識及它們之間的相互聯(lián)系，將在很大程度上幫助社會公眾理解、發(fā)現(xiàn)城建檔案知識點，提高城建檔案的利用率。

5.加強平臺保障建設。數(shù)字檔案館是數(shù)字檔案資源有效利用的依托平臺。數(shù)字檔案館利用知識管理、大數(shù)據(jù)等理念和技術(shù)，創(chuàng)新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工和知識化組織，以檔案利用需求為導向，有針對性地主動提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務，最終實現(xiàn)檔案服務的知識化[3]。各城建檔案館需建設集基礎設施、檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源、標準規(guī)范、安全保密體系于一體的檔案數(shù)字化綜合應用平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的全過程管理和高效便捷利用。