論行政事務管理工作的重要性及其優化策略

周金龍

（江蘇省有色金屬華東地質勘查局，江蘇南京 210007）

0 引言

辦公室的行政事務管理工作對單位各個部門的調動、監督與發展起到重要作用。辦公室的行政事務管理工作看似簡單，實際上是非常繁雜并且有難度的一項工作，綜合性強。工作內容不僅包括對公司內部人員的溝通與調配，還需增加公司內部員工之間的聯系與溝通以及傳播公司文化等等。可以說，辦公室的行政事務管理工作在整個單位的運轉過程中起到承上啟下的綜合作用。因此，辦公室行政事務管理工作能否積極、高效的開展便顯得至關重要。在實際的工作過程中，辦公室行政事務管理工作不可避免的會受外界環境影響，如何協調辦公室行政事務管理工作與外界環境的影響的重要性不言而喻。當下，隨著我國經濟的不斷發展，各種類型的公司日益增多，辦公室作為機關內部不可缺少的一部分，在不同規模公司的發展中都起到了不可或缺的重要作用。

1 辦公室行政管理人員必備的綜合素養

當今社會發展越來越快，公司的發展速度也十分迅猛，辦公室的行政管理工作越來越被重視，對辦公室人員的要求也越來越嚴格。在過去的工作模式中，由于對辦公室行政事務管理工作的認識程度有限，導致了很多辦公室行政事務管理工作人員專業素養不夠。現在各個單位已逐步開始配置專業的辦公室行政事務管理工作人員，但就目前的情況來看，還有很多單位存在著辦公室行政事務管理工作人員不夠專業，工作效率不高，溝通能力欠缺，協調能力較弱等問題。專業的工作技能是日常工作中的必備基礎，工作技能完善才能帶動工作效率的提高，而擁有良好的溝通能力可以使辦公室人員在工作中和其他員工保持良好的狀態，以免出現員工不配合或工作難以進展的不當場面。協調能力是辦公室人員需要具備的另一種重要的素質能力，上傳下達領導的決策和任務是辦公室人員的另一項工作內容，領會好領導的決策，協調相應的工作人員協同配合，推動工作任務按進度進行，保證工作任務按時完成，是推進工作任務流暢進行的必備基礎。一旦出現協調失誤，會使工作出現停擺，難以為繼。因此，我們必須要切實提高工作人員的綜合素質，加大對行政事務管理人員的素質能力分析，及時發現他們在處理實際工作當中存在的問題和不足，分析問題出現的原因，找到他們能力和素質方面的欠缺，及時進行針對性的培訓教育工作。后續在對行政管理人員進行教育培訓時，一方面要關注其專業業務素質的培養，要求其掌握豐富的行政事務管理理論和實踐技能，具備能夠在行政事務信息化管理當中適應自動化辦公的能力，同時還需要不斷提高交往溝通能力、應變能力、創新能力等方面的素質。另一方面要關注行政管理人員職業道德素質的培訓，提高他們的責任意識和愛崗敬業意識，更好的承擔行政管理的各項職能，為機關單位在新時期的創新改革和綜合發展作出貢獻。

2 提高辦公室行政事務管理的具體措施

2.1 做好頂層設計，準確定位管理范圍

做好頂層設計，準確定位辦公室行政事務的管理范圍。綜合類工作的性質決定了辦公室行政事務管理工作的繁雜，就當前行政事務管理工作現狀而言，定位不明確的情況亟待解決。權責不明是工作過程中的大忌，辦公室行政事務關系到機關單位運轉發展的各個方面，行政事務管理范圍劃定不明確會導致辦公室行政事務管理工作人員在工作時承擔了很多額外的工作量，從而使工作效率大打折扣，甚至造成工作混亂的現象。因此，機關單位必須切實提高對辦公室行政事務管理工作的重視，要根據單位的實際情況做到明確工作職責，做到一事一人，事事有人管，責任有人負。還需在思想上和行動上加大關注和投入，加強對辦公室行政事務管理工作的調查和研究，認真查看實際工作中是否存在權責不清、職位交叉和管理無序的問題，結合實際情況及時迅速地進行有效整改。我們要集思廣益地促使辦公室行政管理的工作效率正向提高，進一步強化管理定位，機關單位要指導辦公室做好行政事務要性和職能的宣傳教育工作，也要與各個部門人員積極溝通，確保各部門各個工作人員積極支持，協同配合行政機關做好相關工作。

2.2 完善辦公室行政事務管理機制

我們還需完善辦公室行政事務管理機制，我們在實際工作必須做到各項工作的貫徹落實都嚴格依照相關流程，要做到一切從實際出發，實事求是地了解行政事務管理當中的不足，在管理方式上勇于創新，在管理方法上大膽突破。機關單位也要讓廣大工作人員充分履行參與和建議的職能，以及需要落實獎懲機制，利用獎懲分離的手段健全辦公室行政事務管理模式，規范各個部門和人員的職責，保障行政事務管理的質量與效率。

2.3 構建信息化行政事務管理系統

現在正值網絡信息技術飛速發展和廣泛應用的重要時代，構建信息化行政事務管理系統不可或缺。機關單位在辦公室行政事務管理需要做好對現代技術的應用和有效融合，為管理現代化的實現以及管理效率的提高提供強大的技術支持。我們不僅要積極做好技術應用的更新工作，為效率和質量的提升提供“糧草”，還需要在具體實踐當中要加大改革力度，在技術以及資金方面給予有力支持，將計算機設備和網絡信息系統優化納入到現代化管理體系當中，保障各項工作的有序開展。

2.4 樹立大局意識，提高決策能力

做好行政事務管理工作，機關單位需要深入研究新時期辦公室行政事務管理的優化策略，切實做到開拓創新，要堅持與時代并聯的管理理念。行政人員在行政事務管理中要積極引進現代化的管理理念，對行政事務和管理范圍要有一個明確地界定，在日常工作中，要做到對各個環節、各個流程都熟練掌握，以保證能正確穩妥地發揮輔助決策的職能。習近平總書記在2020年秋季學期中央黨校（國家行政學院）中青年干部培訓班開班式上發表重要講話，提出將“提高科學決策能力”作為領導干部特別是年輕干部必須提高的七種能力之一，這對于行政人員而言意義重大。作為行政人員，我們不僅要提高科學決策能力、樹立戰略思維和大局意識，更要具備應急處變的專業能力，找準定位，提高風險預判能力、在治理環境中領導和管理能力、復雜體系中參與和影響決策的能力、不確定條件下分析和解決問題能力、變化情境中踐行公共管理判斷能力、多元群體當中多元互動能力。

3 優化行政管理事務工作的策略

3.1 堅持以人為本原則，提高工作人員積極性

辦公室行政管理工作，要重視個人可能會對公司帶來的影響。具體來說，行政機關單位必須要采取合理有效的管理模式來幫助工作人員形成正確的思想觀念，以此來促使他們更好地為單位發展服務。行政機關單位應該重視各項行政事務管理工作的高效開展，在工作過程中，始終堅持以人為本原則，幫助工作人員提高工作積極性，加強其自身素質的建設，幫助他們不斷擴大知識面，提高自身創新能力。辦公室行政管理工作是一項綜合性、系統性的工作，工作人員既要做好領導交代的工作，服務好領導，更要做好自身崗位的日常工作，協調各部門有效配合。所以在行政管理工作中，我們要始終牢記圍繞全局工作、重點和中心工作來開展。

3.2 建立工作保障機制和工作創新機制

要建立工作保障機制和工作創新機制，努力形成一個“協調有序、溝通順暢、部門和諧、運轉高效”的行政事務管理工作保障機制。要大膽突破和創新，勇于打破陳規和部門利益藩籬，深入實踐，積極探索行政事務管理工作的新思想、新方式，才能使行政事務的管理工作更加高效有序，科學透明，提升工作效率，拔高服務質量。

3.3 完善監督制度和工作考核機制

要在服務質量監督和考核獎罰上做到公平、公正、公開、透明，還要不斷總結管理經驗，針對工作執行力起到優化保障的效果，切實考慮到工作人員的自身水平和真實訴求。我們要促使監督、考核機制與激勵、保障機制緊密結合，使得實際問題可以有效解決，形成有利于單位團結高效運轉的長效機制。在日常工作中，還要高度重視單位的文化構建，借助積極向上的文化提高行政事務管理效率，提高工作人員的工作意識。同時，可以借助多種宣傳手段，促使行政事務管理人員不斷自查自省，意識到自身職責的重要性，進而達到自我約束和自我規范的效果。

4 結語

辦公室行政事務管理是機關單位改革和創新發展的奠基石，是單位高效運轉的重要保證，是所有部門工作運行的重要樞紐，也是進行單位內部信息上傳下達的主要橋梁，所以我們必須切實意識到行政事務管理工作的重要性。要順應時代的潮流，不斷完善相應的行政事務管理體系，不斷優化行政管理事務工作的策略，要運用科學規范的管理方法，大膽突破，以便更好的適應新時期對機關單位管理工作的要求。新時期行政事務管理工作仍要長遠謀劃，準確定位，繼續提高行政事務管理人員素質，借助網絡信息技術構建信息化管理系統，推動行政事務管理工作高效運行，促進行政事務管理工作不斷發展。