機關檔案信息化建設研究

薛圓圓

現代信息技術在檔案管理中的滲透與應用，推動機關檔案信息化建設的發展，使機關檔案進入信息化管理階段。由于機關檔案數量較多，如果采取傳統檔案管理手段，則會存在效率低下、資料缺失和查詢使用不便等問題，采取信息化管理技術則可以有效提高機關檔案管理效率和機關檔案服務質量。

一、機關檔案信息化建設的內涵與意義

1.機關檔案信息化建設內涵。對于機關檔案信息化建設內涵的界定，可以主要從兩個方面加以分析：第一，在機關檔案管理過程中，通過現代信息技術的應用，對機關檔案資料進行開發和應用，建立機關檔案網絡信息平臺，建立管理、分類、查詢統一標準，建立科學、便捷的機關檔案管理模式，有效提高機關檔案利用效率；第二，通過現代信息技術的應用，對機關檔案信息進行客觀記錄和高效調取，實現機關檔案的綠色高效管理[1]。

2.機關檔案信息化建設意義。機關檔案在推進信息化建設過程中，信息化建檔是最初也是最重要的環節，它可以有效提高機關檔案管理水平。機關檔案信息建設的主要意義體現在以下兩個方面：第一，信息化建設可以推動機關檔案的規范管理。機關檔案信息化建設可以幫助單位存儲、提供更多的檔案數據和檔案資料，為檔案使用者提供便捷檔案信息查詢平臺，進而為機關檔案的科學管理奠定基礎。第二，信息化建設能夠有效提高機關檔案管理水平。機關檔案信息化建設可以使單位更快、更廣泛地開展檔案信息資料收集工作，而且也能節省機關檔案收集、存儲的空間，從而為機關檔案人力物力與財力的節省奠定了基礎，也能夠有效提升機關檔案管理效率，為機關經濟效益和社會效益提升奠定基礎。

二、機關檔案信息化建設現狀和存在的不足

當前，許多機關單位對檔案信息化建設工作比較重視，已經開展了相關工作。但是由于諸多因素的限制，機關檔案信息化建設中存在著以下幾個方面的問題。

1.機關檔案管理人員的信息化意識和專業知識欠缺。一些機關在開展檔案管理工作中，為了解決現代社會檔案信息過多、檔案數量過大等方面的問題，同時也是為了防止存儲環境對檔案資料保管安全造成危害，以及讓檔案資料方便查詢和便于管理等，開展了機關檔案信息化建設工作，為機關檔案管理配備了先進的技術設備，但是仍然出現機關檔案信息化建設停滯不前的問題。其主要原因是，一些在機關從事檔案管理工作的人員年齡偏大，他們缺乏信息化管理的意識和能力，甚至還有人員無法熟練操作電腦和檔案管理軟件，不能把機關檔案內容和信息及時錄入。而且他們在缺乏學習動力的情況下，可能會對學習使用檔案管理相關軟件產生一定陌生感、排斥感，寧愿繼續堅守著機關檔案傳統工作方式和服務方式，導致機關檔案管理耗時長、效率低，即使機關單位想推進檔案信息化建設工作，也很難落實，很難確保機關檔案資料的真實性、完整性、時效性等，對機關檔案管理工作質量產生較大影響[2]。

2.機關檔案信息化建設中存在著一些不規范行為。如果說機關檔案管理人員的信息化意識和專業知識欠缺是客觀問題，則機關檔案信息化建設中存在的一些不規范行為就是主觀原因了。在機關檔案信息化建設過程中，由于檔案管理人員的信息化素養與能力參差不齊，以及機關檔案信息化建設缺乏國家統一標準與要求，導致機關檔案信息化建設中存在著一些不規范的情況[3]。第一，機關檔案信息化操作行為的不規范，導致信息錄入出現錯誤，特別是圖片文檔失真、檔案信息殘缺等，而這些問題甚至可能也在機關重要檔案的錄入過程中出現。第二，各部門的機關檔案錄入缺乏統一標準，基本上每個行業領域和每個系統的機關單位都有自己的檔案錄入模板，檔案在分類標準、排列方式和檔案信息管理軟件等方面都不一致，許多機關單位的檔案信息化展現形式存在較大差異。第三，由于各個部門檔案信息化建設工作缺乏統一標準，檔案在不同機關單位之間的共享使用存在較大問題，如公安部門和民政部門的機關檔案標準不統一，導致公安部門在辦案過程中向民政部門調用檔案信息的時候，就可能存在關鍵內容缺失問題。因此，各個機關單位檔案信息化建設缺乏統一標準，對整個行政機關單位的檔案資源共享使用產生了一定的阻礙作用。

3.機關檔案信息化建設過程中安全意識不足。首先，在一些機關中從事檔案管理工作人員，并非是專門的計算機專業人員，即使他們具備一定的檔案信息錄入技能，也可能存在對檔案資料的網絡安全管理意識與能力不足的問題。在現代社會中，隨著現代信息技術越來越發達，各種病毒、木馬、黑客也對網絡安全發起攻擊。因此，在推進機關檔案信息化建設過程中，如果僅僅依靠現有的免費殺毒軟件，是無法抵擋病毒等對檔案信息的侵襲的，從而對機關檔案安全管理產生很大影響。其次，由于部分機關檔案管理人員缺乏檔案資料備份意識，未能及時對機關檔案進行備份，在出現檔案信息化設備損壞或者中毒問題以后，可能就會對檔案信息資料安全保管產生直接影響。因此，安全問題是影響機關檔案信息化建設的主要因素。

三、機關檔案信息化建設的思路與策略

檔案信息化建設，是機關檔案管理必然趨勢，也是機關檔案管理工作規范發展、質量提升的必由之路[4]。針對機關檔案信息化建設中存在的問題，主要可以從以下幾個方面予以改進與提升。

1.提高機關檔案管理人員信息化意識與能力。提高機關檔案管理人員的信息化意識與能力，是開展機關檔案信息化建設工作的前提。機關檔案管理人員絕對不能以自己年齡偏大、缺乏學習能力為理由和借口，不接受檔案信息化技術的學習與培訓，要讓他們自覺根據機關檔案信息化建設的要求，努力加強相關業務知識的學習，努力適應機關檔案信息化建設的要求。第一，機關單位可以聘請專業技術人員，對機關檔案管理人員開展專門技能培訓，加強對機關檔案工作人員的技術指導。在開展培訓學習過程中，重點是要讓機關檔案管理人員熟練掌握檔案信息化工作的各項工作技能，并在機關檔案信息化設備出現問題以后，可以獨立開展有效處理工作。第二，機關檔案管理人員在參加學習培訓過程中，要重點加強對機關檔案信息錄入技能、掃描技能和備份技能的學習，確保檔案信息化建設工作有序推進。第三，通過機關檔案管理人員信息化管理能力的培訓與提升，提高機關檔案管理人員工作效率，特別是可以解決機關檔案信息資源的利用率，提升機關檔案信息資源社會服務效能。

2.不斷豐富和優化機關檔案資源建設。機關檔案信息化建設前提是檔案資料的收集與歸檔，從而為其提供足夠的資源支持。豐富充足的館藏資源是優化機關檔案館藏資源結構的前提，也是開展機關檔案信息化建設的前提。第一，在對機關檔案資源進行豐富完善的過程中，檔案管理人員要注重機關檔案信息資源收集的連貫性和系統性，特別是在機關檔案信息資源征集范圍上進行創新，不僅要把機關文書檔案作為檔案信息資源庫重要來源，而且還要進一步擴大檔案信息資源的社會性，注重收集與機關單位相關的科學研究、經濟建設等方面的檔案，也包括一些具有地方特色的歷史文化檔案。第二，對檔案信息資源進行整合，重點是要優化機關檔案資源結構，甚至可以改變檔案管理的被動地位，主動為機關工作提供信息參謀。由于社會信息化趨勢明顯，必然也為機關檔案信息化建設增添了更多的工作壓力，但是同時也促進了機關檔案載體多樣化和機關檔案信息資源豐富化。要想從海量的機關檔案信息資源中及時獲取有用的信息，就必須要對機關檔案信息內容進行研究分析、整合篩選等，開展機關檔案專題目錄工作。機關檔案專題目錄作為檔案信息資源檢索工作開展的前提，改變了傳統的檔案檢索方式，對機關檔案信息開展系統化的匯總與篩選，對檔案信息資源中的重要價值進行提煉。為了有效提升機關檔案信息資源的作用，對其潛在價值進行充分挖掘，檔案管理人員必須能夠發揮自身優勢，對機關檔案中的相同或相關檔案信息資源加以整合，形成專題目錄，為檔案資源使用提供檢索，提升機關檔案信息資源的利用率。第三，要對機關檔案信息資源價值進行研究，充分發掘機關檔案信息資源中的價值，機關檔案管理人員可以發揮自身的工作經驗和專業優勢，對機關業務工作重點和方向進行了解與關注，對機關業務開展作出客觀綜合評價，從而為機關檔案信息化建設提供方向性指導。

3.探索開展機關檔案信息化建設外包服務模式。機關檔案外包作為檔案領域中的外包模式的應用，也是機關檔案專業分工細化的重要方式，是解決機關檔案信息化建設中的人力、設備、技術、經驗不足問題而采取的重要方式。一般情況下，檔案信息整理、檔案資料歸檔、檔案資源數字化，是機關檔案信息化建設中的檔案外包主要業務內容。但是，專業檔案管理公司一般是以營利為目標，其檔案數字化處理也基本采取計件制收費，導致工作人員流動性比較強，可能對機關檔案管理工作重要性認識不足，從而導致機關檔案資源數字化水平良莠不齊。為了加強機關檔案信息化中的外包服務質量，要制定一些專門的工作管理規范，重點是對機關檔案外包服務中的檔案安全、檔案資料掃描質量、機關檔案資料重復或遺漏收錄等問題進行關注，對機關檔案信息化建設中的檔案資料自身安全性進行關注。

4.強化機關檔案信息化建設中的安全防范工作，加強機關檔案信息資源的安全管理。機關單位在開展檔案信息化建設過程中，要重視檔案信息資源的安全利用和安全備份問題。機關檔案信息化建設，要求必須對檔案資源進行安全備份，這是機關檔案管理的基礎工作任務。機關單位在開展檔案資料數字化處理工作以后，還要對紙質檔案進行安全封存，特別是對數字化檔案信息進行雙備份，一份檔案資源供異地保存，一份檔案資源供查閱使用，這也是機關單位確保檔案信息化建設安全實施的最有效方式。在開展機關檔案信息化建設過程中，必須要對機關檔案管理人員開展安全保密培訓，對利害關系進行陳述和強調，對機關檔案資源的安全責任加以明確。在開展機關檔案信息化建設過程中，要在檔案管理辦公場所建立完善的安全保密規章制度與要求，對檔案管理工作場景進行全方位監控，確保機關檔案資源的安全和各項檔案管理保密制度得以落實。