我國檔案服務企業管理創新路徑研究

朱建邦 謝永憲 房小可

一、我國檔案服務企業發展歷程

“檔案服務業”是一個比較新的概念，對于不少檔案行業內人士也是個新鮮事物，近幾年才引起一定社會關注。學術界有關這一概念的界定還沒有達成統一的共識，還存在諸多疑義和分歧。相關研究包括“檔案中介服務”“檔案服務業企業”“檔案社會化服務”等，發表的論文不多。但無論理論上如何辯證，基于市場實際經營行為主體的基本共識是，檔案服務企業作為一種市場主體的實際存在，指公民、法人或者其他組織依法設立的專門從事檔案整理、檔案寄存、檔案保護、檔案數字化、檔案價值鑒定、評估、檔案咨詢培訓、管理軟件開發等檔案服務業務的企業。

1.我國檔案服務企業起點低。20世紀80年代末，我國開始出現第一批檔案服務中心，由檔案部門職能衍生而來，提供檔案設備、檔案裝具、檔案用品等附屬性服務，業務和資源上對檔案部門依賴性強，經營管理不獨立，服務類型單一，不具備企業特征。經過近十年的發展，檔案行政管理部門或行業組織主辦的檔案事務所、信息開發服務中心、技術服務中心等檔案中介機構，開始從事檔案咨詢服務、技術服務、代辦各類檔案事務、寄存托管、咨詢鑒定等業務。多數的檔案服務企業如檔案寄存公司、檔案信息技術公司等，并不具有中介性和居間服務功能，仍然依賴于檔案行政管理機關，不具有獨立運作的能力，而且受我國區域經濟發展不平衡影響，各地檔案服務中介機構的發展水平差異較大。

進入21世紀，民營型檔案服務業企業和外資型檔案服務企業開始出現，業務范圍有所擴展，從傳統檔案整理、寄存、咨詢、檔案用品生產和供應，進化到采用先進的技術和設備進行檔案數字化、檔案安全銷毀、檔案管理軟件開發、檔案數據備份等服務，突破了傳統的業務范圍，服務理念不斷提升；但地區發展依舊不平衡，服務對象較為單一，存在行業性的不成熟與不規范。

2.我國檔案服務企業規模小。目前，我國檔案服務企業發展到現在已經以合伙企業、公司制企業為主，其中民營企業、中小企業占絕對數量優勢，其次是少數國營、外資等企業；業務類型從原有的提供檔案裝具、復印等簡單服務，發展到現在的檔案整理、檔案托管、數字化、數據處理、軟件開發、數據保全等檔案服務產業鏈，已形成一定的產業規模，主體構成由最初檔案設備裝具制造廠、檔案中介機構、檔案信息咨詢服務中心、檔案寄存服務中心等逐漸發展到檔案外包服務企業、檔案數字化服務企業、檔案綜合管理服務企業等，以提供區域性行業性檔案市場化社會化服務為主要業務，尚無跨國跨行業經營的企業集團。雖然發展歷史并不短，但受股本大小以及最低市值等諸多因素的限制，大多數檔案服務企業不具備在深圳證券交易所主板市場和中小企業板塊上市的資格，能夠上市的檔案服務業企業數為零。

3.我國檔案服務企業發展慢。數字經濟時代，傳統檔案、數字檔案存量飛速增長，在檔案裝具用品、寄存托管、數字化、電子文件存儲、數據挖掘、管理軟件、展示展覽服務、BPO①咨詢等方面需求發展快速。但在有限數量的規模以上②檔案服務企業中，與檔案有關的業務只占這些企業的經營范圍中的一部分，專業程度并不高，并且以整理、歸檔、存儲、數字化等初級業務為主，高科技、大數據、數據挖掘等業務的能力較差。以檔案寄存為例，絕大多數世界500強企業外包本企業非核心的檔案寄存業務，眾多國際大型檔案服務企業已實現跨國規模化運營并進入長期金融市場。面對我國幾十億卷（件）的檔案保存量擁有的巨大的潛在產值，我國檔案服務產業發展尚跟不上市場需求增長的腳步。

數據顯示③，與那些和檔案服務業直接相關的大數據、信息產業等形成鮮明對照的是，經過幾十年的發展，我國檔案服務企業薪資水平低，福利相對較少，員工學歷以大中專居多，以20—30歲的年輕人為主，在大數據服務項目開發等滿足檔案服務高科技領域的需求方面存在明顯的知識和技能短板。并且至今無上市企業，無強大有力的“國家隊”企業，無獨資跨國企業，無“獨角獸”④型企業，規模以上企業數量少，沒有形成創新型企業群，金融能力、市場拓展能力、業務創新能力、產業鏈增值和創新能力較弱。

二、新修訂的《檔案法》頒布后檔案服務企業管理創新的機遇

1.“放管服”使檔案服務市場化程度迅速發展。檔案機構改革及《檔案法》的修訂，使得“放管服”背景下檔案服務市場化的程度迅速提高，檔案行政管理部門對檔案服務企業的行政管控弱化，履行檔案管理職能時將更多需要市場和社會的協同治理，更加需要檔案服務企業提供專業化和高效率的服務。一些由檔案行政管理部門行使的技術性業務，如專業咨詢、業務培訓、檔案價值鑒定、評估等，將更多地交給第三方的專業機構和更專業化的檔案服務企業承擔，傳統的檔案裝具、托管寄存、數字化、保護修復類企業迅速壯大的同時，商業性文件中心、電子檔案保全、數據挖掘、大數據應用等新的檔案服務項目將應勢而生，檔案服務企業數量和類型迅速增加，檔案服務市場發展潛力巨大，前景可期。

2.網絡時代檔案資源結構數字化、多元化、社會化程度迅速提升。網絡時代社會關系的重構導致檔案結構重構，檔案資源結構已經發生歷史性改變，檔案資源多元化、社會化的程度越來越高。新修訂的《檔案法》實施后，檔案信息化勢必進入快速發展軌道，電子檔案、傳統載體檔案數字化、檔案數字資源的安全保存和有效利用等需求井噴式增長。我國檔案服務市場已經對檔案信息化建設、電子檔案管理信息系統、數字檔案館、檔案信息資源共享服務平臺建設提出了更多更具體的需求。檔案結構主體的數字化、多元化、社會化，使得數字化信息化檔案服務的新型市場需求、服務類型、產品種類不斷涌現，供給側創新發展動力強勁，產業鏈中的價值鏈、企業鏈、供需鏈和空間鏈四個維度不斷生長，檔案服務市場和檔案服務企業發展迎來最好時機。

3.檔案服務業吸引金融、人力資本等資源配置市場更多關注。新時代語境中，金融是企業的本質，金融能力是企業根本性核心競爭力，注重業務、開拓市場固然非常重要，但企業金融能力的競爭決定著企業生存，需要了解投融資的基本規律，積極參與各類重要金融活動，推進企業投資與融資制度創新，長期保持在金融市場的活躍度和知名度，盡快成長為真正意義上的現代化企業。檔案服務市場占有率的基本元素來源于資金、科技領先和人才優勢，以及快捷的運營系統和獨特的優質服務，市場化配置使得更多的資金、人才、技術等社會資源更快地涌入檔案行業，檔案服務行業獲得了空前的發展機遇。但目前傳統型的檔案服務企業金融意識和金融活動能力不足，檔案專業人才以及技術研發型人才數量少且流動性大，部分企業出現了招聘檔案專業員工難的問題，發展資金不足導致高級管理人員流動性大。一些中小企業資金和高級人才的缺乏，出現了人力資源發展瓶頸，企業絕大部分精力忙于抓業務跑市場，仍然感覺發展十分吃力，以目前的資金和人員結構難以應對檔案服務企業快速發展所需要的創新優勢、技術優勢、數據優勢和資本優勢，無力優化服務和參與數字社會治理的激烈競爭，出現了投資和人力資本市場的價值洼地，具有可以預期的巨大的潛在投資價值，有可能吸引一批有前瞻戰略眼光的金融力量的關注。

三、檔案服務企業管理創新面臨的問題

1.企業管理創新的基本含義。管理創新是指企業把新的管理方法、新的管理手段和新的管理模式等要素或者要素組合引入企業管理系統，以便讓組織目標更高效地實現。管理創新的靈魂是觀念創新，管理者必須緊跟時代步伐，搶抓機遇，敢于創新，不斷地創造或引進最新的思想觀念，不斷加強企業核心競爭力，對企業內部資源配置進行優化與調整，增強品牌和形象創新，促進企業可持續長遠發展的能力。只有不斷地進行創新，企業才會走得更穩、更遠。

2.檔案服務企業管理創新的主要問題。

（1）缺少頂層創新規劃。目前，檔案服務企業整體層面在管理創新戰略上缺少整齊劃一與長久有效的監管，沒有長效創新機制，缺少權威的管理創新龍頭企業或行業組織，企業各自為政、一盤散沙。檔案服務企業作為服務行業中的“少數”，雖然與社會經濟生活密切相關，但在金融、高科技等創新集中的領域并沒有太多認知度，還沒有切實認識到服務創新尤其是金融創新的作用。企業缺少完善的企業管理創新規劃，缺少特別突出的服務創新的企業形象。《檔案法》修訂后，隨著檔案服務市場的開放，檔案服務需求日益增長，檔案服務企業如果不能對市場進行合理的區分和確定，發揮自身的優勢，服務就會逐漸與其他檔案服務企業同質化，結局就是失去顧客、失去市場先機。我國檔案服務市場升級速度越來越快，龐大的檔案服務市場意味著巨大的潛在商機，檔案服務企業完成了基本的資本積累，以行業性局域性業務為基礎逐漸向中高端檔案服務進軍，檔案服務市場的競爭將日趨激烈。競爭是提升產業水平，提高服務質量，促進研發創新的最佳動能，我國檔案服務同化現象比較嚴重，多數檔案服務企業滿足于跟在市場需求的后面走，在與客戶的博弈關系中始終處于劣勢，以價格競爭為主的低端競爭非常激烈，但金融、技術等高端競爭能力普遍偏弱，而且缺少對市場需要和顧客消費心理的深度研判和長期分析，缺失引領性的服務創新，欠缺市場觀念和創新思維，很難走在需求之前，用創新引領需求。

（2）缺少高端服務創新。對于檔案服務企業來講，檔案服務品質的優劣取決于其服務顧客的能力和水準，健全的服務對檔案服務企業的創新開展發揮了非常重要的功能。長久以來，我國檔案服務企業市場競爭思維弱，不注重消費者的心理活動，沿襲官方檔案業務拓展出來的檔案服務，很多制度都使用原本的檔案服務管理規定，服務流程僵硬呆板，效率和服務質量參差不齊。循規蹈矩是傳統檔案服務的體制特點，雖然盡可能保證了檔案服務的基礎性和嚴格性，但是服務的理念須與時俱進，不斷爭取和整合優質市場資源，以創新的產品和服務來契合用戶需求。檔案服務行業的基石是服務的品質和能力，作為檔案服務企業，服務客戶是重中之重，以顧客權益為基礎，是獲得顧客的最有效方法。企業管理創新是為了促進企業的更好發展，而缺少戰略創新性主動性，缺少完備的企業管理創新和高端服務創新的計劃，服務模式不夠靈活、營運效能低，使本身的業務優勢難以體現，面對技術、業務研發以及市場開拓、服務創新方面就會出現明顯不足。

（3）缺少形象品牌創新。隨著檔案服務市場的競爭日趨激烈，數字化、網絡化、云端融合等是檔案服務企業競爭的新走向，企業形象和品牌創新的競爭是其核心，由此可以帶來巨大的業務拓展面和客戶黏性，憑借實力實現品牌創新發展的企業才是最后獲勝者。個別檔案服務企業為了搶占市場份額，以降低服務費用來爭取客戶，甚至出現惡意低價中標現象。只是單純使用低價互相競爭，沒有檔案服務能力、形象品牌的創新，在長期競爭中很難維持比較好的市場占有率和顧客的忠誠度。人是創新的基礎要點，管理創新、形象創新、品牌創新都需要企業全體員工的共同參與，每一名員工都應有足夠全面的創新思維，并且能通過本身的日常行動來踐行企業文化創新。如果欠缺市場和競爭思維，不能及時得到應對市場變動的創新文化教育，認識不到創新形象能夠帶來的市場和利益，不能全力發展新業務，服務創新不完善，服務品質參差不齊，不能樹立企業創新形象，塑造品牌，不僅得不到原生業務市場份額，也很難獲得金融市場的關注和好評，在前端市場資源競爭中失去先機。

綜合分析，阻礙檔案服務企業發展的主要因素是企業創新能力不足，各地區的企業創新研發的力度很小，全員創新思維不強，各自獨立發展，現代企業管理創新力度弱，競爭戰略、競爭觀念保守，競爭工具單一，亟需在資金、人員結構、品牌樹立、文化建設方面獲得面向新時代檔案事業規模和發展的資源及能力，以保持較高的市場敏感度，不斷創新原有業務類型，開拓出創新業務領域，推動檔案服務供給側的升級換代，以供給創造需求；對標大數據、人工智能、數字人文等與檔案事業直接關聯行業的創新企業群，提升企業內部治理決策科學性，以便在金融等優質前端資源的市場配置競爭中搶占先機。

四、我國檔案服務企業管理創新路徑

檔案服務的安全需求十分重要，安全性是檔案服務質量的首要指標。20世紀90年代末以來，我國檔案信息保護和數據挖掘方面需求旺盛，美國信安達（GRM Information Management Service）和鐵山公司（Iron Mountain Incorporated）等跨國檔案服務公司，相繼在上海、廣州、北京、深圳等一線大城市開設分公司并開展收購，拓展自身業務和影響力。典型案例是號稱存儲和信息管理服務領域全球領導者的鐵山公司對GRM China⑤業務的收購,擴大了其在北京、上海、廣東、青島、大連、成都和武漢的業務，包括超過7萬多立方米的存儲空間和550家客戶。這次收購對于鐵山公司具有重大意義，大幅擴大了其設施規模、員工數量和運營資產，增強了其業務規模和市場競爭能力，大大拓展了其在中國的影響力和市場領導地位。

當前國際政治形勢下，面對迅速擴張的檔案和數據服務市場，國際競爭對手早就獲得了比較大的市場占有率，并顯示出加快布局的意向，國內檔案服務企業產生了市場緊張感和不安全感。為保障國家核心檔案資源和檔案數據的安全性，完善檔案數據處理的產業化安全措施，須做前置準備，須盡快全面實現我國檔案服務企業市場化、企業化運行，建立與檔案信息發展規律相配合的流通體系，以高度產業化促進檔案信息流通利用和信息安全建設，積極推進檔案服務企業管理創新，提高自身發展和市場競爭力，以高效應對新時代新常態條件下的檔案服務需求的快速發展。

1.人力資源管理創新。知識經濟時代，企業人力資源投資收益在各項投資收益中所占的比重逐年上升。1992年,我國確立市場經濟體制以來，政治、經濟條件和制度的改革使我國職業經理人⑥產生的條件逐漸完備。與別的國家不同，我國首先產生職業經理人的不是制造業，而是服務業。檔案服務企業的生命力在于創新，人才是創新的基礎，而職業經理人最重要的職業能力就是創新。檔案服務企業可以適時引入懂產業、懂金融、懂創新的職業經理人進行企業管理創新，樹立堅定的可持續發展理念，積極尋求有效措施，促進和保證企業管理創新的順利進行。職業經理人應對日益復雜的經濟環境更具有專業性和科學性，能夠幫助企業進行社會資源優質整合，提升企業競爭力，建立一套人才培養、激勵制度，培養屬于企業自己的優秀人才隊伍，完善企業文化，持續提升企業競爭力，擴大企業品牌影響力。

同時，要重視職工教育培訓，讓員工清楚自己在企業中的地位和發展前景，努力工作，實現自身價值。檔案服務企業可以利用社會化產學研一體化平臺，購買培訓服務并資助那些想繼續深造的員工，他們完成培訓后可以回到企業繼續服務。一方面，為企業的長遠發展培養和儲備人才，有效降低員工流動性；另一方面，可以與員工形成牢固的利益聯結和心理契約，使員工對企業更加忠誠。從長遠來看，有利于企業的穩定運行，也有利于推出更多的檔案服務的新產品和新業態，促進從利潤創造型到價值創造型企業的轉變。

2.戰略創新。企業戰略的制定應著眼于長遠、全局和綱領性，以適應未來不斷變化的市場環境，使企業保持良好的發展態勢。檔案服務企業數量眾多，但業務比較初級單一，缺少有強大金融背景的集團化大型檔案服務企業，不利于優化產業結構鏈條和提升市場穩定性。新時代背景下，檔案服務企業應堅持國家機關和企業、社會并重，將經營重點和經營戰略轉移到金融等前端市場資源競爭方面，利用金融資源超前轉型和進化為龍頭企業。企業經營戰略分為總體戰略、職能戰略和競爭戰略。總體戰略是企業戰略的頂層設計，必須先明確企業資源優化配置和未來發展的方向為金融競爭；職能戰略是以更詳細的方式安排檔案服務企業各職能部門的工作，最大限度地提高其管理效率，統稱為內部管理戰略或企業內部治理；競爭戰略是在對檔案服務企業內外部發展環境進行綜合評價后。制定的具體的服務、產品、價格等戰略，其中服務和產品是在激烈的市場競爭中獲得優勢地位，在行業中贏得更多的市場份額的關鍵，這是一場耐力和實力的馬拉松，擁有強大金融能力的企業才有發展的后勁。檔案服務企業在制定戰略時，要發揮職業經理人的資本金融市場創新能力，分析檔案服務企業的內外部發展環境和企業自身的優缺點、國家宏觀經濟發展政策和方向、文化背景環境以及檔案服務企業相關行業發展趨勢；對檔案服務企業的業務狀況、客戶需求和產業鏈進行綜合分析，深入研究檔案服務企業的長期戰略發展方向，采用異化戰略加大對檔案服務企業經營業務高端化和專業化方面的投入，提高產品的技術創新水平，與相關上下游企業合作升級產業鏈，共同探討中高端服務產品的研發，實現雙贏。

3.觀念創新。企業狹隘的產權觀念和固定的人才觀念阻礙企業管理創新的成功實施，影響企業的長遠發展。檔案服務企業要有長遠眼光，樹立整體觀念，全面推進企業管理創新。基于企業生命周期理論，企業在不同的發展階段由于資源、技術、市場、環境等外部因素以及企業人才流動、生產技術等因素引起的內外矛盾，對企業的穩定發展具有一定的阻力。必須通過創新和改革來消除這些矛盾，使之適應外部環境等因素的影響，實現可持續發展。檔案服務企業的業務范圍涉及制造業、軟件業、托管業等多個領域，如檔案保護設備與產品生產企業、檔案密集存儲設備生產企業、檔案管理軟件企業和檔案數字化加工服務企業等。當客戶面臨多樣化的選擇時，除了比較檔案服務業務的技術水平和專業性，如檔案數據處理技術是否先進、檔案庫房設施是否完善、業務人員素質是否過硬、傳統檔案服務的更新迭代等，更多的關注點將聚焦在檔案服務企業能否展現出面向未來檔案服務業的巨大力量和潛能。檔案服務企業要占領先機，快速轉變企業發展理念，將發展重心轉移到數字檔案資源開發利用各環節，積極介入電子文件服務產業鏈的建設和發展，快速羽化為數據治理企業。新時代網絡的力量快速膨脹，我國已進入網絡立法的高峰階段，為互聯網領域制定各種法規制度以清晰網絡權力的邊界，這個過程中多元參與的整體治理機制主動尋求發揮政府、企業、社會和學術界等多方模式的優勢，是全球治理行之有效的重要方式，但在中國尚未成為正式的治理模式。為了出現在未來的數據治理盛宴中，檔案服務企業率先利用自身文化建設優勢做大做強，積極開展檔案領域的國際交流與合作，應對外企競爭壓力，形成公私合作博弈的基本格局，促進檔案科學技術創新和科技成果轉化應用，建設檔案服務骨干企業，構建創新性企業群和檔案服務“國家隊”，培育檔案服務企業的“獨角獸”。

4.企業文化創新。企業文化是一種具有特殊結構的深層次管理體系，是企業在日常經營管理過程中自覺形成習慣和氛圍，使企業管理者和員工自覺地按照企業的規范和制度認識自己的行為。新時代條件下，檔案服務企業需要依照C-PMBOK⑦的規范構建企業文化標準化知識體系，系統建設企業創新文化氛圍，對檔案服務企業中每一位員工思想和行為進行創新性的規范和塑造。二是構建企業文化傳播體系。文化傳播體系在企業中起著橋梁和引導的作用，是企業文化管理的重要組成部分，包括文化傳播的意義符號、文化傳播的動力系統、文化傳播渠道網絡系統和傳播反饋系統。借助于文化傳播的動力系統，企業管理層有效地傳播意義符號所反映的企業文化，并通過傳播反饋系統有效地控制和獲取相關的反饋信息。三是建設企業文化培訓管理體系。檔案服務企業應建立一套行之有效的文化培訓管理體系，形成企業文化創新建設標準化實施方案，引導和強化員工的行為。通過長期可持續的科學主義與人文主義相結合的標準化創新文化建設，在理論研究層面為檔案服務企業優化管理創新提出建議，發揮學術研究對政策制定過程的影響力，合理配置企業文化建設戰略性資源，使企業經營管理創新理念深入人心，達到塑造企業創新意識、用創新文化引領企業經營管理行為的效果。

（注釋及參考文獻見下頁）

注釋

①BPO：Business Process Outsourcing，商務流程外包。BPO咨詢服務發展較好的有北京量子偉業信息技術股份有限公司等。

②根據《國家統計局關于印發2019年統計年報和2020年定期統計報表制度主要修訂內容的通知》（國統字〔2019〕101號），規模以上服務業標準分三檔，分別為年營業收入2000萬元、1000萬元和500萬元。

③根據求職網站公布的信息，目前檔案服務企業普遍存在薪酬低于相應地區其他企業平均水平的問題，負面評價較多，難以吸引到高級專業人才。

④2019年中國智慧物流、醫療健康、人工智能、互聯網教育、產業互聯網、大數據、云服務、智能網聯等26個領域的獨角獸企業數量達到218家，總估值7964億美元，平均估值36.5億美元。

⑤GRM China是GRM Document Management旗下子公司，是中國首批獲得政府許可的存儲和信息管理服務提供商之一。GRM China公司于2003年在上海開設其首家分公司，為保險、銀行和金融、制造、會計、咨詢、工程等行業的大型跨國公司和本地企業提供文檔存儲、媒體存儲、文檔圖像處理、安全自毀和信息管理咨詢服務。

⑥21世紀，職業經理人成為推動公司全球擴張和引領新產業的主力軍。隨著互聯網技術成熟、相關產業崛起，具備市場敏銳性和冒險精神的職業經理人群體不斷創造新產品、新業態，成為新的行業的領軍人物和佼佼者。利用現有的技術儲備、組織架構和市場環境的有利條件進行集成創新的能力是全球競爭中職業經理人最重要的職業素質，如商界傳奇人物杰克·韋爾奇。

⑦2001年，我國在借鑒了美國文化建設標準化協會創建的PMBOK（Project Management Body of Knowledge，文化建設標準化知識體系，包括文化建設的范圍、時間、費用、質量、人力資源、溝通、采購、風險和綜合標準化等九大模塊及39個要素）和國際文化建設標準化協會創建的ICB（IPMA Competence Baseline，國際文化建設標準能力基準。包括技術能力、行為能力和環境能力主體的3個模塊及46個能力要素）的基礎上，建立了我國文化建設標準化知識體系，簡稱C-PMBOK。C-PMBOK除了具有文化建設標準化技術的特點，還重點強調了文化建設標準化團隊的作用。