實(shí)施清單式管理 促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作開好局

□ 遼寧省檔案局 劉薇薇

“十四五”時(shí)期，機(jī)關(guān)檔案工作面臨新的發(fā)展形勢(shì)、工作任務(wù)，全面推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)任重道遠(yuǎn)。當(dāng)前，省直機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)圍繞中心、服務(wù)大局，科學(xué)制定檔案工作任務(wù)清單和責(zé)任清單，精準(zhǔn)施策、精準(zhǔn)發(fā)力，確保任務(wù)逐項(xiàng)落實(shí)。

統(tǒng)籌推進(jìn)脫貧攻堅(jiān)檔案工作。脫貧攻堅(jiān)檔案真實(shí)記錄了打贏脫貧攻堅(jiān)戰(zhàn)的新時(shí)代偉大成就，系統(tǒng)完整地保存脫貧攻堅(jiān)檔案意義重大。脫貧攻堅(jiān)涉及領(lǐng)域廣泛，涵蓋行業(yè)部門多，脫貧攻堅(jiān)檔案資料的收集整理工作需要統(tǒng)籌各方力量。一是明確檔案資源收集范圍。省脫貧攻堅(jiān)領(lǐng)導(dǎo)小組各成員單位作為全宗立檔單位，要對(duì)照《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（國(guó)家檔案局令第16號(hào)）第十六條，確保歸檔文件與各單位編制的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的收集范圍一致，相互銜接。二是準(zhǔn)確把握兩個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。相關(guān)立檔單位于2020年年底以前形成的脫貧攻堅(jiān)檔案均列入此次移交范圍，須在今年6月30日前完成檔案目錄的移交任務(wù)。三是嚴(yán)格遵守工作標(biāo)準(zhǔn)。鑒于脫貧攻堅(jiān)檔案形成時(shí)間跨度大等現(xiàn)實(shí)情況，脫貧攻堅(jiān)檔案可納入日常檔案管理，按照《遼寧省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》（遼檔〔2017〕5號(hào)）和國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分類和整理，將全宗內(nèi)所有脫貧攻堅(jiān)檔案目錄進(jìn)行歸集，建立專題目錄統(tǒng)一移交。有必要或有條件單位，可以建立脫貧攻堅(jiān)專題檔案。

扎實(shí)做好疫情防控檔案工作。疫情防控檔案是抗疫斗爭(zhēng)取得重大戰(zhàn)略成果的重要記錄，將疫情防控檔案收集好、整理好是檔案人的時(shí)代責(zé)任。一是拓展檔案資源收集門類。截至目前，省疫情聯(lián)防聯(lián)控機(jī)制成員單位中35家共移交檔案1.9萬(wàn)件，從檔案門類上來(lái)看，主要以文書檔案為主，較為單一。各成員單位要依據(jù)《新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔范圍和檔案保管期限參考表》認(rèn)真梳理全宗內(nèi)疫情防控檔案的來(lái)源，保證在疫情防控過(guò)程中形成的照片、音視頻、實(shí)物等各載體、各形式的珍貴疫情防控檔案應(yīng)收盡收、完整歸集，確保疫情防控檔案得到有效收集和安全保管。二是做好時(shí)間前后銜接。2021年6月30日前需移交2020年12月底前形成的疫情防控檔案目錄。已完成疫情發(fā)生以來(lái)至2020年上半年形成的疫情防控檔案整理和移交工作相關(guān)單位，只需將2020年下半年的檔案進(jìn)行收集、整理。三是統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)。疫情防控檔案需要按照《關(guān)于新冠肺炎疫情防控檔案向省檔案館移交的通知》（遼檔函〔2020〕30號(hào)）要求進(jìn)行整理，全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)和問(wèn)題等填寫要突出疫情防控檔案的特點(diǎn)，與其他檔案加以區(qū)分。

加速推進(jìn)機(jī)構(gòu)改革檔案處置。自2018年起省檔案局圍繞機(jī)構(gòu)改革多次通過(guò)舉辦座談會(huì)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、實(shí)地調(diào)研等方式對(duì)涉改單位檔案的歸屬、流向進(jìn)行指導(dǎo)，工作取得了進(jìn)展。為進(jìn)一步保證檔案作為國(guó)有資產(chǎn)不散失、不流失，我們?nèi)孕璩掷m(xù)用功用力。一是新官理好舊賬。改革后新組建單位，在對(duì)當(dāng)前形成文件材料規(guī)范建檔同時(shí)，還要做好新接管存量檔案的保管，并對(duì)整理不規(guī)范、未開展數(shù)字化等瓶頸問(wèn)題盡快出實(shí)策、抓落實(shí)，立行立辦。省直各單位及其所屬事業(yè)單位要對(duì)照《中共遼寧省委辦公廳遼寧省人民政府辦公廳關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)廳字〔2018〕79號(hào)文件精神在機(jī)構(gòu)改革中切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的通知》《中共遼寧省委辦公廳關(guān)于做好省級(jí)機(jī)構(gòu)改革涉及部門和單位檔案交接管理的意見》《遼寧省檔案局關(guān)于做好機(jī)構(gòu)改革中檔案工作的意見》加快推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。二是要樹立時(shí)間觀念。要按照“新組建成立之日起6個(gè)月內(nèi)完成檔案收集、整理、清點(diǎn)和交接工作”時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求，提高工作效率，及時(shí)做好檔案交接工作并將交接文據(jù)交省檔案局備案。三是統(tǒng)籌形成合力。按照新修訂《檔案法》，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織要對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。各單位要將管好檔案工作作為政治責(zé)任，一手抓單位自身檔案工作，一手抓直屬單位檔案處置。對(duì)于一些整合單位數(shù)量多、基礎(chǔ)條件差的部門，檔案局、館、責(zé)任單位則要一體謀劃、形成合力，對(duì)其存在問(wèn)題摸清底數(shù)，做到科學(xué)施策心中有數(shù)。

依法推進(jìn)檔案移交進(jìn)館。檔案移交是機(jī)關(guān)檔案工作常項(xiàng)內(nèi)容，也是重要一環(huán)，往往不能“畢其功于一役”，需要持之以恒、長(zhǎng)耕不輟。一是充分認(rèn)識(shí)移交檔案是法定義務(wù)。新修訂《檔案法》第十五條規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。省檔案局、館每年印發(fā)年度進(jìn)館計(jì)劃，對(duì)省直各單位在立卷改革之前形成的具有永久保存價(jià)值的各種門類、各種載體的檔案，包括文書檔案、科技檔案、專門檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等進(jìn)行接收。機(jī)構(gòu)改革撤并單位所有室藏檔案按要求整理合格后可向省檔案館移交。二是移交檔案是現(xiàn)實(shí)工作需要。檔案資源體系建設(shè)是檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，建立覆蓋人民群眾的檔案利用體系需要檔案資源作支撐。檔案移交并非某個(gè)單位的內(nèi)部事務(wù)，而是事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展和服務(wù)國(guó)家發(fā)展、人民群眾的檔案需求的大事。同時(shí)，定期移交檔案也有利于解決部分單位的檔案庫(kù)房容量緊張困難，有利于檔案集中安全保管。三是牢固樹立責(zé)任意識(shí)。尚未完成移交任務(wù)的單位要知法守法，履行應(yīng)盡義務(wù)，克服畏難情緒，科學(xué)制定檔案工作計(jì)劃，將檔案整理、數(shù)字化、開放鑒定工作任務(wù)分段分解，穩(wěn)步推進(jìn)檔案移交和館藏形成滿25年檔案的開放審核。并將大事記、全宗卷編制工作常態(tài)化，按照“增量部分標(biāo)準(zhǔn)整理，數(shù)字化同步展開”的節(jié)奏推進(jìn)檔案工作依序高質(zhì)完成。

全面推行三合一檔案管理制度。為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案資源質(zhì)量的管控，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位要全面推行分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度。一是科學(xué)合理分類。制定分類方案應(yīng)按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》通盤考慮全宗內(nèi)檔案所涉及門類和載體，做到與歸檔范圍相互照應(yīng)，注重保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，為開展正確的分類工作提供依據(jù)，也為后續(xù)數(shù)字化和保管、移交等工作創(chuàng)造條件。同一全宗內(nèi)同一時(shí)期切忌存在多種分類方式，否則會(huì)出現(xiàn)管理混亂的局面。分類方案制定得再好，也只有真正執(zhí)行起來(lái)才能起到規(guī)范作用。二是適時(shí)合理調(diào)整。有的分類方案已很明顯不能適應(yīng)當(dāng)前制度的新要求，不但不能發(fā)揮應(yīng)有作用，淪為擺設(shè)，反而妨礙了正常工作。因而，分類方案不能一成不變，要根據(jù)檔案管理的發(fā)展實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，用具體實(shí)踐對(duì)其進(jìn)行校準(zhǔn)，及時(shí)去除不科學(xué)、不切實(shí)際、不合理之處，使檔案工作在一個(gè)正確的軌道上發(fā)展，有效避免在檔案數(shù)字化和移交時(shí)出現(xiàn)檔號(hào)編制方式不一致或者銜接不暢等問(wèn)題。三是歸檔范圍力求精準(zhǔn)。建立完備的三合一歸檔制度，既便于文書部門、業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理，也利于檔案主管部門開展監(jiān)督檢查。按照《遼寧省一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法》要求，政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該編制本部門一體化平臺(tái)電子文件的歸檔范圍和電子檔案保管期限表，以政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的最小細(xì)分項(xiàng)（如業(yè)務(wù)項(xiàng)）為單位，將業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的文件材料全覆蓋，完整記錄事項(xiàng)運(yùn)行全過(guò)程。

機(jī)關(guān)檔案工作是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展不可或缺的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，各單位應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際厘清工作思路，以“一張藍(lán)圖繪到底”的定力，強(qiáng)化落實(shí)、提高質(zhì)效，積極探索推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的有效途徑。