有效提升基層項目部綜合辦公室管理的工作效率探析

湯巍 李明吉 蘇雨

摘要：基層項目部綜合生產(chǎn)經(jīng)營過程中，基層項目部作為源頭，是效益文化的基礎(chǔ)。綜合辦公室具有較強的綜合性，在實際工作中承擔(dān)著諸多重要的職責(zé)，一旦綜合辦公室管理職能弱化或邊緣化，極易影響項目整體工作效率，不利于整個項目工作的有序進行，甚至?xí)鶎禹椖坎烤C合的綜合發(fā)展形成制約。

關(guān)鍵詞：基層項目部;綜合辦公室;管理;工作效率;提升策略

引言

行政管理工作在基層項目部綜合辦公室內(nèi)發(fā)揮著關(guān)鍵作用，是促進基層項目部綜合發(fā)展的基礎(chǔ)。在辦公室行政工作中包含非常多的工作內(nèi)容，而且綜合性較高，涉及范圍較廣，行政管理工作對于基層項目部綜合上下級工作起到了橋梁作用，關(guān)系著基層項目部綜合的正常運營。所以，基層項目部綜合行政管理人員需要加大對自身工作職責(zé)的分析，探討行政工作中存在的問題，及時探討問題的解決辦法，促進辦公室行政管理工作的科學(xué)開展。

1基層項目部綜合辦公室管理概述

辦公室在基層項目部綜合運行過程中的主要功能，是對基層項目部綜合各部門及人員進行業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和服務(wù)，上傳和分發(fā)基層項目部綜合業(yè)務(wù)信息，并同時代表了基層項目部綜合的形象。辦公室要想順利履行其工作職責(zé)，就必須對基層項目部綜合的發(fā)展有全面而詳細的了解，不僅要了解業(yè)務(wù)重點，還要明確基層項目部綜合能力以及未來規(guī)劃發(fā)展方向，以確保基層項目部綜合健康快速地發(fā)展。同時，辦公室作為基層項目部綜合的外窗，代表著基層項目部綜合的綜合能力，除協(xié)調(diào)基層項目部綜合內(nèi)部工作外，還要促進基層項目部綜合文化和理念的廣泛傳播。新時代市場經(jīng)濟的發(fā)展，為基層項目部綜合帶來了巨大的機遇和挑戰(zhàn)，因此，基層項目部綜合要結(jié)合當(dāng)前的時代背景和特點，辦公室管理工作要不斷創(chuàng)新，懂得抓住機遇，在各種挑戰(zhàn)中不斷成長，使基層項目部綜合的管理能力到達新的水平。

2有效提升基層項目部綜合辦公室管理的工作效率探析

2.1增強責(zé)任意識與精品意識

在辦公室管理工作中，涉及多種繁重任務(wù)或者工作內(nèi)容，需要對內(nèi)交往和對外服務(wù)，對于基層項目部綜合領(lǐng)導(dǎo)和基層起到協(xié)調(diào)和溝通的作用和效能，因此辦公室管理人員要充分認(rèn)識到自身的工作職責(zé)和任務(wù)要求，在實踐的工作中要具備應(yīng)有的責(zé)任感和使命感，具備敏銳的洞察力，以此確保自身的工作能夠取得更加良好的效果。同時要嚴(yán)格貫徹落實單位的各項規(guī)章制度和細則，在做好本職工作的同時，要確立精品意識，著重做好精細化的管理，在細節(jié)之處體現(xiàn)出自身的工作品質(zhì)。同時要不斷創(chuàng)新和完善，把創(chuàng)新意識和精品意識融入自身的工作中，進一步對自身提高標(biāo)準(zhǔn)和要求，從而在精益求精的工作過程中，確保辦公室管理的自我價值和效能得到進一步的提升。

2.2制度完善

第一，完善管理制度，做到責(zé)任到人。辦公室的管理存在著制度不完善的問題，辦公室需要按照中央要求，嚴(yán)格控制“三公”經(jīng)費，執(zhí)行政府的各項規(guī)定，嚴(yán)禁超標(biāo)。與此同時，辦公室還需要加強制度的組織落實，督促領(lǐng)導(dǎo)干部做表率，將各項責(zé)任層層落實到人。除此之外，辦公室還需要完善各項獎勵和監(jiān)督措施，加強監(jiān)督檢查，對于違反規(guī)定的行為進行查處，以增強工作人員的責(zé)任意識，提升工作效率。第二，完善激勵制度，調(diào)動廣大工作人員的工作激情。為了提升辦公室工作質(zhì)量，辦公室需要引入競爭機制，在配置人員崗位時需要按照人才技能配置崗位，實現(xiàn)人崗匹配，避免論資排輩的情況。與此同時，辦公室還需要堅持物質(zhì)和精神相結(jié)合的激勵措施，可以通過德能勤績廉多個角度考察工作人員的工作表現(xiàn)，為他們量身制定物質(zhì)激勵制度。同時，辦公室還需要加強精神激勵，使工作人員產(chǎn)生進取心和榮譽感。除此之外，辦公室還需要完善淘汰機制，對于工作不作為或者表現(xiàn)不佳的員工要敢于淘汰，通過提前退休或者解聘的方式，從現(xiàn)有崗位上離職，這樣既有助于改善工作氛圍，同時也有助于提升工作效率。第三，建立完善的培訓(xùn)制度。為使工作人員完成工作，辦公室可以為工作人員提供在職培訓(xùn)，同時也可以加強辦公室與其他部門之間的人員交流，讓工作人員交流工作經(jīng)驗。與此同時，辦公室還可以收集工作人員培訓(xùn)需求，有針對性地開展培訓(xùn)活動，制定年度培訓(xùn)計劃，以提升培訓(xùn)的質(zhì)量。

2.3創(chuàng)新工作形式，改進工作方法

在基層項目部綜合辦公室管理工作中，需要把握時代形勢，就工作形式加以創(chuàng)新，以現(xiàn)代化信息技術(shù)為支持，促進綜合辦公室工作方法的改進，促進實際工作效率的提升。當(dāng)今諸多現(xiàn)代化辦公硬件設(shè)備逐步完善，如計算機、掃描儀、復(fù)印機等早已普及，綜合辦公室管理工作中需要確保所配備現(xiàn)代化辦公硬件與軟件設(shè)備的實用性，并及時更新和完善，為綜合辦公室管理工作效率的提升做好保障。如在綜合辦公室工作中，文件處理是重要工作之一，一直以來基層項目部綜合倡導(dǎo)無紙化辦公，并在全員推行使用數(shù)字天航辦公軟件和手機APP辦公平臺，但在基層項目部，受傳統(tǒng)辦公方式的影響，一直以來都是通過紙質(zhì)方式對文件進行處理。雖然直觀化，但不能保證文件傳遞的時效性和閱示范圍的全面性，甚至造成一定程度的資源浪費，不符合節(jié)約環(huán)保型社會的基本要求。新時期下基層項目部綜合辦公室管理工作的開展，需要強化應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的意識，充分以公司現(xiàn)有現(xiàn)代化辦公軟件為支持，實時化、高效化地處理文件，批量管理各類通知信息，確保各項工作開展的及時性和有效性，也便于管理人員跟蹤掌握工作進展情況，做到有針對性的督辦。作為基層項目部綜合辦公室管理人員，工作的特點和要求決定了必須積極學(xué)習(xí)，自覺掌握先進辦公自動化技能，逐步提升自身信息素養(yǎng)與綜合能力，自覺運用現(xiàn)代化辦公手段開展工作，以確保工作效率得到顯著提升。

結(jié)語

自進入21世紀(jì)以來，基層項目部綜合辦公室行政管理工作受到高度重視，通過科學(xué)的行政工作的落實，能夠推進基層項目部綜合經(jīng)濟效益增長，保障基層項目部綜合更具競爭價值。因此，基層項目部綜合辦公室行政管理工作人員需要加大對日常工作問題的分析，通過不斷總結(jié)優(yōu)化辦公室工作內(nèi)容，做到對工作職責(zé)的科學(xué)劃分，結(jié)合實際情況建立相應(yīng)的管理制度與管理體系，促進行政管理工作的科學(xué)開展，更好地為基層項目部綜合服務(wù)。

參考文獻

[1]常樹才.提升基層項目部綜合辦公室行政管理實效性的方法研究[J].基層項目部綜合改革與管理，2019（14）：39+41.

[2]柴曉華.國有基層項目部綜合辦公室行政管理存在的問題與建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）：5.