基于辦公自動化系統平臺的采購業務管理實踐

趙霆霏

北京同創信通科技有限公司 北京 100000

引言

辦公自動化系統信息通信技術、系統科學、行為科學、管理科學等這導致了傳統辦公自動化的改進，改善了工作條件，縮短了工作時間、企業距離和周期，提高了協作能力，為企業的科學管理和決策提供有力的支持。隨著經濟和信息技術的飛速發展，傳統企業通過信息技術實現現代化的理念得到了廣泛的認同。作為公司治理，如何利用好信息技術，建立辦公自動化系統，是提高思想、先進技術、良好做法和管理的重要手段。因此，我們應該將企業的需求與信息技術有效地結合起來，建立辦公自動化系統，以滿足社會發展日新月異的需求，提高企業的基本競爭力，而要滿足這些需求，企業管理的文化和特色是必不可少的[1]。

1 常見問題分析

為了創建一個有效的辦公自動化系統，我們需要充分了解企業管理，有效利用信息技術。它不僅響應了公司自身的需求，而且依靠現代信息網絡等技術將它們有效地結合起來，取得成果。盡管如此，在這方面仍有一些進展，有待完善。

1.1 缺乏全面的建設性研究

所有的應用都是獨立的，沒有系統規劃和資源整合的信息隔離現象嚴重。例如OA、ERP、SAP HR、CIMS、財務管理、開放式企業信息系統等模塊。

1.2 缺乏整合企業的研究

目前，在設計信息系統時，往往出現用人不用建設者的情況，軟件開發工程師往往來自國外，提出需求的人往往是公司各職能部門的人員，而這些部門的員工往往是公司的技術人員。用戶和評估者是經理和員工，年輕的軟件工程師沒有管理經驗，所以他們不知道什么是管理和本質。它們只能是現有模板之后的新模板。在商業領域，由于勞動力和信息技術的限制，政府不能再浪費時間和精力。為了親自與顧問談判，最初的詢問通常由較低級別的經理進行。因此，在組合與分離的情況下，系統設計是一對矛盾[2]。

1.3 缺乏實踐研究

一般來說，信息系統是一種普遍的現象，難以工作。原因是界面太專業了。我們經常從專業的角度來看待問題，而不是方便地為用戶使用和管理它。在實踐中，行政效率一直受到質疑。如果是“無能不能干預”，就要改進。同時大量的外文翻譯詞導致了系統活動中詞匯的混亂和嚴格的規則。有些經理經常抱怨，這個體系不是我所代表的。因此，該系統不能滿足實際業務流程的要求，經常出現各種各樣的情況。

1.4 現有軟件系統容量不足

現有的軟件系統主要有兩個特點：要么數據分析和處理能力都很強。在單一的管理軟件系統中，單一的管理軟件可以集成到單一的管理軟件中。利用較低的數據處理能力，實現辦公自動化，便于服務管理和決策分析，因此是建立辦公自動化系統的重要趨勢。

1.5 系統更新與集成之間的差距

隨著信息技術的飛速發展，一個系統化的公司不可能一步一步地做出決策，必須不斷地整合、豐富和完善，如何在系統的設計、管理、使用和維護之間建立起有效的互動關系，確保內外部資源的有效結合，確保人與人之間的有效互動，確保系統的安全平穩運行[3]。

2 系統建設的管理實踐

辦公自動化是一項系統工程，其效率是由所有參與建設過程的人員來實現的，由于其占地面積大，是對傳統政府的一次革命。因此，這一制度要取得成功，必須考慮以下因素：制定切實可行的建設方案，必須充分準備，明確建設內容和目標，組織深入需求調研，明確需求，從業務流程和信息流程標準化入手，進入業務邏輯的要求分為信息邏輯、操作時間和公司操作周期。企業應選擇與熟悉企業業務流程的開發人員合作。企業本身必須具備企業的核心競爭力；了解管理、業務流程，注重工作，在開發過程中，雙方應及時溝通、討論。將業務流程轉化為計算機語言，確保行業功能模塊滿足工作流程的要求；對軟件進行改進和優化，使其易于操作和使用；開發和應用培訓教材；對員工進行不同層次的系統應用培訓，及時發現和解決問題；在正式投入使用前，需要進行相應的基礎培訓，如歷史數據的遷移、有效的個人郵件及相關歷史數據連接、客戶端用戶界面配置和用戶授權等，進入系統后，要從模擬測試環境中進入正式的上限，不僅要保證各級工作人員的及時出勤，還要及時與開發人員溝通。根據系統的各個階段，采用現場支持、電話支持等技術服務，以保證系統順利投入運行后的正常穩定運行[4]。

3 結束語

辦公自動化是利用信息技術改善傳統管理的重要指標。傳統辦公室雖然在技術上時間和空間有限，但為促進管理和研究的順利進行提供了可靠的信息支持，為管理體系更新項目提供了可持續發展的產品和服務。為了真正滿足管理的需要，應用公司需要不斷的改進和提高。